3.2 Các giải pháp hồn thiện hệ thống kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và
3.2.1 Giải pháp về phân loại và sắp xếp tài khoản
Để đáp ứng yêu cầu sử dụng thơng tin của các đối tượng nhằm phân tích, kiểm
tra, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nhỏ và vừa,
thì cơng tác kế tốn ở doanh nghiệp vơ cùng quan trọng. Do đĩ, so với tình hình thực tế, Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban
hành, thì hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp nhỏ và vừa theo tơi thấy cịn một số tồn tại chủ yếu sau đây cần được hồn thiện:
Phân nhĩm tài khoản là việc sắp xếp các tài khoản cĩ cùng bản chất và nội
dung phản ánh vào cùng một nhĩm. Việc phân nhĩm tài khoản địi hỏi sao cho vừa đơn giản, vừa phản ánh đúng bản chất và nội dung của tài khoản, tránh sự cồng kềnh, tạo cảm giác nặng nề cho hệ thống tài khoản kế tốn. Chính vì vậy, chúng tơi cho rằng: khơng nên chia các tài khoản trong hệ thống tài khoản áp dụng trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa thành 9 loại như hiện nay mà chỉ cần chia thành 7 loại; trong đĩ, các tài khoản từ loại 1 đến loại 4 giữ nguyên, cịn các tài khoản loại 5 và loại 7 do dùng để phản ánh doanh thu và thu nhập khác nên
gộp thành loại 5 nhưng cụ thể với tên gọi và phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tương tự, các tài khoản loại 6 và loại 8 dùng để phản ánh chi phí hoạt động nên gộp thành loại 6 nhưng cụ thể với tên gọi và phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh, loại 9 sẽ chuyển thành loại 7 với tên gọi “xác định kết quả hoạt động” Căn cứ vào hệ thống tài khoản theo Quyết định 48 hiện nay thì tài khoản loại 5
và loại 7 cĩ thể được điều chỉnh như sau:
LOẠI TÀI KHOẢN 5 : DOANH THU 511 5Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
5111 Doanh thu bán hàng hố
5112 Doanh thu bán các thành phẩm 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
515 Doanh thu hoạt động tài chính 521 Các khoản giảm trừ doanh thu
5211 Chiết khấu thương mại 5212 Hàng bán bị trả lại 5213 Giảm giá hàng bán
551 Doanh thu khác
Tương tự căn cứ vào hệ thống tài khoản theo Quyết định 48 hiện nay thì tài
khoản loại 6 và loại 8 được điều chỉnh như sau:
LOẠI TÀI KHOẢN 6 : CHI PHÍ
611 Mua hàng
631 Giá thành sản xuất 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí tài chính
641 Chi phí bán hàng (chi tiết cho từng đối tượng kinh tế)
642 Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết cho từng đối tượng kinh tế)
651 Chi phí khác
Trình tự sắp xếp các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp
nhỏ và vừa được thể hiện qua số hiệu, tên gọi của tài khoản, thể hiện được vị trí của từng tài khoản trong hệ thống. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực
hiện cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp, giúp cho người làm kế tốn dễ nắm bắt được nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép trên các tài khoản. Trình tự sắp xếp tài khoản kế tốn về thực chất là trình tự đánh số hiệu và đặt tên các tài khoản kế tốn. Cơng việc này liên quan đến việc thu thập thơng tin, gắn liền với việc lập báo cáo tài chính. Như đã trình bày ở trên, các tài khoản phản ánh tài sản
được xếp theo mức độ khả thanh hay khả năng chuyển đổi thành tiền, cịn các tài
khoản phản ánh nguồn vốn được xếp theo nợ phải trả rồi đến vốn chủ sở hữu.
Mặt khác, các tài khoản phản ánh các nội dung cĩ cùng bản chất kinh tế phải
được sắp xếp vào cùng một loại.
