2.5.1.1 Mục đích khảo sát
Mục đích của việc khảo sát nhằm tìm hiểu thực trạng HTKSNB tại cơng ty để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang thơng qua q trình tìm hiểu, phân tích, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty theo tiêu chuẩn COSO 2004.
2.5.1.2 Đối tượng khảo sát
Việc tiến hành khảo sát được thực hiện tại công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang. Bảng khảo sát gửi trực tiếp đến những người có chức vụ quan trọng như: Ban giám đốc, kế tốn trưởng, trưởng phó các phịng ban, phịng kế tốn và một số nhân viên cơng tác lâu năm trong công ty.
2.5.1.3 Phương pháp khảo sát
Việc khảo sát được thực hiện thông qua công cụ đánh giá là bảng câu hỏi gồm 88 câu hỏi, thiết kế lại từ những câu hỏi của COSO đánh giá trên tám bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm sốt nội bộ: Mơi trường kiểm sốt, Thiết lập mục tiêu, Nhận dạng các sự kiện, Đánh giá rủi ro, Đối phó với rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Thơng tin và truyền thông, Giám sát.
2.5.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Cty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang
2.5.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Bảng 2.1: Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Trả lời
Có Khơng Không biết
Nhà quản lý các cấp trong cơng ty có trình độ
chun mơn phù hợp với cơng việc hay không? 90% 6,6% 3,4% Những nhà quản lý các phịng ban trong cơng ty
có cùng nhau bàn bạc phối hợp thực hiện các mục tiêu chung của cty không?
96,7% 3,3%
Trong cơng ty có thường xun xảy ra sự biến
động nhân sự ở vị trí quản lý? 36,6% 63,4% Cơng ty có sẵn sàng điều chỉnh báo cáo tài
chính khi phát hiện ra sai sót khơng? 86,6% 13,4% Các nhà quản lý lĩnh vực tài chính kế tốn trong
cơng ty có thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những nguyên tắc kế toán, khai báo thơng tin trên báo cáo tài chính, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách không?
90% 10%
Nguồn: Kết quả khảo sát tại Cty Xổ số TG
Kết quả từ khảo sát thực trạng cho thấy các nhà quản trị và quản lý cấp cao tại công ty được đề bạt dựa trên những kinh nghiệm, chuyên môn và thâm niên công tác trong ngành, vì vậy đa phần họ đều có những hiểu biết về lĩnh vực mình phụ trách. Do đặc thù là loại hình doanh nghiệp nhà nước chịu sự quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, các quyết định về sản xuất kinh doanh thường phải có sự thơng qua của cấp trên. Vì vậy, đơn vị thường khơng có những dự án kinh doanh với mức độ rủi ro cao, mà thường thực hiện các chỉ tiêu tài chính theo kế hoạch được phân bổ từ Xổ số khu vực phía Nam, theo sự chỉ đạo cơ quản chủ quản. Điều này khiến tư duy về rủi ro, quản trị rủi ro cũng như văn hóa rủi ro khơng phát triển mạnh trong đơn vị.
Các quan điểm về rủi ro có thể chấp nhận tồn tại trong doanh nghiệp chủ yếu là các rủi ro trong hoạt động, nhà quản lý chấp nhận những tổn thất trong sử dụng chi phí tại đơn vị, để đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh thật trôi chảy, vận hành tốt. Quan điểm này xuất phát từ việc cân đối giữa chi phí và lợi ích, bởi chi phí bỏ ra cho việc kiểm soát và ngăn chặn các rủi ro này là quá lớn. Tuy nhiên, ban lãnh đạo đơn vị vẫn chú trọng và đề cao tinh thần chi tiêu tiết kiệm, tránh thất thốt, lãng phí.
Ở vị trí quản lý cấp cao, hầu như tại đơn vị khơng có sự biến động hay thun chuyển vị trí làm việc. Nhà quản lý thường có thâm niên cơng tác cao, tạo dựng uy tín trong đơn vị và phụ trách vị trí quản lý đến khi hết tuổi lao động.
Ban lãnh đạo công ty am hiểu về thị trường và có kinh nghiệm lâu năm về quản lý kinh doanh, được sự tham mưu của kế toán trưởng đơn vị cũng như cập nhật các văn bản quy định về tài chính kế tốn của Bộ tài chính, chính sách liên quan, cần thiết cho việc điều hành, có tinh thần tuân thủ cao các quy định về thủ tục kế tốn, cũng như các thơng tin minh bạch trên báo cáo tài chính của đơn vị.
