3.3. GIẢI PHÁP XÂY DỰNG MƠ HÌNH VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
3.3.2.4. Bố trí phịng của cấp lãnh đạo
Theo tiêu chuẩn quốc tế phòng của lãnh đạo được bố trí riêng biệt, có tường bao quanh, có một phòng tiếp khách (receiving office), phòng thư ký hay tiếp tân riêng bên ngồi (executive secretary), một phịng họp nhỏ (conference room), phòng vệ sinh, phòng nghỉ thư giãn.
Ở nước ta phòng của lãnh đạo thường đơn giản hơn, chỉ có duy nhất một phịng, trong phịng có bàn làm việc, một bộ bàn ghế để tiếp khách, các tiện nghi làm việc và sinh hoạt tối thiểu (nước uống, phòng vệ sinh, máy điều hòa, máy vi tính, tủ đựng hồ sơ, kệ để sách…).
(Hình ảnh minh họa phòng làm việc giám đốc của văn phòng doanh nhiệp hiện đại hiện nay xem phụ lục 3.6).
3.3.2.5. Bố trí phịng họp chung:
Phịng họp chung là một bộ phận văn phòng của cấp quản trị cao cấp. Tuy nhiên nó cũng được sử dụng cho các cấp quản trị khác, nhân viên, khách hàng. Một thư ký sẽ chịu trách nhiệm lên lịch sử dụng các cuộc họp tại đây.
Nên sắp xếp bàn ghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp đều có thể thấy mặt nhau, mặt đối mặt (face – to – face). Trong phòng họp cần trang bị máy chiếu, các bảng biểu đồ sử dụng cho cuộc họp, nếu phịng họp rộng có thể trang bị micro. Riêng trường hợp phịng họp cần bí mật thì phải đảm bảo âm thanh không thể lọt ra ngồi.
Khi nói chuyện hay trình bày, trao đổi, vai trị trọng trách được hình dung qua con số một người, như vị diễn giả, báo cáo viên, tuyên truyền viên, nhà khoa học… Người thuyết trình phải đứng ở vị trí mà tất cả người nghe đều thấy được những cử chỉ người này diễn tả, nếu người thuyết trình có sử dụng máy chiếu thì có thể thấy được dữ liệu hoặc thơng tin trên màn hình. Mục đích là phải đạt tới sự thuyết phục, hấp dẫn, niềm tin và tính thỏa đáng phải ln được tỏa ra từ vai trị của người thuyết trình.
Có nhiều loại bàn họp: bàn hình chữ nhật, bàn hình trịn, bàn hình elip, hình Oval…có khoảng trống ở giữa (xem phụ lục 3.7).
Ngồi ra bàn họp tại phịng làm việc của cấp lãnh đạo có thể bố trí nhiều ghế xung quanh một bàn hình chữ nhật, trong đó người chủ trì là cấp lãnh đạo chịu trách nhiệm đối diện giao tiếp với các người khác. Khi ngồi vào bàn làm việc lãnh đạo, chủ trì cuộc họp hay người thuyết trình sẽ thuận tiện cho việc quan sát, rà duyệt tài liệu đặt trên bàn. Những thanh viên tham gia họp đều có chung góc nhìn trực giác, do đó tránh được điều phải giới thuyết, giải thích khơng cần thiết.
Ngược lại nếu khác góc nhìn sẽ khó tránh khỏi loay hoay, xoay đi xoay lại tài liệu trên bàn (bản vẽ, bản thiết kế), rất mất thời giờ, thậm chí cịn gây ra những hiểu sai lệch đáng tiếc. Đồng thời đề cao sự nghiêm túc, tinh thần cộng đồng trách nhiệm trong cuộc bàn thảo. Mặt khác, vẫn giữ được tinh thần thoải mái, tự nhiên theo bản lĩnh của từng người tham dự cùng bàn bạc, đưa ra ý tưởng hoặc quyết định.
