6. Kết cấu luận văn
3.2 Các giải pháp cụ thể đối với ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam
3.2.8 Nâng cao hiệu quả của hoạt động giám sát
Một hệ thống KSNB dù được thiết kế tốt thế nào đi chăng nữa nhưng nếu khơng có sự kiểm tra giám sát tốt thì hệ thống đó sẽ mất dần tính hữu hiệu. Thơng qua việc giám sát giúp ngân hàng thấy được những khiếm khuyết trong thiết kế và vận hành hệ thống.
Mặt khác, khi điều kiện kinh doanh thay đổi thì hệ thống KSNB được thiết kế trước đây có thể khơng cịn phù hợp trong tình hình mới, hoạt động giám sát phải đổi mới liên tục, cần thường xuyên tham mưu với Ban lãnh đạo trong việc theo dõi chặt chẽ về
chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong quy trình thanh tra góp phần phát hiện những nguy cơ dẫn đến rủi ro hoạt động. Theo kết quả khảo sát cho thấy việc giám sát chủ yếu dựa vào thông tin từ nhân viên trực tiếp tham gia trong hệ thống, do vậy thông tin mà người quản lý nhận được sẽ rất hạn chế. Các nhà quản lý chưa quan tâm nhiều đến hoạt động giám sát thường xuyên. Các khiếm khuyết của hệ thống KSNB đã được báo cáo lên cấp liên quan, tuy nhiên các kiến nghị của kiểm toán nội bộ chưa được nhà quản lý lưu tâm đúng mức, một số vấn đề phát hiện từ những cuộc kiểm toán trước chưa được khắc phục và vẫn xuất hiện trở lại trong những đợt kiểm toán sau. Việc kiểm tra giám sát hệ thống KSNB cần phải được quan tâm ở mức độ cần thiết. Cụ thể như sau:
+ Kiểm tra giám sát thường xuyên: ngoài việc thiết kế hệ thống để các nhân viên và các phòng ban thực hiện việc giám sát lẫn nhau thì các cấp quản lý trong đơn vị phải thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện hàng ngày trong phạm vi quản lý. Một mặt giám sát việc thực hiện của nhân viên, mặt khác người quản lý cũng phát hiện được những chi tiết chưa hợp lý của quy trình. Giám sát thường xuyên cũng bao gồm việc ghi nhận các báo cáo về các khiếm khuyết của hệ thống, của những nhân viên cấp dưới trực tiếp thực hiện.
+ Phân tích đánh giá định kỳ: định kỳ các cấp quản lý tham gia trong quy trình cần có những cuộc họp để phân tích, đánh giá sự hữu hiệu, sự phù hợp với điều kiện hiện tại của các quy trình liên quan. Ban giám đốc cũng có thể đưa ra sự đánh giá thơng qua những trao đổi với kiểm toán nội bộ/ Ban kiểm soát, kiểm toán viên độc lập hoặc những nhà tư vấn về hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ví dụ đối với hoạt động của ngân hàng thì cơng tác giám sát sau khi giải ngân là hết sức quan trọng. Việc giám sát sau giải ngân cần được thực hiện nghiêm túc.
- Sau khi giải ngân, chuyên viên tín dụng tiếp tục thu thập thơng tin về khách hàng, tình hình tài chính của khách hàng, thường xuyên giám sát và đánh giá xếp loại khách hàng, nếu phát hiện ra có sự cố bất thường phải kịp thời báo cáo cho ban lãnh đạo ngân hàng để có hướng giải quyết.
- Trong quá trình giám sát, chuyên viên tín dụng theo dõi tình hình kinh doanh của khách hàng qua phân tích các báo cáo tài chính kết hợp với việc kiểm tra trực tiếp cơ
sở kinh doanh của khách hàng, thu thập thông tin từ các loại phương tiện truyền thơng có liên quan đến khách hàng và ngành nghề kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu thêm về khách hàng thông qua các cá nhân, tổ chức có quan hệ với khách hàng
- Tổ chức kiểm tra chéo giữa các chuyên viên tín dụng với nhau
- Cần kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các điều kiện giải ngân và điều kiện về tài sản đảm bảo của chuyên gia phê duyệt.
+ Nâng cao hơn nữa vai trị của kiểm sốt nội bộ bằng cách:
Thường xuyên quán triệt tư tưởng, quan điểm của lãnh đạo: Bộ máy kiểm tra KSNB là cánh tay nối dài của Tổng Giám đốc, giúp Tổng Giám đốc phát hiện, ngăn ngừa kịp thời việc khơng tn thủ quy trình, quy chế nội bộ có thể dẫn đến rủi ro để nâng cao hiệu quả kinh doanh trong tồn hệ thống.
Tăng cường cơng tác kiểm tra KSNB định kỳ và đột xuất, nhất là tổ chức các đợt kiểm tra chéo để sớm phát hiện các dấu hiệu sai phạm và có hướng giải quyết dứt điểm, khơng để kéo dài. Qua đó cán bộ kiểm tra có thể học tập kinh nghiệm lẫn nhau để nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng chun mơn.
Có kế hoạch bồi dưỡng và nâng cao phẩm chất đạo đức của cán bộ kiểm tra, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, kỹ năng kiểm tra của từng người, giúp họ có đủ năng lực, trình độ, phẩm chất, đạo đức đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.
Mặt khác từng cán bộ kiểm tra cũng phải ý thức vai trị, trách nhiệm của mình tự phấn đấu rèn luyện phẩm chất đạo đức, trình độ nghiệp vụ và kỹ năng nghề nghiệp, mới có thể đáp ứng được yêu cầu đổi mới của toàn hệ thống.
Cơng tác KSNB nhằm đối phó với rủi ro hoạt động không chỉ dừng lại ở công tác hậu kiểm, dưới hình thức tổ chức từng đợt kiểm tra, chủ yếu là kiểm tra xem việc thực hiện nghiệp vụ có đúng quy trình khơng, kiểm tra sổ sách đầy đủ hay không …như vậy sẽ gây mất thời gian, chi phí và những vấn đề phát hiện thường là những sai phạm đã phát sinh trong quá khứ, không cho kết luận tổng thể về những điểm yếu trong hoạt động ngân hàng và không định hướng được rủi ro hoạt động xảy ra trong tương lai. Kiểm soát nội bộ cần tìm hiểu quy trình, phát hiện ra những điểm yếu và đưa ra những thủ tục kiểm soát nhằm khắc phục những điểm yếu đó.