CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KSNB ĐỐI VỚIBCTC
1.2 KSNB và KSNB đối với BCTC
1.2.3 KSNB đối với BCTC
Theo Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC), KSNB đối với BCTC được định nghĩa:
Là một quy trình được thiết kế hoặc dưới sự giám sát của các viên chức đứng
đầu về điều hành và tài chắnh hoặc những cá nhân thực hiện các công việc tương
tự,và bị tác động bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các cá nhân khác để cung cấp một mức độ đảm bảo hợp lý liên quan đến tắnh đáng tin cậy của các BCTC và quy trình chuẩn bị BCTC tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi để công bố ra cơng chúng. Quy trình này bao gồm các chắnh sách và thủ tục nhằm:
- Đề cập đến việc duy trì các ghi nhận có tắnh chi tiết hợp lý phản ánh chắnh xác và trung thực các giao dịch và tình trạng tài sản của các công ty niêm yết.
- Cung cấp mức độ đảm bảo rằng các giao dịch được ghi nhận cần thiết để cho phép việc chuẩn bị các BCTC tuân thủ với các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi và việc thu chi trong doanh nghiệp được tiến hành tuân thủ theo sự phê duyệt của quản lý và giám đốc.
- Cung cấp mức độ đảm bảo hợp lý liên quan đến việc ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời các thu lợi, sử dụng hoặc sắp đặt bất chắnh tài sản của doanh nghiệp mà có thể ảnh hưởng trọng yếu đến thông tin trên BCTC.
1.2.3.2 Các thành phần
Cũng giống như nội dung về hệ thống KSNB nói chung, hệ thống KSNB đối với BCTC cũng bao gồm 5 thành phần sau:
a. Môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt là những yếu tố chi phối hoạt động của các thành viên trong đơn vị. Một mơi trường kiểm sốt tốt là nền tảng quan trọng cho toàn bộ các thành phần của hệ thống KSNB.Mơi trường kiểm sốt ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một đơn vị, trong đó có cơng tác kế toán và tắnh trung thực và đáng tin cậy của BCTC. Xây dựng mơi trường kiểm sốtđối với BCTCbao gồmcác nguyên tắc như sau:
Ớ Đảm bảo tắnh chắnh trực và giá trị đạo đức
Tắnh trung thực và đáng tin cậy của BCTC phụ thuộc váo tắnh chắnh trực và tôn trọng các giá trịđạođức của những con người thực hiện, kiểm sốt quy trình lập và trình bàyBCTC. Do đó cần phải nâng cao tắnh chắnh trực và giá trị đạo đức. Để thực hiện mong muốn này, các nhà quản lý phải thiết lập và phổ biến những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cách thức cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản các nhân viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Hơn ai hết, nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới trong việc tuân thủ những chuẩn mực đã được đưa ra và phải xử lý nghiêm khắc đối với những hành động sai trái.
Ngoài ra, cần phải giảm thiểu những yếu tố ảnh hưởng đến tắnh chắnh trực và giá trị đạo đức. Đó là khơng tạo ra những áp lực có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. Chẳng hạn như không đưa ra những kế hoạch vượt qua khả năng thực hiện, vì nếu khơng đạt được kế hoạch phi thực tế thì có thể xảy ra gian lận trong BCTC.
Ớ Đảm bảo sự độc lập và phải giám sát sự phát triển và tắnh hiệu quả của
KSNB.
Tất cả các thành viên trong Hội đồng quản trị phải độc lập từ quản lý và khách quan trong việc đánh giá và ra quyết định. Hội đồng quản trị xác định và chấp
nhận trách nhiệm giám sát của mình thơng qua việc thiết lập Ủy ban kiểm toán. Ủy ban kiểm toán bao gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành. Đối với BCTC, Ủy ban kiểm tốn có trách nhiệm giám sát việc lập BCTC.
Sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm tốn có ảnh hưởng lớn đến mơi trường kiểm sốt. Nếu Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm tốn hoạt động có hiệu quả sẽ ảnh hưởng tốt đến mơi trường kiểm sốt, ảnh hưởng đến chất lượng của BCTC.Do đó Hội đồng quản trị cần xác định, duy trì, và định kỳ đánh giá các kỹ năng và chuyên môn cần thiết của các thành viên trong Ủy ban kiểm toán.
