2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI THÀNH
2.2.2. Khả năng đầu tư công nghệ và các tiện nghi làm việc
Chi phí cho vấn đề này thường chiếm rất lớn trong nguồn vốn kinh doanh của công ty. Nếu không biết tính tốn khéo léo, dễ dẫn đến chi phí cao mà không mang lại hiệu quả thực sự.
Qua khảo sát thực tế trên địa bàn thành phố Cần Thơ trong tổng số 6.702 văn phòng doanh nghiệp, nhưng chỉ có khoảng 2.585 văn phịng doanh nghiệp đã có đầu tư cơng nghệ và các tiện nghi làm việc cho văn phịng đảm bảo u cầu cơng tác, chỉ chiếm khoảng 38,77%, mà chủ yếu là các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi. Cịn lại các doanh nghiệp nhà nước, các doanh nghiệp nhỏ và vừa thì chưa dám mạnh
dạn đầu tư công nghệ và các tiện nghi làm việc, hiện các phương tiện kỹ
thuật công nghệ đã lạc hậu, lỗi thời.
Mặt khác, các doanh nghiệp có chi phí vốn thấp, chủ yếu là các doanh nghiệp nhỏ và vừa khả năng vay từ các nguồn vốn khác để mua trang thiết bị là có thể thì cần tính tốn đến yếu tố hồn nợ và thời hạn trả nợ. Trong trường hợp không thể vay được thì văn phịng doanh nghiệp vẫn phải sử dụng những thiết bị cũ kỹ để làm việc, hiệu quả công việc trong trường hợp này sẽ không cao, thời gian xử lý cơng việc kéo dài. Ví dụ: hiện nay máy vi tính đã là thế hệ mới có bộ vi xử lý Mainboard Intel DG; Core2 Quad (Q6600) với ổ đĩa cứng 320gygabyte… nhưng doanh nghiệp vẫn khơng có tiền để mua máy mới nên vẫn sử dụng máy đời cũ pentium 2 thì tốc độ xử lý văn bản và dữ liệu sẽ chậm, thời gian hồn thành cơng việc sẽ kéo dài hơn.
Cung cấp cơng nghệ thơng tin là một khía cạnh trong việc phát sinh thơng tin nói trên thường bị xem nhẹ và chối bỏ. Tuy vậy hầu như nó ln
tồn tại. Các máy tính làm cho việc tạo ra thông tin dễ dàng hơn. Tuy nhiên số thông tin bổ sung mà máy tạo ra có thể khơng đạt được yêu cầu hoặc khơng có bất kỳ giá trị thực sự nào về mặt ứng dụng. Khi các thiết bị đắt tiền được đưa vào xử lý giấy tờ thì người ta có xu hướng sử dụng chúng để tạo ra càng nhiều thơng tin càng tốt vì điều này giúp chứng minh cho việc cài đặt chúng, đặc biệt khi không sử dụng hết công suất. Thường biện pháp kinh tế là nên chừa công suất dự trữ không sử dụng, nhưng rào cản tâm lý đối với phương pháp này quá lớn khó có thể vượt qua được do vậy phát sinh các hồ sơ tăng thêm khơng cần thiết. Từ đó có thể có các phí tổn khác. Ví dụ: cần sử dụng thêm người để đọc qua hàng núi giấy tờ được tạo ra. Nguy hiểm thật sự là tổng chi phí xử lý và đánh giá các yêu cầu thông tin ban đầu cộng với thông tin được tạo ra sẽ vượt quá tổng lợi ích.
Mặt khác, một số doanh nghiệp do thiếu nhân viên có trình độ khoa học cơng nghệ trong vấn đề sử dụng trang thiết bị làm việc hiện đại nên vẫn sử dụng các loại thiết bị cũ với hiệu quả làm việc công suất thấp.