TNHH Trung Tâm Y Khoa Phước An đên năm 2015.
3.2.1 Nhóm giải pháp thu hút nhân lực
3.2.1.1 Tổ chức phân tích cơng việc:
- Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc: phân tích cơng việc là một công cụ cơ bản cho các nhà quản trị nguồn nhân lực, là một tiến trình xác định có hệ thống các điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có để thực hiện tốt cơng việc. Nhờ nó, nhà quản trị tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các nhà bộ phận trong doanh nghiệp, đánh giá đúng yêu cầu của công việc để tuyển dụng đúng người, đúng việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện cơng việc, để trả lương kích thích kịp thời chính xác. Cơng việc này hiện nay Cơng ty chưa thực hiện đồng loạt và bài bản, trong thời gian tới Cơng ty phải mau chóng tiến hành tổ chức phân tích cho tất cả cơng việc trong cơng ty, trước tiên là các cơng việc chính, tiêu biểu để làm cơ sở cho các hoạch định hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Ví dụ như
phân tích cơng việc bảo trì hệ thống xử lý nước thải, cơng việc của một trưởng ban hành chính….
Sau đây là các bước đề xuất cho việc phân tích cơng việc trong cơng ty
Hình 3.1: Các bước đề xuất cho việc phân tích cơng việc
Trên cơ sở các thơng tin có được từ khâu phân tích cơng việc, tiến hành xây dựng bảng mơ tả cơng việc, tiêu chuẩn hóa một cách chi tiết các yêu cầu của một vị trí cơng việc. Nội dung của bảng mơ tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc cần phải đảm bảo các nội dung sau:
- Các thơng tin chung về vị trí chức danh: tên, chức vụ, mã nhân viên, phòng ban, người quản lý trực tiếp và gián tiếp, ngày lập, hiệu lực của bảng mô tả.
- Trách nhiệm công việc: các trách nhiệm cần ghi rõ làm việc gì? Làm như thế nào? Mục đích cần đạt được của cơng việc đó.
- Trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm theo yêu cầu của công việc. - Vị trí trong tổ chức: chịu sự quản lý, giám sát bởi những ai? Về việc gì? - Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài của tổ chức: nêu rõ đối tác phải quan hệ, nội dung, tính chất và tần suất phải giao tiếp, trao đổi làm việc.
Xác định mục đích sử dụng thơng tin phân tích
Thu thập thông tin cơ bản Lựa chọn các công việc tiêu biểu Thu thập thơng tin phân tích cơng việc Kiểm tra lại thông tin với các thành viên
Triển khai bảng mô tả CV và Bản mô tả tiêu chuẩn CV
- Quyền ra quyết định và trách nhiệm quản lý về con người, chi tiêu, sử dụng trang thiết bị và tiếp cận thông tin.
- Quyền lợi về lương, thưởng và các chế độ khác.
- Điều kiện và môi trường làm việc: mô tả rõ về điều kiện làm việc trong nhà, ngoài trời, tần suất di chuyển, nguy cơ rủi ro và tai nạn nghề nghiệp.
Việc phân tích cơng việc nhằm giúp phục vụ cho công tác tuyển dụng, đánh giá thành tích cơng tác và tính lại tiền lương theo hiệu quả công việc cho nhân viên đồng thời để xác định nhu cầu đào tạo và thuyên chuyển nội bộ trong công ty.
- Do giới hạn về thời gian nghiên cứu, luận văn xin đề xuất bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng viêc cụ thể cho giám đốc hành chính nhân sự, việc phân tích cơng việc được thực hiện bằng phương pháp phỏng vấn và quan sát thực tế (xem phụ lục số 04)
3.2.1.2 Quy hoạch và xây dựng định biên nguồn nhân lực
Hồn thiện cơng tác quy hoạch và xây dựng định biên nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty TNHH Trung Tâm Y Khoa Phước An. Quy hoạch và xây dựng định biên nguồn nhân lực là bao gồm dự báo nhu cầu và cung lao động và sau đó lên các chương trình cần thiết để đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đủ số nhân viên với đúng các kỹ năng vào đúng nơi và đúng lúc. Việc quy hoạch và xây dựng định biên nguồn nhân lực liên quan đến dòng nhân viên vào, xuyên suốt và ra khỏi một tổ chức.
