3.2. Giải pháp hồn thiện quản lý chi thanh tốn cá nhân tại Văn phòng HĐND
3.2.2. Hồn thiện lập dự tốn chi thanh tốn cá nhân
Căn cứ của giải pháp:
Lập dự tốn chi TTCN ln là nhiệm vụ phức tạp nhất trong quản lý chi TTCN của Văn phòng, nguyên nhân như đã trao đổi ở trên là quy trình NSNN với nhiều hoạt động đan xen, tách bạch khó khăn và khơng phụ thuộc nhiều vào sự chủ động của chính Văn phịng. Giải pháp sau đây làm sao để Văn phòng làm tốt nhất cơng tác lập dự tốn trong phạm vi thẩm quyền quyết định và tham mưu đề xuất của Văn phòng.
Nội dung của giải pháp cụ thể như sau:
được duyệt để có căn cứ cho xây dựng dự tốn chi TTCN của Văn phịng chính xác. Ngồi phối hợp với phịng Tài chính - Kế hoạch huyện, Văn phịng phối hợp với phịng Nội vụ để rà sốt biên chế chính xác hơn. Việc rà sốt biên chế cần làm thận trọng chính xác song song với thực hiện chính sách tinh giản biên chế của huyện, cơng chức đến tuổi nghỉ hưu của Văn phịng. Việc rà sốt cả số mục tiêu tinh giản và nghỉ hưu nếu có giúp Văn phịng xác định chính xác số biên chế, tính tốn đầy đủ các khoản chi lương, tiền cơng, phụ cấp và các khoản chi khác có liên quan đến biên chế chính xác nhất. Việc rà sốt này giúp lập dự tốn chính xác hơn, tránh việc đề xuất dự tốn cao hơn so với số có thể được chấp nhận, dẫn đến việc điều chỉnh dự toán phức tạp trong q trình ngân sách của Văn phịng.
- Song song với rà sốt biên chế, Văn phịng rà sốt các chức năng nhiệm vụ thường xuyên và có thể bổ sung trong năm để tính tốn khối lượng cơng việc liên quan đến tiền công phải trả cho người lao động và các khoản kinh phí chi TTCN lấy từ nguồn kinh phí khơng tự chủ. Rà sốt giúp xây dựng dự tốn tiền cơng chính xác hơn và các khoản chi từ kinh phí khơng tự chủ có tính khả thi hơn cho chi TTCN của Văn phòng.
- Kế tốn Văn phịng cần thường xun cập nhật thay đổi chế độ, tiêu chuẩn, thay đổi định mức chi để xây dựng dự toán chi TTCN đúng và hợp pháp. Đặc biệt các thay đổi trong lương cơ bản, thay đổi các chế độ phụ cấp, thay đổi hệ số ngạch bậc của công chức trong Văn phịng, thay đổi mức khen thưởng, cơng tác phí theo quy chế chi tiêu nội bộ, thay đổi các mức phúc lợi theo quy chế chi tiêu nội bộ v.v. Kế tốn cần duy trì kênh trao đổi với phịng Tài chính - Kế hoạch trong q trình lập dự tốn để bám sát những thay đổi của Trung ương, của tỉnh Sơn La và của huyện Thuận Châu để lập dự toán sát nhất với những thay đổi này.
- Lãnh đạo Văn phòng làm rõ các chủ trương của UBND huyện Thuận Châu về hướng lập dự toán chi NSNN và lập dự toán chi TTCN. Việc định hướng tăng cần rõ ràng và tránh để hiện tượng tăng giảm lên xuống số dự tốn gây phức tạp cho Văn phịng. Về cơ bản dự tốn tuyệt đối phải có căn cứ là biên chế và nhiệm vụ cũng như như định mức chi. Tình trạng dự toán thường xuyên thoát ly các định mức, quy định, thoát ly các văn bản nhiệm vụ cần được khắc phục trong thời gian tới.
là xa rời thực tế, làm cho các định mức khơng có ý nghĩa, vậy nên khi định mức có bị lạc hậu thì các cơ quan quản lý nhà nước không thấy được sự cấp thiết phải điều chỉnh định mức.
Hơn nữa dự toán mà căn cứ theo biên chế chính xác là điều kiện để cải cách tiền lương cho CB, CC, VC và NLĐ của cơ quan nhà nước. Tất nhiên không thể một sớm một chiếu thực hiện được mục tiêu này, nhưng nếu dự toán theo sát với biên chế và theo nhiệm vụ sẽ là căn bản cho cải cách tiền lương trong thời gian tới, là nhân tố động viên để cải thiện hiệu quả làm việc ở khu vực nhà nước.
