2.5.2.1 .1Triết lý quản lý và phong cách điều hành
2.5.2.4.7 Kiểm sốt chi phí
Hiện nay, vấn đề kiểm sốt chi phí chủ yếu mà cơng ty tiến hành là cắt giảm chi phí: chi lương theo đơn giá được duyệt, duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí điện, nước, văn phịng phẩm, tuy nhiên, hiệu quả kiểm sốt chi phí vẫn khơng đạt được như mong đợi và vấp phải sự phản ứng của nhân viên. Lương năm sau bao giờ cũng muốn cao hơn năm trước, những khoản chi phí cố định chi trả vé trúng thưởng, chi hỗ trợ các ban nghành hỗ trợ kinh doanh vé số, chi tiếp khách,... Hiểu kiểm sốt chi phí là cắt giảm chi tiêu và phải thực hiện trong xây dựng ý thức tự nguyện tiết kiệm ở nhân viên. Điều này dẫn đến là doanh nghiệp thường loay hoay tốn thời gian giải quyết chi phí phát sinh ngồi ý muốn và tốn nhiều chi phí để duy trì bộ máy hoạt động hiệu quả.
2.5.2.5 Thực trạng về thông tin và truyền thông tại công ty XSKT TG
Để đưa ra các quyết định phù hợp trong quản trị, cũng như các hoạt động kiểm soát phụ thuộc rất lớn vào tính hiệu quả của hệ thống thông tin, đặc biệt là thơng tin kế tốn. Hiện nay tất cả các phịng ban đều được trang bị máy vi tính phục vụ cho cơng tác quản lý và kế tốn. Việc quản lý thơng tin trong đơn vị thể hiện như sau:
- Lập Báo cáo tài chính: cơng ty thực hiện lập báo cáo tài chính phù hợp với yêu cầu của ban giám đốc một cách chính xác, thích hợp, đúng biểu mẫu và thời hạn nộp cho các cơ quan chức năng.
- Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh: Qua các cuộc họp báo vào thứ 5 hàng tuần nhằm thông tin đến Ban lãnh đạo những thông tin cần thiết về hoạt động kinh doanh, quản lý của cơng ty. Ngồi ra, Ban giám đốc thường xuyên tổ chức những cuộc họp công ty đột xuất nhằm nắm được tình hình chung của cơng ty một cách sâu sắc và phổ biến những nội dung đến toàn thể nhân viên, qua đó, ban lãnh đạo đưa ra những quyết định, phương hướng hoạt động phù hợp.
Các nhân viên trao đổi thông tin với nhau bằng điện thoại nội bộ, hệ thống trong mạng nội bộ và hệ thống văn bản có đính kèm file cần thiết.
- Mục tiêu tuân thủ pháp luật: Tất cả hoạt động kinh doanh của công ty cũng như biểu mẫu kế toán đều tuân thủ theo pháp luật, linh hoạt sửa đổi biểu mẫu, thông tin cho phù hợp với tình hình thay đổi mơi trường hoạt động.
2.5.2.6 Thực trạng về giám sát
Qua khảo sát cho thấy việc thực hiện giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ ở mức tương đối, các nhà quản lý chưa quan tâm nhiều đến việc giám sát thường xuyên hệ thống kiểm soát nội bộ.
+ Giám sát thường xuyên:
Hoạt động giám sát thường xuyên mới chỉ được thực hiện thông qua việc tiếp nhận thông tin phản hồi giữa nhân viên và các nhà quản lý. Do đó, cơng ty sẽ khó phát hiện và điều chỉnh quy trình hoạt động cho phù hợp với từng giai đoạn khi xảy ra những biến động bất thường trên thị trường, đại lý, khách hàng.
Vé phân phối ra thị trường, vé trúng đưa vào lưu trữ, vé ế chờ thanh hủy đều được giám sát và bảo quản, định kỳ đối chiếu, kiểm tra.
Các số liệu trên sổ sách kế toán và thực tế cũng được kiểm kê đối chiếu định kỳ. Các số liệu về hàng tồn kho, tài sản cố định, công cụ dụng cụ được tiến hành kiểm kê vào thời điểm cuối quí, năm hoặc thực hiện khi có yêu cầu.
+ Giám sát định kỳ:
Được thực hiện thông qua các nhà quản lý, nhân viên đảm nhận từng phần hành sẽ có sự đối chiếu, kiểm tra nghiệp vụ lẫn nhau.
