2.3. Thực trạng quản lý chi thanh tốn cá nhân tại Văn phịng HĐND và
2.3.4. Kiểm soát chi thanh toán cá nhân
Với nhận thức rằng việc đảm bảo minh bạch, công khai, công bằng và đúng đắn trong chi TTCN là rất quan trọng, Chánh Văn phòng thời gian qua đã u cầu kế tốn, Phó Chánh Văn phịng kiểm tra, rà sốt những vấn đề còn tồn tại, vướng mắc trong chi TTCN của Văn phịng, đề xuất với phịng Tài chính - Kế hoạch huyện và UBND huyện giải quyết những vướng mắc này.
Các chủ thể kiểm soát chi thanh toán cá nhân
Tại Văn phịng, chủ thể kiểm sốt chi TTCN gồm: Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng là 2 chủ tài khoản; kế tốn Văn phịng. Các chủ thể kiểm sốt bên ngồi Văn phịng là: HĐND và UBND huyện; phịng Tài chính - Kế hoạch huyện Thuận Châu; Thanh tra Nhà nước huyện; KBNN huyện Thuận Châu.
Nội dung kiểm soát chi TTCN
- Trong lập dự tốn, Chánh Văn phịng, Phó Chánh văn, Kế tốn Văn phịng tập trung kiểm tra, đánh giá khả năng đảm bảo kinh phí cho nhu cầu chi TTCN của Văn phịng để đề xuất dự tốn phù hợp với định hướng, khả năng đảm bảo kinh phí của huyện, số biên chế được giao của Văn phòng.
- Trong chấp hành chi TTCN, Lãnh đạo Văn phòng đã kiểm tra hồ sơ thanh toán do kế toán lập, các hồ sơ thanh tốn do các cán bộ, cơng chức và người lao động lập mà kế toán đã kiểm tra, trình ký duyệt nhằm phát hiện các sai sót như khơng đúng theo dự tốn, khơng đúng định mức chi, thay đổi ngạch bậc lương nhưng không cập nhật trong hồ sơ thanh toán; những thay đổi trong các chế độ phụ cấp nhưng chưa cập nhật, các chứng từ cần thiết thanh tốn cơng tác phí chưa đầy đủ, định mức chi cơng tác phí chưa đúng trong hồ sơ; các lỗi kỹ thuật về mẫu biểu thanh tốn, chữ ký, đơn vị tính. Lỗi trong chấp hành chi TTCN không đáng kể nhưng phát hiện ra những lỗi trong bảng 2.8 cho thấy Lãnh đạo Văn phịng đã ý thức và có trách nhiệm trong cơng tác kiểm tra chi TTCN.
Bảng 2.8: Một số phát hiện trong kiểm tra của Lãnh đạo Văn phòng đối với hồ sơ chi TTCN trong năm 2019
Lỗi phát hiện trong hồ sơ thanh toán Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
1 Thay đổi ngạch bậc lương nhưng chưa
bổ sung trong hồ sơ 1 1 0 0
2 Thay đổi trong các chế độ phụ cấp nhưng
chưa cập nhật 0 0 1 0
3 Một số khoản chi bổ sung trong năm
chưa đúng định mức chi 0 1 2 0
Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Thuận Châu
- Kiểm soát sau khi chi TTCN: Nội dung mà Văn phịng kiểm tra, kiểm sốt là xem các khoản TTCN nếu chuyển qua ngân hàng thì cán bộ, cơng chức và người lao động của Văn phòng đã nhận được hay chưa. Nhìn chung theo quan sát của Lãnh đạo Văn phịng và cán bộ Kế tốn, chưa có thơng tin về thắc mắc liên quan đến việc chuyển tiền muộn hay tiền không về tài khoản của người lao động. Người lao động cũng không thắc mắc về các khoản chi trả TTCN.
