2.4. Phân tích thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Công ty TNHH
2.4.2.2. Phân tích thực trạng việc thực hiện thu hút nguồn nhân lực
2.4.2.2.1 Cơng tác phân tích cơng việc
- Hiện tại, chỉ có một vài cơng việc là được Cơng ty phân tích cụ thể. Với phương pháp phân tích là “quan sát tại nơi làm việc” đã hình thành các bản mơ tả cơng việc cụ thể. Từ đó, Cơng ty đã thực hiện tốt các cơng việc như: xác định được lao động định biên, phân phối thu nhập và các vấn đề đào tạo, trả lương.
- Rất nhiều cơng việc thì chỉ tiến hành liệt kê nội dung công việc thực hiện một cách sơ sài. Bằng cách là mỗi người tự liệt kê ra các cơng việc của mình (gồm: họ tên, chức danh, vị trí cơng tác, nội dung cơng việc thực hiện hàng ngày). Cho nên, các bản mơ tả này cịn mang tính chung chung, tiêu chuẩn đo lường kết quả cịn nặng tính hình thức, cũng như khơng có các tiêu chuẩn dành cho người đảm nhận công việc
- Cơng ty khơng hình thành tiêu chuẩn của từng vị trí mà gộp chung các công việc lại thành một chức danh chung “bác sĩ, dược sĩ”, “Trưởng ban”, “chuyên viên”, “cán sự”. Chẳng hạn như chuyên viên phụ trách nhân sự, tiêu chuẩn giống như chun viên kế tốn, cùng một chức danh cơng việc là chuyên viên.
Để phân tích thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại Cơng ty, tác giả đã tích hợp giữa cơ sở lý luận về nội dung hoạt động quản trị nguồn nhân lực đã nêu ở chương 1 và
thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Trung Tâm Y Khoa Phước qua các câu hỏi về nhận xét của nhân viên ở các bộ phận (theo như mẫu được chọn ra) như: về phân tích cơng việc, về đánh giá kết quả công việc thực hiện, về công tác tuyển dụng, thăng tiến, về lương bỗng…bằng cách tiến hành xây dựng Phiếu điều tra quan điểm của nhân viên trong Công ty Phước An với 41 câu hỏi (xem phụ lục 07) trong đó có 32 câu xoay quanh các nội dung liên quan hoạt động quản trị nguồn nhân lực của Công ty, cịn lại 9 câu là tìm hiểu về thơng tin cá nhân cũng như những chính kiến khác của nhân viên. Từ đó, tác giả đã tiến hành phát phiếu điều tra và thống kê, tính phần trăm trên mẫu, thơng qua các nhóm câu hỏi có liên quan đến cơng tác phân tích thực trạng nêu trên, bằng cách chọn mẫu là 100 người, trong đó có 40 người là bác sĩ, 40 người là chuyên môn (Điều dưỡng, xét nghiệm, nhà thuốc, X-quang), 20 người còn lại là nhân viên khối văn phịng (HCNS, kế tốn, CSKH).
Nhận xét:
Cơng tác phân tích cơng việc được xem là cơ bản nhất và là cơ sở để tiến hành các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác. Tuy nhiên Cơng ty chưa có hệ thống phân tích cơng việc bài bản và đồng bộ, cịn rất nhiều cơng việc chưa được phân tích cụ thể (chủ yếu là hoạt động khám chữa bệnh). Để có thêm thơng tin liên quan, tác giả
đã tiến hành hỏi ý kiến của 100 nhân viên trong Công ty:
Tổng hợp bảng câu hỏi (câu 1 và câu 2 trong phiếu điều tra)
- Với câu hỏi: “bạn có biết rõ ràng về nội dung công việc bạn đang làm khơng?” thì có 79/100 câu trả lời là “có” nhưng nội dung đó được hướng dẫn bởi tự bản thân chiếm 46/79 và 33/79 là được hướng dẫn bởiTrưởng các đơn vị.
- Với câu hỏi: “có những tiêu chuẩn để đánh giá kết quả cơng việc của bạn?” thì có 61/100 câu trả lời là “có” và 39/100 là “khơng có”. Nếu có thì có tới 25/61 là được soạn bởi chính người thực hiện, 30/61 là được soạn bởi Trưởng các đơn vị, còn lạị 6/61 là sự đồng ý giữa người thực hiện và Trưởng các đơn vị.
- Để khắc phục điều này, cơng ty cần tổ chức việc phân tích cơng việc nhằm xây dựng hai văn bản quan trọng là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc để làm cơ sở cho việc tuyển chọn, đào tạo, bố trí sử dụng và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên một cách rõ ràng, chính xác.