Hàng năm, cơng ty kiểm tốn độc lập kiểm toán báo cáo tài chính 9 tháng đầu năm và cuối năm. Như vậy việc giám sát việc thực hiện sổ sách, báo cáo tài chính của cơng ty được kiểm tra định kỳ hàng năm và có sự điều chỉnh lại khi có nghiệp vụ khơng đúng qui trình xảy ra.
2.6 Đánh giá và nhận xét chung về thực trạng Hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang
2.6.1 Những mặt làm được 2.6.1.1 Mơi trường kiểm sốt 2.6.1.1 Mơi trường kiểm soát
Các nhà quản lý của công ty là những người có tính chính trực và tơn trọng giá trị đạo đức, họ đã tạo dựng được môi trường làm việc văn minh, văn hóa, hạn chế tiêu cực.
Các nhà quản lý có quan tâm đến năng lực của nhân viên khi phân công công việc. Phân công đúng chuyên môn.
Trong yêu cầu tuyển dụng các nhà quản lý đã đưa ra những yêu cầu cụ thể về trình độ chun mơn cũng như kinh nghiệm.
Các nhà quản lý công ty chú trọng đến vấn đề đào tạo và tái đào tạo nhân viên, cụ thể công ty thường xuyên tạo điều kiện cho nhân viên đi học để nâng cao trình độ.
Các nhà quản lý quản lý theo phong cách dân chủ, họ có quan tâm đến ý kiến của nhân viên trong vấn đề quản lý.
Các nhà quản lý có thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những ngun tắc kế tốn, khai báo thơng tin trên báo cáo tài chính, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách.
Nhìn chung trong cơng ty có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận và từng nhân viên trong công ty.
2.6.1.2 Thiết lập mục tiêu
Cơng ty có thiết lập mục tiêu theo kế hoạch từ đầu năm, theo 5 năm và từ đó làm căn cứ để thực hiện.
Công ty hoạt động kinh doanh xổ số kiến thiết, tạo nguồn thu cho ngân sách tỉnh, xây dựng các cơng trình phúc lợi xã hội tại địa phương và tạo công ăn việc làm cho người lao động nghèo.
Kinh doanh có hiệu quả, bảo tồn và phát triển vốn Chủ sở hữu tại Cơng ty, hồn thành các nhiệm vụ do Chủ sở hữu Công ty giao.
Tuy nhiên đây là mặt hàng giải trí, khơng phải là mặt hàng thiết yếu trong cuộc sống nên kế hoạch đề ra chỉ dao động theo một tỷ lệ nhất định chứ khơng có tính đột phá.
2.6.1.3 Nhận dạng các sự kiện
Công ty luôn cập nhật những biến động trên thị trường, thăm dị các chính sách cơng ty bạn và quan tâm sâu sát từng đại lý để có những những chiến lược phù hợp từng thời điểm.
2.6.1.4 Đánh giá rủi ro
Thực tế cho thấy công ty đã đề ra được mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết từng hoạt động, từ mục tiêu này công ty cũng đã nhận diện và đưa ra các giải pháp đối phó với rủi ro.
Việc đánh giá có quan tâm nhưng khơng ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty và chủ yếu truyền đạt từ trên xuống.
2.6.1.5 Đối phó với rủi ro
Theo kết quả khảo sát thì cơng ty có đánh giá và cân nhắc giữa chi phí bỏ ra, lợi ích thu được và những rủi ro có thể gặp phải trong q trình hoạt động kinh doanh.
* Rủi ro bên trong:
- Việc đào tạo và trình độ của nhân viên tại cơng ty cịn nhiều hạn chế cũng làm ảnh hưởng nhiều đến hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Hệ thống thông tin bị hư hỏng, mất dữ liệu làm ảnh hưởng đến hệ thống kiếm soát nội bộ.
- Thay đổi nhà quản lý ảnh hưởng đến cách quản lý * Các rủi ro có ngun nhân từ bên ngồi:
- Sự cạnh tranh của các công ty bán vé số cùng ngày
- Tỷ lệ tiêu thụ phụ thuộc rất lớn vào thời tiết, thời điểm trong năm, vào các dịp lễ tết.
- Sự khủng hoảng, khó khăn trong nền kinh tế hiện tại, sự phân biệt về hàng hóa, (nhiều nơi qui định không cho bán vé số) mọi người đắn đo trong việc quyết định mua vé làm giảm sức mua vé số.
