3.2 Những giải pháp tăng cường cơng tác kiểm sốt chi phí sản xuất trong hệ
3.2.2.3 Phân tích biến động và kiểm sốt CPSX:
Trong q trình sản xuất kinh doanh, chi phí phát sinh thực tế cĩ thể cao hơn hoặc thấp hơn so với định mức ban đầu, điều này tạo nên sự biến động chi phí so với định mức. Biến động cĩ thể là bất lợi khi chi phí thực tế cao hơn chi phí định mức hoặc cĩ lợi khi chi phí thực tế thấp hơn chi phí định mức. Mục đích phân tích biến động các khoản mục chi phí sản xuất nhằm đánh giá chung mức chênh lệch giữa thực tế so với định mức để làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi của từng khoản mục chi phí sản xuất phát sinh.
(1) CPNVL trực tiếp
Chi phí NVL trực tiếp phụ thuộc vào lượng NVL tiêu hao và đơn giá NVL mua vào, sự biến động về lượng NVL tiêu hao thuộc về trách nhiệm của bộ phận sản tại Cơng ty, song nĩ cũng cĩ thể thuộc về bộ phận thu mua nếu mua phải NVL kém chất lượng dẫn đến hư hỏng nhiều,... Thực tế tại Cơng ty việc cung cấp thơng tin cho cơng tác kiểm sốt chi phí NVL thơng qua các Phiếu Nhập Kho, Phiếu Xuất Kho,... và “Bảng Kê Tình Hình Nhập Xuất Tồn NVL” chưa đáp ứng được yêu cầu về việc xác định trách nhiệm của các cá nhân cĩ liên quan. Cần cĩ sự kết hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong chu trình nhập, xuất, sử dụng, quản lý NVL,...để giúp Cơng ty kiểm sốt được CPNVL trực tiếp. Vì vậy, Cơng ty nên lập báo cáo tình hình sử dụng chi phí NVL trực tiếp phản ánh sự biến động chi phí này.
Phân tích biến động:
Việc lập dự tốn nội bộ về CPNVL trực tiếp tại Cơng ty như đã trình bày ở chương 2 là phù hợp, nên cĩ thể kết hợp với việc lập dự tốn linh hoạt để xác định lượng NVL sử dụng định mức tương ứng với mức độ hoạt động cụ thể. Sau đĩ, kết hợp với những thơng tin của kế tốn tài chính về tình hình sử dụng NVL thực tế để phân tích biến động CPNVL trực tiếp.
Tại Cơng ty, thơng thường lượng nguyên vật liệu mua vào được đưa vào sử dụng hết, mà ít để tồn kho. Vì vậy, khi phân tích biến động chi phí NVL trực tiếp, cĩ thể xác định tổng mức biến động và chi tiết trong đĩ bao nhiêu là do biến động giá và bao nhiêu là do biến động lượng. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý trong trường hợp lượng nguyên vật liệu mua vào khơng được sử dụng hết thì việc phân tích biến động lượng là khơng cĩ ý nghĩa trong kiểm sốt CPNVL trực tiếp.
