2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI THÀNH
2.2.1.6. Không biết phân công công việc với thời gian hợp lý
Con người nói về thời gian theo nhiều cách khác nhau. Theo người Việt Nam thì thời gian được so sánh trong câu tục ngữ: “Thời giờ là vàng bạc”, phương tây có câu “Time is money”. Thời gian là vơ giá, phí phạm thời gian cũng giống như việc tiêu phí sản phẩm hàng hóa. Trong một ngày, mọi người trên thế giới đều có khoảng thời gian giống nhau là 24 giờ, nhưng không phải ai cũng biết tận dụng nó.
Những nguyên nhân làm mất thời gian là: - Các cú gọi điện thoại cá nhân.
- Các cuộc thăm viếng, xã giao, tiếp khách. - Các câu hỏi của nhân viên.
- Các sự cố nhỏ, trả lời thư tín. - Các cuộc họp kéo dài.
- Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn.
- Đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp đọc nhanh.
- Khung cảnh văn phòng làm việc gây sự lo ra, mất tập trung.
Hiện tượng khá phổ biến tại hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp ở thành phố Cần Thơ đó là hiện tượng nhân viên khơng biết cách làm việc. Chính vì thế mà thời gian làm một cơng việc đơn giản vừa kéo dài, vừa tốn sức lao động.
Một số người sử dụng thời gian một cách khoa học, họ tận dụng thời gian để cống hiến cho doanh nghiệp, làm cho cơ quan phát triển. Nhưng một số người, nhất là ở khu vực cơ quan Nhà nước, sử dụng thời gian làm việc của mình để làm việc riêng. Đây là hình tượng “chân ngoài dài hơn chân trong”
Ngay cả cấp quản trị, chuyên viên ở các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và thành phố Cần Thơ nói riêng cũng thường không biết sắp xếp thời gian cho hợp lý, họ thường bị mất thời gian vào những công việc vụn vặt. Khi bắt tay vào công việc trong ngày, họ thường không hoạch định sẵn thứ tự, thời gian bao lâu (nhất là đối với các doanh nghiệp làm ăn theo lương Nhà nước), không phân cơng việc nào là chính, cơng việc nào là phụ. Thậm chí cá biệt có một số giám đốc dành phần lớn quỹ thời gian cho các cuộc tiếp khách “ngoại giao” ăn chơi “đỏ
đen” đã được báo chí cơng khai lên án. Điều đáng tiếc là đa số thư ký
giám đốc cũng không nắm được điều này.
Hiện nay phần lớn các khóa huấn luyện về quản trị tại thành phố Cần Thơ vẫn coi thường vấn đề “quản trị thời gian”. Trong khi các doanh nghiệp nước ngoài lại rất biết tận dụng triệt để điều này. Đây là nguyên nhân để
doanh nghiệp của thành phố Cần Thơ vẫn còn thua xa doanh nghiệp nước ngoài về tốc độ hoạt động và hiệu quả kinh doanh.