Ớ Thiết lập cấu trúc, quyền hạn và trách nhiệm
Hộiđồng quản trị và Nhà quản lý cần xem xét tất cả các cấu trúc của thực thể quản lý đặc biệt là các cấu trúc được sử dụng nhiều (bao gồm cả các đơn vị
điều hành, các thực thể pháp lý, phân bố địa lý, và các nhà cung cấp dịch vụ
thuê ngoài). Điều này rất cần thiết cho việc thiết lập cơcấu tổ chức và dòng báo cáo.Cơ cấu tổ chức thườngđược thể hiện qua sơđồ tổ chức, phảnánh mối quan hệ giữa các bộ phận trên sơđồ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo.Cơ cấu tổ chứcđóng góp rất lớn cho việcđạtđược các mục tiêu, bao gồm cả mục tiêu trung thực vàđáng tin cậy củaBCTC. Vì vậy, tùy thuộc vào quy mô và tắnh chất hoạtđộng củađơn vị mà xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp. Tuy nhiên, bất kỳ một cơ cấu tổ chức nào cũng cần gọn nhẹ, rõ ràng, tránh sự rườm rà, phức tạp.
Đối với mục tiêu trung thực vàđáng tin cậy củaBCTC, cần duy trì một cơ cấu tổ chức tạođiều kiện cho báo cáo hiệu quả và thông tin liên lạc thông suốt trong từng bộ phận chức năng của tổ chức. Ngoài ra cũng cần thiết lập các kênh BCTC phù hợp với mỗi bộ phận chức năng vàđơn vị kinh doanh trong
đơn vị. Bên cạnh đó, dịng báo cáo được thực hiện trôi chảy phụ thuộc vào
việc xác định trách nhiệm và phân chia quyền hạn.
Hội đồng quản trị xác định và phân công trách nhiệm quản lý cấp cao. Đến
các tiểu đơn vị của nó. Quyền hạn và trách nhiệm được giao trên cơ sở chứng minh khả năng và vai trò được xác định dựa vào ai chịu trách nhiệm hoặc lưu giữ thông báo quyết định.
Đối với bộ phận tài chắnh kế tốn- những con người có ảnh hưởng lớn đến tắnh trung thực và đáng tin cậy của BCTC, khi phân chia trách nhiệm cần đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Ớ Đảm bảo năng lực trong thực hiện BCTC.
Tùy vào tắnh chất cơng việc mà địi hỏi nhân viên có những kỹ năng và hiểu biết khác nhau, nếu không họ sẽ thực hiện công việc được giao khơng hữu hiệu và hiệu quả dẫn đến tình trạng xử lý cơng việc sai lệch các quy trình KSNB đã
được quy định. Do đó, mỗi đơn vị cần phải có văn bản quy định chi tiết các
yêu cầu về trình độ, năng lực, kinh nghiệm, kỹ năng cho từng vị trắ tuyển dụng, đồng thời thường xuyên tổ chức đào tạo cho nhân viên, tạo điều kiện cho họ cập nhật kiến thức chuyên môn.
Đặc biệt, tắnh hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với BCTC phụ thuộc rất nhiều vào trình độ năng lực của bộ phận tài chắnh kế toán, những người tham gia trực tiếp vào quy trình lập và trình bày BCTC. Vắ dụ: năng lực yếu kém của đội ngũ nhân viên kế tốn có khả năng dẫn đến các sai lệch trọng yếu trong BCTC. Vì vậy để đảm bảo tắnh trung thực và đáng tin cậy của BCTC thì chắnh sách tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, đánh giá, ưu đãi những nhân viên của bộ phận này cần đặc biệt quan tâm hơn cả.
Ớ Trách nhiệm KSNB và chắnh sách khen thưởng, kỷ luật.
Trách nhiệm KSNB được thiết lập khác nhau ở các cấp trong tồn tổ chức. Vì vậy cần phải thiết lập chắnh sách khen thưởng, kỷ luật phù hợp với trách nhiệm của các các cấp trong tổ chức, gắn liền với việc thực hiện các trách nhiệm KSNB trong việc đạt được các mục tiêu, xem xét việc đạt được cả hai mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Tuy nhiên, cần tránh những mục tiêu không thực tế gây áp lực quá mức có thể khiến nhân viên sợ hậu quả của việc không đạt
được các mục tiêu mà phá vỡ quá trình hoặc tham gia vào các hoạt động gian
Đối với BCTC, cần đặc biệt lưu ý khi các khoản khen thưởng dựa trên mục tiêu lợi nhuận, khi đó quyền lợi của các nhà quản lý phụ thuộc vào BCTC, cũng có thể ảnh hưởng đến tắnh trung thực của BCTC.