Ví dụ:
Căn cứ vào dự tốn CPNVL đã lập xác định lượng NVL theo định mức, giá nguyên vật liệu định mức và tình hình thực tế mua để sử dụng phục vụ quá trình sản xuất cho đơn hàng số 01/2010KHRE. Cơng ty cĩ thể phân tích tình hình biến động một số loại vật tư sử dụng sản xuất phần Vỏ của Máy Biến Áp 3 pha 1025KVA như sau:
Phân tích sự biến động STT
Chi phí NVL trực
tiếp Qui cách vật tư Đơn vị
Khối lượng dự tốn Khối lượng thực tế phát sinh theo nghiệm thu ( đã cộng hao hụt cho phép) Chênh lệch về lượng Đơn giá định mức (đơn giá xuất bq tại thời điểm lập dự tốn linh hoạt) Đơn giá vật tư thực tế mua Chênh lệch giá( đồng) Biến động về lượng (đồng) Biến động về giá( đồng) Tổng biến động 1 2 3 4 5 6=5-4 7 8 9=8-7 10=6x7 11=5x9 12=10+11 PHẦN VỎ MÁY 1 Thân máy Thép CT3 dày 4 Kg 128.645 135.045 6.400 6,650.000 7,250.000 600.000 42,563.032 81,027.000 123,590.032 2 Vành máy1 Thép CT3 dày 10 Kg 10.104 10.000 (0.104) 6,520.000 6,620.000 100.000 (677.376) 1,000.000 322.624 3 Vành máy2 Thép CT3 dày 10 Kg 4.400 4.400 - 6,520.000 6,620.000 100.000 - 439.977 439.977 4 Vành máy3 Thép CT3 dày 10 Kg 3.641 3.641 - 6,520.000 6,620.000 100.000 - 364.052 364.052 5 Nắp máy Thép CT3 dày 8 Kg 58.128 65.100 6.972 7,505.000 7,508.000 3.000 52,327.262 195.300 52,522.562 6 Đáy máy Thép Kg 33.610 33.610 - 6,520.000 6,520.000 - - - -
CT3 dày 6 7 Chốt định vị đáy máy Thép CT3 dày 10 Kg 0.347 0.347 - 6,520.000 6,520.000 - - - - 8 Nắp bắt sứ Inox 4 Thép Kg 3.864 3.800 (0.064) 59,500.000 63,000.000 3,500.000 (3,796.576) 13,300.000 9,503.424 9 Hàn Nắp bắt sứ Đủa hàn inox Þ3,2 Kg 0.609 0.609 - 93,000.000 93,000.000 - - - - 10 Mĩc treo nắp máy Định mức riêng Kg 50.633 50.633 - 85,000.000 85,000.000 - - - - ………………
Qua bảng phân tích tình hình biến động CPNVL trực tiếp đối với phần vỏ Máy Biến Áp, các bộ phận cĩ liên quan trong Cơng ty tìm nguyên nhân của sự biến động đối với những loại vật tư bị biến động nhiều và mang tính chất thường xuyên để khắc phục nhằm kiểm sốt CPNVL trực tiếp. Cụ thể, nguyên nhân của sự biến động đối với phần chi phí ở bảng 3.9 là do:
- Biến động lượng NVL của các chi tiết tăng là do cơng nhân làm rơi vãi nhiều mà các quản đốc xưởng lại khơng kiểm tra chặt chẽ trong quá trình sản xuất.
- Biến động giá là do giá thị trường cĩ xu hướng tăng.
- Cĩ trường hợp hao tốn vật tư nhiều hơn là do thao tác sai dẫn đến bị hư hỏng vật tư phải thay thế bằng vật tư khác. Minh họa cho trường hợp này xem bảng 3.13 Thống kê chi phí sản xuất phát sinh ngồi dự tốn.
Phương pháp tính này được áp dụng để tính tương tự cho các loại NVL khác, Cơng ty sẽ theo dõi được tình hình sử dụng NVL thực tế so với định mức. Điều này là rất cần thiết phục vụ cơng tác kiểm sốt CPSX tại Cơng ty.
Giải pháp tăng cường kiểm sốt CPNVL
Kết thúc quá trình sản xuất, tùy từng trường hợp cụ thể xảy ra mà Cơng ty thu thập được từ việc phân tích biến động CPNVL trực tiếp, xem xét những biến động nào là đáng kể, chủ yếu và cần khắc phục, các cá nhân và phịng ban cĩ liên quan sẽ tìm nguyên nhân và giải pháp khắc phục. Tuy nhiên, như đã đề cập ở phần trước, việc kiểm sốt CPSX khơng chỉ được tiến hành trong quá trình sản xuất mà cịn ở giai đoạn trước và sau khi sản xuất, đối với CPNVL cũng vậy. Vì vậy, để hạn chế các nhược điểm ở chương 2, Cơng ty cần thực hiện các cơng việc sau:
Thứ nhất: Thiết lập trình tự đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp trong việc mua
NVL chính:
- Thu thập các thơng tin cần thiết về nhà cung cấp như: Giấy phép đăng kí kinh doanh, năng lực tài chính, các hợp đồng với các khách hàng tương tự đã được kí kết… của nhà cung cấp. Phân tích, đánh giá các nhà cung cấp theo các yêu cầu riêng cho từng sản phẩm hay từng nhĩm sản phẩm. Tiêu chí để lựa chọn các nhà
cung cấp: Đáp ứng các yêu cầu về số lượng, giá cả, chất lượng và tiến độ cung cấp…Sau đĩ mới phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp
- Đồng thời người làm cơng việc này khơng chỉ cĩ Trưởng Phịng Kế Hoạch Vật Tư mà cịn cĩ cả Phịng Kế Tốn và các cá nhân cĩ liên quan tham gia nhằm giảm rủi ro cĩ sự thơng đồng giữa nhân viên phụ trách thu mua của Cơng ty và nhà cung cấp.
