( nguồn : Tổng Cục Hải Quan)
NGƯỜI KHAI HẢI QUAN
-Tiếp nhận hồ sơ. -Kiểm tra sơ bộ. -Nhập TTin - In lệnh phân luồng
Kiểm tra chi tiết giá thuế; ký thơng quan - QĐ hình thức mức độ kiểm tra. - Điều chỉnh các quyết định, xử lý vi phạm, vướng mắc, nghi vấn Kiểm tra chi tiết giá thuế; ký
thông quan Kiểm tra
thực tế hàng hố; ký thơng quan Thu lệ phí; đóng dấu đã làm thủ tục HQ; trả HS cho người khai HQ Phúc tập hồ sơ QUẢN LÝ RỦI RO
Căn cứ vào mơ hình trên, nhiệm vụ cụ thể của các bước được qui định như sau :
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra sơ bộ, đăng ký tờ khai, quyết định hình thức, mức độ kiểm tra :
Cơng việc của bước này gồm:
- Tiếp nhận việc đăng ký tờ khai và tiến hành kiểm tra sơ bộ hồ sơ hải quan. Nếu hồ sơ hợp lệ thì nhập thơng tin Tờ khai vào hệ thống máy tính.
- Kết thúc cơng việc tiếp nhận, kiểm tra sơ bộ hồ sơ, đăng ký Tờ khai cơng
chức bước 1 in Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra hải quan, ký tên và đĩng dấu số
hiệu cơng chức vào ơ dành cho cơng chức bước 1 ghi trên Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra hải quan”và ơ “cán bộ đăng ký” trên Tờ khai hải quan.
- Chuyển tồn bộ hồ sơ kèm Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra cho Lãnh đạo
Chi cục để xem xét, quyết định hình thức, mức độ kiểm tra hải quan và ghi ý kiến chỉ đạo đối với các bước sau (nếu cĩ);
- Ký xác nhận, đĩng dấu số hiệu cơng chức vào ơ “xác nhận đã làm thủ tục hải quan” trên tờ khai hải quan nếu Lãnh đạo Chi cục quyết định miễn kiểm tra thực tế hàng hĩa ghi trên lệnh hình thức, mức độ kiểm tra
- Sau khi ký, đĩng dấu cơng chức vào ơ “xác nhận đã làm thủ tục hải quan”
trên tờ khai hải quan, cơng chức bước 1 chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí hải quan, đĩng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho người khai hải quan.
Bước 2: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá, thuế:
Bước này chỉ được thực hiện khi Lãnh đạo chi cục quyết định phải kiểm tra
chi tiết bộ hồ sơ hay phải kiểm tra thực tế hàng hố ghi trên lệnh hình thức, mức độ kiểm tra. Cơng việc của bước này gồm:
- Kiểm tra chi tiết hồ sơ
- Kiểm tra giá tính thuế, kiểm tra mã số, chế độ, chính sách thuế và tham vấn giá (nếu cĩ) theo quy trình kiểm tra, xác định trị giá tính thuế đối với hàng hố xuất khẩu, nhập khẩu do Tổng cục Hải quan ban hành;
- Kết thúc cơng việc kiểm tra, ghi kết quả kiểm tra chi tiết hồ sơ vào Lệnh hình thức mức độ kiểm tra (phần dành cho cơng chức bước 2) và ghi kết quả kiểm tra
việc khai thuế vào tờ khai hải quan (ghi vào ơ “phần kiểm tra thuế”), ký tên và đĩng dấu số hiệu cơng chức vào Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra hải quan và vào Tờ
khai hải quan, sau đĩ:
+ Chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí hải quan, đĩng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho người khai hải quan nếu trên lệnh hình thức chỉ yêu cầu kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ
+ Chuyển hồ sơ sang bước 3 để kiểm tra thực tế hàng hố nếu trên lệnh hình thức, mức độ kiểm tra yêu cầu phải kiểm tra thực tế hàng hĩa hoặc đề xuất và
chuyển sang bước 3 để kiểm tra thực tế hàng hĩa khi được sự đồng ý của lãnh đạo chi cục
Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hĩa
Bước này do cơng chức được phân cơng kiểm tra thực tế hàng hố thực hiện. Việc kiểm tra thực tế hàng hố được thực hiện bằng máy mĩc, thiết bị như máy soi, cân điện tử … hoặc kiểm tra thủ cơng. Việc ghi kết quả kiểm tra thực tế hàng hố phải đảm bảo rõ ràng, đủ thơng tin cần thiết về hàng hố để đảm bảo xác định chính xác mã số hàng hố, giá, thuế hàng hố.
