B. PHẦN NỘI DUNG
3.2. Nâng cao chất lượng các hoạt động tuyển chọn
3.2.1. Kết hợp linh hoạt giữa công tác tiếp nhận và công tác sàng lọchồ sơ hồ sơ
Ngay khi nhận được hồ sơ ứng tuyển của người lao động, phòng HCNS cần tiến hành ngay công tác sàng lọc hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn mà công ty đề ra. Việc sàng lọc hồ sơ ngay khi tiếp nhận sẽ giúp việc sàng lọc khơng bị chồng chéo, sàng lọc nhanh chóng, hiệu quả và chính xác. Ngồi ra, cịn giúp cho nhà tuyển dụng phát hiện ra những hồ sơ cịn thiếu giấy tờ. Từ đó, nhà tuyển dụng có thể gọi điện cho các ứng viên để bổ sung, sửa chữa.
Việc tiếp nhận hồ sơ phải đúng địa điểm và thơi gian như công ty đã thông báo. Việc sàng lọc hồ sơ cần được thực hiện tốt nhằm loại bỏ luôn những ứng viên không đạt yêu cầu tránh gây mất thời gian và lãng phí cho cơng tác tuyển dụng tại cơng ty. Khi sàng lọc hồ sơ, nhà tuyển dụng cần bỏ qua những ứng viên không đạt yêu cầu và giành nhiều thời gian cho những ứng viên đủ tiêu chuẩn.
Để làm tốt công tác sàng lọc hồ sơ, bộ phận tuyển dụng cần đưa ra các yêu cầu cụ thể, rõ ràng, khách quan như: vị trí ứng tuyển, trình độ chun mơn, cấp bậc đào tạo, kinh nghiệm, khả năng giải quyết công việc…
3.2.2. Nâng cao hiệu quả công tác phỏng vấn
Phỏng vấn là một nghệ thuật, nếu phỏng vấn tốt thì bộ phận nhân sự sẽ tìm được người tài cho công ty. Nhưng nếu phỏng vấn không hiệu quả bộ phận tuyển dụng sẽ đánh mất những ứng viên thực sự có năng lực và lầm tưởng một người bình thường là một ứng viên suất sắc. Vì vậy, bộ phận nhân sự trong công ty cần thực hiện tốt công tác phỏng vấn để nâng cao hiệu quả tuyển dụng. Để thực hiện tốt quá trình phỏng vấn bộ phận nhân sự cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn
Để thực hiện tốt công tác phỏng vấn hội đồng phỏng vấn cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi quá trình phỏng vấn diễn ra. Bộ phận thực hiện công tác phỏng vấn xem xét lại công việc, nghiên cứu bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc để hiểu rõ yêu cầu, đặc điểm của công việc và mẫu nhân viên lý tưởng để thực hiện công việc, chuẩn bị sẵn những câu hỏi để hỏi ứng viên.
Xây dựng hệ thống thang điểm để đánh giá các câu trả lời của ứng viên đồng thời Hội đồng phỏng vấn nên có sự thống nhất về bản câu hỏi và cách đánh giá các câu trả lời của ứng viên trước khi bắt đầu phỏng vấn.
Bước 2: Trong quá trình phỏng vấn
Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần sử dụng nhiều phương pháp để phỏng vấn hiệu quả như:
- Phỏng vấn cấu trúc, đây là phương pháp sử dụng bảng hỏi được chuẩn bị trước và có thang điểm được đánh giá. Được phát triển xung quanh những yêu cầu quan trọng cho việc thực hiện công việc. Khi sử dụng hình thức phỏng vấn này cơng ty có thể bao qt được tất cả các vị trí cần tuyển dụng, dễ quản lý về mặt thời gian, đáng tin cậy hơn và tạo sự công bằng cho các ứng viên đồng thời dễ so sánh khả năng của họ.
- Phỏng vấn theo nhóm: Cơng ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nên cần tuyển những ứng viên có khả năng giao tiếp tốt. Vì vậy, việc phỏng vấn theo nhóm sẽ giúp các ứng viên sẽ bộc lộ khả năng giao tiếp, phối hợp hoạt động trong nhóm của mình.
- Phỏng vấn căng thẳng: Nhà tuyển dụng sử dụng hình thức phỏng vấn này sẽ giúp cho họ nhìn thấy cách ứng xử của ứng viên trong điều kiện sức ép về tâm lý từ đó có thể đánh giá khả năng giải quyết tình huống, cách ứng xử trong những cuộc đối thoại căng thẳng và khả năng làm việc dưới áp lực cao. Nhà tuyển dụng
cần chuẩn bị các câu hỏi thật hóc búa và gai góc để kiểm tra độ nhạy bén của ứng viên.