Tiến trình quy hoạch và xây dựng định biên nguồn nhân lực công ty tiến hành qua ba bước cơ bản sau:
Bước 1: Phân tích nhu cầu Bước 2: Phân tích sức cung
* Phân tích nhu cầu về nhân sự của cơng ty: Nhu cầu về nhân sự phải dựa trên
nhiều yếu tố như điều kiện của tổ chức, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính v.v... để từ đó dự báo nhu cầu nhân sự của cơng ty. Việc phân tích nhu cầu được thực hiện theo đánh giá của các chuyên gia. Các chuyên gia dựa trên cơ sở đánh giá, phân tích ảnh hưởng của các yếu tố mơi trường và khả năng thích ứng của cơng ty trong việc thực hiện sứ mạng kinh doanh của mình mà đưa ra dự báo nhu cầu nhân lực trong ngắn và dài hạn cho cơng ty. Qua phân tích cho thấy, cơng ty cần thực hiện các bước như sau:
- Bước đầu tiên trong tiến trình hoạch định nguồn nhân lực là thu thập thông tin. Hoạch định nguồn nhân lực yêu cầu hai loại thông tin: dữ liệu từ mơi trường bên ngồi và dữ liệu bên trong tổ chức.
- Hoạch định nguồn nhân lực phải xem xét thị trường lao động chẳng hạn tỷ lệ thất nghiệp, sự sẵn sàng về kỹ năng và độ tuổi, và giới tính của lưc lượng lao động… Cuối cùng Cơng ty cần nhận thức các quy định của Chính Phủ, Thành phố, Bộ, ngành. Các quy định này có thể ảnh hưởng một cách trực tiếp đến các hoạt động nguồn nhân lực.
- Thông tin thứ hai xuất phát từ bên trong tổ chức. Các thông tin nội bộ bao gồm các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cũng như các chiến lược của Công ty là đầu vào thiết yếu của hoạch định nguồn nhân lực. Như phân tích ở trên, các kế hoạch xây dựng qui trình khám chữa bệnh, tiếp đón bệnh nhân và những tiện ích khác sẽ tác động đến nguồn nhân lực của tổ chức về số lượng và chất lượng.
- Một khi có thơng tin cần thiết về mơi trường bên ngồi và bên trong, họ có thể dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai. Ở mức tối thiểu, việc dự báo bao gồm việc ước đốn số lượng nhân viên sẽ cần cho mỗi cơng việc trong năm tới. Dự báo nhu cầu dài hạn cũng có thể được tiến hành. Bước kế tiếp, hoạch định dự báo về
cung nguồn nhân lực: nguồn cung nội bộ nhân viên, các kỹ năng, kiến thức và khả
năng cũng như sự thăng tiến của lực lượng nhân viên hiện tại; và mức độ sẵn sàng về các loại nhân viên trong thị trường lao động bên ngoài.
- Bước tiếp theo của hoạch định nguồn nhân lực là xây dựng các chương trình cụ thể đảm bảo rằng cung lao động sẽ đáp ứng nhu cầu về lao động của tổ chức trong tương lai.
- Lưu ý bước kiểm tra và đánh giá cho phép việc học hỏi từ kinh nghiệm hoạch định quá khứ. Nếu dự báo cung và cầu khơng đáp ứng một cách chính xác như mong đợi, tiến trình dự báo có thể được cải thiện trong năm tới. Tương tự, nếu chương trình khơng có khả năng thực hiện được hoặc khơng thích hợp, chúng có thể được điều chỉnh.
- Phân tích sự phù hợp của nguồn nhân lực với chiến lược phát triển của Công ty. Đặc biệt thật chú ý đến khả năng chuyển đổi cơng nghệ nhanh chóng hiện nay và mục tiêu hội nhập công nghệ khoa học y tế của Cơng ty, thì nguồn nhân lực sắp tới phải là đội ngũ thật am hiểu nhiều về chuyên môn, chuyên ngành và chuyên khoa đồng thời có khả năng thích ứng với sự thay đổi của cơng nghệ.