2.4.2.2.2 Cơng tác hoạch định nguồn nhân lực
- Cơng tác hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trị quan trọng, nó giúp Cơng ty thấy rõ được phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực của mình, bảo đảm có được đúng người cho đúng việc, vào đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường.
- Hiện tại công tác hoạch định nguồn nhân lực được giao cho các Phòng chun mơn, trung tâm tự xây dựng, Phịng Hành chính nhân sự chỉ tổng hợp và báo cáo với Ban Tổng Giám đốc nhưng chủ yếu chỉ mới dừng lại về mặt số lượng, chưa thể hiện đầy đủ sự phối hợp đồng bộ và tập trung, cịn thụ động với tính chất ngắn hạn theo từng năm. Mặt khác, sự phối hợp giữa bộ phận nhân sự và các khâu khác trong Công ty chưa được tốt. Công tác hoạch định nguồn nhân lực trong Công ty cần phải được thực hiện bài bản và chi tiết hơn để Cơng ty có được chiến lược nhân sự rõ ràng để có thể ứng phó với những thay đổi trong tương lai.
Nhận xét:
Công tác hoạch định nguồn lực của cơng ty chưa tốt và thiếu tính bài bản chuyên nghiệp, chưa có các chiến lược, dự báo lâu dài cho nguồn nhân lực của Công ty. Trong thời gian tới, Công ty cần phải đầu tư nhiều trong công tác hoạch định nguồn nhân lực để xây dựng chiến lược nhân sự thật bài bản và cụ thể cho kế hoạch lâu dài.
2.4.2.2.3 Công tác tuyển dụng
a. Cơng tác tuyển dụng: chính sách tuyển dụng, thu hút nhân lực tại Công ty
được thực hiện trên cơ sở kế họach bổ sung chỉ tiêu lao động hàng năm để bổ sung cho các nhu cầu mới hoặc thay thế nhân viên nghỉ việc của các đơn vị.
Các chức danh cần tuyển dụng cụ thể sẽ căn cứ vào nhu cầu thực tế. Việc tuyển dụng được thực hiện theo quy định Bộ Luật Lao động, Luật Khám bệnh, chữa bệnh, quy trình tuyển dụng, cụ thể như sau:
Xác định nhu cầu tuyển dụng
- Căn cứ tình hình nhân sự, kinh phí hoạt động của Cơng ty cấp cho các Trung tâm, các phòng trực thuộc theo kế hoạch tài chính hàng năm, và yêu cầu phát triển hoạt động của từng đơn vị, các Trung tâm, các phòng lập đề xuất nhu cầu nhân sự do Giám Đốc Trung tâm, Giám đốc phòng đề xuất, gởi về Phòng Hành Chánh Nhân sự Công ty.
- Nhu cầu nhân sự cần phải có u cầu tối thiểu các thơng tin sau đây:
Nhân sự tuyển vào theo u cầu cơng việc gì?
Độ tuổi, giới tính.
Trình độ chun mơn, trình độ văn hóa, trình độ ngoại ngữ, và những điều kiện khác theo tính chất cơng việc.
Kinh nghiệm chuyên môn.
Dự kiến thời gian nhân sự cần có.
Loại lao động: thời vụ hay lâu dài
Các yêu cầu khác (nếu có).
Bước 1: Tập hợp nhu cầu:
Giám Đốc các Trung tâm, các phòng gởi nhu cầu tuyển dụng nhân sự. Phịng HCNS cơng ty tiến hành xem xét có ý kiến, cần thiết sẽ phải trao đổi trực tiếp với Trưởng đơn vị (Trung tâm, phịng) có nhu cầu nhân sự để thống nhất việc tuyển dụng.
Phòng HCNS cơng ty lập tờ trình gởi TGĐ để xin ý kiến tuyển dụng lao động (có phân tích và thuyết minh cụ thể). Nếu không đảm bảo các yêu cầu thì sẽ thống nhất lại với các Trưởng đơn vị liên quan theo ý kiến của TGĐ, nếu có những điểm chưa đồng ý thì phải thuyết minh cụ thể trình TGĐ giải quyết.
Sau khi được TGĐ phê duyệt nhu cầu nhân sự tuyển dụng, Phịng HCNS cơng ty tiến hành lên kế hoạch tuyển dụng, bao gồm:
Số lượng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc.
Nơi cung cấp nguồn nhân lực (thông báo tuyển dụng tại chỗ, báo, đài, trung tâm giới thiệu việc làm, các trường đào tạo).
Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng.
Dự kiến thành phần tham dự phỏng vấn người lao động (tùy theo từng đối tượng để bố trí người có trình độ chun mơn để phỏng vấn, khảo sát nghiệp vụ chuyên môn).
Thời gian phỏng vấn.