2.5.2.1.2 Ban giám đốc và Ban thanh tra nhân dân
Bảng 2.2: Ban giám đốc và Ban thanh tra nhân dân
Ban giám đốc và Ban thanh tra Có Khơng Khơng biết
Ban giám đốc có tổ chức những cuộc họp định kỳ để xem xét, đánh giá lại hoạt động của công ty hay không?
100%
Biên bản của những cuộc họp này có được soạn
thảo, ký xác nhận đúng thời gian hay không? 93,3% 6,7% Ban giám đốc có đánh giá cao vai trị của Ban
kiểm sốt khơng? 83,3% 16,7%
Ban giám đốc có được cung cấp thơng tin về tình hình hoạt động, tài chính của công ty đầy
đủ, kịp thời không? 96,7% 3,3%
Nguồn: Kết quả khảo sát tại cty Xổ số Tiền Giang
Qua tìm hiểu thực tế cho thấy, Ban giám đốc tại Cty thường xuyên tổ chức các cuộc họp định kỳ nhằm đánh giá và xem xét tình hình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tồn đơn vị từ đó đề ra những biện pháp giải quyết những khó khăn tồn đọng. Các cuộc họp này được triển khai và phổ biến trong toàn đơn vị, cụ thể:
- Họp hội ý thứ năm hàng tuần đối với trưởng phó các phịng ban. Cuộc họp này thường nhằm triển khai những mục tiêu cụ thể phải thực hiện trong tuần, đánh giá hoạt động tuần trước. Từ đó, Ban giám đốc có ý kiến chỉ đạo cho những mục tiêu sắp tới và phương hướng giải quyết nhằm nâng cao hiệu quả
Ban thanh tra tại đơn vị được thành lập gồm các thành viên không nằm trong Ban giám đốc, Bộ phận kế tốn tài chính. Ban này được thành lập theo Quyết định của Giám đốc Công ty, tiến hành thanh tra giám sát mỗi năm một lần khi có lịch phân cơng. Nhiệm vụ của Ban thanh tra gồm có:
- Giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo những hành vi vi phạm, gian lận trong đơn vị.
- Giám sát giám đốc công ty trong việc thực hiện chính sách pháp luật, Nghị quyết đại hội CNVC, nội quy, quy chế của công ty.
Mặc dù đánh giá cao vai trị của Kiểm sốt nội bộ, nhưng hiện nay tại Cty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang không thành lập Bộ phận Kiểm toán nội bộ độc lập. Tuy nhiên, định kỳ hàng năm cơng ty vẫn có các chun viên kiểm toán thuộc Kiểm toán khu vực 9, cục thuế đến tiến hành kiểm tốn, kiểm tra hoạt động tài chính kế tốn cho đơn vị.
2.5.2.1.3 Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên
Bảng 2.3: Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên
Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên
Có Khơng Khơng biết
Cơng ty có thiết lập và đang áp dụng quy trình
tuyển dụng và đào tạo nhân sự hay không? 66.6% 16,7% 16,7% Cơng ty có các chương trình đào tạo nội bộ
không? 16,7% 66.6% 16,7%
Cơng ty có dành ngân sách đào tạo bên ngồi
cho từng phịng ban và từng vị trí hay khơng? 33,3% 26,6% 40,1% Cơng ty có xây dựng bảng tiêu chí đánh giá
nhân sự (năng lực, tinh thần làm việc, thái độ đối với đồng nghiệp,…) trong thời gian thử việc cũng như q trình làm việc khơng?
83,3% 6,6% 10,1%
Cơng ty có xây dựng qui chế khen thưởng, kỷ
luật rõ ràng hay khơng? 96,6% 3,4%
Nhân viên có bị áp lực khối lượng cơng việc để dẫn đến việc trình bày các báo cáo khơng đáng tin cậy không?
16,7% 73,3% 10% Các nhân viên có được trang bị kiến thức
chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp với từng nhiệm vụ của họ hay không?