Thứ hai: Phịng Kế Hoạch Vật Tư mở sổ theo dõi quá trình cung cấp NVL,
định kì tối thiểu 1 quý/lần Phịng Kế Hoạch Vật Tư Và Phịng Tài Vụ kết hợp đánh giá lại nhà cung cấp, báo cáo lãnh đạo Cơng ty về việc tiếp tục duy trì hoặc hủy bỏ nhà cung cấp ra khỏi danh sách với tiêu chí loại bỏ. Các tiêu chí loại bỏ, ví dụ như: + Tiến độ: Giao hàng chậm hoặc giao khơng đúng hàng vi phạm từ 2 lần trở lên/ 1 quý.
+ Số lượng: Thiếu số lượng vi phạm từ 01 lần trở lên/1 quý; + Chất lượng: Khơng tốt vi phạm từ 2 lần trở lên/1 quý;
Thứ ba: Quan tâm đến các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh tốn, giảm giá hàng mua được hưởng khi mua hàng.
Thơng thường, khoản chiết khấu thương mại Cơng ty sẽ được người bán thơng báo tại thời điểm thỏa thuận để mua hàng. Tuy nhiên, Cơng ty chưa quan tâm đến khoản chiết khấu thanh tốn được hưởng trong quá trình mua hàng. Mặc dù chiết khấu thanh tốn khơng làm giảm trực tiếp CPSX nhưng xét về mặt tài chính chiết khấu thanh tốn được hưởng vẫn cĩ lợi cho Cơng ty.
Thứ tư: Kiểm sốt và dự trữ NVL tồn kho:
Hiện tại, chủ trương của Cơng ty khơng để tồn kho NVL nhiều, khi cĩ nhu cầu NVL cho quá trình sản xuất (khi nhận được đơn đặt hàng ), Cơng ty mới lên kế hoạch mua NVL. Điều này cĩ ưu điểm: khơng bi ứ đọng vốn, khơng tốn chi phí lưu kho, bảo quản,...Tuy nhiên, lại khiến Cơng ty khơng chủ động trong việc lựa chọn nhà cung cấp cũng như khĩ đảm bảo về chất lượng, giá cả NVL nếu Cơng ty mua NVL vào những thời điểm NVL khan hiếm, giá cả cao,...
Vì vậy, việc dự đốn nhu cầu NVL và đặt mua NVL cho sản xuất là cần thiết. Việc dự tốn đúng định mức, đúng chủng loại, tính đúng nhu cầu và đặt mua
NVL đúng thời điểm là rất quan trọng, nếu sai sĩt trong khâu này cũng cĩ thể gậy thiệt hại cho Cơng ty, chẳn hạn như: khi tồn trữ vật tư quá nhiều sẽ bị ứ đọng vốn, tốn chi phí lưu kho, bảo quản, lãi vay (nếu mua nguyên vật liệu từ tiền vay), hoặc ngược lại NVL mua khơng kịp đáp ứng cho ngày sản xuất gây ra tình trạng đứt chuyền…
(2) CPNC trực tiếp
CPNC trực tiếp bao gồm: tiền lương, tiền ăn giữa ca, các khoản trích theo lương,… của cơng nhân trực tiếp sản xuất. Theo dõi riêng chi phí này của cơng nhân theo từng mã hợp đồng.
Cơng ty bằng phương pháp chụp ảnh bấm giờ đã xây dựng được định mức tiền lương/mỗi loại sản phẩm. Quỹ lương cơng nhân sản xuất của Cơng ty khốn trên tổng số sản phẩm thực tế sản xuất được. Vì sản xuất theo giây chuyền nên hàng ngày tổ trưởng các tổ sản xuất cĩ trách nhiệm chấm cơng cho mỗi cơng nhân. Hàng tháng, căn cứ vào Bảng Chấm Cơng xác định tổng số giờ cơng làm việc cho tổng số cơng nhân, tổng số giờ cơng của từng cơng nhân cụ thể.