Nội dung thông báo tuyển dụng.
Ước tính chi phí cho việc tuyển dụng.
Nếu TGĐ chưa nhất trí thì dựa trên quan điểm của TGĐ có sự trình bày của Phòng HCNS để thống nhất kế hoạch.
Sau khi kế hoạch tuyển dụng được duyệt, Phòng HCNS triển khai công việc tuyển dụng theo kế hoạch.
Bước 3: Lập hội đồng tuyển dụng
Đối với các chức danh quản lý (là Trưởng các phòng, khoa trở lên) thì phải lập hội đồng tuyển dụng gồm: Tổng Giám Đốc (hoặc người được Tổng Giám Đốc ủy quyền), Giám Đốc Nhân sự, Giám Đốc Trung tâmvà Giám đốc phịng (theo hệ thống dọc) có nhu cầu tuyển dụng.
Quyết định lập hội đồng tuyển dụng được thực hiện theo mẫu
Bước 4: Thông báo tuyển dụng:
Thông báo tuyển dụng gồm các yêu cầu thông tin cơ bản như sau:
Chức danh, cơng việc cần tuyển,
Giới tính, độ tuổi (nếu cần).
Yêu cầu về trình độ, chun mơn, kinh nghiệm.
Thời gian, địa điểm, tiếp nhận hồ sơ, chỉ phỏng vấn hồ sơ đạt u cầu, khơng hồn trả các hồ sơ không đạt yêu cầu.
Yêu cầu ứng viên ghi rõ ở bìa hồ sơ : chức danh, cơng việc dự tuyển, điện thoại liên lạc.
Các hồ sơ xin việc gồm: (có xác nhận khơng q 6 tháng, kể từ ngày Phịng HCNS cơng ty kiểm tra)
Lý lịch dán ảnh có xác nhận của chính quyền địa phương (3),
Đơn xin việc (1),
Phiếu khám sức khỏe (1).
Những giấy tờ phải có cơng chứng, thị thực: CMND bản sao (3), hộ khẩu (3), các bằng cấp liên quan theo từng công việc.
Những giấy tờ khác (nếu có yêu cầu).
Lưu ý: Đem theo bản chính văn bằng chính thức để đối chiếu, đối với trường hợp được tuyển dụng.
Bước 5 Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.
Phòng HCNS công ty tiếp nhận hồ sơ của ứng viên, sàng lọc hồ sơ dựa trên nhu cầu tuyển dụng, và yêu cầu hồ sơ như thông báo.
Nếu đạt u cầu thì Phịng HCNS cơng ty lập danh sách ứng viên, trình Tổng Giám đốc.
Phịng HCNS cơng ty thơng báo ngày giờ và địa điểm phỏng vấn cho ứng viên, bằng thư mời hay điện thoại.
Tất cả ứng viên đến dự phỏng vấn sẽ điền vào bảng thông tin ứng viên
Bước 6: Phỏng vấn
- Đối với nhân viên:
Phịng có nhu cầu tuyển dụng sẽ phỏng vấn lần thứ nhất, khảo sát các kinh nghiệm, đánh giá năng lực nghiệp vụ chuyên mơn; Phịng HCNS cơng ty phỏng vấn lần thứ hai bằng khảo sát kiến thức cơ bản, các qui định của công ty. Đánh giá kết quả thực hiện gởi về Phịng HCNS cơng ty để tổng hợp trình Tổng Giám Đốc phê duyệt ứng viên trúng tuyển.
Hội đồng tuyển dụng thực hiện việc phỏng vấn ứng viên. Các thành viên hội đồng sẽ chuẩn bị trước nội dung câu hỏi để quá trình phỏng vấn thuận lợi, ít tốn thời gian. Các thành viên HĐTD sẽ cùng đánh giá ứng viên, chủ tịch hội đồng sẽ là người có ý kiến cuối cùng. Đánh giá kết quả thực hiện. Kết quả sẽ tổng hợp trình Tổng Giám Đốc phê duyệt ứng viên trúng tuyển.
Bước 8: Thông báo kết quả đến các ứng viên
Sau khi có kết quả ứng viên trúng tuyển, Phịng HCNS cơng ty thơng báo đến ứng viên bằng điện thoại hay thư, mời đến để phổ biến thơng tin cần thiết trước khi chính thức tiếp nhận. Phịng HCNS Cơng ty có trách nhiệm phổ biến các thơng tin về nội qui cơng ty, sau đó sẽ về Trung tâm hoặc phịng chun môn làm việc.
Bước 9: Tiếp nhận và thử việc:
Việc tiếp nhận và thử việc được thực hiện theo quy trình thử việc.