3.2.3. Hồn thiện chấp hành dự tốn chi thanh toán cá nhân
Căn cứ thực tiễn của giải pháp
Chấp hành dự tốn là bước tiếp theo, mặc dù khơng có nhiều vấn đề trong thực hiện nhưng đây là bước quyết định các khoản TTCN được đến với CB, CC, VC và NLĐ đúng, đủ và kịp thời nhất.
Nội dung của giải pháp:
Khi giao dự tốn, Chánh Văn phịng và cán bộ kế tốn cần trao đổi dự toán chi TTCN với phịng Tài chính - Kế hoạch huyện để giải quyết những điểm chưa rõ ràng về dự tốn, u cầu hướng dẫn từ phịng Tài chính - Kế hoạch huyện nêu thấy cần thiết.
Do mấy năm qua, số phân bổ dự tốn của UBND huyện Thuận Châu cho Văn phịng thấp hơn số dự toán giao theo quyết định giao dự toán của UBND huyện Thuận Châu, ngun nhân đã nói trên. Do vậy, Văn phịng cần chủ động trong lập dự toán phân bổ sát với thực tế biên chế và nhiệm vụ của Văn phịng trước khi tổ chức thanh tốn cho CB, CC, NLĐ. Lãnh đạo Văn phịng tìm hiểu lý do phân bổ thấp hơn so với số giao dự toán để rút kinh nghiệm trong kỳ dự toán để tránh việc lập dự toán phân bổ khá xa dự toán được giao hàng năm.
Hồ sơ thanh toán chi TTCN để tránh bị từ chối thanh toán cần được rà soát đầy đủ, hợp lệ. Kế toán cần khắc phục các lỗi trong lập hồ sơ, chứng từ thanh toán như thay đổi ngạch bậc lương nhưng chưa bổ sung trong hồ sơ thay đổi trong các chế độ phụ cấp nhưng chưa cập nhật; một số khoản chi bổ sung trong năm chưa đúng định mức chi. Hồ sơ thanh toán cần đảm bảo đúng thời gian thanh toán các khoản chi cá nhân cho CB, CC và NLĐ đúng theo quy định nhà nước trong điều
kiện Văn phịng đã được khốn biên chế và quỹ tiền lương, khốn kinh phí và được tự chủ chi. Hồ sơ thanh tốn cần phân nhóm hồ sơ thanh tốn trước, kiểm soát sau và hồ sơ kiểm soát trước và thanh toán sau để đảm bảo theo đúng kiểm soát chi của KBNN. Trong chấp hành về hồ sơ thanh toán cần thực hiện nghiêm chỉnh Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí ban hành năm 2013; gắn trách nhiệm chi TTCN với cải cách hành chính. Chánh Văn phịng thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ cần giám sát chặt chẽ hồ sơ thanh tốn để giảm thiểu những khoản khơng theo đúng dự tốn, khơng đúng định mức và nhiệm vụ nhằm cải thiện hiệu quả chi TTCN.
Kế tốn Văn phịng cần xây dựng phương án sử dụng nguồn kinh phí, hạch tốn riêng các nội dung cho hoạt động thường xuyên của Văn phịng theo kinh phí tự chủ và các nội dung chi từ phần kinh phí khơng tự chủ để báo cáo công khai với CB,CC và NLĐ được biết.
Phát huy vai trò của CB, CC và NLĐ trong kiểm tra các khoản thanh tốn của mình có sai sót khơng, có ý kiến với kế tốn để điều chỉnh như hệ số lương, thời hạn lên lương, mức phụ cấp hàng tháng.v.v.v, việc chuyển tiền qua tài khoản ATM kịp thời hay không. Do cơng khai dự tốn chi TTCN nên mọi CB, CC và NLĐ đều tiếp cận được dự toán. Trong chấp hành thanh toán, CB, CC và NLĐ giám sát việc thanh toán cá nhân nhằm đảm bảo việc chấp hành Luật NSNN và các quy định đưới Luật, đảm bảo việc chi theo dự toán được duyệt, đúng tiêu chuẩn, định mức chi, từ đó đảm bảo quyền lợi của mỗi CB, CC và NLĐ.
Văn phòng phối hợp chặt chẽ với KBNN huyện Thuận Châu để tìm hiểu các nguyên nhân từ chối thanh toán và yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ thanh toán. Nắm bắt các nguyên nhân này là cập nhật thêm những thay đổi chính sách chế độ về TTCN trong đó có những thay đổi trong cách thức kiểm sốt chi thanh toán của KBNN đối với chi thường xuyên như theo Thơng tư 62/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đặc biệt là, Văn phịng cần hiểu rõ về trường hợp khoản chi sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi của Nhà nước để kịp thời điều chỉnh tránh vi phạm pháp luật trong thanh toán chi cá nhân. Hơn nữa việc phối hợp với KBNN huyện Thuận Châu để hiểu rõ hơn những điểm cần điều chỉnh trong quy chế chi tiêu nội bộ, là căn cứ để kiểm soát chi TTCN từ nguồn kinh phí tự chủ.