Doanh số phát hành được cân nhắc ở từng thời điểm, dựa vào mùa vụ, thời tiết trong năm, từ đó định mức số lượng vé. Tuy nhiên công ty không xây dựng được qui trình, cách thức đối phó rủi ro, khơng tác động trực tiếp vào khách tiêu thụ trực tiếp vé số mà chỉ thông qua đại lý.
2.6.1.6 Hoạt động kiểm soát - Hệ thống kế toán - Hệ thống kế toán
Nhân sự tại phịng kế tốn mỗi người đảm trách một nhiệm vụ riêng biệt, vì vậy cơng việc không bị chồng chéo và khi sai phạm xảy ra có thể dễ dàng quy trách nhiệm cụ thể.
Hệ thống chứng từ, sổ sách được kiểm soát chặt chẽ từ khâu ghi chép cho đến việc phê chuẩn.
Việc lưu trữ chứng từ đảm bảo khoa học, hợp lệ. Các nghiệp vụ kinh tế được nhập liệu và xử lý qua nghiệp vụ kế toán đặc thù tại đơn vị sau khi đã được kiểm tra, xét duyệt bởi các cấp có thẩm quyền. Việc xử lý qua hệ thống máy tính với những ứng dụng về kết chuyển tự động giúp tránh được những sai sót do tính tốn so với những thao tác thủ cơng.
Các báo cáo, sổ sách kế toán tại đơn vị được thiết kế chi tiết dễ hiểu giúp ích cho việc kiểm tra, theo dõi. Việc đối chiếu sổ cái và sổ chi tiết được tiến hành hàng tháng đảm bảo số liệu báo cáo chính xác, khớp đúng.
Đơn vị tuân thủ chặt chẽ các quy định về công bố thơng tin trên báo cáo tài chính. Các nghiệp vụ về điều chỉnh do sai sót, phân bổ, ghi nhận công nợ, điều chỉnh số liệu, điều chỉnh tài khoản. Chúng được xử lý trên hệ thống và chỉ được giải trình khi có u cầu trong q trình kiểm tra, thanh quyết tốn hằng năm.
- Hệ thống máy tính
tra là tốt. Cơng ty đã đưa ra được những thủ tục để kiểm soát việc sử dụng phần mềm kế toán như: khai báo User, password trước khi đăng nhập sử dụng, phân loại đối tượng sử dụng hệ thống.
- Kiểm sốt chu trình mua hàng – thanh tốn
Chính sách lựa chọn nhà cung cấp: dựa vào danh sách nhà cung cấp đã được thiết lập sẵn để lựa ra nhà cung cấp hàng chất lượng truyền thống
Các mẫu biểu mua hàng như: đơn đặt hàng, phiếu nhập kho,… được sử dụng thống nhất.
Có sự phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng, nhận hàng, kế toán và thủ kho.
Khi nhận hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng có đối chiếu đơn đặt hàng, hóa đơn và lập phiếu nhập kho có sự ký nhận của bên bán và nhân viên nhận hàng.
Bộ phận kế tốn có đối chiếu hóa đơn, phiếu nhập kho với đơn đặt hàng trước khi ghi nhận sổ kế tốn mua hàng và cập nhật cơng nợ đối với nhà cung cấp .
Các chứng từ chi xong thì thủ quỹ đóng dấu “đã chi” để phân biệt với các chứng từ chưa thanh toán.
Cuối tháng, cuối q kế tốn cơng nợ có đối chiếu giữa sổ chi tiết nợ phải trả với sổ cái; đối chiếu giữa giá trị hàng hóa mua vào trong tháng với chi tiết công nợ phát sinh trong tháng.
* Kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền
Vấn đề kiểm sốt đối với chu trình bán hàng – thu tiền được thực hiện tương đối tốt. Công ty đã đưa ra những thủ tục kiểm sốt hữu hiệu như:
- Có sự phân nhiệm đầy đủ giữa nhân viên xuất hóa đơn, xử lý các khoản thu tiền như kế tốn cơng nợ và người thu tiền và các chức năng đối chiếu.
- Cuối ngày, có sự đối chiếu giữa thủ quỹ với kế tốn tiền mặt, kế tốn cơng nợ, kế toán ngân hàng với tổng số phát sinh nợ phải thu từ bộ phận kế toán.
- Cuối mỗi tháng, cuối mỗi q, cơng ty có đối chiếu cơng nợ của khách hàng, đại lý, nhà cung cấp.
