1.4. Nội dung kiểm sốt chi phí
1.4.2. Kiểm sốt chi phí để đánh giá trách nhiệm quản lý
1.4.2.1. Khái niệm và phân loại trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí là một bộ phận mà các nhà quản trị của nó chỉ được quyền ra quyết định đối với chi phí phát sinh trong bộ phận đó. Trung tâm chi phí dùng để đánh giá trách nhiệm quản lý chi phí. Các trung tâm chi phí được hình thành thơng qua cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và chính sách phân quyền tại cơng ty.
Tùy theo tính chất của chi phí và kết quả đầu ra mà người ta chia trung tâm chi phí thành trung tâm chi phí định mức và trung tâm chi phí dự tốn.
- Trung tâm chi phí định mức (standard cost center): là trung tâm chi phí mà chi phí đầu vào được xác định tương ứng với đầu ra, đầu ra có thể xác định và lượng hóa bằng tiền trên cơ sở đã biết phí tổn cần thiết để tạo ra một đơn vị đầu ra. Điển hình về trung tâm chi phí này là các phân xưởng sản xuất.
- Trung tâm chi phí dự toán (discretionary expense center): là trung tâm chi phí mà các yếu tố chi phí được dự tốn và đánh giá căn cứ trên nhiệm vụ được giao, không thể xác định cụ thể cho từng đơn vị sản phẩm hoặc từng công việc. Trung tâm chi phí này khơng có mối quan hệ rõ ràng giữa đầu vào (các nguồn lực đầu vào sử dụng) và đầu ra (kết quả đạt được). Điển hình về trung tâm chi phí này là các phòng ban thuộc bộ phận gián tiếp như phòng nhân sự, phịng kế tốn,...
1.4.2.2. Công cụ sử dụng để đánh giá trách nhiệm quản lý tại các
trung tâm chi phí
Để đánh giá trách nhiệm quản lý tại các trung tâm chi phí, các nhà quản trị sử dụng báo cáo thành quả quản lý chi phí cho từng trung tâm chi phí riêng biệt. Thơng tin để đánh giá thành quả quản lý của các nhà quản trị ở trung tâm chi phí là chi phí có thể kiểm sốt được bởi từng nhà quản trị ở từng trung tâm chi phí. Bằng việc so sánh chi phí có thể kiểm sốt được thực tế với chi phí có thể kiểm sốt được dự tốn và phân tích các chênh lệch phát sinh, nhà quản trị có thể biết chênh lệch đó là tốt hay xấu. Để kiểm sốt chi phí có hiệu quả, các nhà quản lý nên tập trung vào những khoản chi phí biến động lớn, mà với sự kiểm sốt của mình nhà quản lý có thể đưa ra những giải pháp nhằm sử dụng hiệu quả, tiết kiệm các khoản chi phí đó.
Các yếu tố của báo cáo thành quả để kiểm soát trách nhiệm quản lý:
- Báo cáo được xây dựng phải gắn với trách nhiệm của từng nhà quản trị ở từng trung tâm trách nhiệm
- Chỉ tiêu cần kiểm sốt (chi phí có thể kiểm sốt được) và các yếu tố cấu thành chỉ tiêu cần kiểm soát
- Cơ sở so sánh - Kết quả so sánh
Bảng 1.1. Bảng báo cáo thành quả quản lý chi phí
Bộ phận… Tháng … năm… Chi phí có thể kiểm soát Thực tế Dự toán theo mức hoạt động thực tế Dự toán tĩnh Chênh lệch dự toán linh hoạt Chênh lệch khối lượng Tổng