Cơng việc bước này bao gồm:
- Tiến hành kiểm tra thực tế hàng hố:
- Ghi kết quả kiểm tra thực tế vào Tờ khai hải quan; yêu cầu phải mơ tả cụ thể
cách thức kiểm tra, mặt hàng thuộc diện kiểm tra, đủ các thơng tin cần thiết để xác
định mã số phân loại hàng hố, giá tính thuế và vấn đề liên quan. Ký tên, đĩng dấu
số hiệu cơng chức vào ơ “phần ghi kết quả kiểm tra của Hải quan” trên Tờ khai hải quan .
- Nếu kết quả kiểm tra thực tế hàng hố phù hợp với khai báo của người khai hải quan thì ký xác nhận, đĩng dấu số hiệu cơng chức vào ơ “xác nhận đã làm thủ
tục hải quan” trên tờ khai hải quan.
- Chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí hải quan, đĩng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho người khai hải quan.
- Nếu kết quả kiểm tra thực tế hàng hố cĩ sự sai lệch so với khai báo của người khai hải quan thì đề xuất biện pháp xử lý và chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo Chi cục để xem xét quyết định
Bước 4: Thu lệ phí hải quan, đĩng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả
tờ khai cho người khai hải quan
Nhiệm vụ của bước này gồm:
- Kiểm tra biên lai thu thuế, bảo lãnh của Ngân hàng/Tổ chức tín dụng về số thuế phải nộp đối với hàng phải nộp thuế ngay;
- Thu lệ phí hải quan;
- Đĩng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” vào gĩc bên phải, phía trên mặt trước của Tờ khai hải quan
- Vào sổ theo dõi và trả Tờ khai hải quan cho người khai hải quan; - Bàn giao hồ sơ cho bộ phận phúc tập
Bước 5: Phúc tập hồ sơ
- Nhận hồ sơ hải quan từ bộ phận thu lệ phí hải quan;
- Phúc tập hồ sơ theo quy trình phúc tập hồ sơ do Tổng cục Hải quan ban hành.
1.5. Một số kinh nghiệm của hải quan các nước trên thế giới trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ cơng. cao chất lượng dịch vụ cơng.
Thủ tục hải quan của mỗi quốc gia cĩ những nét đặc thù riêng, dưới đây là một số kinh nghiệm của các nước cĩ thủ tục hải quan đơn giản, thuận tiện và khoa học.
1.5.1. Kinh nghiệm Singapore
kinh tế đúng đắn và vị trí thuận tiện, Singapore đựơc coi là một trong những hải
cảng lớn, hiện đại nhất thế giới, quốc gia cĩ nền ngoại thương đạt trình độ phát triển cao và hải quan Singapore được đánh giá đạt trình độ tiên tiến với thủ tục đơn giản, thuận tiện và khoa học nhất vùng Đơng Nam Á. Để cĩ được thành quả trên, từ đầu
những năm 80 của thế kỷ 20, để khắc phục thủ tục hành chính nặng nề trong lĩnh
vực xuất nhập khẩu ( lúc bấy giờ chi phí thủ tục hành chính tại Singapore chiếm 7- 10% tổng giá trị hàng hố trong giao dịch ngoại thương ), Bộ trưởng Bộ Thương Mại Và Cơng Nghiệp Singapore đã đề xuất ý kiến thành lập một hệ thống trao đổi điện tử trong phạm vi tồn quốc (EDI) với tên gọi là Trade Net, nhằm tạo thuận lợi
cho các doanh nghiệp. Thơng qua mạng Trade Net, người khai báo hải quan sẽ tự khai báo, tự áp mã, tính thuế và chịu trách nhiệm về việc này; Hải quan cĩ thể tiếp nhận khai báo 24/24 giờ trong ngày và thực hiện việc kiểm tra, phê duyệt và gửi các thơng tin phản hồi cho doanh nghiệp cũng thơng qua mạng Trade Net.
Sau một thời gian triển khai, người ta đã thấy rõ lợi ích từ hệ thống này đối với các cơ quan của Chính phủ và giới thương mại. Những rào cản về thời gian và khoảng cách đã bị dỡ bỏ, hiệu quả cơng việc thơng qua các giao dịch khơng giấy tờ
được nâng cao, chi phí hoạt động giảm đáng kể, doanh nhân cĩ thể tiết kiệm được 1
tỷ USD hàng năm, cung cấp tốt và an tồn hơn các dịch vụ cho khách hàng, nâng cao năng suất thơng qua việc cải tiến và tự động hố phương pháp làm việc nội bộ.