Tóm lại có thể bố trí phịng họp có bàn họp được bố trí theo kiểu có thể nhìn mặt nhau (Minh họa xem phụ lục 3.8), nếu phịng họp ít người có thuyết trình (Minh họa xem phụ lục 3.9), phịng họp nhiều người có thuyết trình (Minh họa xem phụ lục 3.10). Nếu các đơn vị có vị trí địa lý cách xa nhau thì tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến, được sử dụng dựa trên nền các công nghệ mạng truyền thông tiên tiến như IP, ATM, ISDN. Dịch vụ này cung cấp khả năng truyền hình ảnh, âm thanh trực tuyến giữa nhiều điểm trên mạng, giúp tăng cường khả năng tương tác, trao đổi giữa các thành viên trong hội nghị với nhau. Hội nghị truyền hình có thể được áp dụng vào các lĩnh vực: Hội nghị, giao ban, trao đổi cơng việc của các đơn vị có vị trí địa lý cách xa nhau; Trao đổi thơng tin, tài liệu của các nhóm làm việc chung; Các công việc và lĩnh vực yêu cầu trao đổi thơng tin, hình ảnh, âm thanh thời gian thực khác (Minh họa xem các phụ lục 3.11, phụ lục 3.12 và phụ lục 3.13).
3.3.3. KHUNG CẢNH VĂN PHỊNG
Trang trí văn phòng là một phần quan trọng đối với mơ hình văn phịng hiện đại. Khung cảnh và mơi trường xung quanh văn phịng có ảnh hưởng trực tiếp lên nhân viên làm việc về tâm lý và sinh lý. Nhân viên cảm thấy tự tin nếu có một khơng gian làm việc tốt với cách bài trí khoa học, tiện nghi. Trong môi trường làm việc năng động, nội thất khu văn phòng chiếm một phần rất quan trọng. Doanh nghiệp hiện đại thường phát triển hình ảnh
qua các phương tiện thông tin truyền thông và nơi làm việc nếu được quan tâm, đầu tư đúng cách thì đó cũng là một trong những "chiêu" marketting hình ảnh hiệu quả nhất.
Một điều cũng khá quan trọng là lưu ý đến những gì khách sẽ nhìn thấy khi họ ghé chân đến văn phòng của bạn. Tốt nhất là khơng nên để họ nhìn thẳng vào khu vực làm việc chính. Cơng ty nào cũng có những lúc làm việc căng thẳng nên đừng để khách tới công ty và những khách hàng tiềm năng chứng kiến cảnh tất bật, hối hả trong công việc thường nhật của công ty hay bất ngờ nghe vọng đến tai những cuộc tranh cãi gay gắt.
Vì vậy các cửa ra vào khơng nên đặt ngay trong tầm nhìn của khách và phải bố trí khung cảnh nơi tiếp khách sao cho thân thiện và thú vị để khách có được cảm giác thanh thản và hưng phấn.
Phần sảnh giao dịch được coi là bộ mặt của doanh nghiệp vì khách đến giao dịch sẽ phải qua sảnh đón rồi mới đi tiếp vào bên trong. Do đó, ở sảnh giao dịch nhất thiết phải có logo và cách bài trí phải mang đặc điểm riêng của doanh nghiệp đó. Phần khơng gian họp và tiếp khách phải bao quát được hoạt động thường nhật của doanh nghiệp như một cách quảng cáo gián tiếp cho hoạt động và quy mô của tổ chức (Minh họa xem các phụ lục 3.14 và phụ lục 3.15).
Ảnh hưởng tâm lý: Nhân viên làm việc trong một khung cảnh mát mẻ, thuận tiện, hòa thuận với đồng nghiệp, cấp trên tin cậy… Họ sẽ cảm thấy tự tin, dễ chịu và làm việc hăng hái thêm.
Ảnh hưởng về sinh lý: nhiệt độ, khơng khí, âm thanh trong văn phịng có ảnh hưởng đến sinh lý nhân viên. Nếu những nhân tố trên thuận lợi sẽ làm cho nhân viên vui vẻ, làm việc hăng say, dễ chịu. Ngược lại sẽ làm cho họ khó chịu, làm việc uể oải, ln muốn nhanh chóng hết giờ làm việc.