Công ty cần phỏng vấn tuyển dụng các ứng viên cho các vị trí quan trọng qua hai vòng phỏng vấn bởi nếu chỉ phỏng vấn sơ bộ thì bộ phận nhân sự khó có thể đạt kết quả tuyển dụng cao bởi người tuyển dụng sẽ khơng có nhiều cơ hội để thu thập được thông tin cần thiết để đưa ra quyết dịnh tốt nhất có thể có.
Bộ phận nhân sự cần tập trung khai thác, tìm hiểu những giá trị tiềm ẩn của ứng viên, tập trung vào con người thật của họ phía sau hồ sơ xin việc. Bởi hồ sơ xin việc chỉ đánh giá một khía cạnh rất nhỏ về phẩm chất và năng lực của ứng viên nên nhà tuyển dụng cần có các phương pháp phỏng vấn khác nhau để khai thác những giá trí tiềm ẩn của họ.
Cơng tác phỏng vấn như trên chỉ phù hợp với tuyển dụng nhân sự cần trình độ chun mơn, kỹ thuật. Cịn đối với những nhân viên làm việc thời vụ công ty chỉ cần trải qua một vòng phỏng vấn sơ bộ. Như vậy, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm chi phí tuyển dụng.
3.3. Hồn thiện quy trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả nguồn nhân lực của cơng ty bởi đây chính là bước quan trọng để tìm kiếm người tài, phù hợp với vị trí cơng việc. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại cơng ty bao gồm 5 bước: xác định nhu cầu tuyển dụng, thông báo tuyển dụng, tiếp nhận và xử lý hồ sơ, phỏng vấn, thử việc và ra quyết định tuyển dụng. Tuy nhiên, quy trình tuyển dụng của cơng ty cịn sơ sài, thiếu cụ thể, thiếu chặt chẽ nên dễ dẫn đến sai sót trong q trình tuyển dụng. Tác giả đề xuất quy trình tuyển dụng nhân sự trong thời gian tới của công ty gồm 08 bước như sau: xác định nhu cầu tuyển dụng; lập kế hoạch tuyển dụng; thông báo tuyển dụng; tiếp nhận và xử lý hồ sơ; phỏng vấn; đào tạo nhân viên thử việc; đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng; hội nhập nhân viên mới. Cụ thể:
Sơ đồ 3.1. Quy trình tuyển dụng nhân lực đề xuất cho cơng ty
Bước Sơ đồ Trách nhiệm
1 Cấp thẩm quyển: - Trưởng các Bộ phận - Trưởng phịng HCNS Xét duyệt NC tuyển dụng Khơng đồng ý Cấp thẩm quyền: - Giám Đốc Đồng ý
Lập kế hoạch tuyển dụng - Trưởng phịng HCNS
Phê duyệt KH tuyển dụng Khơng đồng ý Cấp thẩm quyền: - Giám đốc Đồng ý 3 - Nhân viên phòng HCNS 4 - Nhân viên phòng HCNS; - Trưởng phòng HCNS 5 - Hội đồng phỏng vấn 6 - Nhân viên phòng HCNS
- Những người có liên quan
7 - Trưởng các bộ phận
- TPHCNS - Giám đốc
8 - Trưởng bộ phận
- Trưởng Phòng HCNS
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận và sàng lọc hồ hơ
Phỏng vấn
Hội nhập nhân viên mới
Đánh giá ứng viên và ra quyết định TD Đào tạo nhân viên thử việc
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Nhu cầu tuyển dụng nhân lực tại công ty xuất phát từ các nguồn sau: theo yêu cầu của GĐ, phòng nhân sự đề nghị, theo yêu cầu của các bộ phận trong công ty. Các bộ phận căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu công việc phát sinh để xác định nhu cầu tuyển dụng của bộ phận mình và đăng ký nhu cầu tuyển dụng theo mẫu dưới đây:
Phiếu đăng ký nhu cầu tuyển dụng (Phụ lục số 03)
Khi các bộ phận đã đăng ký nhu cầu tuyển dụng vào phiếu và chuyển cho Trưởng phịng Hành chính – Nhân sự, Trưởng phịng sẽ có trách nhiệm thực hiện các bước sau:
- Xác định lại nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận về số lượng, yêu cầu lao động phục vụ cho công việc. Những yêu cầu này là cần thiết nhưng chưa đủ để cơng ty có thể tuyển dụng được đúng người cho cơng việc. Trong thời gian tới, các bộ phận nên xây dựng cho mình bản mơ tả cơng việc rõ ràng và bản tiêu chuẩn công việc. Các bản mơ tả cơng việc phải có những nhiệm vụ đặt ra cho từng vị
trí, kỹ năng chun mơn mà ứng viên phải có, cá tính, phẩm chất quan trọng của ứng viên cần có để hồn thành nhiệm vụ và những kinh nghiệm riêng của ứng viên so với cá ứng viên khác. Cịn bản tiêu chuẩn cơng việc gồm các nội dung:
trình độ văn hóa, phẩm chất trình độ cá nhân, trình độ chun mơn kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm, tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, sở thích, nguyện vọng cá nhân… và các tiêu chuẩn đặc thù khác theo u cầu cơng việc.