Hơn thế nữa, phịng Tài chính - Kế hoạch huyện Thuận Châu kiểm tra chi TTCN của Văn phòng qua kiểm tra dự toán chi TTCN, kiểm tra quyết toán và giám sát thường xun cơng tác tài chính của Văn phịng để kịp thời giải đáp thắc mắc. Thanh tra nhà nước huyện Thuận Châu thanh tra ngân sách huyện Thuận Châu theo kế hoạch thanh tra định kỳ. Thanh tra chủ yếu phát hiện các sai sót trong chi đầu tư của huyện, các phát hiện trong chi thường xuyên, chi TTCN rất ít. Văn phòng chưa vi phạm trong chi TTCN trong 3 năm 2018 - 2020. HĐND huyện Thuận Châu giám sát tài chính ngân sách huyện bao gồm cơng tác tài chính của Văn phịng.
KBNN huyện Thuận Châu kiểm sốt chi TTCN để phát hiện các sai sót, vi phạm trong hồ sơ thanh tốn của Văn phịng. KBNN huyện Thuận Châu khi kiểm sốt hồ sơ thanh tốn có phát hiện một số món u cầu điều chỉnh hạch tốn trước khi KBNN chấp nhận cấp phát. Tổng số món chưa đủ điều kiện cấp phát trong 2018-2020: 4 món, tổng tiền từ chối cấp phát trước khi điều chỉnh hạch toán: 66,67 triệu đồng.
Bảng 2.9 : Một số món u cầu điều chỉnh hạch tốn trước khi KBNN huyện Thuận Châu chấp nhận cấp phát
1 Món chưa đủ điều kiện cấp phát món 02 01 02 2 Tiền từ chối cấp phát trước khi điều
chỉnh hạch toán triệu đồng 22,8 0,468 45,4
Nguồn: KBNN huyện Thuận Châu
Hình thức kiểm sốt chi TTCN:
Văn phịng HĐND và UBND huyện Thuận Châu đã giám sát chi TTCN qua các chủ thể kiểm tra của Văn phịng, kiểm tra định kỳ. Phịng Tài chính - Kế hoạch huyện Thuận Châu, Thanh tra nhà nước huyện Thuận Châu kiểm tra định kỳ, HĐND huyện Thuận Châu thực hiện giám sát theo chu trình ngân sách.
Về cơ bản, Lãnh đạo Văn phịng đã tích cực và có trách nhiệm trong kiểm sốt chi TTCN, cơng tác kiểm sốt chi TTCN của Lãnh đạo Văn phịng có phát hiện một số sai sót của kế tốn Văn phịng. Kiểm sốt chi cịn có các chủ thể bên ngồi khác giúp chấn chỉnh nhiệm vụ quản lý của Văn phòng.
Hộp 2.5: Kết quả phỏng vấn kiểm sốt chi TTCN
Hỏi: Ơng (bà) đánh giá như thế nào về kiểm sốt chi TTCN của Văn phịng HĐND
và UBND Huyện Thuận Châu? Có cần khắc phục điểm nào mà ơng bà thấy cịn hạn chế?
Trả lời của Chánh Văn phòng:
Theo Quy chế chi tiêu nội bộ, Văn phòng đã kiểm tra, giám sát chặt chẽ các khoản TTCN tránh xảy ra những sai sót ảnh hưởng đến CB, CC, VC, NLĐ của Văn phòng, cụ thể là kiểm tra khâu lập dự tốn trước khi gửi phịng Tài chính - Kế hoạch huyện, kiểm tra hồ sơ thanh tốn đúng quy định thì mới gửi KBNN. CB, CC và NLĐ được thông báo đầy đủ về các khoản chi TTCN. Tuy nhiên, trong thời gian tới chúng tơi sẽ hồn thiện quy chế chi tiêu nội bộ đầy đủ hơn về trách nhiệm và phạm vi xét duyệt kiểm tra để rõ ràng và minh bạch hơn.
Trả lời của Phó Chánh Văn phịng:
Phịng Tài chính - Kế hoạch huyện đã kiểm tra và hướng dẫn cho Văn phịng về cơng tác chi TTCN, cơng việc này làm trong kỳ lập dự tốn và các thời điểm quyết tốn chi. Văn phịng ít gặp các sai sót trong chi TTCN do khá đơn giản. Tuy nhiên sẽ cập nhật hơn các văn bản chính sách trong chi TTCN.
Nguồn: Kết quả phỏng vấn của tác giả, tháng 4/2021