Căn cứ thực tiễn của giải pháp
Chất lượng báo cáo quyết toán sẽ chắc chắn hơn, tránh phải điều chỉnh quyết toán nếu việc đối chiếu quyết toán thận trọng hơn và hồ sơ quyết tốn có thuyết minh chính xác hơn.
Nội dung cụ thể của giải pháp:
Tăng cường cơng tác rà sốt số liệu, chứng từ chi TTCN để lập báo cáo quyết tốn chi TTCN chính xác, hợp pháp với nhiệm vụ là đơn vị sử dụng NSNN. Văn phịng cần rà sốt số liệu để đảm bảo thể hiện các khoản chi TTCN một cách đầy đủ hồ sơ chứng từ. Các khoản chi TTCN của Văn phòng phải được hạch toán đầy đủ, hợp pháp và báo cáo đầy đủ với UBND huyện Thuận Châu qua phịng Tài chính - Kế hoạch huyện.
Việc giải trình báo cáo quyết tốn chi TTCN của Văn phịng cần đảm bảo giải trình chi theo đúng dự toán (sau điều chỉnh bổ sung), chi theo đúng quy định đang còn hiệu lực thực hiện, chi đúng định mức đang áp dụng, mục đích chi với chứng từ đầy đủ cho việc chi này. Tóm lại, việc hồn thiện báo cáo quyết toán chi TTCN là một lần kiểm tra lại tính đúng đắn, hợp pháp, đầy đủ, công khai, minh bạch các khoản chi TTCN đã được chi trong năm, do đó đây là cơng việc hết sức quan trọng để rà sốt lại tồn bộ chu trình ngân sách của đơn vị, kể cả khâu dự toán chi TTCN.
Qua cơng tác quyết tốn để Lãnh đạo văn phịng nhìn thấy rõ các khoản chi đã đúng dự tốn và đạt được dự toán, hay thấp hoặc cao hơn dự toán và rà soát nguyên nhân tại sao, cần điều chỉnh gì trong lập dự tốn, chấp hành chi cho các năm ngân sách tiếp theo.
Qua cơng tác quyết tốn để Lãnh đạo Văn phịng nắm được kinh phí cấp cho TTCN của Văn phòng thực tế như thế nào, tại sao một số khoản chưa được cấp theo dự toán được giao, việc điều chỉnh trong năm về dự toán hay dự tốn bổ sung đã đúng chưa? chứ khơng đơn giản là vấn đề chi đủ và đảm bảo chứng từ và hạch tốn sổ sách đầy đủ. Việc nhìn nhận quyết tốn đúng với vai trị, vị trí của nó giúp Văn phịng đề xuất với UBND huyện Thuận Châu về cơng tác quản lý NSNN.
3.2.4. Hồn thiện kiểm sốt chi thanh tốn cá nhân
Căn cứ của giải pháp:
cập nhật được cơng cụ phương pháp kiểm sốt hiện đại. Chưa chủ động phối hợp với các chủ thể kiểm sốt bên ngồi. Chưa phát huy vai trị kiểm sốt của NLĐ trong cơ quan. Vì vậy Văn phịng cần thực hiện tốt hơn nhiệm vụ kiểm soát chi TTCN trong những năm tới theo định hướng công khai minh bạch chi NSNN và tăng trách nhiệm của các đơn vị sử dụng NSNN. Kiểm sốt chi TTCN giúp tiết kiệm chi, tránh lãng phí và tiếp tục cải thiện đời sống của CB, CC và NLĐ.
Nội dung cụ thể của giải pháp:
Nâng cao năng lực và ý thức trách nhiệm của các chủ thể kiểm soát nội bộ, nhất là kế toán Văn phịng. Tăng cường sử dụng các cơng cụ, phương pháp ứng dụng cơng nghệ thơng tin để kiểm sốt chi TTCN.
