2.5.2.1 .1Triết lý quản lý và phong cách điều hành
2.5.2.4.3 Kiểm sốt chu trình mua hàng – thanh toán
Chu trình mua hàng thanh tốn của cơng ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang được mô tả bao gồm các cơng việc tìm kiếm nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, nhận hàng, ghi nhận các khoản nợ và thanh toán cho nhà cung cấp. Do vé số chủ yếu nguyên liệu là giấy các loại và hàng hố vé số ln đa dạng về mẫu mã và chủng loại để kích thích được sự chú ý của khách hàng.
Do những yêu cầu đa dạng về mẫu mã, chủng loại nên công ty khơng tự sản xuất trực tiếp hàng hóa mà thơng qua các tổ chức in ấn đòi hỏi như là một nhà máy in. Vì vậy cơng ty ký kết hợp đồng với các Công ty in ấn. Vé số được in ấn tại Công ty cổ phần In Tiền Giang và Công ty trách nhiệm hữu hạn Phát Tài – Tp.HCM. Đây là 2 đối tác truyền thống của công ty đã qua khảo sát và hợp tác lâu dài với cơng ty.
Q TRÌNH GHI NHẬN NHẬP KHO VÀ THANH TỐN TIỀN HÀNG TRÊN PMKT
KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN VẬT TƯ
D E F G H
Nhập liệu
Ghi nhận giá trị hàng nhập kho, thuê GTGT đầu vào, Nợ phải trả
PM KT
Hợp
đồng Đơn ĐH Hóa đơn
Biên bản bàn giao hàng hóa Thanh lý hợp đồng PNK KHO HÀNG Lập đề nghị thanh toán Hợp đồng I Đơn ĐH J Biên bản bàn giao hàng hóa K Hóa đơn L Thanh lý hợp đồng M ĐN CK N N M L K J I Nhập liệu Lập Uỷ nhiệm chi
Đơn ĐH Hợp đồng Hóa đơn Biên bản bàn giao hàng hóa Thanh lý hợp đồng UNC DN CK UNC PM KT Ngân hàng N N
* Lập đơn đặt hàng:
Mỗi đầu năm, theo kế hoạch công ty sẽ ký kết hợp đồng được cung ứng việc in ấn vé số và theo kế hoạch, số lượng in vé theo từng kỳ sẽ được quyết định và thông báo kế hoạch đến cho các cơng ty in theo tháng, q. Trong đó bao gồm giấy loại gì, số lượng, kích thướt, màu sắc và ký hiệu riêng biệt theo từng loại, thời điểm.
Nhận hàng:
Đến thời gian theo kế hoạch, công ty sẽ đến nhận vé theo các địa điểm đã quy định, bộ phận nhận hàng sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã, đối chiếu với đơn đặt hàng, hóa đơn. Sau đó sẽ lập phiếu nhập kho đã được đánh số thứ tự trước, phiếu nhập kho được lập thành 2 liên với đầy đủ chữ ký của người giao hàng, người nhận hàng. Sau khi hàng đã được kiểm theo số lượng thực nhập, thủ kho sẽ ký nhận lên phiếu nhập kho.
Liên 1 phiếu nhập kho được chuyển lên phịng kế tốn cùng với hóa đơn của nhà cung cấp, liên 2 gửi đến thủ kho nhập hàng, liên 3 chuyển đến phòng kế hoạch kinh doanh để theo dõi.
Trong trường hợp có sự việc bất thường (thiếu hàng, thừa hàng, hàng không chất lượng,…) sẽ được lập biên bản để làm căn cứ xử lý sau này.
Ghi nhận nợ người bán
Khi kế toán nhận được đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn thì sẽ đối chiếu các chứng từ này với nhau. Nếu khớp đúng thì kế tốn sẽ cập nhật công nợ cho người bán, nếu khơng hợp lý thì kế tốn sẽ lưu các chứng từ này lại chờ xử lý.
Thanh toán
Đối với các chứng từ đến hạn thanh toán kế toán sẽ thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc lập ủy nhiệm chi tùy theo hình thức thanh tốn bằng tiền mặt hay chuyển khoản.
Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi được lập thành 2 liên, một liên giao cho người nhận tiền hoặc ngân hàng, liên còn lại sẽ được lưu cùng với kế toán thanh
toán, phiếu nhập kho và hóa đơn sau khi đã đóng dấu “đã chi”. Các chứng từ chưa đến hạn thanh toán được lưu vào một hồ sơ riêng.
2.5.2.4.4 Kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền
Chu trình doanh thu là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng, dịch vụ và thanh toán tiền từ đại lý, khách hàng.