3.3.3.1. Khơng khí
Theo tiêu chuẩn khoa học, phải có ít nhất 7m3 khơng khí sạch trong 4 giờ làm việc cho một người tại một văn phòng.
Nhiệt độ quá thấp, năng lượng cơ thể sẽ bị tiêu phí nhiều để chống lạnh, khả năng tập trung của nhân viên sẽ bị giảm xuống.
Nhiệt độ cao, cơ thể mất năng lượng để giữ cho nhiệt độ cơ thể được bình thường, hơ hấp của con người trong môi trường này sẽ tăng lên, tăng bài tiết mồ hôi, giảm hàm lượng muối trong cơ thể, đầu óc mệt mỏi, nhân viên làm việc sẽ chậm hơn so với bình thường, năng suất lao động giảm.
Vì vậy, để tạo khơng khí sạch và dễ chịu cho người lao động thì văn phịng nên bố trí số lượng cửa sổ phù hợp, giảm cửa sổ bằng kính, lắp quạt trần, ống thơng gió nếu khơng lắp máy điều hịa; nếu phịng u cầu độ kín nên lắp máy điều hịa, quạt thơng gió (phịng máy vi tính). Tuy nhiên, tùy theo thời tiết mơi trường bên ngồi mà ta có sự điều chỉnh nhiệt độ thích hợp. Lưu ý tránh mang đồ ăn hoặc những đồ có mùi vào phịng lạnh, vì sẽ bị lưu giữ mùi lại gây khó chịu, phịng lạnh rất dễ phát sinh vi khuẩn trong khơng khí nên giữ vệ sinh phòng sạch sẽ.
3.3.3.2. Âm thanh
Tiếng động ảnh hưởng đến thần kinh con người. Tiếng động nhiều, ồn ào làm nhân viên mất tập trung trong công việc. Nếu tình trạng này liên tục xảy ra sẽ dẫn đến rối loạn thần kinh, giảm thính giác.
Nhà quản trị phải tìm cách để giảm tối thiểu tiếng ồn. Đầu tiên nên lựa chọn vị trí đặt văn phịng cách xa tiếng ồn. Nếu văn phòng đã nằm trong khu vực ồn ào, nên lắp cửa kính dày cách âm. (Bảng 3.3)
Bảng 3.3: Liệt kê mức độ âm thanh từ thấp đến cao. ST T Cường độ âm thanh Mức độ cụ thể Kết quả 1 0d Khơng có tiếng động 2 10d Tiếng động của hơi thở
Cường độ thích hợp để nghỉ ngơi 3 20d Tiếng nói thì thầm
4 30d Tiếng động thường ở một nơi n tĩnh 5 40d Tiếng xì xào nói chuyện hoặc đi lại
trong thư viện
Có thể nghỉ ngơi
6 50d Tiếng động trong nhà theo tiêu chuẩn bình thường
7 60d Tiếng ồn của đường phố đông người 8 70d Tiếng ồn của phòng đánh máy 9 80d Tiếng ồn trong xưởng máy
Bắt đầu có ảnh hưởng đến thần kinh người. Khơng thể nghỉ ngơi. Gây khó chịu nhẹ. 10 90d Tiếng ồn xe lửa chạy
11 100d Tiếng ồn máy động cơ nổ 12 110d Tiếng máy nổ ở xưởng lớn 13 120d Tiếng động cơ máy bay
14 130d Cường độ cao nguy hiểm, có thể làm rách màng nhĩ.
Nguy hiểm cho sức khoẻ con người. Khơng thể tập trung, gây khó chịu dữ dội, lâu dài dẫn đến lãng tai. 3.3.3.3. Màu sắc
Màu sắc có ảnh hưởng quan trọng tới tâm lý, màu sắc thích hợp sẽ nâng cao vẻ bề ngồi của văn phòng, nâng cao năng suất lao động, giảm bớt mệt mỏi, nâng cao tinh thần nhân viên. Một văn phòng màu sắc u tối sẽ làm
cho mọi người cảm thấy ảm đạm, buồn tẻ, làm nhân viên chán nản. Trái lại màu sắc quá sáng sẽ kích thích người lao động quá độ. Có hai loại màu sắc thường được sử dụng để trang trí văn phịng làm việc:
- Màu ấm: đỏ, vàng, cam. Tính chất: gợi sự ấm áp, tươi vui hoặc nghiêm túc, mạo hiểm, kích thích, tạo khuynh hướng tiến lên (Minh họa xem phụ lục 3.16).