Một ví dụ về bản mơ tả công việc của nhân viên bán hàng (Phụ lục số 04)
- Nếu thấy có một vài chi tiết chưa hợp lý thì trao đổi trực tiếp với bộ phận cần tuyển thêm nhân sự để thống nhất nhu cầu tuyển dụng.
- Sau khi thống nhất nhu cầu tuyển dụng thì tiến hành tổng hợp từng đối tượng lao động, số lượng lao động cần tuyển.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng có vai trị quan trọng, tuy nhiên Công ty CP Hà Nội Diamond Palace lại không chú trọng tới cơng tác lập kế hoạch tuyển dụng. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự công ty cần lập kế
hoạch tuyển dụng theo các bước sau:
Khi Giám đốc công ty xem xét và phê duyệt đề xuất nhân sự, phòng HCNS căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng của các đơn vị sẽ lập bản kế hoạch tuyển dụng và trình lên cho Giám đốc xét duyệt. Nếu được Giám đốc phê duyệt thì đây chính là cơ sở để tiến hành hoạt động tuyển dụng trong năm. Bản kế hoạch tuyển dụng bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin về nhu cầu cần tuyển: thơng tin về vị trí, cơng việc cần tuyển, số người cần tuyển, tiêu chuẩn tuyển dụng…
- Phân công nhân sự cho công tác tuyển dụng và sự phối hợp giữa các bộ phận
. - Nguồn và phương pháp tuyển dụng.
- Các câu hỏi, bài kiểm tra phục vụ cho cơng tác tuyển dụng. - Dự trù kinh phí tuyển dụng.
- Mức lương.
- Thời gian, địa điểm cho các hoạt động trên.
Bản kế hoạch sau khi trình lên Giám đốc cơng ty và được phê duyệt thì phịng HCNS sẽ phối hợp với các bộ phận có liên quan thực hiện theo kế hoạch tuyển dụng đã đề ra. Cơng ty có thể lập bản kế hoạch nhân sự theo mẫu dưới đây:
Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự
STT Vị trí TD Bộ phận, phịng ban SL Lý do TD Dự kiến mức lương
Thời gian dự tuyển Hình thức đăng TD Hội đồng tuyển dụng Địa điểm TD Dự trù kinh phí TD Nhận HS Sàng lọc HS Phỏng vấn GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHỊNG NHÂN SỰ NGƯỜI LẬP
Cơng ty cần lên kế hoạch xác định thời gian cụ thể của từng bước trong q trình tuyển dụng.
Bước 3: Thơng báo tuyển dụng
Công ty CP Hà Nội Diamond Palace thông báo tuyển dụng nhân viên qua văn bản, truyền miệng, qua website… nhưng chủ yếu là thông báo rộng rãi trong trong tồn cơng ty. Hình thức thơng báo tuyển dụng của cơng ty không đa dạng chủ yếu là qua mạng nên chưa thu hút được nhiều ứng viên tham gia dự tuyển. Để việc thông báo tuyển dụng đạt hiệu quả cao, cơng ty có thể thực hiện một số nội dung sau:
- Xây dựng nội dung thông báo tuyển dụng nhân sự thật chi tiết để mọi người nắm bắt được thơng tin u cầu và vị trí cần tuyển dụng. Bộ phận nhân sự sẽ thông báo tới tồn thể nhân viên trong cơng ty đồng thời kết hợp với việc đặt biển thông báo tuyển dụng tại nơi nhiều nhân viên và khách hàng dễ quan sát. Cách này cũng giúp công ty thông báo tuyển dụng đến những khách hàng tới xem địa điểm tổ chức sự kiện và khách hàng tham dự sự kiện. Những khách hàng này nếu có nhu cầu và đáp ứng đủ khả năng có thể ứng tuyển hoặc giới thiệu cho bạn bè. Khi công ty sử dụng cách đăng tuyển này vừa tiết kiệm chi phí, lại thu hút được nhiều ứng viên tham gia dự tuyển vì hàng tháng có hàng nghìn lượt khách tới công ty.
