3.3 Các giải pháp khác cĩ liên quan
3.3.4 Giải pháp về ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Việc sử dụng máy vi tính trong cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa thì phạm vi và việc phát huy tính năng tác dụng của máy cũng như trình độ ứng dụng máy vào cơng tác kế tốn rất khác nhau, cĩ thể chỉ ứng dụng cĩ tính chất riêng lẻ từng cơng việc như: quản lý vật tư, quản lý lao
động, tiền lương, quản lý quỹ, quản lý cơng nợ... Do vậy ở các đơn vị này cơng
việc kế tốn vừa thực hiện bằng máy, vừa thực hiện thủ cơng.
Vấn đề ứng dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp nhỏ và
vừa mới ở bước đầu và cịn gặp nhiều khĩ khăn. Đặc biệt là về mặt tư tưởng.
Thực tế, khi ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp chính là việc tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp với việc ứng dụng máy vi tính, và phải đạt
được sự gọn nhẹ của bộ máy kế tốn, chứng từ cung cấp phải nhanh chĩng,
chính xác và lại bảo đảm tiết kiệm chi phí hơn khi chưa ứng dụng tin học.
Tất cả các phần mềm ứng dụng như: Excel, Foxpro, Access. … hoặc các phần
mềm kế tốn Misa, Fast, Effect… đều cĩ thể ứng dụng làm cơng tác kế tốn cho bất kỳ doanh nghiệp đang sử dụng các hình thức sổ kế tốn như: Chứng từ ghi
sổ, Nhật ký chung hoặc Nhật ký sổ cái. Do đĩ, doanh nghiệp cĩ thể căn cứ vào
điều kiện thực tế về quy mơ, trình độ của nhân viên để quyết định sử dụng phần
mềm ứng dụng và hình thức sổ kế tốn nào cho phù hợp.
Như vậy, đối với một doanh nghiệp cĩ quy mơ lớn, bộ máy kế tốn bao gồm
nhiều nhân viên phụ trách các phần hành kế tốn khác nhau, việc ứng dụng máy vi tính sẽ địi hỏi cần một phần mềm kế tốn với hệ thống máy vi tính nối mạng là chuyện cần thiết và nên đầu tư.
Đối với các doanh nghiệp vừa, bộ máy kế tốn chỉ cần một hoặc tối đa là 2 hoặc
3 nhân viên làm kế tốn thì cần phải cĩ một hệ thống máy vi tính nối mạng là cĩ thể ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn. Nhìn chung, khi tổ chức cơng tác kế tốn bằng máy tính ở các doanh nghiệp này chỉ cần phần mềm ứng dụng Access, thì đã cĩ thể đáp ứng được yêu cầu của đơn vị mình.
Cịn với các doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ thì cĩ thể chỉ cần phần mềm ứng dụng Excel là cĩ thể tổ chức được cơng tác kế tốn ở doanh nghiệp mình được rồi. Tuy nhiên, nếu cĩ điều kiện thì cũng khuyến khích các doanh nghiệp nhỏ và vừa thực hiện tổ chức cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp bằng một phần mềm mang tính chất chuyên nghiệp, để cho bộ máy kế tốn tại doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
Bên cạnh đĩ, cần phải chú ý đến số lượng nhân viên kế tốn và trình độ nghiệp vụ kế tốn, vi tính của nhân viên kế tốn, việc phân cơng và phối hợp cơng tác giữa các bộ phận kế tốn khác nhau cũng như giữa các bộ phận khác cĩ liên quan trong doanh nghiệp.
Nhìn chung, Việt Nam mới phát triển ngành cơng nghệ thơng tin trong thời gian gần đây. Nhưng việc áp dụng các nguyên tắc phức tạp của IAS/IFRS yêu cầu
một hệ thống cơng nghệ thơng tin tương xứng để hỗ trợ cho quy trình kế tốn, do
đĩ mỗi doanh nghiệp từng bước nên đưa hệ thống kế tốn của mình đi vào một
chuẩn nhất định. Việc sử dụng phần mềm kế tốn vẫn được ưu tiên hàng đầu vì hiện nay các cơng ty phần mềm do cạnh tranh gay gắt nên cũng đã cĩ những đột phá cho riêng mình, trên cơ sở phân tích tỉ mỉ, bao trùm hầu hết các phần hành kế tốn của nhiều loại hình doanh nghiệp, mà giá thành cũng tương đối chấp
nhận được, vấn đề cịn lại là nguồn nhân lực để sử dụng cho phù hợp và đạt hiệu quả.