- Màu mát: xanh da trời, tím, xanh lá cây. Tính chất: gợi sự mát mẻ, xoa dịu hoặc gây ảnh hưởng trì trệ, tạo khuynh hướng thụt lùi (Minh họa xem phụ lục 3.17).
Vì ở nước ta nói chung và Cần Thơ nói riêng khí hậu thuộc loại nóng bức gay gắt vào mùa khô, lạnh và ẩm ướt vào mùa mưa nên khi bố trí rèm cửa, màu sơn của tường nên lựa những màu sắc phù hợp, kể cả các vật dụng trong văn phòng (các vách ngăn, bàn ghế, tủ…) cũng phải phù hợp với màu sắc của tường và rèm cửa. Mùa nắng không nên sử dụng các gam màu tối cho rèm cửa, nhất là với cửa sổ bằng kính vì nó hút nhiệt và làm cho nhân viên cảm giác nóng bức. Khi xây dựng nên chú ý đến việc chống thấm cho tường, tường ẩm ướt dễ phát sinh ẩm mốc và mau xuống cấp.
Tóm lại, nên sử dụng màu như sau:
- Hành lang trong cơng ty: màu sáng (trắng, vàng) vì đơi khi thiếu ánh sáng tự nhiên.
- Văn phòng chung: màu trắng trên trần nhà để tăng mức độ sáng, màu mát trên tường trước mặt nhân viên, dùng màu ấm trên các bức tường khác. Cần lưu ý đến khí hậu nơi sống.
- Các phịng riêng: tùy theo sở thích người làm việc.
- Phịng vệ sinh: nên có màu sắc khác nhau cho nam và nữ. Màu hồng cho nữ, màu xanh cho nam sẽ khuyến khích sự sạch sẽ.
3.3.3.4. Ánh sáng
Gồm ánh sáng tự nhiên (ánh sáng mặt trời) và ánh sáng nhân tạo (ánh sáng đèn). Nếu văn phịng khơng đủ ánh sáng tự nhiên vào ban ngày thì nên tăng cường thêm ánh sáng nhân tạo. Không nên để ánh sáng chiếu trực tiếp vào mặt, gây khó chịu, dẫn tới mệt mỏi, làm rối loạn thị giác.
Cần bố trí ánh sáng phù hợp từ cách xây dựng cửa sổ, chọn hướng đặt cửa, cách giăng mắc bóng đèn, số lượng đèn tùy theo kích thước phịng và cơng việc thực hiện. Ánh sánh tốt sẽ làm cho chất lượng công việc được nâng cao.
Ánh sáng còn chi phối cả màu sắc, có thể làm biến đổi một số màu sắc trong mắt con người.
3.3.4. QUẢN TRỊ BẰNG HỆ THỐNG VÀ THỦ TỤC
Hệ thống là một tổng thể thủ tục được đặt ra nhằm hoàn thành một giai đoạn
nào đó của tồn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Thủ tục là sự tổng hợp các tiến trình cơ bản thống nhất nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó.