- Cơng ty cần kết hợp nhiều hình thức thơng báo để thu hút được nhiều ứng viên tham gia dự tuyển: quảng cáo trên những phương tiện thơng tin đại chúng như tivi, báo chí, đài phát thanh…; thơng qua trung tâm tư vấn, giới thiệu việc làm, đăng tuyển tại các cơ sở đào tạo… Công ty nên tăng cường việc đăng thông báo tuyển dụng qua các website giới thiệu việc làm vì nó là phương tiện có khả năng tiếp cận với các ứng viên tìêm năng khá tốt. Đặc biệt, cơng ty có thể đẩy mạnh cơng tác tuyển dụng qua mạng xã hội. Theo kết quả điều tra: “Hiện nay, số lượng người sử dụng Internet đã chiếm đến 39% trên tổng dân số. Các trang mạng xã hội như Facebook cũng đã thu hút được 22% (20 triệu người). Ngồi ra cịn 1 số mạng xã hội khác cũng chiếm được Google Plus, Twitter, LinkedIn, Pinterest cũng là các mạng xã hội được người dùng yêu thích. Thời
gian trung bình sử dụng mạng xã hội trung bình một ngày cao giúp cho mạng xã hội trở thành một công cụ tất yếu để xây dựng hệ thống tuyển dụng, và thực hiện hiệu quả các chiến dịch tuyển dụng, tuyển dụng qua mạng xã hội sẽ tiếp cận được một khối lượng ứng viên khổng lồ đặc biệt là nhóm đối tượng trẻ, thơng qua tương tác và chia sẻ trên mạng xã hội sẽ giúp chi phí tuyển dụng được tối ưu hóa 1 cách đáng kể. Lợi thế của kênh này đó là: chi phí dành cho tuyển dụng thấp, dễ dàng thực hiện; nguồn ứng viên phong đa dạng, có hiệu ứng lan truyền cao; có thể thực hiện tuyển dụng ở mọi lúc, mọi nơi2.
Ngồi ra, cơng ty cũng phải chú ý đến nội dung căn bản của bản thơng báo tuyển dụng. Ngồi những nội dung cơ bản về tuyển dụng công ty cần chú ý tới những nội dung mà người tham gia dự tuyển rất quan tâm đó là thù lao lao động, mơi trường làm việc, điều kiện làm việc và chế độ đãi ngộ của công ty để tăng khả năng thu hút ứng viên.
Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Công tác tiếp nhận và xử lý hồ sơ công ty đã thực hiện tương đối tốt nhờ đó mà có thể sàng lọc được những hồ sơ đáp ứng yêu cầu nhất. Tuy nhiên công ty lại không sàng lọc hồ sơ ngay khi tiếp nhận mà lại thực hiện công việc này sau khi nhận được hồ sơ ứng tuyển của nhiều ứng viên. Điều này sẽ gây nên sự chồng chéo, mất thời gian sàng lọc vì vậy cơng ty cần kết hợp linh hoạt giữa công tác tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ.
Tuy nhiên, công ty không nên chú trọng quá vào hồ sơ ứng tuyển của ứng viên vì thực tế khơng phải bằng cấp đạt thứ hạng cao sẽ làm tốt công việc nên công ty cần tạo điều kiện cho những người có năng lực làm việc thực tế.
Bước 5: Phỏng vấn
Để quá trình phỏng vấn đạt hiệu quả cao, bộ phận nhân sự trong công ty cần thực hiện các yêu cầu theo mục 3.2.2.2 mà tác giả đã nêu ở trên.
Bước 6: Đào tạo nhân viên thử việc
Công ty CP Hà Nội Diamond Palace nhận thức được tầm quan trọng của cơng tác đào tạo nhân viên nên q trình đào tạo nhân viên thử việc tại công ty
2Nguồn: http://cungungnhansu.vn/vn/cam-nang-nghe-nghiep/tin-tuc-va-phap-luat/284-cac-phuong-phap-tuyen-dung-hieu- qua.html
diễn ra tương đối tốt tuy nhiên người được bố trí chỉ dẫn nhân viên thử việc không giành nhiều thời gian chỉ dạy cho nhân viên mới, người hướng dẫn không nhiệt tình dễ gây tâm lý chán nản với cơng việc. Vì vậy, để nâng cao hơn nữa hiệu quả của quá trình này, em xin đề xuất một số ý kiến như sau: