6. Kết cấu luận văn
2.2 Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt
2.2.1 Mục tiêu khảo sát và phương pháp khảo sát
Mục tiêu khảo sát:
Tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNB theo hướng tiếp cận rủi ro hoạt động tại ngân
hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam, tìm hiểu những hạn chế và nguyên nhân để từ đó
đưa ra những giải pháp khắc phục những điểm yếu của hệ thống KSNB. Nội dung tìm hiểu bao gồm: tìm hiểu việc thiết kế (thông qua các quy định) và vận hành chúng trong thực tế (thông qua khảo sát)
Phương pháp khảo sát và đối tượng khảo sát:
- Phương pháp khảo sát được sử dụng là
a. Thu thập tài liệu: các tài liệu bao gồm: báo cáo rủi ro hoạt động của ngân hàng, các báo cáo kiểm sốt nội bộ về cơng tác quản trị rủi ro tại ngân hàng.
b. Khảo sát thực tế: Gửi bảng câu hỏi cho các đối tượng liên quan: - Số lượng đối tượng chọn để khảo sát theo thiết kế là 50 đối tượng - Phương thức gửi phiếu khảo sát là gửi trực tiếp và qua e-mail cá nhân.
- Đối tượng khảo sát: người quản lý và nhân viên đang cơng tác tại phịng quản trị rủi ro, phòng kiểm sốt nội bộ, phịng thẩm định tín dụng và phịng kinh doanh của ngân hàng và các chi nhánh của ngân hàng. Sáu chi nhánh lớn của Techcombank được chọn để khảo sát: Chi nhánh Hồ Chí Minh, Tân Bình, Chợ Lớn, Gia Định, Thắng Lợi, Quang Trung. Đối tượng khảo sát tại chi nhánh là giám đốc/ Phó giám đốc chi nhánh, chuyên viên quan hệ khách hàng, trưởng quỹ, kiểm soát viên, giao dịch viên, nhân viên IT.
- Câu hỏi khảo sát được thiết kế dựa trên những công cụ đánh giá KSNB của báo cáo COSO ( evaluation tools), câu trả lời có 3 lựa chọn:
Có: yếu tố được hỏi là có tồn tại.
Khơng: yếu tố được hỏi là không tồn tại. Không biết: không biết về yếu tố được hỏi.
Kết quả khảo sát
Tác giả đã nhận được 50 bản trả lời. Danh sách người được phỏng vấn đính kèm trong phụ lục.
Thành phần của các đối tượng khảo sát như sau: cấp quản lý: 9 người chiếm 18%, nhân viên 41 người chiếm 82%.
Phân loại đối tượng khảo sát theo phịng ban: - Phịng kiểm sốt nội bộ: 8 người ( 16%) - Phòng quản trị rủi ro: 5 người ( 10%) - Phịng thẩm định tín dụng: 6 người ( 12%) - Phòng kinh doanh: 16 người ( 32%) - Các phòng bang khác: 15 người ( 30%)
Qua kết quả khảo sát nhận thấy là tỷ lệ % giữa cấp quản lý và cấp nhân viên là phù hợp và tỷ lệ nhân viên giữa các phòng ban là hợp lý, sát với mục tiêu khảo sát là kiểm sốt bộ theo hướng đối phó với rủi ro hoạt động.
Phương pháp thống kê sử dụng: thống kê mô tả
2.2.2.Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam nhằm đối phó với rủi ro hoạt động.
a. Thực trạng việc thiết kế KSNB
Dựa trên quy định về chức năng, nhiệm vụ kiểm soát nội bộ tại Techcombank cho thấy, ngân hàng có thiết lập bộ phận riêng biệt chuyên trách về vấn đề quản trị rủi ro tại Ngân hàng.
Bộ phận này đảm nhiệm việc quản trị rủi ro hoạt động nhằm đảm bảo hoạt động của ngân hàng an toàn và hiệu quả. Bộ phận này đã xây dựng quy trình thống nhất, bắt đầu từ đánh giá rủi ro từ đó thiết lập hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thông và giám sát nhằm đảm bảo việc tuân thủ luật pháp, các quy định và quy chế và tuân thủ các quy định về đạo đức trong quá trình thực hiện kinh doanh.
Bên cạnh Ủy ban quản trị rủi ro, cịn có Phịng giám sát - phân tích - báo cáo, phịng Kiểm tra đánh giá thuộc Trung Tâm Quản trị rủi ro hoạt động và kiểm soát. Nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận như sau:
Ủy ban quản trị rủi ro có trách nhiệm:
- Phát hiện rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị và tồn ngân hàng. - Tìm ra các giải pháp xử lý hoặc giảm thiểu rủi ro.