b. Đánh giá rủi ro
Rủi ro có thể phát sinh trong tất cả các đơn vị. Mỗi lĩnh vực hoạt động khác nhau thì có những rủi ro khác nhau. Rủi ro có thể xuất hiện từ các yếu tố bên trong lẫn bên ngoài đơn vị. Nhưng mọi rủi ro trọng yếu đều làm ảnh hưởng đến tắnh trung thực và đáng tin cậy của BCTC. Vì vậy cần phải đánh giá rủi ro. Đánh giá rủi ro là cơ sở cho việc xácđịnh rủi ro này sẽđược kiểm soát như thế nào. Tuy nhiên, khơng thể kiểm sốt được tất cả các rủi ro mà chỉ giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được.
Đối với mục tiêu trung thực và đáng tin cậy của BCTC, để đánh giá mức độ
trọng yếu của rủi ro, nhà quản lý cần phải thực hiện: Ớ Xác định mục tiêu BCTC
Nhà quản lý cần quy định cụ thể, rõ ràng mục tiêu củaBCTC và tiêu chuẩnđể có thể xácđịnh rủi ro liên quan.
- Tuân theo nguyên tắc kế toán chung được chấp nhận: Mục tiêu của BCTC là phù hợp với nguyên tắc kế toán chung được chấp nhận, lựa chọn các nguyên tắc kế toán thắch hợp.
- Hỗ trợ thơng tin: Thơng tin trình bày trên BCTC ảnh hưởng lớn đến người sử dụng. Vì vậy thơng tin phải được trình bày một cách phù hợp, không quá chi tiết cũng không quá cô động.
- Phản ánh hoạt động của công ty: BCTC phản ánh các giao dich và các sự
kiện cơ bản trong một phạm vi giới hạn có thể chấp nhận được bằng cách trình bày tình hình tài chắnh, kết quả hoạt động, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh.
- Xem xét tắnh trọng yếu: Phản ánh các khái niệm trọng yếu trong trình bày BCTC hợp lý.
Nhà quản lý phải nhận dạng, phân tắch vàđánh giá rủi ro. Đây là cơ sở để xácđịnh phương pháp kiểm soát rủi ro.
- Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể xuất hiện từ các yếu tố bên trong lẫn bên ngoài đơn vị. Các yếu tố bên trong bao gồm:cơ cấu quản lý, quy trình kinh doanh, con người, cơng nghệ thộng tin,ẦCác yếu tố bên ngồi: thay đổi cơng nghệ kỹ thuật, thay đổi chắnh sách kế tốn, các yếu tố cạnh tranh tác động đến thị phần, môi trường pháp lý và chắnh trị, nhu cầu khách hàng,Ầ Để nhận dạng rủi ro, nhà quản lý có thể sử dụng các phương tiện dự báo, phân tắch các dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạtđộng,Ầ
Đối với mục tiêu BCTC, những rủi ro có thể là: khai báo không đầyđủ thu nhập và chi phắ, ghi nhận tài sản khơng có thực hoặc khơng thuộc quyền sở hữu củađơn vị, đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả, trình bày những thơng tin tài chắnh không phù hợp với chuẩn mực kế toán,Ầ
- Phân tắch và đánh giá rủi ro: Phân tắch và đánh giá rủi ro là công việc khá phức tạp, thường bao gồm theo quy trình sau: Ước lượng khả năng xảy ra và tác động tiềm tàng của các rủi ro đến mục tiêu BCTC, những biện pháp để hạn chế rủi ro.
Ớ Xem xét rủi ro gian lận.
Rủi ro do gian lận là loại rủi ro rất khó kiểm sốt. Vì vậy các sai sót trọng yếu tiềm tàng do gian lận cần được xem xét rõ ràng trong đánh giá rủi ro.Để đánh giá rủi ro gian lận cần xem xét chắnh sách khen thưởng, áp lực mà nhân viên phải gánh chịu, thái độ làm việc của nhân viên, và cả cơ hội để gian lận,Ầ Các trường hợp gian lận và hành vi sai trái có thể xảy ra:
- Giao dịch phức tạp, không thường xuyên. - Các giao dịch vào cuối niên độ.
- Khoản mục ước lượng và điều chỉnh trong BCTC. - Các khoản xử lý mang tắnh tự động.
- Những điểm yếu kém trong hoạt động kiểm soát hiện tại. - Biển thủ tài sản
- Ầ.