Tuy nhiên, trong hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay, việc sắp xếp các tài khoản kế tốn vẫn chỉ mang tính tương đối, cịn chưa hợp lý. Chẳng hạn như trong tài khoản loại 2 “tài sản dài hạn”, các tài khoản phản ánh tài sản cố định được xếp trước các tài khoản phản ánh đầu tư tài chính dài hạn và bất động sản đầu tư. Như đã biết, đối với doanh nghiệp sản xuất, tài sản cố định là bộ phận cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp. Bộ phận này cĩ khả năng chuyển đổi thành tiền chậm nhất và một khi doanh nghiệp đã bán tài sản cố định
để thanh tốn thì doanh nghiệp đĩ khĩ mà tồn tại được. Chính vì thế, theo chúng
tơi, trình tự sắp xếp các tài khoản trong loại 2 “tài sản dài hạn” phải theo trình tự từ bất động sản đầu tư; chi phí trả trước dài hạn, các khoản ký quỹ, ký cược; rồi mới đến tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính dài hạn; và chi phí xây dựng cơ bản dở dang như vậy là hợp lý hơn. Và do vậy, ký hiệu các tài khoản cũng thay đổi tương ứng với trật tự sắp xếp trên. Tuy nhiên, do thĩi quen sử dụng tài
khoản tài sản cố định, và theo trình tự của tài khoản loại 2 của Quyết định 15,
nên trước mắt chưa thể thay đổi trật tự tài khoản tài sản cố định, nhưng đây vẫn
cịn là vấn đề cần nghiên cứu, hồn thiện.
Số hiệu và nội dung phản ánh của tài khoản kế tốn: ngồi việc thiếu thống
nhất về số hiệu tài khoản, trong các chế độ kế tốn khác nhau cịn cĩ sự thiếu thống nhất về nội dung phản ánh. Điều đĩ gây khá nhiều khĩ khăn cho các cơ quan quản lý trong việc kiểm tra, giám sát tình hình tài chính doanh nghiệp cũng
như cho bộ phận kế tốn trong việc hạch tốn kế tốn. Một số tài khoản cĩ cùng số hiệu, cùng tên gọi nhưng nội dung phản ánh là khác nhau. Ví dụ, theo quyết
định số 48/2006/QĐ-BTC, tài khoản 154 “chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” được dùng để tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh (chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng, chi phí sản xuất chung) đồng thời dùng tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm nhưng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, tài khoản này chỉ dùng để tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. việc tập hợp chi phí sản xuất – kinh doanh (chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp; chi phí nhân cơng trực tiếp; …) được thơng qua các tài khoản trung gian (tài khoản 621 “chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp”, tài khoản 622 “chi phí nhân cơng trực tiếp”, tài khoản 623 “chi phí sử dụng máy thi cơng”, tài khoản 627 “chi phí sản xuất chung”). Như vậy, tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa nếu muốn kiểm sốt chi phí sản xuất theo khoản mục thì sẽ phải tự mở các tại khoản riêng hoặc phải mở chi tiết thêm cho các tài khoản 154 “chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”.
Cĩ sự phân biệt về tài khoản sử dụng để phản ánh những hoạt động kinh tế giống nhau giữa các doanh nghiệp nhỏ và vừa với doanh nhiệp cĩ quy mơ lớn là do hệ thống tài khoản kế tốn trong doanh nghiệp nhỏ và vừa được xây dựng bằng cách gộp nhiều tài khoản tổng hợp lại. Tuy nhiên, nhằm đảm bảo tính thống nhất về các nguyên tắc, phương pháp kế tốn phục vụ cho quản lý điều hành chung nền kinh tế thì u cầu về tính thuận tiện cho việc chỉ đạo, kiểm tra kế tốn và nâng cao khả năng so sánh, đối chiếu được đặt lên hàng đầu. Vì vậy, sự phân chia này chỉ làm tăng thêm tính phức tạp trong việc áp dụng và thực hiện cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp. Bởi vì việc gộp nhiều tài khoản tổng hợp lại dẫn đến số lượng tài khoản tổng hợp sử dụng giảm đi nhưng lại làm tăng số lượng tài khoản chi
tiết. Số lượng tài khoản tổng hợp mà doanh nghiệp sử dụng giảm đi khơng cĩ
khối lượng cơng việc kế tốn chi tiết lại tăng đáng kể. Mặt khác, việc thu thập thơng tin cung cấp cho quản lý lại khĩ khăn hơn.