Tiêu chuẩn tuyển dụng:
- Tiêu chuẩn về trình độ chun mơn được đánh giá cao nhất, kế tiếp là ngoại ngữ (tùy theo chức danh), tin học, sức khỏe, đạo đức, ngoại hình,... Tuy nhiên các tiêu chuẩn tuyển dụng phần lớn chỉ được xây dựng theo đối tượng (như kỹ sư, kỹ thuật viên xét nghiệm, KTV X-quang...) mà rất ít được xây dựng theo cơng việc, chức danh cụ thể.
- Đối tượng tuyển dụng là tất cả những người có trình độ chun mơn, nghề nghiệp phù hợp với yêu cầu công việc cần tuyển của Cơng ty. Những năm trước đây thì việc tuyển dụng vẫn được ưu tiên cho những sự quen biết, thơng qua sự giới thiệu, nhưng đó là số ít và các tiêu chuẩn tuyển dụng cũng đã thể hiện những hình thức nghiêm túc và phù hợp với công việc.
- Công ty tuyển dụng lao động từ hai nguồn: nội bộ của công ty và bên ngồi Cơng ty. Nguồn nội bộ của Công ty thường là người quen hoặc người thân của nhân viên hay của cơ quan quản lý cấp trên. Nguồn bên ngồi Cơng ty chủ yếu là những nhân sự có chun mơn và kinh nghệm từ những đơn vị khác hoặc những bác sĩ hưu
trí, cịn lại là những sinh viên, học viên đã tốt nghiệp của các Trường đại học, cao đẳng, trung cấp trong thành phố.
Nhận xét:
Công ty đã xây dựng các quy định rõ ràng và chi tiết về công tác tuyển dụng lao động như: tiêu chuẩn tuyển chọn cho từng loại đối tượng, mẫu hồ sơ tuyển dụng lao động, phân công trách nhiệm và quyền hạn tuyển lao động. Những quy định này giúp cho công tác tuyển dụng lao động của công ty thực hiện trên cơ sở chuẩn mực thống nhất, quản lý được đối tượng tuyển dụng theo từng loại cụ thể.
Công ty đã thực hiện chế độ xét chọn. Tuy nhiên việc xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể cho từng vị trí chỉ mang tính tự phát, khơng đồng bộ. Vì vậy:
- Việc xác định số lượng nhân viên cần thiết tại từng phịng ban khơng chính xác và khơng mang tính khoa học. Đồng thời, nhu cầu nhân sự phát sinh cũng chưa đảm bảo đó là nhu cầu thật sự cần thiết, hầu hết các đơn vị chỉ dự báo được nhu cầu ngắn hạn.
- Chưa tuyển được người có đủ phẩm chất, trình độ và năng lực phù hợp cho từng cơng việc cụ thể. Đồng thời, số lượng người thân quen, hoặc cấp trên gửi gắm đang gây nên tình trạng thừa người không đủ năng lực cần thiết.
b. Phân cơng, bố trí và đề bạt nhân viên:
• Phân cơng, bố trí nhân viên:
- Sau khi ứng viên được chọn qua hai vịng phỏng vấn sẽ được Cơng ty ký hợp đồng thử việc và được bố trí thử việc 02 tháng tại các đơn vị mà ứng viên đăng ký dự tuyển ban đầu. Trong quá trình thử việc, ứng viên được huấn luyện rất kỹ về kỹ năng cơng việc, tìm hiểu môi trường làm việc tại Công ty và thường do trưởng các bộ phận hoặc chính lãnh đạo đơn vị sẽ trực tiếp hướng dẫn. Sau hai tháng, lãnh đạo đơn vị sẽ có báo cáo dánh giá chi tiết về ứng viên trình Tổng giám đốc Cơng ty để có quyết định tuyển dụng cuối cùng.
- Đối với những người lao động mới vào làm việc được phân cơng, bố trí cơng việc phù hợp với khả năng; đối với những người đang làm việc, thỉnh thoảng cũng được phân cơng thêm, giảm bớt hay hốn chuyển cơng việc trong nội bộ một phịng ban, đơn vị. Tất cả đều do Trưởng phòng, ban, đơn vị tự quyết định.
- Điều động nhân viên từ phòng ban, đơn vị này sang phòng ban, đơn vị khác đôi khi cũng diễn ra. Việu điều động do Tổng Giám đốc Công ty ra quyết định mà nguyên nhân có thể xuất phát từ:
Điều phối lại lao động giữa nơi này với nơi khác cho phù hợp hơn.
Một số nhân viên thông qua tự học tập từ bên ngồi hoặc được Cơng ty tổ chức đào tạo nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, tay nghề sẽ được điều động sang nơi khác đảm trách công tác mới.
Do mắc phải sai phạm nên thuyên chuyển công tác, điều động sang nơi khác.