Ớ Xem xét những thay đổi có ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB
- Những thay đổi của môi trường kinh doanh như pháp lý, kinh tế, vật lý,Ầ - Thay đổi mơ hình kinh doanh
- Thay đổi lãnh đạo
c. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chắnh sách, thủ tục do người quản lý đặt ra nhằm kiểm soát rủi ro mà đơn vị đang hay sẽ gặp phải, hỗ trợ đơn vị thực hiện mục tiêu đề ra. Hoạt động kiểm soát được thực hiện ở tất cả các cấp và ở các giai đoạn khác nhau trong q trình kinh doanh.
Rủi ro khơng thể triệt tiêu hồn tồn mà chỉ có thể làm giảm thiểu. Đối với BCTC, hoạt động kiểm soát làm giảm thiểu tác động của rủi ro vào mục tiêu của BCTC.
Để giảm thiểu rủi ro, hoạt động kiểm soát nên xem xét các vấn đề sau: Ớ Lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát phải phù hợp với đánh giá rủi ro, phù hợp với quy trình kinh doanh, các hoạt động được thực hiện phải giải quyết được các rủi ro để đạt được mục tiêu của BCTC.
Hoạt động kiểm soát bao gồm một loạt các hoạt động khác nhau, bao gồm: phê duyệt, uỷ quyền, xác minh, đối chiếu, phân quyền,Ầ, tuỳ thuộc vào từng trường hợp mà lựa chọn để đạt được hiệu quả nhất.
Khi lựa chọn hoạt động kiểm soát cần một sự cân bằng và thắch hợp trong kiểm sốt phịng ngừa và kiểm soát phát hiện, cũng như sự cần bằng và thắch hợp giữa kiểm sốt thủ cơng và tự động, cần phân chia nghiệp vụ hợp lý giữa các nhân viên, giữa các quy trình.
Ngồi ra, khi lựa chọn các phương án kiểm soát quản lý cần xem xét chi phắ của hoạt động kiểm soát và lợi ắch dự kiến mà hoạt động kiểm soát mang lại. Ớ Thiết kế và triển khai thực hiện việc kiểm sốt cơng nghệ
Kiểm sốt cơng nghệ thường được phân thành hoạt động kiểm soát chung và hoạt động kiểm soát ứng dụng.
- Hoạt động kiểm soát chung:
Xem xét hoạt động của máy chủ, kiểm soát sự phát triển và triển khai hệ thống,thay đổi hệ thống, truy cập, sao lưu, phục hồi dữ liệu, bảo mật,Ầ cho sự tồn vẹn của quy trình lập và trình bày BCTC.
- Hoạt động kiểm soát ứng dụng:
Hoạt động này nhằm đảm bảo cho dữ liệu của từng qúa trình được nhập vào và xử lý một cách chắnh xác và đầy đủ trong hệ thống. Để đạt được điều này phải kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm sốt quy trình xử lý dữ liệu, kiểm sốt thơng tin đầu ra.
Ớ Triển khai các hoạt động kiểm sốt thơng qua các chắnh sách và thủ tục
- Chắnh sách và thủ tục phải được xem xét định kỳ, các mục có nguy cơ rủi ro cao cần được xem xét thường xuyên hơn so với những mục có nguy cơ thấp.
- Phải kiểm tra các trường hợp ngoại lệ, phải có thủ tục và chắnh sách cho các trường hợp ngoại lệ.
- Chắnh sách và thủ tục này phải phù hợp với quy trình kinh doanh và hoạt động hằng ngày của nhân viên, phải được thực hiện nhất quán trên toàn đơn vị và đặt biệt là phải được thực hiện kịp thời.
- Các chắnh sách và thủ tục mà đặc biệt là các chắnh sách liên quan đến tắnh đáng tin cậy của BCTC phải được thiết lập và truyền đạt trong tồn cơng ty với các thủ tục tương ứng với chỉ thị của người quản lý.
- Bên cạnh đó cần thiết lập trách nhiệm: Người quản lý chịu trách nhiệm về thủ tục và chắnh sách đối với các rủi ro liên quan.
d. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là bộ phận không thể bỏ qua của việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị, đặt biệt là kiểm soát nội bộ đối với BCTC.
Ớ Phải đạt được các thông tin cần thiết hỗ trợ cho các thành phần của
Để đạt được mục tiêu của BCTC, thơng tin nói chung mà cụ thể là thông tin tài chắnh phải đạt được là:
- Xác định và ghi chép các nghiệp vụ thực tế phát sinh.
- Phân loại đúng đắn các nghiệp vụ, diễn giải chi tiết, đầy đủ nội dung của