Phân tích biến động:
Phương pháp tính và trả lương tại Cơng ty ưu điểm là giúp Cơng ty cĩ thể kiểm sốt được chi phí lương. Tuy nhiên, Cơng ty chỉ ghi nhân thời gian làm việc của cơng nhân phục vụ cho việc tính và trả lương chứ chưa tận dụng số liệu này để phân tích biến động chi phí nhân cơng trực tiếp.
Tổng quỹ lương cơng nhân trong
tháng
Số lượng sản phẩm hồn thành trong tháng
Đơn giá lương sản phẩm = x CPNC trực tiếp = trong tháng Tiền lương một cơng nhân = trong tháng
Tổng quỹ lương cơng nhân trong tháng
Tổng số cơng lao động trực tiếp thực hiện trong tháng
Tổng số cơng thực hiện trong tháng của mỗi
cơng nhân
Cụ thể, từ số liệu thu được tại Cơng ty phục vụ cho q trình tính và trả lương cho người lao động, Cơng ty cĩ thể lập bảng phân tích biến động chi phí nhân cơng cho sản phẩm Máy Biến Áp 3 pha 500KVA tháng 8/2010 như sau:
Theo định mức, Máy Biến Áp 3 pha 500KVA được sản xuất với thời gian 350 giờ, đơn giá lương của sản phẩm này theo “dự tốn CPNC trực tiếp” là 6,507,445 đồng. Ta cĩ:
Tỷ lệ phân bổ 1 giờ lao động trực tiếp định mức = 6,507,445 đồng/ 350 giờ =
18,597.7 đồng/ giờ
Theo thực tế, Máy Biến Áp 3 pha 500KVA được sản xuất với thời gian 372,5 giờ, đơn giá lương thực tế của sản phẩm này = đơn giá lương định mức là 6,507,445 đồng.
Tỷ lệ phân bổ 1 giờ lao động trực tiếp thực tế = 6,507,445 đồng/ 372,5 giờ = 17,469.651 đồng/ giờ
Bước Cơng việc Thời gian thực hiện theo định mức(giờ) Thời gian thực hiện thực tế(giờ) Chênh lệch ( giờ) Đơn giá định mức (đồng/giờ) Đơn giá thực tế (đồng/giờ) Chênh lệch giá(đồng) Biến động năng suất (đồng) Biến động đơn gía (đồng) Tổng biến động (đồng) 1 2 3 4 5 = 4 -3 6 7 8=7-6 9= 6x 5 10=4x8 SẮT KẸP XÀ
1 Gia cơng cơ khí 18 22 4 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 74,370.800 (24,707.078) 49,663.72 2 Làm sạch 8 9 1 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 18,592.700 (10,107.441) 8,485.26
LỎI TOLE 18,592.700 17,469.651 - - -
1 Pha băng tole cuộn 30 32 2 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 37,185.400 (35,937.568) 1,247.83 2 Cắt lỏi tole 24 25 1 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 18,592.700 (28,076.225) (9,483.52) 3 Lắp lỏi tole 15 16 1 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 18,592.700 (17,968.784) 623.92
BỐI DÂY 18,592.700 17,469.651 - - -
1 Gia cơng chi tiết cách điện 10 12 2 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 37,185.400 (13,476.588) 23,708.81 2 Bối dây hạ 16 17 1 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 18,592.700 (19,091.833) (499.13) 3 Bối dây cao 16 17 1 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 18,592.700 (19,091.833) (499.13)
CÁC CHI TIẾT
ĐỒNG 18,592.700 17,469.651 - - -
1 Ty sứ, patte siết cáp 12 13 1 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 18,592.700 (14,599.637) 3,993.06 2 Lá đồng, thanh đồng, … 12 13 1 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 18,592.700 (14,599.637) 3,993.06
LẮP RÁP BƯỚC 1 18,592.700 17,469.651 - - -
2 tiết cách điện 8 8 0 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) - (8,984.392) (8,984.39) 3 Lắp và bấm dây bộ điều chỉnh 12 13 1 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 18,592.700 (14,599.637) 3,993.06 4 Hồn chỉnh đầu dây lên sứ cao, hạ 12 13 1 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 18,592.700 (14,599.637) 3,993.06 SẤY RUỘT MÁY 12 12 0 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) - (13,476.588) (13,476.59) VỎ MÁY 0 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) - - - 1 Nắp máy 15 14 -1 