Muốn doanh nghiệp có hiệu quả nhà quản trị phải quản lý bằng hệ thống và thủ tục sao cho hoạt động được thông suốt, không bị tắc nghẽn, tiết kiệm được thời gian, đạt năng suất cao. Các bước thực hiện:
3.3.4.1. Tổ chức phòng ban
Có hai kiểu chính mà trong đó hệ thống yểm trợ hành chính thực hiện chức năng xử lý thơng tin yểm trợ cho tồn doanh nghiệp được nhấn mạnh.
a. Kiểu phân tán
Mỗi phòng, ban, khối đều có văn phịng với khá đầy đủ các chức năng dịch vụ: kế toán, xử lý văn bản, xử lý dữ kiện, in ấn, văn thư, bưu tín, viễn thơng, lưu trữ hồ sơ, nhân sự, quản trị. Xu hướng này hiện đang được vận
dụng khá phổ biến vì nó nâng cao tính chủ động cho các phịng, ban, khối. Hơn nữa, nhờ chi phí mua sắm máy tính, máy thơng tin bây giờ khá rẻ nên khơng địi hỏi phải tập trung xử lý như trước. Ở cấp doanh nghiệp chỉ để lại một tổ chức văn phòng nhỏ gọn và một bộ phận quản trị do chánh văn phịng hoặc phó chánh văn phịng phụ trách.
b. Kiểu tập trung
Do một số lý do nhất định, một số doanh nghiệp vẫn tổ chức theo kiểu này. Ở kiểu tổ chức này, tập trung việc xử lý thơng tin yểm trợ lên văn phịng đầu não, chỉ để lại ở mỗi phòng, ban, khối một bộ máy văn phòng nhỏ gọn. Các chức năng dịch vụ được tập trung lên, mỗi chức năng thường lập thành một bộ máy tách riêng. Tối đa có tới 11 bộ máy tách riêng như vậy, gồm: trung tâm xử lý văn bản, trung tâm xử lý dữ liệu, phịng kế tốn - tiền lương, phịng bưu tín - văn thư, trung tâm lưu trữ hồ sơ, trung tâm viễn thơng, cơ sở in ấn, phịng thống kê - kế hoạch, phịng tài chính, phịng nhân sự, phịng quản trị. Một số doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu thì thêm phịng xuất nhập khẩu. Có thể một ban, phịng mà đảm nhiệm vài ba chức năng nhiệm vụ trên.
c. Lập sơ đồ phân phối công việc
Đây là sơ đồ thể hiện mối tương quan giữa các công việc (Job correlation), trình bày tổng thể các cơng việc và hoạt động của một đơn vị hay bộ phận phòng ban phân theo từng cá nhân (xem bảng 3.4).
Bảng 3.4: Sơ đồ phân phối công việc Tên bộ phận
Thời gian duyệt Người duyệt
Họ và tên Chức vụ Hạng
Người thiết kế
Họ và tên Chức vụ Hạng
STT Hoạt động Giờ/ tuần Công việc cụ thể
Giờ/ tuần Công việc cụ thể Giờ/ tuần 1 2 3 … …………. ………… ………… ………… ………… …… … Tổng số giờ/tuần 96 48 48
Sơ đồ này giúp nhà quản trị giải quyết:
- Phân phối khơng bình qn. - Nỗ lực sai hướng.
- Thiếu phối hợp và trùng lắp.
- Thể hiện các thứ tự ưu tiên công việc.
d. Lập Lưu chuyển đồ
Lưu chuyển đồ (process diagrm) là một biểu đồ miêu tả tiến trình lưu chuyển công việc, hay nhân lực, hoặc mẫu biểu một cách có hệ thống nhằm mục đích đơn giản các thủ tục hành chính tới mức hiệu quả nhất.
Để có lưu chuyển đồ, nhà quản trị cần có các sơ đồ sau:
- Sơ đồ tiến trình luồng cơng việc (flow process chart). - Sơ đồ tiến trình nhân sự (man process chart).
- Sơ đồ tiến trình sử dụng máy hoặc điều hành máy (operator/ machine process chart).
- Sơ đồ phân phối mẫu biểu (form distribution chart).
Bảng 3.5: Các ký hiệu lưu chuyển quốc tế thường sử dụng trong các sơ đồ chu kỳ chuyển động:
Conventional Symbol ASME (Standarized Symbol) Element of a Motion Cycle Operation Transportation Inspection Storage Temporary storage Hold P Position Delay Combined operation 3.3.5. Tiết kiệm cử động
Trong các nghiên cứu cử động (Motion Study) và nghiên cứu thời