Chu trình doanh thu gồm các bước:
- Xây dựng và phát triển quan hệ với các khách hàng (đại lý cấp 1): công ty giao dịch phân phối vé trực tiếp cho đại lý cấp 1, từ đại lý cấp 1 phân phối tiếp cho bạn hàng đến tay người tiêu thụ.
- Xác định hợp đồng ký kết cụ thể số lượng tiêu thụ ước phân phối, từng kỳ sau khi tất toán một kỳ vé mới xác định tiêu thụ thực tế để tính doanh thu.
- Xử lý cơng nợ phải thu và thu tiền khách hàng.
Phương thức bán hàng: Phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán hàng thông qua đại lý, việc xuất thành phẩm(vé số) giao cho đại lý đều phải qua kho.
Chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm các công việc như xác định hợp đồng đại lý đã ký kết đầu năm, từ đó làm căn cứ cung cấp số lượng cây vé cho từng đại lý, chuyển giao hàng hóa, lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và thu tiền.
Lập hợp đồng bán hàng:
Đầu năm, đại lý ký kết với công ty hợp đồng mua bán vé số, theo đó sẽ có kế hoạch phân phối cho từng kỳ theo kế hoạch đã được duyệt trước, chi phí giao nhận, các khoản hoa hồng, cách thức thanh toán tiền mặt trực tiếp hay chuyển khoản,..
Lập hóa đơn bán hàng:
Sau khi đại lý đóng tiền theo số lượng cây vé mình nhận, cầm phiếu thu tiền xuống phòng Kế hoạch kinh doanh, kế tốn Phịng KHKD sẽ lập phiếu
xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do bộ phận bán hàng chuyển đến theo kế hoạch từng kỳ.
Chuyển giao hàng :
Bộ phận kho đối chiếu số tiền với số lượng theo kế hoạch, xuất hàng ra khỏi kho và ký xác nhận vào 3 liên Hóa đơn kiêm vận chuyển nội bộ. Sau khi ký xác nhận xong thì gửi liên 3 Hóa đơn kiêm vận chuyển nội bộ lên cho Kế toán bán hàng, liên 2 giao cho đại lý và liên 1 được lưu tại bộ phận kho.
Phòng kế hoạch kinh doanh sẽ phân phối vé tại địa điểm của công ty, đại lý sẽ nhận vé ở địa điểm tại công ty hay trạm phát hành TP.HCM sao cho thuận tiện đại lý nhất, có hỗ trợ chi phí vận chuyển cho đại lý ở xa.
Ghi nhận nợ phải thu và thu tiền:
Vào chiều chủ nhật hàng tuần lúc 16g15 vé số Tiền Giang được quay mở thưởng tại số 05 Thủ Khoa Huân, P1, Tp Mỹ Tho, Tiền Giang. Do đó, trước giờ quay mở thưởng, các đại lý vé số phải mang vé bán không hết đến trả tại công ty hay điểm thu hồi vé ế của cơng ty đặt tại tỉnh khác. Vì số lượng nhiều khơng thể kiểm đếm ngay được, nên cơng ty vơ hiệu hóa lượng vé ế bằng cách chặt một góc phần ghi số của tờ vé và chấp nhận tạm số lượng vé ế theo bảng kê mà đại lý ghi.
Trong bán hàng công ty sử dụng giá bán (giá ghi trên tờ vé số, thơng thường hàng hố vé số của cơng ty có mệnh giá là 10.000đ) đã trừ hoa hồng (hoa hồng là số tiền đại lý được hưởng khi bán được hàng cho công ty).
Chỉ được ghi nhận DT khi giá trị vé (theo giá bán) giao cho đại lý đã bán được.
Thời điểm ghi nhận doanh thu là sau khi xác định được lượng vé ế đại lý trả lại công ty, thường là ngày thứ hai hàng tuần, vì trước giờ quay mở thưởng đại lý mang vé ế đến trả, do số lượng nhiều công ty không thể kịp kiểm đếm ngay được, lúc đó cơng ty sẽ vơ hiệu hóa lượng vé ế bằng cách chặt một góc (phần ghi số trên tờ vé) của tờ vé rồi tạm công nhận số lượng vé ế theo bảng kê mà các đại lý đã ghi. Ngày hôm sau công ty tiến hành kiểm đếm chính xác, lập
biên bản để làm cơ sở tính tốn số lượng vé số đại lý thực tế đã tiêu thụ, tính hoa hồng phải trả cho đại lý (13% doanh thu thực tiêu thụ).
QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG
KHO HÀNG
KHO HÀNG KẾ TỐNKẾ TỐN
PKD PKD XDBH ĐĐH KH ĐĐH HĐg N HĐg A A THỰC HIỆN HĐg PXK N KH PXK LẬP HĐ PXK HĐg HĐ N KH NHẬP LIỆU GHI NHẬN BH PMKT HĐg HĐ PXK N A
2.5.2.4.5 Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định
Hàng tồn kho và tài sản cố định chiếm một tỷ trọng lớn, tài sản cố định có tách bạch giữa thủ kho và kế toán tài sản cố định, tài sản cố định phân bố rải rác ở nhiều nơi trong công ty, danh sách tài sản được theo dõi tăng, giảm, trích khấu hao ở phịng kế tốn, việc ghi nhận tài sản cố định được hạch toán theo chuẩn mực kế toán.
Do vé số là loại hàng hóa có giá trị vào thời điểm nhất định nên thường là phát hết cho đại lý, đến kỳ sổ thì nhận lại là vé ế đưa vào lưu trữ chờ đến hạn thanh hủy, nếu vé phát hành còn tồn trong kho thì trước giờ mở số cũng làm biên bản thanh hủy vé tồn.
2.5.2.4.6 Kiểm soát tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Tiền là một loại tài sản rất nhạy cảm và khả năng mất mát rất cao, ý thức được điều này, các nhà quản lý ln quan tâm đến việc kiểm sốt nó.
Tại cơng ty có qui định thủ quỹ khơng kiêm nhiệm kế tốn thanh tốn, kế tốn chi phí và kế tốn tiền gửi ngân hàng. Thu chi từ kho quỹ đều có xác nhận từ phịng kế tốn và Ban giám đốc. Mỗi cuối ngày đều có kiểm quỹ từ đó rút ra số dư giao dịch trong mỗi ngày.
Thu tiền bán vé số từ đại lý do ngân hàng thu hoặc đại lý trả tiền trực tiếp tại công ty, thông qua chuyển khoản nên tạo điều kiện dễ dàng cho đại lý nộp tiền.
Công ty và ngân hàng qui định: Khi rút tiền hoặc chuyển tiền cho khách hàng phải có chữ ký của người chủ tài khoản và chứng từ đó (ủy nhiệm chi, Sec) phải được đóng dấu đỏ của cơng ty, ký duyệt của cấp trên.
Định kỳ, kế tốn chi phí có nhiệm vụ kiểm tra tất cả chứng từ, hóa đơn lien quan đến chi phí, sau đó lập bảng đề nghị tổng hợp, có ký duyệt của kế toán trưởng, Ban giám đốc.
2.5.2.4.7 Kiểm sốt chi phí
Hiện nay, vấn đề kiểm sốt chi phí chủ yếu mà cơng ty tiến hành là cắt giảm chi phí: chi lương theo đơn giá được duyệt, duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí điện, nước, văn phịng phẩm, tuy nhiên, hiệu quả kiểm sốt chi phí vẫn khơng đạt được như mong đợi và vấp phải sự phản ứng của nhân viên. Lương năm sau bao giờ cũng muốn cao hơn năm trước, những khoản chi phí cố định chi trả vé trúng thưởng, chi hỗ trợ các ban nghành hỗ trợ kinh doanh vé số, chi tiếp khách,... Hiểu kiểm sốt chi phí là cắt giảm chi tiêu và phải thực hiện trong xây dựng ý thức tự nguyện tiết kiệm ở nhân viên. Điều này dẫn đến là doanh nghiệp thường loay hoay tốn thời gian giải quyết chi phí phát sinh ngồi ý muốn và tốn nhiều chi phí để duy trì bộ máy hoạt động hiệu quả.
2.5.2.5 Thực trạng về thông tin và truyền thông tại công ty XSKT TG
Để đưa ra các quyết định phù hợp trong quản trị, cũng như các hoạt động kiểm soát phụ thuộc rất lớn vào tính hiệu quả của hệ thống thơng tin, đặc biệt là thơng tin kế tốn. Hiện nay tất cả các phịng ban đều được trang bị máy vi tính phục vụ cho công tác quản lý và kế tốn. Việc quản lý thơng tin trong đơn vị thể hiện như sau:
- Lập Báo cáo tài chính: cơng ty thực hiện lập báo cáo tài chính phù hợp với yêu cầu của ban giám đốc một cách chính xác, thích hợp, đúng biểu mẫu và thời hạn nộp cho các cơ quan chức năng.
- Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh: Qua các cuộc họp báo vào thứ 5 hàng tuần nhằm thông tin đến Ban lãnh đạo những thông tin cần thiết về hoạt động kinh doanh, quản lý của cơng ty. Ngồi ra, Ban giám đốc thường xuyên tổ chức những cuộc họp công ty đột xuất nhằm nắm được tình hình chung của cơng ty một cách sâu sắc và phổ biến những nội dung đến tồn thể nhân viên, qua đó, ban lãnh đạo đưa ra những quyết định, phương hướng hoạt động phù hợp.
Các nhân viên trao đổi thông tin với nhau bằng điện thoại nội bộ, hệ thống trong mạng nội bộ và hệ thống văn bản có đính kèm file cần thiết.
- Mục tiêu tuân thủ pháp luật: Tất cả hoạt động kinh doanh của cơng ty cũng như biểu mẫu kế tốn đều tuân thủ theo pháp luật, linh hoạt sửa đổi biểu mẫu, thơng tin cho phù hợp với tình hình thay đổi mơi trường hoạt động.
2.5.2.6 Thực trạng về giám sát
Qua khảo sát cho thấy việc thực hiện giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ ở mức tương đối, các nhà quản lý chưa quan tâm nhiều đến việc giám sát thường xuyên hệ thống kiểm soát nội bộ.
+ Giám sát thường xuyên:
Hoạt động giám sát thường xuyên mới chỉ được thực hiện thông qua việc tiếp nhận thông tin phản hồi giữa nhân viên và các nhà quản lý. Do đó, cơng ty sẽ khó phát hiện và điều chỉnh quy trình hoạt động cho phù hợp với từng giai đoạn khi xảy ra những biến động bất thường trên thị trường, đại lý, khách hàng.
Vé phân phối ra thị trường, vé trúng đưa vào lưu trữ, vé ế chờ thanh hủy đều được giám sát và bảo quản, định kỳ đối chiếu, kiểm tra.
Các số liệu trên sổ sách kế toán và thực tế cũng được kiểm kê đối chiếu định kỳ. Các số liệu về hàng tồn kho, tài sản cố định, công cụ dụng cụ được tiến hành kiểm kê vào thời điểm cuối q, năm hoặc thực hiện khi có u cầu.
+ Giám sát định kỳ:
Được thực hiện thông qua các nhà quản lý, nhân viên đảm nhận từng phần hành sẽ có sự đối chiếu, kiểm tra nghiệp vụ lẫn nhau.
Hàng năm, cơng ty kiểm tốn độc lập kiểm toán báo cáo tài chính 9 tháng đầu năm và cuối năm. Như vậy việc giám sát việc thực hiện sổ sách, báo cáo tài chính của cơng ty được kiểm tra định kỳ hàng năm và có sự điều chỉnh lại khi có nghiệp vụ khơng đúng qui trình xảy ra.
2.6 Đánh giá và nhận xét chung về thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang
2.6.1 Những mặt làm được 2.6.1.1 Môi trường kiểm sốt 2.6.1.1 Mơi trường kiểm sốt
Các nhà quản lý của công ty là những người có tính chính trực và tơn trọng giá trị đạo đức, họ đã tạo dựng được môi trường làm việc văn minh, văn hóa, hạn chế tiêu cực.
Các nhà quản lý có quan tâm đến năng lực của nhân viên khi phân công công việc. Phân công đúng chuyên môn.
Trong yêu cầu tuyển dụng các nhà quản lý đã đưa ra những yêu cầu cụ thể về trình độ chun mơn cũng như kinh nghiệm.
Các nhà quản lý công ty chú trọng đến vấn đề đào tạo và tái đào tạo nhân viên, cụ thể công ty thường xuyên tạo điều kiện cho nhân viên đi học để nâng cao trình độ.
Các nhà quản lý quản lý theo phong cách dân chủ, họ có quan tâm đến ý kiến của nhân viên trong vấn đề quản lý.
Các nhà quản lý có thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những ngun tắc kế tốn, khai báo thơng tin trên báo cáo tài chính, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách.
Nhìn chung trong cơng ty có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận và từng nhân viên trong công ty.
2.6.1.2 Thiết lập mục tiêu
Cơng ty có thiết lập mục tiêu theo kế hoạch từ đầu năm, theo 5 năm và từ đó làm căn cứ để thực hiện.
Công ty hoạt động kinh doanh xổ số kiến thiết, tạo nguồn thu cho ngân sách tỉnh, xây dựng các cơng trình phúc lợi xã hội tại địa phương và tạo công ăn