93,3% 6,4%
Tổng số lao động hiện có tại cơng ty đến 31/12/2012 là 123 nhân viên. Trong đó:
- Đang học cao học: 02 người, chiếm 1,62% - Đại học: 73 người, chiếm 59,34%
- Đang học đại học: 07 người, chiếm 5,69% - Cao đẳng, trung cấp: 35 người, chiếm 33,33% - Phổ thông chưa qua đào tạo: 6 người, chiếm 4,87%
Thực trạng trên cho thấy, nguồn nhân lực tại đơn vị tương đối tốt, lực lượng lao động đại học chiếm 59,34% tổng số lao động tại đơn vị, lực lượng lao động chiếm phần lớn là lao động trẻ. Cán bộ lãnh đạo được đào tạo đúng chuyên nghành và am hiểu về lĩnh vực kinh doanh công ty đang hoạt động, có khả năng thích ứng cao với thay đổi thị trường.
Cơng ty có chính sách khen thưởng và kỷ luật rõ ràng theo quy chế văn kiện đại hội CNVC được xây dựng hàng năm. Hàng tháng, q đều có xét khen thưởng cho cá nhân thực hiện xuất sắc công việc được giao theo các mức: A, B và trợ cấp.
Công ty không tổ chức lớp học đào tạo nội bộ cho nhân viên trong doanh nghiệp mà tùy phòng ban chỉ được chọn vài người luân phiên tham dự lớp học bồi dưỡng về kỹ năng bán hàng, nhân sự, luật, chính sách, thuế,…từ những lớp bên ngoài. Điều này tạo sự thụ động trong việc bổ sung nguồn nhân lực có kiến thức và trình độ chun mơn am hiểu rộng có khả năng nắm bắt tổng quát, đáp ứng yêu cầu công việc tại công ty.
Khi phân công công việc, Ban giám đốc rất chú trọng đến năng lực của nhân viên, phân cơng đúng chun mơn để giúp nhân viên hồn thành tốt công việc được giao, đồng thời các nhà quản lý cũng thường xuyên đánh giá, xem xét năng lực của nhân viên để sắp xếp vào những vị trí cơng việc phù hợp nhất. Tuy nhiên, kỹ năng của nhân viên trước khi giao việc không được chú trọng lắm, chủ yếu là người đi trước chỉ người đi sau.
Công ty cũng có một số trường hợp nhân viên được tuyển dụng vào do gửi gắm mặc dù khơng có chun mơn đúng theo yêu cầu của công ty, không phù hợp với yêu cầu công việc, những trường hợp tuyển dụng này, sau đó được đi học bổ sung ở các dạng khác nhau, tình hình này làm giảm sự hiệu quả và chuyên nghiệp của hoạt động cơng ty trên tiến trình phát triển.
2.5.2.1.4 Tính chính trực và giá trị đạo đức
Bảng 2.4: Tính chính trực và giá trị đạo đức
Tính chính trực và giá trị đạo đức Có Khơng Khơng biết
Cơng ty có xây dựng mơi trường văn hóa của tổ chức (các chuẩn mực về cách thức ứng xử, các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt..) nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức của nhân viên không?
96,6% 3,4%
Cơng ty có xây dựng và hướng dẫn cụ thể những yêu cầu về đạo đức, phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được khuyến khích cho phép?
90% 6,6% 3,4%
Cơng ty có tồn tại những áp lực hoặc điều kiện để có thể dẫn đến các hành vi thiếu trung thực tình hình tài chính khơng?
16,6% 73,4% 10%
Nguồn: Kết quả khảo sát tại Cty Xổ số TG
Ban giám đốc công ty có chú trọng tới việc tạo dựng môi trường làm việc mà trong đó mỗi cá nhân ln ý thức về tính chính trực, đề cao đạo đức nghề nghiệp bản thân cũng như hình ảnh của cả đơn vị. Cụ thể:
- Đề cao hoạt động cơng đồn trong đơn vị, hoạt động công đồn ln bảo vệ tiếng nói của người lao động, chăm lo quan tâm đến đời sống của cán bộ nhân viên như: thăm hỏi người ốm đau, hỗ trợ cơng đồn viên ngày cưới hỏi, ma chay, lễ Tết…
- Chú trọng xây dựng tổ chức Đảng trong đơn vị trong sạch vững mạnh. Tổ chức họp chi bộ định kỳ hằng tháng, tạo điều kiện để Đồn thanh niên, Cơng đoàn giới thiệu các quần chúng ưu tú có lối sống lành mạnh, đạo đức hạnh kiểm tốt đứng vào hàng ngũ của Đảng. Khen thưởng các đảng viên có đóng góp tích cực trong việc xây dựng tổ chức Đảng.
Do khơng có những quy định cụ thể, thể thức hóa bằng nội quy hay văn bản vì vậy việc phổ biến và hướng dẫn cho toàn thể nhân viên tại đơn vị khó
thực hiện được. Điều này chỉ được các nhân viên trong công ty tự ý thức như một biện pháp bảo vệ bản thân tránh khỏi những rủi ro có thể xảy ra. Và chúng chỉ được đề cao nhắc nhở khi có các thơng báo xử lý những trường hợp vi phạm. Khi nhân viên sai phạm vẫn chưa có những xử lý đúng với sai phạm mà nhiều trường hợp vẫn nương nhẹ, cho nghỉ việc, làm êm chuyện trong nội bộ.
Do đặc điểm của công ty là một doanh nghiệp nhà nước chịu sự quản lý của Ủy ban nhân dân, các mục tiêu của đơn vị chủ yếu là thực hiện kế hoạch được định trước, thỏa thuận theo khu vực, theo kỳ vé, trong đó thực hiện tăng số lượng cặp vé phát hành vào các ngày lễ, tết.
Công ty cũng thường tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao trong cơng ty, giao lưu ở các công ty bạn, khu vực nhằm kết nối tinh thần đoàn kết của nhân viên.
Ban giám đốc có thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những nguyên tắc kế tốn, khai báo thơng tin trên báo cáo tài chính, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách. Do đó, khi phát hiện sai sót báo cáo tài chính, các nhà quản lý sẵn sàng điều chỉnh.
2.5.2.1.5 Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn, trách nhiệm
Bảng 2.5: Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn, trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm, quyền hạn
Có Khơng Khơng biết
Cơ cấu tổ chức có phù hợp với qui mơ của cơng ty và
mức độ phức tạp của công việc không? 73,3% 3,3% 23,4% Việc phân định chức năng và quyền hạn giữa các
phịng ban có bị chồng chéo khơng? 16,6% 80% 3,4% Trong công ty, quyền hạn và trách nhiệm có được
phân chia rõ ràng cho từng bộ phận bằng văn bản không?
83,3% 6,7% 10%
Có sự kiểm tra và giám sát lẫn nhau giữa các nhân
viên trong thực hiện chức năng khác nhau không? 80% 6,6% 13,4% Cơng ty có lập bản mô tả công việc cho từng phịng
ban, cụ thể hóa nhiệm vụ của từng nhân viên không? 86,8% 6,6% 6,6% Nguồn: Kết quả khảo sát tại Cty Xổ số TG
Cơng ty có sơ đồ tổ chức cơng ty.
Mỗi cán bộ nhân viên được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực, trình độ chuyên môn, đạo đức và tuân theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, trong đó, ít nhất
3 nhiệm vụ khơng được kiêm nhiệm là phê chuẩn nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và quản lý tài sản. Điều này giúp cho mỗi nhân viên có thể tự chịu trách nhiệm về cơng việc mà mình được giao, làm việc hết mình, khơng đùn đẩy lẫn nhau, điều khó khăn nhất là người quản lý làm thế nào để phân công công việc một cách công bằng và khoa học nhất.
Thực tế, tại các phịng ban trong cơng ty có xem xét đánh giá lại nhiệm vụ của các nhân viên, phòng ban, nhưng việc luân phiên thay đổi nhiệm vụ của các nhân viên với nhau để khơng ngừng nâng cao trình độ của nhân viên và tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát vẫn chưa được thực hiện đồng bộ. Trước đây, đa số các nhân viên làm việc ở một vị trí cố định trong 1 thời gian rất lâu, sau này các phần hành nghiệp vụ có sự hốn chuyển lẫn nhau để khi có một người đột xuất nghỉ thì cơng việc vẫn trơi chảy.
Tại cơng ty, khơng có sự chồng chéo về chức năng và quyền hạn giữa các phòng ban. Tuy nhiên, một số vấn đề còn tồn tại trong cơ chế về nhân sự tại