2.6.1.7 Thông tin truyền thông
Thông tin và truyền thơng trong hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng đã được chú ý. Các nhà quản lý có quan tâm đến độ trung thực và tính đáng tin cậy của thơng tin, có thực hiện truyền thơng để cung cấp thơng tin một cách chính xác.
Thông tin truyền thông ở mỗi chiều chủ nhật đều phát thanh trực tiếp trên sóng phát thanh, do đó từ những con số, số liệu phải hồn tồn chính xác và bảo đảm đúng qui trình, phát ngơn được chú trọng nhiều.
Hệ thống thơng tin kế tốn đảm bảo cung cấp các báo cáo một cách đáng tin cậy.
2.6.1.8 Giám sát
Việc giám sát hệ thống kiểm soát nội bộI chỉ được thực hiện ở mức tương đối và chưa mang lại hiệu quả cao. Các nhà quản lý chưa đánh giá thường xuyên và định kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là trong cơng ty khơng có kiểm tốn nội bộ.
2.6.2 Những mặt hạn chế 2.6.2.1 Mơi trường kiểm sốt 2.6.2.1 Mơi trường kiểm sốt
Các nhà quản lý chưa đưa ra những quy định cụ thể về các yêu cầu đạo đức và hình thức xử lý như thế nào khi nhân viên vi phạm đạo đức.
Các nhà quản lý ít quan tâm đến vấn đề bàn bạc với các nhân viên về ngân quỹ hoặc các mục tiêu tài chính và kinh doanh, chủ yếu là do quyết định một chiều từ cấp lãnh đạo cao nhất và được chấp thuận thực thi trong tồn cơng ty, như thế có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của kiểm soát nội bộ.
Việc phân chia trách nhiệm nhân viên trong công ty khơng được cụ thể hóa bằng văn bản.
Khi có vi phạm về đạo đức phát sinh, Ban giám đốc chỉ bàn bạc và xử lý nội bộ và ra văn bản giải thích ngắn gọn mà khơng thơng báo đến tồn thể nhân viên, tuy răn đe nhưng nhân viên chỉ biết qua truyền miệng.
2.6.2.2 Thiết lập mục tiêu
Các nhà quản lý có đề ra mục tiêu nhưng chủ yếu trong ngắn hạn, còn trong dài hạn chưa chú trọng, việc phổ biến chỉ tập trung ở cán bộ quản lý chứ khơng phổ biến chi tiết đến tồn thể nhân viên.
Nhân viên thực hiện nhiệm vụ chỉ biết đến phần hành của mình, mục tiêu chính là phân phối vé số đến thị trường.
2.6.2.3 Nhận dạng các sự kiện
Tuy hoạt động nhận dạng các sự kiện tại công ty xổ số không được nhấn mạnh, nhưng công tác điều hành thường xuyên tại đơn vị vẫn có những ghi nhận và quan tâm đến các yếu tố có thể tác động đến mục tiêu đơn vị. Công tác này thể hiện qua việc thường xuyên cập nhật các thông tin, quy định, văn bản mới về pháp luật, thuế, kế toán, thể chế kinh tế, quy định trong kinh doanh, … tình hình sản xuất kinh doanh, chính sách của các cơng ty cạnh tranh.
Khơng có những nhận diện rõ ràng, đầy đủ các sự kiện tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị, từ cơ hội đến rủi ro, từ những yếu tố bên trong và bên ngoài đơn vị. Điều này khiến việc triển khai thực hiện mục tiêu khơng có những ước đốn phù hợp.
Việc nhận diện thị trường, khách hàng quan tâm nhiều đến đại lý, trong khi khách hàng trực tiếp là người tiêu thụ vé số lại khơng có những tác động đáng kể.
2.6.2.4 Đánh giá rủi ro
Công ty đã nhận diện được một số rủi ro nhưng còn khá nhiều loại rủi ro khác mà doanh nghiệp chưa đánh giá hết mức ảnh hưởng, cụ thể:
Nghiên cứu và nắm bắt thông tin về thị trường và khách hàng không được chú trọng. Việc phát hành chủ yếu thông qua các đại lý cấp 1, thông qua các buổi tài trợ nhà tình thương, tình nghĩa, ủng hộ xây dựng cầu, đường,... công ty mới xuất hiện, cơng ty khơng có chính sách tác động đến khách hàng trực tiếp.
Công ty thiếu thông tin, đặc biệt là thông tin về dự báo cung cầu, giá cả và xu thế biến động giá.
Thông tin về thị trường và khách hàng, chưa được hệ thống và phân tích