- Thường xuyên bổ sung các thông tin về nhân viên để xác định nguồn
nhân lực thực tế trong từng thời kỳ: để tiến hành dự báo nguồn nhân lực đúng và
có hiệu quả thì phải có số liệu về tình hình sử dụng nguồn nhân lực hiện tại về mặt số lượng và chất lượng, từ đó có cái nhìn hệ thống, đồng thời xác định được điểm mạnh, điểm yếu, khó khăn và thuận lợi của nguồn nhân lực tại Công ty. Sau thời gian tuyển dụng, kiến thức, kỹ năng chun mơn và khả năng của nhân viên đều có sự thay đổi. Do vậy, Phịng HCNS (bộ phận đào tạo) của Cơng ty phải cập nhật tồn bộ thơng tin của cá nhân về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chun mơn, trình độ học vấn… của nhân viên nhằm làm cơ sở cho công tác đào tạo, thăng chức, thuyên chuyển nhân viên sau này.
3.2.1.3 Hoàn thiện hoạt động tuyển dụng :
Việc tuyển dụng chỉ thực hiện khi nhu cầu về nhân sự lớn hơn sức cung nội bộ và các giải pháp khắc phục sự thiếu hụt không mang lại hiệu quả. Như đã phân tích ở mục 2.4.2.2.3 – Tr.42, hoạt động tuyển dụng hiện tại của cơng ty cần có sự thay đổi, nên thực hiện theo đúng tiến trình tuyển chọn và căn cứ vào kế hoạch lao
động của công ty để xác định nhu cầu nhân sự và việc phân tích cơng việc để xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng, thông qua việc đề xuất xây dựng các phiếu, biểu mẫu cho công tác tuyển dụng (xem phụ lục 05).
Về cơ bản, tuyển dụng nhân sự phải được thực hiện qua 4 bước: xác định nhu cầu tuyển dụng, chiêu mộ, tuyển chọn và tuyển dụng.
- Xác định nhu cầu tuyển dụng: Việc xác định nhu cầu tuyển dụng được căn cứ vào kế hoạch lao động của cơng ty. Chính nó sẽ giúp nhà quản trị xác định được tổng số lượng nhân sự yêu cầu, số lượng thiếu hay thừa cho từng công việc cụ thể, số lượng nhân sự điều chuyển nội bộ và số lượng nhân sự cần tuyển từ bên ngồi. Từ đây Phịng HCNS sẽ tiến hành các bước kế tiếp.
- Chiêu mộ: là một tiến trình nhằm thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký và nộp hồ sơ đăng ký việc làm tại công ty.
+ Nguồn nội bộ sử dụng để chiêu mộ và tuyển dụng là quyết định điều phối của quá trình đảm bảo nhân sự từ bên trong. Các quyết định như đề bạt, luân chuyển, thuyên chuyển. Việc này có thể chọn được những nhân viên phù hợp và có chất lượng vì cơng ty đã biết rõ đặc điểm và khả năng hiện tại của nhân viên. Giúp công ty tiết kiệm được thời gian và chi phí so với lựa chọn nguồn bên ngồi. Đây cũng là động lực kích thích nhân viên nỗ lực trong cơng tác để được đề bạt. Tạo cho nhân viên có cơ hội học tập tránh sự nhàm chán trong công việc. Nhưng nếu sự đề bạt không dựa trên sự công bằng và hợp lý mà mang tính chủ quan sẽ gây trạng thái tâm lý chống đối, không phục tùng mệnh lệnh cấp trên làm ảnh hưởng đến bầu khơng khí văn hóa trong cơng ty.
+ Nguồn bên ngoài: được thực hiện chủ yếu qua các kênh như giới thiệu của nhân viên trong công ty, nguồn từ đăng tin trên Web của Công ty, của VNwork, nguồn từ báo chí, ứng viên tự nộp đơn xin việc và từ các công ty khác. Hiện tại việc tuyển dụng của công ty chỉ thực hiện chủ yếu qua giới thiệu của nhân viên trong công ty, từ các công ty trong cùng ngành dẫn đến hiệu quả tuyển dụng thấp như đã trình bày ở mục 2.4.2.2.3 – Tr.42.
Luận văn đề xuất thực hiện việc chiêu mộ cho quá trình tuyển dụng qua tất cả các nguồn, tạo sự chủ động về nhân sự cho công ty, tránh tình trạng thiếu hụt nghiêm trọng về nhân sự như trong thời gian qua và đáp ứng yêu cầu phát triển công ty.
Thông tin tuyển dụng phải rõ ràng các nội dung như trong bảng mơ tả cơng việc, phân tích cơng việc, cơ hội thăng tiến, tiềm năng phát triển của công ty v.v... kể cả mẫu đơn xin việc theo mẫu của công ty nhằm thuận lợi cho công tác tuyển chọn.
