1.4. Nội dung kiểm sốt chi phí
1.4.3. Kiểm sốt chi phí chất lượng
Một tổ chức nếu chỉ chú tâm vào việc tạo ra một sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ có chất lượng thì khả năng cạnh tranh của tổ chức này chưa chắc được đảm bảo. Một sản phẩm hoặc một dịch vụ chỉ có sức cạnh tranh khi có sự cân bằng giữa hai yếu tố chất lượng và chi phí để đạt được chất lượng đó. Nhiều tổ chức đã coi chất lượng là một nhân tố quan trọng để đạt được khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, bất kỳ nổ lực để nâng cao chất lượng lại đều tốn các khoản chi phí để đạt được nó. Vì vậy, xác định và kiểm sốt chi phí chất lượng được xem là một vấn đề quan trọng đối với nhà quản lý của các tổ chức. Vấn đề về chất lượng và cải tiến chất lượng được coi như là quan trọng và cần thiết trong tồn cơng ty. Mọi người đều nổ lực cải tiến chất lượng và điều đó giúp cho tổ chức đạt được vị thế cạnh tranh so với đối thủ của họ, và những nổ lực để đưa ra sản phẩm có chất lượng cao cho khách hàng như vậy được gọi là kiểm soát chất lượng toàn diện (TQC). “Feigenbaum đã đưa ra định nghĩa về kiểm sốt chất lượng tồn diện như sau: kiểm sốt chất lượng tồn diện là một hệ thống hoạt động thống nhất có hiệu quả để tăng chất lượng, duy trì chất lượng và những nổ lực để cải thiện chất lượng của các bộ phận khác nhau trong một tổ chức như tiếp thị, kỹ thuật, sản xuất và dịch vụ ở mức kinh tế nhất để đạt được sự thỏa mãn của khách hàng” (Bhat, K.Shridhara, 2010, trang 51).
1.4.3.1. Mục tiêu và nguyên tắc của kiểm sốt chất lượng tồn diện a. Mục tiêu
Mục tiêu của kiểm sốt chất lượng tồn diện là tăng những hoạt động phịng ngừa từ đó làm giảm những lỗi có thể xảy ra từ đó làm giảm chi phí phế phẩm, giảm chi phí sửa chữa sai hỏng bên trong và bên ngoài nhà máy dẫn đến giảm tổng chi phí chất lượng. Cải tiến năng suất và chất lượng sản phẩm thông qua việc làm tốt hơn, giảm sai hỏng, sự cố và phế phẩm. Và quan trọng hơn là đạt được mục tiêu khơng có sản phẩm hỏng ở tất cả các giai đoạn sản xuất.
b. Nguyên tắc của kiểm sốt chất lượng tồn diện
Khi tổ chức tiến hành thực hiện kiểm sốt chất lượng tồn diện, cần tuân thủ các nguyên tắc sau của kiểm sốt chất lượng tồn diện:
- Khơng sản phẩm hỏng: mục tiêu là khơng có sản phẩm hỏng. Mục tiêu khơng có sản phẩm hỏng được áp dụng ở tất cả các giai đoạn của quá trình sản xuất.
- Cải tiến liên tục: nếu mục tiêu khơng có sản phẩm hỏng không đạt được. Thì mức độ sản phẩm hỏng phải được giảm liên tục, thông qua việc luôn quan tâm đến vấn đề phát hiện và phòng ngừa.
- Ngăn ngừa: Sản phẩm hỏng là kết quả của những sai lầm, con người luôn mắc phải những sai lầm và máy móc thì khơng bao giờ hồn hảo. Do đó, tất cả các bước trong quy trình sản xuất phải được thiết kế và vận hành để ngăn ngừa những lỗi chuyển qua bước tiếp theo. Chú ý ở đây không phải là sửa chữa những lỗi mà là thiết kế quy trình như thế nào để khơng có sản phẩm hỏng xảy ra. - Kiểm tra: chất lượng tốt phụ thuộc vào việc kiểm tra được thực hiện sớm và
thường xuyên. Kiểm tra đầu ra (sản phẩm) có thể tìm ra những sản phẩm hỏng nhưng không đảm bảo sản phẩm chất lượng tốt. Đầu vào (nguyên vật liệu, điều kiện sản xuất…) có chất lượng cao sẽ đảm bảo đầu ra có chất lượng cao. Đầu vào là trọng tâm chính của việc kiểm tra. Kiểm tra được thực hiện bởi các công việc hoặc các hoạt động tiếp theo của quá trình sản xuất.
