2.3. Thực trạng quản lý chi thanh tốn cá nhân tại Văn phịng HĐND và
2.3.2. Chấp hành dự toán chi thanh toán cá nhân
Bước 1: Kế tốn Văn phịng hướng dẫn các cơng chức của Văn phịng làm thủ tục thanh tốn các khoản chi TTCN theo đúng quy định pháp luật, kế toán giải đáp những thắc mắc của công chức về chi TTCN, kịp thời xin hỗ trợ từ phịng Tài chính - Kế hoạch huyện Thuận Châu để hỗ trợ khi có vướng mắc trong q trình làm các thủ tục TTCN. Do Văn phịng khơng có các đơn vị trực thuộc nên cơng tác hướng dẫn cho cá nhân công chức khá đơn giản.
Bước 2: Thanh tốn kinh phí cho chi TTCN
Để thanh tốn kinh phí cho chi TTCN, kế tốn Văn phịng tham mưu cho Chánh Văn phịng lập dự tốn chi tiêu hàng tháng, hàng quý để theo dõi và thông qua Chánh Văn phòng, đảm bảo việc chi TTCN kịp thời và đúng theo các quy định của nhà nước.
Thanh tốn kinh phí cho chi TTCN tại Văn phịng dựa vào các quy định pháp luật và Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phịng. Trong thanh tốn các khoản chi này, Văn phòng tuân thủ các nguyên tắc sau: (1) Khơng tăng biên chế và kinh phí hành chính đã được UBND huyện phê duyệt trừ các trường hợp như sau: Điều chỉnh biên chế theo quyết định của cấp trên; được giao thêm nhiệm vụ theo quyết định của các cấp có thẩm quyền mà chưa được tính tốn khi giao dự tốn kinh phí; thay đổi chính sách tiền lương, điều chỉnh tỷ lệ phân bổ NSNN; (2) Không được vượt quá chế độ
chi hiện hành do các cấp có thẩm quyền quy định; (3) Phù hợp với hoạt động đặc thù của cơ quan, đảm bảo đủ điều kiện cho hoạt động chung của cơ quan và cán bộ, cơng chức, người lao động hồn thành tốt nhiệm vụ được giao; (4) Bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho người lao động; (5) Mọi việc chi tiêu phải đảm bảo đúng chế độ, ngun tắc tài chính và có đủ hố đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định hiện hành của Nhà nước; (6) Công khai, dân chủ minh bạch trong quản lý và sử dụng tài chính của đơn vị. Cụ thể:
Tiền lương, tiền cơng, phụ cấp lương và các khoản đóng góp, phúc lợi tập thể đối với lao động tại Văn phịng, mức thanh tốn cho lao động từ nguồn kinh phí tự chủ theo Quy chế chi tiêu nội bộ. Các khoản không tự chủ theo đúng định mức hiện tại của Nhà nước quy định. Tiền lương và các khoản đóng góp trả theo quy định ngạch bậc công chức. Tiền công của lao động hợp đồng được trả theo thoả thuận giữa Chánh Văn phòng và người lao động (được cụ thể trong hợp đồng lao động).
Tiền lương đối với cán bộ trong thời gian nghỉ phép, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, chờ nghỉ chế độ, trong thời gian tập sự được thực hiện theo Bộ Luật lao động và Luật bảo hiểm xã hội quy định.
Thanh toán tiền lương, tiền bồi dưỡng đối với những ngày chưa nghỉ phép: Đối tượng được thanh tốn là cán bộ, cơng chức do u cầu cơng việc khơng thể bố trí cho cán bộ, cơng chức, người lao động nghỉ phép hoặc bố trí khơng đủ số ngày nghỉ phép theo quy định. Những cán bộ, công chức không nghỉ hết phép và khơng có nhu cầu nghỉ phép thì những ngày chưa nghỉ khơng được thanh tốn.
Thanh tốn phụ cấp thêm giờ cho người lao động: Phụ cấp làm thêm giờ chỉ thanh tốn đối với cơng việc đột xuất, phát sinh được Lãnh đạo Văn phòng xác nhận trong trường hợp khơng bố trí được nghỉ bù do làm ngồi giờ. Nếu trường hợp do bố trí cơng việc chưa hợp lý dẫn đến việc khơng hồn thành chức trách, nhiệm vụ được giao trong giờ hành chính, cơng chức đó phải làm thêm giờ thì cơng chức khơng được thanh tốn khoản phụ cấp này.
Thanh toán tiền lương tăng thêm cũng được Văn phịng quy định và thực hiện đầy đủ. Ngồi các khoản thanh toán hàng tháng và chi trả định kỳ khác, chi trả theo hoạt động phát sinh, Văn phòng HĐND và UBND huyện Thuận Châu cũng đã
sử dụng nguồn kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm được để TTCN bổ sung cho người lao động. Cuối năm ngân sách, sau khi đã hồn thành cơng việc được giao, nếu số chi thực tế thấp hơn số dự tốn kinh phí được giao thực hiện chế độ tự chủ, thì phần chênh lệch này được xác định là kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm được. Căn cứ nguồn kinh phí tiết kiệm được, Chánh Văn phòng quyết định phương án sử dụng nguồn tiết kiệm như sau: bổ sung tăng thu nhập tiền lương: 80%; Trích lập quỹ phúc lợi: 20%.
Thanh tốn tiền lương tăng thêm đảm bảo công bằng, động viên những người tích cực trong cơng tác đem lại hiệu quả và nâng cao chất lượng công việc, đánh giá đúng mức độ đóng góp, việc phân phối thu nhập được xác định theo thành tích xếp theo 3 loại: Loại A: tương ứng hệ số 1,0; Loại B: tương ứng hệ số 0,6; Loại C: tương ứng hệ số 0,3. Văn phòng quy định rõ các tiêu chí xếp loại này trong Quy chế chi tiêu nội bộ. Căn cứ kết quả tiết kiệm chi hàng năm, Lãnh đạo Văn phòng quyết định hệ số tiền lương tăng thêm trên cơ sở có sự bàn bạc của Chi bộ, Cơng đồn. Hệ số tiền lương tăng thêm tối đa không vượt quá 01 lần lương hiện cán bộ đó đang hưởng. Hệ số này được xây dựng dựa trên lương cấp bậc, chức vụ, các khoản phụ cấp nếu có, hiệu quả cơng tác, xếp loại A, B, C của cán bộ, công chức và người lao động. Thanh toán tiền lương tăng thêm cho từng cán bộ, viên chức, người lao động vào tháng cuối cùng của năm sau khi xác định được quỹ lương trả thu nhập tăng thêm của năm. Tiền lương tăng thêm do tiết kiệm phân phối cho từng cá nhân được xác định bằng tổng số kinh phí đã tiết kiệm được cả năm (80%) chia cho hệ số lương, cấp bậc, chức vụ bình quân cả đơn vị nhân với hệ số quy đổi của từng cán bộ viên chức. Hệ số quy đổi của mỗi cán bộ viên chức được tính bằng hệ số lương cấp bậc, chức vụ, hiệu quả công tác (xếp loại A, B, C).
Thanh tốn các khoản phúc lợi được Văn phịng thực hiện theo quy chế chi tiêu nội bộ. Quỹ phúc lợi là 20% nguồn kinh phí tiết kiệm từ kinh phí quản lý hành chính của Văn phịng. Văn phịng hiện tại thanh tốn 3 khoản phúc lợi: thanh toán các khoản chi các ngày lễ, tết; thanh toán thăm hỏi; thanh toán hỗ trợ các đồn thể của cơ quan. Thanh tốn các khoản TTCN nhân các ngày lễ tết hiện nay ở Văn
phịng là thanh tốn các ngày Tết dương lịch, Tết Nguyên đán, 30/4, 1/5, 2/9 tuỳ theo nguồn kinh phí được trích, mức thanh tốn hiện nay ở Văn phịng đảm bảo tiết kiệm, tránh lãng phí, mức thanh tốn 1.000.000đ - 3.000.000đ/người/năm. Thanh toán các khoản chi thăm hỏi: (1) Thăm hỏi, trợ cấp cán bộ cơ quan bị ốm đau, hoạn nạn tai nạn nặng hoặc mắc bệnh hiểm nghèo: 2.000.000 đồng; ốm nằm viện dài ngày, sinh để được trợ cấp: 500.000 đồng; nằm viện phải mổ trợ cấp: 1.000.000 đồng; chi thăm hỏi người ốm điều trị tại nhà nghỉ việc từ 3 ngày trở lên: 300.000 đồng; chi quà mừng hôn lễ cán bộ, công chức và người lao động trong cơ quan tổ chức hôn lễ: 500.000 đồng; (2) Thăm hỏi đối với bố, mẹ đẻ, anh, chị em ruột vợ (hoặc chồng), con ốm đau, hoạn nạn: như thăm hỏi người thân cán bộ, nhân viên qua đời; chi thăm hỏi ốm đau, tai nạn phải nằm viện; chi động viên công chức, người lao động chuyển công tác; chi mua quà chia tay nghỉ hưu cho công chức, người lao động nghỉ hưu; (3) Chi hỗ trợ hoạt động các đoàn thể của cơ quan: Chi hỗ trợ hoạt động của Tổ Cơng đồn: 15.000.000 đồng/năm; Chi hỗ trợ Ban Khuyến học: 5.000.000 đồng/năm.
Hộp 2.3: Kết quả phỏng vấn tình hình chấp hành chi TTCN
Hỏi: Ông (bà) đánh giá như thế nào về chấp hành chi TTCN của Văn phòng HĐND
và UBND huyện Thuận Châu? Có cần khắc phục điểm nào mà ơng bà thấy cịn vướng mắc, hạn chế?
Trả lời của Kế tốn văn phịng:
Hồ sơ thanh tốn các khoản chi lương tiền cơng, phúc lợi, phụ cấp, tiền cơng tác phí v.v.v đều được Văn phòng lập đầy đủ, đúng quy định theo đúng chuân mực hồ sơ thanh toán, tuân thủ các chế độ tiêu chuẩn và định mức chi TTCN. Các khoản phân bổ dự tốn bổ sung cũng vậy. Chánh Văn phịng đã kiểm tra hồ sơ thanh toán trước khi ký duyệt, yêu cầu chỉnh lại hồ sơ thanh toán theo đúng quy định khi phát hiện một số điểm chưa hợp lý trong hồ sơ thanh toán.
Trả lời của Chánh Văn phịng:
Nhìn chung chấp hành chi TTCN ở Văn phịng là nghiêm túc, đảm bảo quy định, tiết kiệm chi, minh bạch và cơng khai trong thanh tốn.
Nguồn: Kết quả phỏng vấn của tác giả, tháng 4/2021
người lao động của Văn phịng đã nêu cao tinh thần kiệm chống lãng phí. Chánh Văn phịng ln chỉ đạo Phó Chánh Văn phịng và kế tốn phải có trách nhiệm, ý thức tự giác, thực hành tiết kiệm, phải chịu trách nhiệm trước khi yêu cầu cán bộ, cơng chức, người lao động của Văn phịng nêu cao tinh thần kiệm chống lãng phí trong TTCN. (kết quả phỏng vấn Hộp 2.3)
Kết quả chấp hành chi TTCN tại Văn phòng:
Tổng chấp hành chi TTCN hàng năm của Văn phịng đúng bằng tổng số phân bổ dự tốn mà UBND huyện Thuận Châu đã phân bổ cho Văn phịng. Số chấp hành chi từ 2 nguồn kinh phí tự chủ và nguồn kinh phi không tự chủ.
Bảng 2.5: Kết quả chấp hành chi TTCN tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Thuận Châu ĐVT: Triệu đồng TT Tiêu chí 2018 2019 2020 Tổng Nguồn tự chủ Nguồn không tự chủ Tổng Nguồn tự chủ Nguồn không tự chủ Tổng Nguồn tự chủ Nguồn không tự chủ Tổng chi TTCN 3.579,16 3.091,91 487,25 3.804,73 3.575,96 228,76 3.870,07 3.616,81 253,25 1 Tiền lương 1.306,57 1.213,40 93,164 1.343,24 1.297,73 45,505 1.230,81 1.230,81 - Lương theo ngạch, bậc 1.306,57 1.213,40 93,164 1.343,24 1.297,73 45,505 1.230,81 1.230,81 Lương khác - - - 2 Tiền công 150,757 145,556 5,201 275,443 266,3 9,143 414,774 414,774 - Tiền công theo HĐ 150,757 145,556 5,201 275,443 266,3 9,143 414,774 414,774 3 PC lương 1.418,83 1.278,61 140,217 1.364,01 1.332,94 31,07 1.221,73 1.210,64 11,084 PC chức vụ 81,04 75,63 5,406 85,00 82,14 2,861 76,79 76,79 PC khu vực 208,35 201,5 6,858 178,78 172,91 5,87 155,85 155,85 PC thu hút 47,00 45,12 1,873 60,96 58,84 2,11 42,05 42,05 Phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ 253,28 251,30 1,972 187,38 185,01 2,36 207,53 207,53 Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm 3,228 3,12 0,108 3,45 3,336 0,12 3,57 3,576 Phụ cấp đại biểu HĐND 138,02 138,02 285,13 285,13 285,36 285,36 PC trách nhiệm theo nghề, theo công việc 28,32 27,43 0,891 21,98 21,12 0,852 17,25 17,255 PC trực - 156,18 156,18 70,27 70,27 PCTN vượt khung, PC thâm niên nghề 12,779 11,89 0,882 17,16 16,57 0,597 19,81 19,81 Phụ cấp công tác Đảng 39,20 39,03 0,162 10,01 9,59 0,42 - Phụ cấp công vụ 354,08 341,44 12,63 346,98 334,74 12,23 332,11 332,11 Phụ cấp khác 253,50 144,07 109,42 10,95 7,325 3,628 11,08 11,084 4 Học bổng HSSV - - 8 8
TT Tiêu chí 2018 2019 2020 Tổng Nguồn tự chủ Nguồn không tự chủ Tổng Nguồn tự chủ Nguồn không tự chủ Tổng Nguồn tự chủ Nguồn không tự chủ Sinh hoạt phí CB đi học - - 8 8 5 Tiền thưởng - - - 6 Phúc lợi tập thể 239,95 229,80 10,14 318,37 285,79 32,58 421,15 375,67 45,48 Tiền tàu xe nghỉ phép năm 3,18 3,18 4,7 4,7 2,68 2,68 Các khoản khác 236,77 226,62 10,14 313,67 281,09 32,58 418,47 372,99 45,48 7 Các khoản đóng góp 369,75 224,53 145,22 394,51 383,43 11,08 384,92 384,92 - BHXH 17,5% 298,23 179,61 118,61 298,69 289,33 9,36 292,84 292,84 BHYT 3% 40,20 22,10 18,10 52,36 50,89 1,46 51,67 51,67 KPCĐ 2% 29,65 22,045 7,60 32,25 32,252 27,74 27,74 BHTN 1% 1,30 0,77 0,53 2,59 2,5 4,04 4,04 BHTNLĐ 0,5% 0,36 0,36 8,60 8,35 0,24 8,61 8,61 8 Các khoản khác 93,3 93,3 109,15 9,76 99,38 188,68 188,68 Tiền ăn - - - Các khoản chi cá nhân khác 93,3 93,3 109,45 9,768 99,68 188,68 188,68
Nguồn: Văn phịng HĐND và UBND huyện Thuận Châu
Bước 3: Thanh tốn bổ sung: Trong năm thực hiện dự tốn, Văn phịng đã được cấp kinh phí bổ sung từ nguồn khơng tự chủ cho các nhiệm vụ chính trị của Văn phịng như: các khoản chi TTCN cho tổ chức hội nghị, hội thảo. Theo quy định, kế tốn Văn phịng lập dự tốn bổ sung, đề nghị phịng Tài chính - Kế hoạch huyện Thuận Châu thẩm định, trình UBND huyện phê duyệt.
Các khoản thanh toán bổ sung thực hiện và thanh toán theo quy định chi ngân sách. Tuy nhiên khoản bổ sung này khơng nhiều, năm 2018 có 133,87 triệu bổ sung cho chi TTCN, năm 2019 là 34,36 triệu đồng, năm 2020 là 25,20 triệu đồng.
Bảng 2.6: Thanh tốn kinh phí bổ sung cho chi TTCN tại Văn phịng HĐND và UBND huyện Thuận Châu
Đơn vị: triệu đồng
Nội dung Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Tổng chi TTCN bổ sung 133,87 34,36 25,20
1 Kinh phí tự chủ 0 0 0
2 Kinh phí khơng tự chủ 133,87 34,36 25,2
Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Thuận Châu