3.3. GIẢI PHÁP XÂY DỰNG MƠ HÌNH VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
3.3.7.1. Lịch thời biểu công tác (Time Schedule)
Các hoạt động hàng ngày của cấp quản trị và thư ký phải được đưa lên kế hoạch cụ thể, không để thời gian bị gián đoạn (Interruption). Theo Steffen, một doanh nhân điển hình thường sử dụng 80% thời gian cho các công việc tương đối không quan trọng hoặc không cần thiết, 20% cho các công việc thực sự quan trọng hoặc có năng suất cao trong thời gian dài.
Để thiết kế lịch có hiệu quả cần lưu ý:
- Lịch thời biểu công tác, một khi đã được thiết kế cần phải tuân theo một cách chặt chẽ.
- Lịch thời biểu công tác nên là hoạt động thường nhật (hàng ngày).
3.3.7.2. Sử dụng sổ tay, nhật ký và lịch để bàn hoặc bỏ túi
Các loại này rất có ích khi cần ghi lại những suy nghĩ hoặc thông tin quan trọng, là loại tài liệu không thể thiếu để bổ sung vào hệ thống phân loại tài liệu của doanh nghiệp. Nó giúp cho các nhà quản trị có thể nhớ các thông tin cần thiết một cách ngắn gọn, nhất là loại bỏ túi, lúc nào cũng có thể mang theo người, hạn chế bệnh hay quên và tính cẩu thả.
Cách sử dụng:
Phải cập nhật kế hoạch làm việc của mình. -
- Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số theo thời gian nào để thực hiện cơng việc đó là tốt nhất.
Không để bị chi phối bởi ý muốn giải quyết những cơng việc nhỏ trước, vì rất dễ đi đến thất vọng.
- -
-
Loại khỏi kế hoạch cá nhân tất cả mọi việc có thể phân cơng cho người khác.
Riêng sổ nhật ký, nên dùng để ghi lại tất cả các cơng việc cịn tồn đọng.
3.3.7.3. Sử dụng bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký
Bìa hồ sơ (Tickler Folder) và thẻ hồ sơ nhật ký (Card File) là các cơng cụ có ích cho nhà quản trị hoặc thư ký văn phòng ghi chép những công việc cần làm từng ngày trong tháng. Các công việc này được ghi chép vắn tắt trên một phiếu nhỏ và được bỏ trong một hộp hồ sơ thẻ nhật ký. Các hồ sơ giải quyết theo từng ngày trong tháng được đựng trong các bìa có ghi cụ thể từng ngày trong tháng.
Khi sử dụng cần lưu ý hai điểm:
- Không được sử dụng nó như một cuốn sổ ghi các cuộc hẹn. Nó là hồ sơ cơng việc đang tiến hành.
- Sử dụng thẻ hồ sơ nhật ký như một phương tiện nhắc nhở kỳ hạn sắp tới.