b. Những kết quả thu được.
3.2.3. Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận nghiệp vụ khác trong khách sạn.
Không một bộ phận nào trong khách sạn có thể hoạt động đạt hiệu quả nếu không có sự hỗ trợ, liên kết với các bộ phận khác. Bộ phận Lễ tân không chỉ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng mà các bộ phận khác trong khách sạn cũng vậy. Ban quản lý khách sạn cần phải phối hợp chặt chẽ hoạt động của các bộ phận trong khách sạn để làm sao cho các bộ phận này có thể hỗ trợ, giúp đỡ nhau trong quá trình hoạt động một cách có hiệu quả nhất. Điều này càng thể hiện công tác tổ chức, tinh thần đoàn kết giữa các bộ phận, các thành viên trong khách sạn, giúp cho chất lượng phục vụ khách được nâng cao.
Phối hợp hoạt động giữa bộ phận Lễ tân và bộ phận Buồng: khi có khách đặt buồng (hoặc khách có những yêu cầu đặc biệt về đặt buồng), nhân viên Lễ tân sẽ thông báo ngay cho bộ phận Buồng để chuẩn bị sẵn sàng đón khách, và ngược lai khi khách trả phòng, nhân viên Buồng sẽ kiểm tra xem phòng mà khách trả có vấn đề gì không (trang thiết bị bị hỏng hóc, mất mát…), khách hàng có sử dụng dịch vụ giặt là trong khách sạn không? để thông báo ngay cho bộ phận Lễ tân xử lý, nếu có hoá đơn cần thanh toán thì phải chuyển ngay đến bộ phận Lễ tân để vào hoá đơn tổng hợp thanh toán với khách hàng. Thời điểm khách trả phòng là thời điểm mà hai bộ phận này cần phối hợp với nhau hết sức nhanh chóng, chặt chẽ và chính xác.
Phối hợp hoạt động giữa bộ phận Lễ tân và bộ phận Bàn, Bar: bộ phận Bàn, Bar cung cấp các dịch vụ ăn uống cho khách trong thời gian lưu trú. Vì thế sau khi khách hàng tiêu dùng các sản phẩm, dịch vụ cần chuyển ngay các hoá đơn thanh toán xuống bộ phận Lễ tân để vào hoá đơn thanh toán tổng hợp nếu không cứ dồn lại lúc khách trả phòng mới chuyển xuống Lễ tân thì rất dễ gây ra nhầm lẫn, ảnh hưởng tới sự hài lòng của khách hàng và như hiệu quả kinh doanh của khách sạn.
Phối hợp với bộ phận Bảo vệ: từ khi khách đến tới lúc khách trả phòng khách sạn thì trách nhiệm của bộ phận Bảo vệ cũng không nhỏ. Không những chỉ đảm bảo an ninh trong khách sạn, an toàn cho khách lưu trú mà Bảo vệ còn giúp đỡ khách những công việc mà khách có yêu cầu (mang hành lý lên phòng khi khách đến, mang hành lý ra xe khi khách trả phòng hoặc làm theo yêu cầu của khách khi có những tình huống bất thường xảy ra…). Sự kết hợp giữa hai bộ phận này cũng rất quan trọng, đôi khi các nhân viên Bảo vệ không cần sự nhắc nhở, thông báo từ nhân viên Lễ tân cũng tự giác làm tròn trách nhiệm theo nghiệp vụ của mình.
Khi nhận thông báo từ khách hàng, từ các nhân viên của bộ phận khác về các trang thiết bị, đồ dùng trong khách sạn không còn hoạt động hay hoạt động chất lượng kém (tivi bị hỏng, đèn buồng không sáng…), nhân viên Lễ tân cần thông báo ngay cho tổ bảo dưỡng để khắc phục kịp thời. Sự phối hợp hoạt động này góp phần nâng cao chất lượng phục vụ cho khách tốt hơn làm cho khách thực sự yên tâm và thoải mái.
Hoàn thành tốt công việc trong bộ phận mình chưa đủ, cần biết liên kết với các bộ phận khác cùng hoàn thành vì mục tiêu chung của khách sạn mới đem lại kết quả mong muốn. Tất cả các bộ phận nghiệp vụ trong khách sạn nên phối hợp với nhau thật ăn ý, hợp lý thì chất lượng phục vụ trong khách sạn nói chung và trong bộ phận Lễ tân nói riêng mới được nâng cao, mới đáp ứng được nhu cầu, mong muốn của khách hàng.