- Khả năng của thiết bị: tất cả các thiết bị sản xuất phải có khả năng hoạt động liên tục trong giới hạn cho phép của các thơng số kỹ thuật. Các máy móc thiết bị nên được sửa chữa, bảo trì để có khả năng hoạt động 100% thời gian theo kế hoạch. Tốt nhất là nên bảo dưỡng thường xuyên máy móc thiết bị để khơng có điểm dừng trong sản xuất.
- Khả năng của con người: Nhà điều hành và giám sát viên phải được đào tạo đủ tiêu chuẩn và được chứng nhận là có khả năng làm công việc của họ. Khả năng của con người được cải thiện bằng cách phân nhóm để thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến một phân đoạn trong quá trình sản xuất. Các nhóm làm việc tự định hướng và hỗ trợ nhau để tối đa hóa khả năng của con người.
- Tự kiểm soát: Hoạt động sản xuất phải chịu trách nhiệm về quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm. Mọi nhân viên phải có trách nhiệm trong việc kiểm soát
chất lượng. Muốn đảm bảo chất lượng, phải xác định các điều kiện để tự kiểm sốt và phải đảm bảo rằng các điều kiện đó được đáp ứng.
- Thay đổi kiểm soát: Sự ổn định là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng. Nhưng sự thay đổi lại là điều kiện cần thiết cho việc cải tiến quy trình sản xuất. Do đó, sự thay đổi phải được khuyến khích nhưng nó phải nằm trong sự kiểm soát. Mọi thay đổi phải được phân tích để dự đoán và ngăn chặn trước những vấn đề có thể xảy ra trước khi thực hiện nó. Mơ hình phân tích tác động nên được sử dụng trừ khi sự thay đổi này là đơn giản và rõ ràng (Duffin, 1995).
1.4.3.2. Nội dung thực hiện kiểm sốt chất lượng tồn diện
Khi tiến hành thực hiện kiểm sốt chất lượng tồn diện, tổ chức tiến hành thực hiện những hoạt động mà được quy thành ba nội dung chính sau: hoạt động ngăn ngừa, hoạt động cải tiến liên tục và hoạt động kiểm soát (Duffin, 1995).
a. Hoạt động ngăn ngừa:
Thực hiện những hoạt động nhằm phòng ngừa những sai hỏng xảy ra, ngăn chặn quá trình sản xuất vượt ra khỏi tầm kiểm kiểm soát và ngăn chặn những sản phẩm hỏng được chuyển sang giai đoạn kế tiếp để tránh sự lãng phí ngày càng tăng. Khi thực hiện những hoạt động để phịng ngừa sai hỏng có thể xảy ra, tổ chức có thể thực hiện những phương pháp sau:
Đào tạo: Tổ chức tiến hành đào tạo, cung cấp các trương trình học cho tất cả
nhân viên về chất lượng. Vì con người là nhân tố trực tiếp tạo ra và quyết định đến chất lượng sản phẩm. Cùng với công nghệ, con người giúp doanh nghiệp đạt chất lượng cao trên cơ sở giảm chi phí. Chất lượng phụ thuộc rất lớn vào trình độ chuyên môn, tay nghề, tinh thần hợp tác giữa mọi thành viên và bộ phận trong doanh nghiệp. Do đó, các nhà quản lý điều hành của tổ chức nên cung cấp các chương trình học để hình thành và phát triển nguồn nhân lực đáp ứng những yêu cầu về thực hiện mục tiêu kiểm sốt chất lượng tồn diện.
Kiểm tra tại nguồn: chất lượng phụ thuộc rất lớn vào đầu vào. Đầu vào
(nguyên vật liệu, điều kiện sản xuất…) chất lượng cao sẽ đảm bảo đầu ra chất lượng cao. Nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Để thực hiện
các mục tiêu đã đề ra cần phải đảm bảo nguyên vật liệu đúng chủng loại, chất lượng, số lượng và cả đúng về mặt thời gian. Trình độ hiện đại của máy móc thiết bị và quy trình cơng nghệ cũng ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Do đó, doanh nghiệp nên tiến hành kiểm ra thường xuyên đầu vào để có thể sớm phát hiện ra những sai hỏng và tiến hành các biện pháp ngăn ngừa.
