2.2 Thực tế cơng tác kiểm sốt CPSX tại Cơng ty THIBIDI
2.2.4.2 Kiểm sốt chi phí NVL trực tiếp
Cơng ty khơng trực tiếp nhập khẩu NVL mà chủ yếu là mua lại của các Cơng ty trong nước. Vì Cơng ty đưa ra các biện pháp để kiểm sốt chất lượng và giá NVL đầu vào. Cơng ty quyết định lựa chọn nhà cung cấp NVL khi chất lượng và giá được kết hợp tốt nhất của các điều kiện sau: Tham khảo các thơng báo trên các phương tiện thơng tin đại chúng, trên các tạp chí thị trường; tổ chức chào hàng cạnh
tranh; tổ chức đấu thầu; lấy báo giá; thỏa thuận về xuất xứ hàng hĩa; điều kiện giao hàng; bảo hành; thời hạn thanh tốn; các điều kiện được hưởng chiết khấu thanh tốn, chiết khấu thương mại;…, Thủ tục kiểm sốt chất lượng NVL mua vào cụ thể: Thống nhất với người bán các quy định về lỗi nguyên vật liệu tole, thép, dây đồng,...về những lỗi cho phép những lỗi khơng cho phép một cách cụ thể, rõ ràng để thống nhất về định mức tiêu hao vật tư được thực hiện dựa trên chọn mẫu ngẫu nhiên, nếu NVL do người bán giao cĩ sự sai khác so với kết quả kiểm tra ban đầu, lập tức phải làm việc lại ngay với người bán để đạt được những thỏa thuận mới. Người đảm nhận cơng việc này là Trưởng phịng Kế Hoạch Vật Tư.
- Kiểm sốt quá trình nhập NVL:
Thủ Kho căn cứ vào Phiếu Nhập Kho (do Kế Tốn Vật Tư lập sẵn mẫu), tiến hành kiểm tra NVL thực tế về qui cách, phẩm chất, số lượng,.... tiến hành nhập kho NVL, Thủ Kho ký nhận, người giao ký giao vào Phiếu Nhập Kho. Sau đĩ, Thủ kho ghi vào Thẻ Kho. Cuối ngày, chuyển tồn bộ chứng từ cho Kế Tốn Vật Tư.
Kế Tốn Vật Tư cập nhật thơng tin của tồn bộ chứng từ cĩ liên quan đến việc mua NVL về nhập kho ( hoặc sử dụng ngay) để theo dõi NVL, hạch tốn vào phần mềm kế tốn và lưu trữ chứng từ.
- Kiểm sốt quá trình xuất NVL:
Cơng ty định giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền từng lần xuất (phần mềm kế tốn tự tính).
Kế Tốn Vật Tư tiếp nhận các chứng từ cĩ liên quan đến vật tư, hàng hĩa cần xuất kho ( Phiếu Đề Nghị Xuất Kho của Tổ Trưởng tổ sản xuất- Phiếu Đề Nghị Xuất Kho này được lập dựa vào Kế Hoạch Sản Xuất của Cơng ty ), kiểm tra và lập Phiếu Xuất Kho, trình lãnh đạo phịng phê duyệt.
Thủ Kho xuất kho dựa vào Phiếu Đề Nghị Xuất Kho đã được duyệt, điền số lượng vào Phiếu Xuất Kho, Thủ Kho ký giao, người nhận ký nhận. Sau đĩ, căn cứ vào Phiếu Xuất Kho để ghi vào Thẻ Kho. Cuối ngày, chuyển tồn bộ chứng từ cho Kế Tốn Vật Tư.
- Kiểm kê NVL:
Định kỳ, cứ 6 tháng, Cơng ty tổ chức kiểm kê kho vật tư, hàng hĩa, theo quy định. Ban kiểm kê thường gồm Kế Tốn vật Tư, Thủ Kho, 1 thành viên Ban Kiểm Sốt và 1 người ở bộ phận Kỹ Thuật. Cơng ty kiểm kê nhằm xác định số lượng hàng tồn kho thực tế để đối chiếu với sổ sách kế tốn, nhằm phát hiện các trường hợp thừa, thiếu để qui trách nhiệm cho những người cĩ liên quan và tăng cường bảo vệ tài sản của Cơng ty. Ngồi ra, trong một số trường hợp cần thiết như cĩ dấu hiệu nghi ngờ gian lận, nhân viên bàn giao để nghỉ việc,...Cơng ty tổ chức kiểm kê đột xuất để phục vụ cho những cơng việc cần thiết theo yêu cầu. Tuy nhiên, vật tư tồn kho tại Cơng ty khơng nhiều vì chủ trương của Cơng ty là cần vật tư thì mới tiến hành mua chứ khơng dự trữ vượt nhu cầu sản xuất thực tế.