- Kiểm soát việc thực hiện các giải pháp.
- Xin ý kiến chỉ đạo, phê duyệt của Ủy ban Kiểm toán và Rủi ro đối với các vấn đề trọng yếu.
Phòng giám sát - phân tích - báo cáo có trách nhiệm:
- Thường xun thu thập thông tin dữ liệu từ nội bộ và bên ngoài để lập kế hoạch kiểm tra hàng năm, chủ động liên hệ với đơn vị kinh doanh và các bộ phận kiểm soát để đề xuất điều chỉnh kế hoạch trên cơ sở kết quả đánh giá rủi ro .
- Đảm bảo các dữ liệu đánh giá về rủi ro hoạt động từ Khối Tuân thủ, Quản trị Rủi ro hoạt động & Pháp chế được cập nhật định kỳ nhằm kiểm soát rủi ro một cách liên tục.
- Định kỳ hàng tháng, Phòng Giám sát - Phân tích - Báo cáo có trách nhiệm tổng hợp các biên bản, báo cáo của Trung Tâm Quản trị rủi ro hoạt động và kiểm sốt, phân tích, đánh giá mức độ rủi ro các vấn đề được phát hiện, cập nhật và cảnh báo các vấn đề có thể ảnh hưởng rộng khắp trong hệ thống ngân hàng lên “Nhóm hoạt động rủi ro” và làm cơ sở xây dựng kế hoạch kiểm tra năm sau hoặc xem xét thay đổi kế hoạch kiểm tra năm hiện tại.
Phòng Kiểm tra đánh giá thuộc Trung Tâm Quản trị rủi ro hoạt động và kiểm
sốt có nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ hàng năm hoặc đề xuất kiểm tra đột xuất, chuyên đề (nếu có).
- Thành lập đoàn kiểm tra để thực hiện kiểm tra tuân thủ, trình ký quyết định kiểm tra theo thời gian dự kiến, triển khai thực hiện kiểm tra đánh giá tại các đơn vị theo kế
hoạch kiểm tra hàng năm hoặc đột xuất đã được phê duyệt, sử dụng các phương pháp đã được thiết lập và phát hành biên bản kiểm tra theo yêu cầu.
- Định kỳ hàng tháng, lập Báo cáo tóm tắt tổng hợp phân tích kết quả của các cuộc kiểm tra, đưa ra các đề xuất lên Trung Tâm Quản trị rủi ro hoạt động và kiểm soát đối với các vấn đề rủi ro và kiểm soát trọng yếu.
- Đảm bảo các phương pháp kiểm tra của Trung Tâm Quản trị rủi ro hoạt động và kiểm soát được cập nhật và phù hợp.
Techcombank cũng đã xây dựng được một hệ thống các chính sách, văn bản, quy định hướng dẫn thực hiện từng nghiệp vụ/ hoạt động trong ngân hàng từ hoạt động tín dụng, thanh toán quốc tế Treasury, kế tốn, an tồn kho quỹ, đến cơng tác văn thư hành chính… nhằm đảm bảo an toàn hoạt động, mang lại hiệu quả trong công việc.
b. Thực trạng của việc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Techcombank
Dựa trên câu trả lời qua việc khảo sát, có thể tóm tắt chung về hệ thống KSNB theo hướng đối phó rủi ro của đơn vị như sau:
2.2.2.1 Môi trường quản lý
Triết lý về quản trị rủi ro hoạt động:
Quan điểm của nhà quản lý về quản trị rủi ro rất quan trọng tạo nên thành cơng cho việc quản lý rủi ro tồn ngân hàng, tác động đến nhận thức về rủi ro của cấp dưới. Kết quả khảo sát thể hiện ở bảng dưới đây:
Bảng 2.2: Bảng khảo sát về triết lý về quản trị rủi ro hoạt động:
Triết lý về quản trị rủi ro hoạt động:
Trả lời
Có Khơng Khơng biết
Nhà quản lý có hành động một cách thận trọng và chỉ hành động sau khi đã phân tích kỹ các rủi ro cũng như các lợi ích khơng?
98% 0% 2%
không?
Khi đưa ra quyết định nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, ngân hàng có cân nhắc giữa lợi ích đạt được và rủi ro hoạt động có thể xảy ra cho ngân hàng?
90% 10% 0%
Khi ngân hàng đưa ra một sản phẩm mới, anh/chị có biết mức rủi ro hoạt động có thể chấp nhận đối với sản phẩm không?
76% 24% 0%
Anh/chị có được cấp trên trực tiếp trao đổi về quan điểm của cấp trên và phương thức quản lý đối với rủi ro hoạt động thông qua từng nghiệp vụ cụ thể không?
70% 30% 0%
Nhà quản lý cấp cao có xây dựng những chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử đúng đắn để ngăn chặn các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp của nhân viên khơng?
68% 28% 4%
Có sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng trong
bộ phận của bạn đang làm việc không ? 88% 12% 0%
Khi mô tả cơng việc, ngân hàng có thể chế hoá bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và nhóm thành viên, và quan hệ giữa họ với nhau không?
64% 24% 12%
Nguồn: Kết qủa khảo sát tại các bộ phận và chi nhánh của Techcombank
Kết quả khảo sát cho thấy phần lớn (98%) nhà quản lý đều thận trọng trong các quyết định kinh doanh. Hầu hết đều không mạo hiểm mà luôn thu thập thông tin cần thiết, trao đổi, suy xét cẩn thận, cân đối giữa lợi ích và chi phí trước khi ra quyết định. Tuy nhiên dựa trên những phân tích về rủi ro nhà quản lý vẫn chấp nhận rủi ro để có lợi nhuận.
Đa phần (76%) đối tượng khảo sát cho rằng khi triển khai sản phẩm mới ngân hàng đã phân tích những rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện, cung cấp sản phẩm mới,
lượng hóa rủi ro để xác định mức độ tổn thất tối đa mà ngân hàng có thể gánh chịu từ những loại rủi ro này. Tuy nhiên cũng cịn một số đối tượng khơng quan tâm đến vấn đề này. Điều này cho thấy sự trao đổi về các mục tiêu kinh doanh và tài chính chưa được thực hiện một cách đầy đủ, chủ yếu là do quyết định một chiều từ cấp lãnh đạo cao nhất và được chấp thuận thực thi trong ngân hàng.
Kết quả khảo sát còn cho thấy một số nhân viên (30%) nhận định rằng nhà quản lý chưa trao đổi với từng nhân viên về phương thức quản lý đối với rủi ro hoạt động thông qua từng nghiệp vụ cụ thể, điều này làm cho nhân viên khi tác nghiệp không nhận thức được việc phải đối phó với rủi ro, chưa nắm bắt được lý do tại sao trong sản phẩm ngân hàng lại đưa ra quy định như vậy do đó có thể dẫn tới rủi ro tiềm tàng là nhân viên bỏ qua một số bước của quy định khi áp dụng sản phẩm.
Nhà quản lý cấp cao đã có xây dựng những chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử
đúng đắn để ngăn chặn các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp của nhân viên (68% đồng ý), tuy nhiên vẫn còn một số nhân viên chưa biết đến hoặc còn xem nhẹ những chuẩn mực đạo đức này.
Đa số đối tượng khảo sát (88%) cho rằng đã có sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận trong ngân hàng. Tuy nhiên 36% nhân viên ( 24% cho rằng khơng có và 12% khơng biết đến) cho rằng ngân hàng chưa cụ thể hoá bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và nhóm thành viên, và quan hệ giữa họ với nhau. Từ kết quả khảo sát cho thấy, ở một số bộ phận tại ngân hàng, sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu dựa trên sự chỉ đạo của cấp trên, chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể cho nhân viên, chưa thấy được sự liên hệ của nhân viên tại từng bộ phận trong việc thực hiện quy trình của sản phẩm, điều này có thể dẫn đến việc nhân viên ở từng bộ phận thực hiện nhiệm vụ lặp lại hoặc bỏ sót một số bước trong quy trình.
Chính sách nhân sự:
Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường quản lý thông qua tác động đến những nhân tố khác trong môi trường quản lý như đảm bảo về năng lực, tính chính trực,…Trong hệ thống KSNB, hạn chế tiềm tàng do nhiều nguyên nhân, tuy nhiên chủ yếu là do từ nhân tố con người,vì trong quản trị rủi ro hoạt động,
yếu tố con người là yếu tố khó kiểm sốt nhất. Vì vậy người viết đã tiến hành khảo sát
chính sách nhân sự tại Techcombank để thấy được quan điểm đối phó với rủi ro hoạt
động với các yếu tố gây ra bởi con người như thế nào. Kết quả khảo sát thể hiện ở bảng dưới đây: Bảng 2.3 Bảng khảo sát về chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự: Trả lời Có Khơng Khơng biết
Ngân hàng có yêu cầu những kỹ năng và kiến thức cần
thiết để đáp ứng yêu cầu công việc không? 100% 0% 0%
Các chương trình đào tạo của ngân hàng mà anh/chị tham gia có đáp ứng nhu cầu thực tế công việc của anh/chị không?
18% 72% 10%
Trong quá trình làm việc tại ngân hàng, khi ngân hàng ban hành bất kỳ sản phẩm mới nào, anh/chị có được đào tạo đầy đủ để nắm bắt được quy định của sản phẩm mới không?
44% 56% 0%
Định kỳ hàng năm ngân hàng có tổ chức đánh giá kết quả
thực hiện công việc của từng cá nhân không? 100% 0% 0%
Anh/chị có hài lịng về chính sách khen thưởng, kỷ luật
của ngân hàng không? 34% 56% 10%
Nguồn: Kết qủa khảo sát tại các bộ phận và chi nhánh của Techcombank
Kết quả khảo sát cho thấy Techcombank cũng đã quan tâm đến việc đào tạo cho nhân viên tuy nhiên phần lớn đối tượng khảo sát (72%) cho rằng các chương trình đào tạo chưa đáp ứng được u cầu của cơng việc, khi có sản phẩm mới ban hành thì cơng
tác đào tạo và truyền thông về sản phẩm mới chưa kịp thời (56% cho rằng nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ để nắm bắt được quy định của sản phẩm mới).
Một số trường hợp ngân hàng có tổ chức đào tạo nhưng thường đào tạo cho chức danh quản lý của ngân hàng, nhưng các cán bộ quản lý này lại không tổ chức đào tạo lại cho nhân viên cấp dưới, trong khi nhân viên cấp dưới là người trực tiếp tư vấn cho khách hàng và thực hiện các nghiệp vụ trong ngân hàng, nên có thể dẫn tới rủi ro hoạt động cho ngân hàng trong quá trình tác nghiệp của nhân viên.
Theo tham khảo từ những báo cáo tổng hợp của kiểm soát nội bộ thì nguyên nhân dẫn đến những sai phạm của chi nhánh xuất phát từ những nguyên nhân:
• Bổ nhiệm cán bộ mới khơng có nhiều kinh nghiệm: Thời gian vừa qua ngân hàng bổ nhiệm rất nhiều cán bộ mới, đặc biệt nhiều trường hợp cán bộ giám đốc phòng giao dịch/quỹ tiết kiệm chưa từng có kinh nghiệm quản lý/hoặc mới chỉ có kinh nghiệm quản lý một nhóm nhỏ. Đa phần cán bộ mới được bổ nhiệm là cán bộ kinh doanh nên khơng có kinh nghiệm về cơng tác kế tốn, an tồn kho quỹ…
• Cơng tác chuẩn bị, đào tạo nhân sự không được thực hiện bài bản: công tác bồi dưỡng cán bộ nguồn chưa được thực hiện, công tác đào tạo cho cán bộ mới được bổ nhiệm chưa được thực hiện.
• Khối nhân sự đang đứng ngoài việc bổ nhiệm cán bộ: việc bổ nhiệm nhân sự
mới không theo quy định hiện hành của Techcombank về việc bổ nhiệm, miễn
nhiệm cán bộ.
• Các cán bộ mới được bổ nhiệm vừa thiếu vừa yếu kinh nghiệm quản lý và chạy
theo thành tích, phó mặc công tác quản lý điều hành lại cho các thành viên cịn lại của đơn vị và khơng kiểm tra kiểm sốt lại.
• Cơng tác kiểm sốt sau của khối khách hàng doanh nghiệp còn mỏng và yếu, hiện tại công việc mới dừng lại ở chấm chứng từ.
Ngoài ra đa phần đối tượng khảo sát (56%) hiện tại chưa hài lịng về chính sách khen thưởng, kỷ luật của ngân hàng. Các ý kiến đều cho rằng ngân hàng cần quan tâm nhiều hơn đến chế độ đãi ngộ nhân viên, một phần là để giữ được nhân viên, một phần
là để tránh rủi ro vì khơng hài lịng về chế độ đãi ngộ và vì những mục đích lợi ích