Thực hiện chương trình 5S: khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật Bản vào
đầu những năm 80 và được áp dụng rộng rãi tại nhiều quốc gia trong đó có Việt Nam. Mục đích của việc áp dụng 5S khơng chỉ đơn thuần ở việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức, mà quan trọng hơn là làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân trong tổ chức. 5S là nền tảng để thực hiện đảm bảo và cải tiến chất lượng.
- Seri (sàng lọc): sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng. Cụ thể là tách những vật hữu dụng và vô dụng để sau đó loại bỏ những gì vơ dụng ra khỏi nơi làm việc.
- Seiton (sắp sếp): sắp xếp mọi thứ ngăn nắp trật tự đúng chỗ của nó để có thể tiện lợi khi sử dụng. Mục đích là để người lao động đỡ mất thời gian tìm kiếm khi cần dùng.
- Seiso (sạch sẽ): vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc để khơng cịn rác trên nền nhà, máy móc và thiết bị sạch sẽ.
- Seiketsu (săn sóc): ln săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện: sàn lọc, sắp xếp, sạch sẽ.
- Shitsuke (sẵn sàng): tạo cho mọi người thói quen tự giác làm việc tốt và luôn thủ nghiêm ngặt tại nơi làm việc.
5S là chương trình nâng cao chất lượng được sử dụng phổ biến vì: - Nơi làm việc trở nên sạch sẽ hơn và ngăn nắp hơn - Tăng cường phát huy sáng kiến
- Mọi người trở nên kỷ luật hơn
- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn - Góp phần nâng cao chất lượng, giảm chi phí.
- Nâng cao giá trị văn hóa của doanh nghiệp.
Thực hiện 5S tạo điều kiện cho nâng cao chất lượng sản phẩm và ngăn ngừa các vấn đề tiềm năng.
b. Hoạt động cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm:
Cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm vừa là nguyên tắc vừa là nội dung thực hiện của kiểm sốt chất lượng tồn diện. Kiểm sốt chất lượng tồn diện nhấn mạnh tầm quan trọng của cải tiến chất lượng trong tất cả các giai đoạn của quá trình từ sản xuất đến sử dụng, vì hầu như chất lượng chỉ được quan tâm trong giai đoạn thiết kế và sản xuất, trong khi giai đoạn sử dụng (sản phẩm được bán) thì khơng được quan tâm. Cải tiến trong quy trình sản xuất có thể làm giảm sai hỏng và lãng phí do đó giảm chi phí. Tổ chức muốn cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm tổ chức có thể áp dụng một trong những phương pháp sau:
Thu thập, phân tích, đánh giá dữ liệu để có thể biết được chất lượng đang ở
mức nào để có những điều chỉnh kịp thời. Việc thu thập, phân tích, đánh giá dữ liệu cần phải tiến hành đều đặn để phát hiện lỗi nếu có và tích cực tìm kiếm cơ hội nhằm cải tiến chất lượng sản phẩm. Do đó, tổ chức cần phải thiết lập và duy trì một hệ thống thông tin để thu thập dữ liệu từ mọi nguồn thích hợp.
Thực hiện vịng trịn Deming (do Deming giới thiệu năm 1950) gồm 4 giai
đoạn viết tắt P-D-C-A. P (plan): lập kế hoạch và phương pháp đạt mục tiêu thông qua việc lựa chọn chủ đề, tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu, phân tích dữ liệu thu thập được để xác định nguyên nhân gốc rễ, xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu, D (do) đưa kế hoạch vào thực hiện, C (check): dựa theo kế hoạch để kiểm tra thực hiện, A (action): thông qua kế quả đạt được đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp, nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới. Vòng tròn Deming được áp dụng một cách liên tục nhằm từng bước cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm. Bước khởi đầu của vòng tròn mới được dựa trên kết quả vòng tròn trước nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại. Thông qua việc áp dụng chu trình này, những tiêu chuẩn mới được tạo ra đòi hỏi tiếp tục được xem xét lại và thay bằng những tiêu chuẩn mới hiệu quả hơn. Khi thực
hiện vòng tròn Deming đòi hỏi các thành viên phải thường xuyên xem lại cách làm hiện tại và ln tìm cách thức làm việc tốt hơn nữa Và như thế sau nhiều lần áp dụng vòng tròn Deming chất lượng sản phẩm sẽ nâng cao dần và liên tục. (Duffin, 1995).