1.5.2. Kinh nghiệm Thái Lan
Trước đây, qui trình thủ tục hải quan đối với hàng hố xuất nhập khẩu của
Thái Lan cĩ khá nhiều nét tương tự với qui trình thủ tục của Việt Nam. Tuy nhiên, người Thái đã nhận thức được tầm quan trọng của EDI và bắt đầu thực hiện chiến lược hiện đại hố Hải quan vào năm 1996 bằng việc triển khai thực hiện thí điểm hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), tự động hố cơng tác quản lý hải quan đối với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu tại tất cả các cảng biển và sân bay trên tồn quốc.
Để thực hiện chiến lược, Thái Lan đã tập trung đầu tư phát triển cơ sở hạ
cảng biển Bangkok Seaport, trang bị hơn 2.000 trạm làm việc.
Với mục tiêu là giảm tối đa số lượng hồ sơ giấy và giảm thời gian thơng
quan, Hải quan Thái Lan đã đưa vào áp dụng hệ thống quản lý tự động hải quan đối với hoạt động xuất nhập khẩu tại cảng biển và sân bay. Các doanh nghiệp được
phép khai báo điện tử, chuyển các dữ liệu cĩ cấu trúc theo tiêu chuẩn EDIFACT đến cơ quan hải quan thay cho bộ hồ sơ giấy. Sau khi nhận được khai báo từ phía
doanh nghiệp, hệ thống máy tính của hải quan bắt đầu khiểm tra. Nếu phát hiện ra lỗi như tính thuế sai, mã số sai hay chứng từ chưa đầy đủ....một thơng báo lỗi sẽ tự
động gửi qua máy của doanh nghiệp yêu cầu tu chỉnh và gửi trả lại cơ quan hải
quan. Cịn nếu mọi thơng tin đều chính xác thì số khai báo/ tờ khai sẽ được cấp phát và tự động chuyển qua máy của doanh nghiệp cùng với hướng dẫn các bước tiến hành tiếp theo cho doanh nghiệp. Đến nay, tại Thái Lan cĩ khoảng 95% số tờ khai XK và 90% số tờ khai NK được khai báo thơng qua hệ thống EDI.
Ngồi ra, để triển khai chiến lược tự động hố, Hải quan Thái Lan đã triển khai một loạt các hệ thống EDI sau đây :
- Thanh tốn điện tử (e-payment): Giúp các doamh nghiệp, tổ chức hoạt động
XNK thanh tốn các khoản tiền thuế cũng như các khoản thu khác theo qui định
dưới hình thức điện tử
- Lược khai điện tử đối với hoạt động XNK hàng hố bằng đường hàng
khơng( e-manifest): giúp các cơng ty hàng khơng giảm thời gian xử lý hàng hĩa
XNK bằng đường khơng, đồng thời giảm thiểu các giấy tờ khơng cần thiết khác.
Các cơng ty hàng khơng chỉ cần truyền các thơng tin hàng hố đến cơ quan hải quan qua hệ thống EDI. Sau khi hàng hố đã được chuyển vào máy bay, máy tính sẽ tự động in ra hố đơn và chuyển đến cơ quan hải quan.
- Lược khai điện tử đối với hoạt động NK hàng hĩa bằng đường biển: Cho
phép các hãng vận tải truyền các thơng tin hàng hố và các thơng báo về các chuyến hàng đến trong vịng 48 giờ kể từ khi tàu đến cảng. Ngay sau đĩ, hệ thống EDI của hải quan sẽ tiếp nhận và tự động trả lời đến các hệ thống của các hãng vận tải và lúc
này hàng cĩ thể được phép dỡ khỏi tàu, giảm thiểu các loại giấy tờ khơng cần thiết, giảm bớt tình trạng tắt nghẽn tại bãi container.
1.5.3. Kinh nghiệm Malaysia.
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại phát triển, hải quan Malaysia áp dụng chế độ giải phĩng hàng trực tiếp (The Direct Release System) dựa trên kỹ thuật quản lý rũi ro cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cĩ độ tin cậy cao, thực
hiện nghiêm túc thủ tục hải quan. Hàng hố XNK theo hệ thống này sẽ được giải phĩng ngay sau khi hải quan kiểm tra tờ khai, chứng từ và được chấp nhận, khơng cần qua kiểm tra thực tế hàng hố.