Về hình thức kiểm sốt: cần có sự kết hợp các hình thức như kiểm sốt trong dự tốn, kiểm sốt trong chấp hành chi kết hợp với kiểm soát sau thanh toán. Nâng cao chất lượng kiểm soát chi TTCN, đảm bảo các thông tin phản hồi phải được xử lý và đưa ra biện pháp kịp thời, đảm bảo CB, CC và NLĐ đã được thanh toán là đúng quy định, đúng định mức tiêu chuẩn và khơng có vướng mắc, phàn nàn trong TTCN. Duy trì giám sát, kiểm tra thường xuyên; xây dụng và thực hiện nghiêm túc các kế hoạch kiểm sốt định kì. Kiểm sốt đột xuất phải được Lãnh đạo và cán bộ quản lý can thiệp khi thấy dấu hiệu nghi ngờ, tránh tình trạng thấy tình hình có vẻ “yên ắng” nên bỏ qua kiểm soát đột xuất.
Về nội dung kiểm soát: cần tập trung kiểm soát lập dự toán, soát xét lại sau một năm ngân sách lập dự tốn chi TTCN ở Văn phịng đang vướng mắc ở đâu để có giải pháp kịp thời xử lý hoặc đề xuất với UBND huyện Thuận Châu vì đây là nhiệm vụ quan trọng nhất của tồn bộ chu trình ngân sách.
Phối hợp sát sao với phịng Tài chính - Kế hoạch huyện Thuận Châu, KBNN huyện Thuận Châu trong kiểm tra, kiểm soát để phát hiện những sai sót do thay đổi chế độ chính sách, thay đổi trong cách hạch tốn các khoản chi TTCN, trong lập dự toán chi, quyết toán chi TTCN để rút ra những kinh nghiệm cho quản lý chi tốt hơn trong năm ngân sách tiếp theo.
Kiểm tra kiểm soát căn cứ theo quy chế chi tiêu nội bộ. Quy chế chi tiêu nội bộ là một công cụ để Văn phịng kiểm sốt chi TTCN, do vậy cần phát huy vai trò của Quy chế, rà soát loại việc thực hiện chi TTCN theo các mục đích, nguyên tắc và
các quy định chi đã được ban hành trong Quy chế của Văn phòng.
Hàng tháng, hàng quý báo cáo tình hình chi TTCN, chi NSNN cho UBND huyện Thuận Châu để kịp thời giải quyết các vướng mắc trong thực hiện chi NSNN. Cần tăng cường vai trò kiểm tra giám sát của CB, CC và NLĐ bằng việc giải trình các khoản TTCN theo các hình thức cơng bố cơng khai khác nhau.
3.2.5. Giải pháp khác
Căn cứ của giải pháp:
Ngồi 4 nhóm giải pháp hướng tới khắc phục các điểm yếu trong việc thực hiện quá trình quản lý chi TTCN như nêu trên, nhóm giải pháp khác sau đây nhằm vào các nguyên nhân chủ quan dẫn đến những điểm yếu trong quản lý chi TTCN tại Văn phòng.
Nội dung của các giải pháp, bao gồm:
Tiếp tục hoàn thiện phương án tổ chức bộ máy biên chế của Văn phịng theo phương hướng cải cách hành chính của UBND tỉnh Sơn La, đó là căn cứ cho cơng tác chi NSNN và chi TTCN. Đây là những phương án có tính dài hạn nếu khơng sẽ thiếu tính chủ động trong quản lý chi TTCN của Văn phịng khi lập dự tốn chi TTCN hàng năm.
Hoàn thiện Quy chế chi tiêu nội bộ trong thời gian tới cần bổ sung thêm một số nội dung đầy đủ hơn: bổ sung các quy định về định mức chi về TTCN mà đã ban hành trong Nghị quyết của HĐND tỉnh Sơn La; phạm vi áp dụng cho loại kinh phí nào, cịn lại sẽ tham chiếu các quy định nào của Chính phủ, Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ; quy định đầy đủ các nội dung chi TTCN được tự chủ chi, các loại kinh phí được giao cho chi TTCN nhưng khơng được tự chủ.
Quy chế chi tiêu nội bộ bổ sung các trách nhiệm trong kiểm tra, giám sát, báo cáo nội bộ về quản lý chi TTCN của Văn phòng để rõ ràng và minh bạch hơn; bổ sung rõ hơn cách tính kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm được để phân phối bổ sung chi TTCN cho người lao động tại Văn phòng. Quy định rõ hơn việc bổ sung thu nhập cho NLĐ theo nguyên tắc nào và cho các khoản chi TTCN nào.
Tăng cường áp dụng CNTT trong quản lý tài chính, quản lý chi NSNN của Văn phịng: cho cơng tác lưu trữ dữ liệu tài chính kế tốn, lập dự tốn, đối chiếu hồ sơ thanh toán, đối chiếu số liệu và lập báo cáo quyết tốn và cả trong cơng tác kiểm
tra, kiểm sốt chi TTCN của Văn phịng.