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) (18,592.700) (15,722.686) (34,315.39) 2 Thân máy, cánh tản nhiệt 30 30 0 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) - (33,691.470) (33,691.47) 3 Làm sạch 6 6 0 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) - (6,738.294) (6,738.29) 4 Sơn 8 8 0 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) - (8,984.392) (8,984.39) LỌC DẦU 0 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) - - - 1 Lọc dầu 8 8 0 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) - (8,984.392) (8,984.39) 2 Thử nghiệm cao áp dầu 24 24 0 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) - (26,953.176) (26,953.18) LẮP RÁP BƯỚC 2 0 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) - - - 1 Hồn chỉnh ruột máy 20 22 2 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 37,185.400 (24,707.078) 12,478.32 2 Đổ dầu chân khơng 10 9 -1 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) (18,592.700) (10,107.441) (28,700.14) 3 Nhản máy 5 8 3 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 55,778.100 (8,984.392) 46,793.71 4 Hồn chỉnh máy 5 6 1 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) 18,592.700 (6,738.294) 11,854.41
NHẬP KHO
THÀNH PHẨM 2 2 0 18,592.700 17,469.651 (1,123.049) - (2,246.098) (2,246.10) Tổng Cộng 350 372.5 22.5 418,335.750 (418,335.750) (0)
Qua bảng 3.10 phân tích trên, cĩ thể thấy được sự biến động CPNC trực tiếp là do nhân tố nào vì tổng biến động của các cơng đoạn sản xuất bằng 0. Cụ thể, vì Cơng ty căn cứ vào quỹ lương định mức (được xác định theo số lượng sản phẩm hồn thành) để trả lương, mà biến động chủ yếu là biến động năng suất do thời gian làm việc thực tế ở từng cơng đoạn chênh lệch so với thời gian định mức. Cụ thể là chênh lệch tăng ( thời gian làm việc thực tế lớn hơn so với định mức) và giảm, nhưng biến động tăng nhiều hơn. Điều này làm cho đơn giá tiền lương thực tế bị thấp hơn đơn giá tiền lương định mức. Vì vậy, tổng chi phí nhân cơng trực tiếp khơng bị biến động. Tuy nhiên, đáng lưu ý ở đây là việc xây dựng định mức bằng phương pháp chụp ảnh bấm giờ được thực hiện trên kết quả của những cơng nhân cĩ trình độ lao động trung bình khá do Cơng ty chọn lọc. Thực tế, những cơng nhân cĩ trình độ cơng nhân giỏi sẽ dễ dàng thực hiện cơng việc với thời gian ít hơn và ngược lại. Do đĩ, Cơng ty phải tìm nguyên nhân tương ứng với thực trạng tại Cơng ty, cụ thể những trường hợp nào biến động do năng suất tăng nhiều, hoặc giảm nhiều là do ý thức cơng nhân hoặc do trình độ tay nghề cơng nhân,.... để cĩ hướng kiểm sốt CPSX thích hợp. Vì nếu thời gian sản xuất thực tế kéo dài hơn so với định mức, tổng CPNC trực tiếp khơng đổi ( vì Cơng ty trả lương theo sản phẩm), nhưng điều này lại làm ảnh hưởng đến các chi phí khác (như: máy mĩc thiết bị, tiền lương bộ phận quản lý sản xuất,...).
Tại Cơng ty, nếu thống kê các chi phí sản xuất ngồi dự tốn, bảng báo cáo này sẽ hỗ trợ cho các nhà quản trị trong quá trình tìm hiểu các nguyên nhân biến động CPSX.
Cơng ty nên xem xét những biến động lớn, cĩ tính chất lâu dài để đưa ra biên pháp kiểm sốt, giải quyết, tránh tập trung vào những biến động khơng đáng kể, tốn chi phí kiểm sốt trong khi lợi ích thu được sau khi kiểm sốt được đối với trường hợp này lại nhỏ hơn chi phí bỏ ra. Cơng ty càng cân nhắc hơn khi hiện tại Cơng ty tính trả lương theo số lượng sản phẩm hồn thành đã giúp Cơng ty kiểm sốt được CPNC trực tiếp thực tế đúng bằng CPNC trực tiếp theo dự tốn.
- Tăng cường cơng tác kiểm tra, giám sát người lao động trong quá trình sản xuất để