Thông tin tuyển dụng được quảng cáo rộng rãi qua các phương tiện thông tin đại chúng để thu hút lực lượng lao động từ các đơn vị khác hoặc người chưa có việc làm.
Cung cấp đầy đủ thông tin và đặt hàng tuyển dụng tại VNWork vì là cơ quan uy tín. Thực hiện nguồn này sẽ giúp công ty tiết kiệm được thời gian và nhân sự cho quá trình tuyển dụng. Tuy nhiên cần phải cân đối kỹ về chi phí và chỉ nên thực hiện tuyển dụng ở các vị trí quản lý, phụ trách.
- Tuyển chọn: Sau khi thu thập hồ sơ các ứng viên có được trong q trình tuyển mộ, nhà quản lý nguồn nhân lực phải thực hiện việc xem xét hồ sơ các ứng viên và tiến hành sàng lọc để chọn những ứng viên có điều kiện phù hợp nhất cho u cầu mỗi loại cơng việc đã có trong q trình phân tích cơng việc để tuyển dụng:
+ Liên lạc và mời phỏng vấn đối với các ứng viên đạt yêu cầu.
+ Tiến hành phỏng vấn mục tiêu việc phỏng vấn để đánh giá các yếu tố về phẩm chất cá nhân, kiến thức chuyên môn và kỹ năng của ứng viên theo bảng phân tích cơng việc. Do đó q trình này cần phải có sự tham gia đánh giá của cán bộ chuyên ngành trong bộ phận cần tuyển dụng. Từ chối tuyển dụng nếu ứng viên không đủ năng lực đáp ứng yêu cầu công việc.
+ Đánh giá lý lịch những ứng viên còn lại sau khi phỏng vấn, từ chối tuyển dụng những hồ sơ không trung thực.
+ Quyết định tuyển chọn ứng viên.
+ Từ chối tuyển dụng các ứng viên không đủ điều kiện. + Tuyển dụng
- Quá trình tuyển chọn phải được thực hiện dựa trên bảng mô tả công việc cụ thể, yêu cầu đối với cán bộ tuyển dụng ngoài khả năng chuyên môn về quản lý nguồn nhân lực, tâm lý và đúng chuyên khoa cần phải tuyệt đối trung thực và khách quan. Cần phải tránh để xảy ra các vấn đề tiêu cực trong công tác tuyển dụng. Sau khi đã bỏ ra khá nhiều thời gian và công sức cho đợt tuyển dụng, cuối cùng cơng ty đã có trong tay những nhân viên mới đầy tiềm năng và đây sẽ là nguồn nhân lực quý giá đảm bảo sự thành công trong tương lai của công ty. Tuy nhiên, lúc này bộ phận nguồn nhân lực nên thực hiện công tác "hậu tuyển dụng". Chương trình “hậu tuyển dụng” cần được tập trung vào hai phần việc chính sau đây:
Mỗi người đều có thói quen lưu giữ trong ký ức họ kỷ niệm về “ngày đầu tiên” của bất kỳ sự kiện nào trong cuộc đời. Vì thế cơng ty nên tạo cho nhân viên một “ngày đầu tiên” thật ấn tượng để họ cảm thấy công ty mới của mình có những nhà lãnh đạo thật tâm lý. Hãy gửi tặng một hộp bánh được gói đẹp mắt, một lẵng hoa xinh xắn, và không quên kèm theo thông điệp chúc sức khoẻ, thành công đến cá nhân và tồn thể gia đình của họ. Họ sẽ rất hạnh phúc khi công ty chuẩn bị không gian và đồ dùng làm việc cho riêng họ, với những chiếc máy tính mới, điện thoại bàn làm việc, thẻ nhân viên v.v… Đó sẽ là khoảnh khắc khó phai trong suốt cuộc đời họ.
Chương trình định hướng nghề nghiệp trong những ngày đầu làm việc. Trong những ngày đầu tiên tại công ty, hãy tạo điều kiện để nhân viên mới làm quen với cơng ty, lịch sử hình thành cũng như mơi trường làm việc. Đây cũng là khoảng thời gian lý tưởng để tổ chức các khóa đào tạo và huấn luyện ngắn để bổ sung các kỹ năng, kiến thức hữu ích cho nhân viên mới, đồng thời nâng cao nhận thức của họ về vai trò, quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của nhân viên trong công