Chế độ giải phĩng hàng trực tiếp gĩp phần quan trọng trong cải tiến thủ tục hải quan, rút ngắn thời gian làm thủ tục, nhưng địi hỏi doanh nghiệp và hải quan
nâng cao tinh thần trách nhiệm. Sau khi thơng quan, nếu phát hiện hàng hố cĩ vấn
đề, hải quan cĩ quyền kiểm tra lại tồn bộ chứng từ, tài khoản, hàng hĩa, nếu phát
hiện lỗi thì phạt rất nặng.
Hiện nay, hải quan Malaysia cũng đang trong quá trình triển khai xây dựng và ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác quản lý. Tuy nhiên, vấn đề kinh
nghiệm được đặt ra ở đây là ở chỗ cách thức sử dụng lực lượng cơng nghệ thơng tin.
Ở Malaysia, lực lượng cơng nghệ thơng tin phục vụ các dự án của Chính phủ do
chính phủ Malaysia quản lý. Khi cần triển khai dự án cho bộ ngành nào thì lực lượng này sẽ được sử dụng cho bộ ngành đĩ, điều này sẽ tạo thuận lợi cho việc triển khai thực hiện và tạo sự thống nhất trong các cơ quan Chính phủ, tiết kiệm chi phí cho quốc gia.
Để tạo ra một cơ sở hạ tầng thơng tin thống nhất và chuẩn hố phục vụ cho
chiến lược Chính phủ điện tử mà trong đĩ hải quan là một thành viên quan trọng,
năm 1995 Chính phủ Malaysia chỉ định cơng ty tư nhân Dagang Net Technology
Sdn Bhd xây dựng hạ tầng mạng để phục vụ cho mục đích này. Hiện nay, tất cả các giao dịch điện tử giữa cơ quan hải quan với cộng đồng doanh nghiệp, với các cơ
của Chính phủ v.v.. đều thơng qua mạng Dagang Net. Dagang Net sẽ chịu trách
nhiệm về việc qui định chuẩn dữ liệu khai hải quan điện tử và giải quyết mọi việc
nếu cĩ tranh chấp xảy ra giữa người khai và cơ quan hải quan đối với việc trao đổi thơng tin.
1.5.4. Kinh nghiệm Hải quan Mỹ
Ở Mỹ, chủ hàng cĩ thể tự làm lấy thủ tục để nhận hàng nhập khẩu, nhưng
thường các chủ hàng khơng tự làm mà thuê các dịch vụ quan thuế làm giúp. Khi hàng đến cửa khẩu, người nhập hàng phải làm thủ tục để lấy hàng. Thủ tục bao
gồm: tờ khai nhập khẩu, bảng tĩm lược nhập hàng và hố đơn. Các hồ sơ trên đều làm theo mẫu in sẵn.
Sau khi nộp hồ sơ, chủ hàng được lấy hàng về, sau đĩ hải quan sẽ làm thủ
tục ấn định mức thuế chính xác cho các lơ hàng và thủ tục này cĩ thể kéo dài đến cả năm. Sau khi xác định được mức thuế chính xác, hải quan sẽ dán lên bảng thơng
báo ở cảng. Nếu chủ hàng khai khơng đúng, hải quan sẽ điều chỉnh và yêu cầu nộp thêm tiền thuế hoặc trả lại tiền thuế thừa cho doanh nghiệp. Nếu sau một năm, hải quan khơng làm gì thì mức thuế doanh nghiệp kê khai mặc nhiên được cơng nhận là mức thuế chính thức.
Luật pháp Mỹ đặt trách nhiệm rất lớn lên doanh nghiệp về tính trung thực của việc khai thuế, và doanh nghiệp phải chịu hồn tồn trách nhiệm về lời khai của mình ( ngay cả trường hợp cơng ty làm dịch vụ thuế quan khai gian, người chịu trách nhiệm trước pháp luật Mỹ chính là chủ hàng). Nếu khai gian, mức phạt cĩ thể tương đương tổng giá trị lơ hàng.
Mỹ là nước cĩ hệ thống khai báo tự động ( Automated Manifest System –
AMS) hiện đại nhất thế giới. AMS của Mỹ là hệ thống đa chức năng cho phép khai báo về việc kiểm kê, kiểm sốt và giải phĩng hàng hố vận chuyển bằng mọi phương thức : đường biển, đường hàng khơng, đường sắt. Thơng qua AMS các
doanh nghiệp cĩ thể:
ít rủi ro cho hàng hĩa thơng qua hệ thống nối mạng giao diện với hệ thống tuyển chọn hàng hố của cơ quan hải quan.
- Qua mạng điện tử cĩ thể đệ trình hoặc sửa đổi các dữ liệu ghi trên hoặc