Sigma và phương pháp DMAIC: Một trong những đỉnh cao của quản lý đó
là mơ hình “6 sigma” với việc ứng dụng các kỹ thuật thống kê trong quản lý. Từ những năm 80 của thế kỷ XX, các nhà quản lý tập đoàn Motorola đã khởi xướng lên chương trình cải tiến chất lượng mang tên “ 6 sigma” và đã thu được nhiều kết quả. Bob Galvin – Giám đốc điều hành Motorola tóm tắt 6 Sigma như sau: “6 Sigma là một phương pháp khoa học tập trung vào việc thực hiện một cách phù hợp và có hiệu quả các kỹ thuật và các nguyên tắc quản lý chất lượng đã được thừa nhận. Tổng hợp các yếu tố có ảnh hưởng đến kết quả công việc, 6 Sigma tập trung vào việc làm thế nào để thực hiện công việc mà không (hay gần như khơng) có sai lỗi hay khuyết tật.
Chữ Sigma (s) theo ký tự Hy lạp đã được dùng trong kỹ thuật thống kê để đánh giá sự sai lệch của các quá trình. Hiệu quả hoạt động của một công ty cũng được đo bằng Sigma mà cơng ty đó đạt được đối với các quá trình sản xuất kinh doanh của họ. Thông thường các công ty thường đặt ra mức 3 hoặc 4 Sigma là mức Sigma chuẩn cho công ty tương ứng với xác suất sai lỗi có thể xảy ra là từ 6.200 tới 67.000 trên một triệu cơ hội. Nếu đạt tới mức 6 Sigma, con số này chỉ còn 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội. Điều này cho phép đáp ứng sự mong đợi ngày càng tăng của khách hàng cũng như sự phức tạp của các sản phẩm và quy trình cơng nghệ mới ngày nay” (theo www.tuvaniso.org).
Bảng 1.2: Bảng các cấp độ trong 6 sigma
Cấp độ sigma Lỗi phần triệu Lỗi phần trăm
1 690.000 69% 2 308.000 30,8% 3 66.800 6,68% 4 6.210 0,6210% 5 230 0,0230% 6 3,4 0,0003%
Sau Motorola, rất nhiều công ty đã triển khai dự án cải tiến 6 Sigma. Rất khó thống kê được số liệu các công ty đã và đang triển khai chương trình 6 Sigma trên thế giới. Tất nhiên khơng phải tất cả các doanh nghiệp đang triển khai chương trình cải tiến 6 Sigma ( 3,4 lỗi trên một triệu đơn vị cơ hội ), nhưng mơ hình cải tiến 6 Sigma đã giúp cho các công ty phương pháp, cách thức tiếp cận mới, làm cơ sở để hoàn thiện tổ chức và hoạt động. Điểm chung nhất của các công ty áp dụng mơ nhình 6 Sigma là tiếp cận và sử dụng phương pháp luận DMAIC vào mọi hoạt động quản lý và kinh doanh. DMAIC đã trở thành ngôn ngữ chung của công tác quản lý và chất lượng. Đối với các nhà quản lý Việt Nam đã quen với nguyên tắc PDCA nổi tiếng của Deming được thể hiện trong ISO 9000 thì có thể tìm thấy ở DMAIC sự tương đồng.
c. Hoạt động kiểm soát:
Khi tổ chức đã tiến hành thực hiện quá trình cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm thì tổ chức phải thực hiện những hành động phù hợp để giữ được những lợi ích từ việc cải tiến này. Doanh nghiệp tiến hành kiểm sốt lại q trình thơng qua báo cáo kiểm sốt chi phí chất lượng. Những nhận xét, đánh giá và kết luận thu được từ phân tích báo cáo kiểm sốt chi phí chất lượng giúp doanh nghiệp giải thích được tình hình chất lượng một cách đúng đắn, phát hiện nguyên nhân sai sót để có biện pháp khắc phục kịp thời.
Bảng 1.3: Bảng báo cáo kiểm sốt chi phí chất lượng
Chỉ tiêu Chi phí chất lượng Tỷ lệ chi phí chất lượng trên doanh thu Số tiền Tỷ trọng
Chi phí phịng ngừa Chi phí thẩm định
Chi phí sai hỏng bên trong Chi phí sai hỏng bên ngồi Tổng chi phí chất lượng
Kết luận chương 1
Xã hội ngày càng phát triển, hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng được mở rộng, càng đa dạng và phức tạp. Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì việc thiết lập một hệ thống kiểm sốt chi phí là hết sức cần thiết, mang ý nghĩa quan trọng, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay- giai đoạn tồn cầu hóa nền kinh tế, sự cạnh