Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

2.1. Tổng quan về công ty TNHH Đồng Tâm

2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

2.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

3.

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Đồng Tâm

(Nguồn: Công ty TNHH Đồng Tâm)

BAN GIÁM ĐỐC Phòng Kế hoạch Phòng chất lượng Phòng HC-NS Phòng sản xuất Phịng Kế tốn Phân xưởng ngói Phân xưởng gạch bơng Phịng kinh doanh

2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban 2.1.3.2.1. Ban giám đốc

a. Giám đốc điều hành công ty

Quản lý và điều hành tất cả các hoạt động của công ty, thực hiện các chức năng nhiệm vụ theo quy chế hoạt động của công ty đã được hội đồng thành viên phê duyệt.

b. Phó Giám đốc điều hành công ty

- Quản lý, điều hành các mặt hoạt động của công ty theo phân cấp phân quyền của giám đốc công ty và thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn theo quy chế hoạt động của công ty đã được hội đồng thành viên phê duyệt.

- Thay mặt giám đốc xử lý, điều hành mọi hoạt động trong tồn cơng ty khi giám đốc vắng mặt.

- Quản lý nhân sự cấp quản lý các: trưởng phòng HC-NS, kế tốn trưởng, trưởng phịng chất lượng, trưởng phịng kế hoạch, trưởng phòng sản xuất.

- Tham mưu cho ban giám đốc trong lĩnh vực hoạt động sản xuất và kinh doanh; công tác xử lý kỷ luật, khen thưởng, đánh giá CB-CNV trong công ty; chính sách học tập, huấn luyện đào tạo nhân sự đáp ứng theo nhu cầu phát triển của công ty.

2.1.3.2.2. Các Trưởng phòng ban

- Quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động của bộ phận trực tiếp quản lý theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định trong bảng mô tả công việc và theo quy chế hoạt động của công ty đã được hội đồng thành viên phê duyệt.

- Quản lý nhân sự trực thuộc bộ phận phụ trách.

- Tham mưu cho ban giám đốc trong lĩnh vực hoạt động chuyên môn; công tác xử lý kỷ luật, khen thưởng, đánh giá CB-CNV trực tiếp quản lý; chính sách học tập, huấn luyện đào tạo nhân sự đáp ứng theo nhu cầu phát triển của công ty.

2.1.4. Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH Đồng Tâm 2.1.4.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn

Cơng ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình tập trung. Sở dĩ như vậy là nhằm đảm bảo sự lãnh đạo của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như cơng tác kế tốn. Đồng thời, để đơn giản bộ máy kế toán, và ứng dụng các trang thiết bị xử lý thông tin vào cơng tác kế tốn.

2.1.4.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty

Sơ đồ tổ chức:

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty

(Nguồn: Cơng ty TNHH Đồng Tâm)

2.1.4.3. Hình thức kế toán:

Tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phục vụ cho việc điều hành và quản lý kinh tế tại doanh nghiệp.

Tại công ty do nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, sử dụng nhiều tài khoản và nghiệp vụ trùng lắp nhiều nên công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để tránh một phần sự trùng lắp. Mặt khác, hình thức này tương đối đơn giản, dễ thực hiện, và khơng địi hỏi nhiều về trình độ của nhân viên.

Kế tốn trưởng Kế toán giá thành Kế toán thuế, vật tư, TSCĐ Kế toán thanh toán Kế tốn cơng nợ Kế tốn bán hàng Thủ quỹ Kế tốn tổng hợp

Trình tự ghi sổ theo hình thức này được tóm tắt qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.3. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ

2.1.5. Tình hình hoạt động của công ty và phương hướng phát triển 2.1.5.1. Những thành tựu đạt được 2.1.5.1. Những thành tựu đạt được

- Danh hiệu “Hàng Việt Nam chất lượng cao” 11 năm liền từ 1997-2007 do người tiêu dùng bình chọn.

- Hai lần vinh dự nhận bằng khen của Thủ tướng Chính phủ.

- Hai lần vinh dự nhận “Huân chương lao động hạng ba” của Chủ tịch nước. - “Thương hiệu mạnh hàng tiêu dùng Việt Nam” Báo SGTT tổ chức.

- “Danh hiệu top ten Doanh nghiệp Hàng Việt Nam chất lượng cao”do báo SGTT chứng nhận.

- “Cúp vàng thương hiệu ngành xây dựng Việt Nam 2006”.

- Giải nhất toàn diện Cúp vàng thương hiệu - Hội chợ HVNCLC 2006

- Thương hiệu Việt Nam nổi tiếng nhất ngành VLXD và TTNT theo kết quả điều tra của AC Nielsen.

- Giải thưởng do Phòng Thương Mại Úc Auscham- trao tặng cho những doanh nghiệp Việt Nam là “nhà sản xuất kinh doanh xuất sắc”.

- Thương hiệu dẫn đầu hàng Việt Nam chất lượng cao năm 2007.

- Giải thưởng “Thương hiệu nổi tiếng nhất Việt Nam” ngành vật liệu xây dựng và trang trí nội thất 2006, 2008. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TỐN Máy vi tính SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

- Cúp vàng Vietbuild TP. HCM năm 2008.

2.1.5.2. Phương hướng phát triển của công ty:

Mục tiêu hoạt động của công ty là không ngừng phát triển các hoạt động sản xuất kinh doanh thương mại và dịch vụ nhằm tối đa hóa lợi nhuận có thể có được của cơng ty cho các cổ đông, nâng cao giá trị công ty và không ngừng cải thiện đời sống, điều kiện làm việc, thu nhập cho người lao động, đồng thời làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách cho nhà nước. Đồng Tâm định hướng lấy lĩnh vực sản xuất và kinh doanh truyền thống là vật liệu xây dựng – trang trí nội thất làm nền tảng phát triển cho tồn hệ thống, tạo thế đứng vững chắc để công ty phát triển sang các lĩnh vực khác. Với kinh nghiệm và uy tín trên thương trường, cơng ty sẽ tập trung mọi nguồn lực để duy trì và chiếm lĩnh thị phần trong nước, phát triển trở thành thương hiệu hàng đầu của ngành sản xuất vật liệu xây dựng trang trí nội thất. Đồng Tâm đẩy mạnh đầu tư vào các lĩnh vực như: phát triển khu công nghiệp, khu dân cư, xây dựng nhà để kinh doanh...Ngồi ra, cơng ty cũng sẽ tiến hành liên doanh, liên kết với các đối tác khác để khai thác những lợi thế và ưu điểm của các bên trên tinh thần hợp tác và cùng nhau phát triển.

 Mở rộng thị trường

 Giảm thời gian đưa sản phẩm mới ra thị trường  Cải tiến dịch vụ khách hàng

 Phát triển con người

 Cải tiến các quy trình nội bộ  Tối đa hóa lợi nhuận và năng suất

 Thành lập Ủy ban cải tiến, phát triển kinh doanh & sáng tạo

2.2. Thực trạng tổ chức kiểm sốt chi phí tại cơng ty TNHH Đồng Tâm 2.2.1. Phân loại chi phí phục vụ cho việc kiểm sốt chi phí tại cơng ty 2.2.1. Phân loại chi phí phục vụ cho việc kiểm sốt chi phí tại cơng ty

2.2.1.1. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động

Để giúp cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch và kiểm sốt chi phí, chi phí phát sinh tại công ty cũng được phân loại theo chức năng hoạt động bao gồm: chi phí sản xuất và chi phí ngồi sản xuất.

2.2.1.1.1. Chi phí sản xuất

Chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung.

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm toàn bộ như: xi măng, cát, phụ gia, mỡ động vật, dầu D.O, Bột màu, Acrylic Polymer, keo,…được sử dụng trực tiếp để sản xuất sản phẩm ngói, gạch bơng.

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh ở phân xưởng nào thì tập hợp vào phân xưởng đó. Mỗi cơng đoạn khác nhau trong dây chuyền sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cũng sẽ khác nhau.

- Chi phí nhân cơng trực tiếp: bao gồm tiền lương, tiền ăn trưa, trợ cấp thôi việc, các khoản trích theo lương…của cơng nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.

- Chi phí sản xuất chung tại công ty bao gồm chi phí vật liệu gián tiếp, chi phí điện, chi phí nước, cơng cụ dụng cụ, chi phí nhiên liệu xe cơ giới phục vụ sản xuất, chi phí vận chuyển bốc xếp, chi phí hao hụt nguyên nhiên liệu trong định mức, chi phí thí nghiệm, thử sản phẩm mới, chi phí chuyên gia, chi phí thiết kế tạo mẫu chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn của nhân viên phân xưởng, chi phí khấu hao tài sản cố định,…

2.2.1.1.2. Chi phí ngồi sản xuất

Chi phí ngồi sản xuất bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí bán hàng tại cơng ty bao gồm những chi phí phát sinh liên quan đến việc bán hàng như: chi phí catalogue, brochure, vật liệu quảng cáo khác, chi phí hậu mãi, chi phí làm bảng hiệu quảng cáo, chi phí hàng trưng bày, làm mơ hình quảng cáo, chi phí khuyến mãi, chi phí dịch vụ quảng cáo, chi phí tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, hội chợ,

- Chi phí quản lý tại doanh nghiệp bao gồm những chi phí như: chi phí đồng phục, chi phí xăng dầu xe đưa rước nhân viên, chi phí phụ tùng thay thế, chi phí đồ dùng văn phịng, chi phí văn phịng phẩm,…

2.2.1.2. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí

Các chi phí phát sinh tại cơng ty cũng được phân loại theo cách ứng xử của chi phí. Cách phân loại này có ý nghĩa giúp nhà quản lý công ty xác định được những chi phí nào thay đổi theo mức độ hoạt động, từ đó giúp nhà quản lý lập dự toán phục vụ cho việc kiểm sốt chi phí.

2.2.1.2.1. Biến phí

Biến phí tại cơng ty là những chi phí thay đổi theo số lượng sản phẩm ngói và gạch bơng sản xuất ra bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất sản phẩm, những biến phí phát sinh tại phân xưởng sản xuất như: chi phí vật liệu phân xưởng, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí điện phân xưởng, chi phí nước phân xưởng và biến phí bán hàng.

2.2.1.2.2. Định phí

Định phí tại cơng ty là những chi phí khơng thay đổi theo số lượng sản phẩm ngói và gạch bơng sản xuất ra bao gồm tồn bộ chi phí nhân cơng trực tiếp: chi phí nhân cơng trực tiếp trong cơng ty, chi phí nhân cơng th ngồi, chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn của nhân cơng trực tiếp, định phí chi phí sản xuất chung: chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn của nhân viên phân xưởng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí điện thoại, bưu phí, chi phí sửa chữa bảo trì tài sản cố định, chi phí bảo hiểm, chi phí dịch vụ mua ngồi khác, chi phí sản xuất chung khác và định phí bán hàng.

2.2.1.3. Phân loại chi phí theo chi phí kiểm sốt được và khơng kiểm

sốt được

Hiện tại công ty chưa tiến hành phân loại chi phí theo chi phí có thể kiểm sốt được và khơng kiểm sốt được nên chưa giúp các nhà quản lý biết được những chi phí nào mình cần kiểm sốt, chưa giúp cơng ty đánh giá được trách nhiệm quản lý của nhà quản trị các cấp.

2.2.1.4. Phân loại chi phí chất lượng

Đối với chi phí chất lượng tại công ty chưa được quan tâm đúng mức nên cơng ty chưa phân loại chi phí chất lượng, tồn bộ chi phí chất lượng phát sinh đều tính vào chi phí sản xuất.

2.2.2. Xây dựng dự tốn chi phí tại cơng ty 2.2.2.1. Xây dựng định mức tại công ty 2.2.2.1. Xây dựng định mức tại cơng ty

- Chi phí ngun vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Do đó, việc kiểm sốt chi phí ngun vật liệu là đều hết sức quan trọng. Và lập định mức chi phí ngun vật liệu là cơng việc quan trọng của kế toán quản trị trong việc kiểm sốt chi phí tại cơng ty. Trên cơ sở đó, cơng ty xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng nhóm sản phẩm: gạch bơng và ngói. Định mức này do phịng chất lượng tiến hành các thí nghiệm và quan sát thực tế phát sinh, sau đó xây dựng cho từng loại sản phẩm và các giai đoạn của từng loại sản phẩm. Trong bài viết này tác giả minh họa định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của nhóm ngói lợp sealer (Phụ lục 11).

- Hiện tại, công ty chưa xây dựng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp. Chi phí nhân cơng trực tiếp tại cơng ty được xem là định phí và tiến hành lập dự tốn cho cả tháng chứ không lập định mức cho từng sản phẩm.

- Đối với chi phí sản xuất chung cơng ty khơng xây dựng định mức biến phí sản xuất chung của từng khoản mục mà lập dự tốn chi phí cho cả năm, sau đó phân bổ cho từng tháng.

2.2.2.2. Xây dựng dự tốn tại cơng ty

- Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp

Căn cứ vào khối lượng dự toán sản xuất và định mức nguyên vật liệu, tiến hành lập dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp. Trong bài viết này, tác giả minh họa dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp của nhóm ngói lợp sealer trong tháng 11/2012. (Phụ lục 12).

- Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp

Cơng ty lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp cho cả năm, sau đó tiến hành phân bổ cho từng tháng. Sau đó phân bổ chi phí nhân cơng trực tiếp dự tốn cho từng nhóm sản phẩm trong tháng.

Trong bài viết này, tác giả minh họa dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp cho phân xưởng ngói trong tháng 11/2012.

Chi phí nhân cơng trực tiếp dự toán

tháng 11/ 2012 249.136.136 đồng

Tổng số ngói sản xuất theo dự tốn 951.201 viên

- Dự tốn chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí tổng hợp rất đa dạng, phức tạp, dễ gian lận, sai sót. Vì vậy, cần phải quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất chung để giảm thiểu những sai sót và tăng hiệu quả quản lý chi phí. Thơng tin về dự tốn chi phí sản xuất chung tại cơng ty không được theo dõi riêng cho từng loại sản phẩm mà được theo dõi và quản lý chung cho từng phân xưởng. Dự tốn chi phí sản xuất chung được lập chung cho phân xưởng trong thời gian một năm và chia ra thành các tháng. Sau đó căn cứ vào hệ số resource để phân bổ cho từng sản phẩm.

Trong bài viết này, tác giả minh họa dự tốn chi phí sản xuất chung cho phân xưởng ngói trong tháng 11/2012 (Phụ lục 13)

- Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Hằng năm, công ty đều lập dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cho cả năm, sau đó phân bổ cho từng tháng. Trong bài viết này, tác giả minh họa dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp trong tháng 11/2012 (Phụ lục 14).

2.2.3. Kiểm sốt chi phí

2.2.3.1. Kiểm sốt chi phí phục vụ cho việc kiểm soát hiệu quả hoạt

động

Đối với cơng ty, chi phí ngun vật liệu được xem là chi phí quan trọng nhất vì nó chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành, phân tích chênh lệch chi phí nguyên vật

liệu trực tiếp sẽ giúp cho nhà quản lý kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu, tìm ra nguyên nhân chênh lệch chi phí thực tế và dự tốn, qua đó có biện pháp kiểm sốt phù hợp. Tuy nhiên, thực tế hiện nay tại công ty việc cung cấp thơng tin cho cơng tác kiểm sốt chi phí ngun vật liệu chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm soát hiệu quả hoạt động, xác định trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận có liên quan do cơng ty