2.5.2.1 .1Triết lý quản lý và phong cách điều hành
2.5.2.2 Thiết lập và nhận dạng mục tiêu
Bảng 2.6: Thiết lập và nhận dạng mục tiêu tại Cty
Nhận dạng sự kiện Có Khơng Khơng biết
Cơng ty có thường xun đánh giá sự kiện tiềm tàng ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu dưới bất kỳ hình thức nào?
56,6% 6,6% 36,8% Cơng ty có đánh giá đầy đủ các rủi ro hoạt động
từ các nguồn lực bên ngồi hay khơng? 63,4% 36,6% Cơng ty có thường xun cập nhật các thơng tin
mới về điều kiện kinh doanh, luật pháp và công ty cạnh tranh không?
93,3% 6,7%
Cơng ty có xem xét đầy đủ các yếu tố tác động đến sự kiện tiềm tàng ( yếu tố bên trong, bên ngồi, chính trị, xã hội, khoa học kỹ thuật, nhân sự,..)không?
93,3% 6,7%
Công ty có thường xun giám sát và phân tích các rủi ro bên trong(tài chính, nhân sự, hệ thống thơng tin..) không?
73,3% 6,7% 20%
Nguồn: Kết quả khảo sát tại cty xổ số Tiền Giang
Là lọai hình doanh nghiệp Nhà nước, công ty thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của mình theo kế hoạch đặt ra hàng năm. Mục tiêu kinh doanh là:
- Công ty được thành lập để hoạt động kinh doanh xổ số kiến thiết, nhằm tạo nguồn thu cho ngân sách tỉnh, xây dựng các cơng trình phúc lợi xã hội tại địa phương và tạo công ăn việc làm cho người lao động nghèo.
- Kinh doanh có hiệu quả, bảo tồn và phát triển vốn Chủ sở hữu tại Cơng ty, hồn thành các nhiệm vụ do Chủ sở hữu Công ty giao.
Bảng 2.7: Kế hoạch chỉ tiêu thực hiện vé truyền thống năm 2012
STT CHỈ TIÊU ĐVT KẾ HOẠCH 1 Tổng số vé phát hành Vé 364.000.000 2 Tổng số vé tiêu thụ Vé 291.200.000 Tỷ lệ % 80 3 Doanh số phát hành Đồng 3.640.000.000.000 4 Doanh số tiêu thụ Đồng 2.912.000.000.000 Tỷ lệ % 80
6 Tổng chi phí Đồng 1.994.720.000.000
Tỷ lệ % 68.50
Trong đó: - Chi trả vé trúng Đồng 1.456.000.000.000
Tỷ lệ % 50
- Chi hoa hồng tiêu thụ VS Đồng 436.800.000.000 Tỷ lệ % 15 - Chi khác Đồng 101.920.000.000 Tỷ lệ % 3,5 7 Tích lũy hoạt động XSKT Đồng 917.280.000.000
_ Thuế Giá trị gia tăng đầu ra Đồng 264.727.272.727
_ Thuế tiêu thụ đặc biệt Đồng 345.296.442.688
_ Lợi nhuận trước thuế Đồng 307.256.284.585
_ Thuế TNDN Đồng 76.814.071.146
_ Lợi nhuận sau thuế Đồng 230.442.213.439
+ Thu tài chính Đồng 76.814.071.146
+ Lợi nhuận còn lại Đồng 153.628.142.292
8 Tích lũy phải nộp ngân sách Đồng 779.480.786.561
a) Thu từ XSKT Đồng 684.837.786.561
_ Thuế Giá trị gia tăng Đồng 262.727.272.727
+ Thuế GTGT đầu vào Đồng 2.000.000.000
+ Thuế GTGT đầu ra Đồng 264.727.272.727
_ Thuế tiêu thụ đặc biệt Đồng 345.296.442.688
_ Thuế TNDN Đồng 76.814.071.146
b) Các thuế khác Đồng 94.643.000.000
_ Thuế môn bài Đồng 3.000.000
_ Thuế TN từ người trúng số Đồng 72.800.000.000
_ Thuế thu nhập của đại lý Đồng 21.840.000.000
Trên cơ sở các mục tiêu đặt ra, các nhà quản lý rất quan tâm đến các rủi ro đe dọa mục tiêu của công ty, công ty đã nhận diện được các rủi ro như sau:
* Các rủi ro phát sinh từ nội bộ công ty (rủi ro bên trong):
- Nhân viên kinh doanh đi theo lối mòn kinh nghiệm giao dịch ký kết hợp đồng, thương lượng với đại lý, việc nghiên cứu và soạn thảo hợp đồng tập trung vào cấp trên chỉnh sửa, xem lại mà nhân viên không độc lập làm được. Khi có bất thường phát sinh nhân viên không xử lý được.
- Việc đào tạo và trình độ của nhân viên tại cơng ty cịn nhiều hạn chế cũng làm ảnh hưởng nhiều đến hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Hệ thống thông tin bị hư hỏng, mất dữ liệu làm ảnh hưởng đến hệ thống kiếm soát nội bộ.
- Sự điều chuyển, thay đổi cấp quản lý tại công ty làm ảnh hưởng nhiều đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Sự tác động của Ban giám đốc đối với các đại lý lâu năm và có ảnh hưởng lớn đến doanh số phát hành vé.
* Các rủi ro có ngun nhân từ bên ngồi:
Mơi trường kinh doanh ngày càng nhiều thay đổi, hiện tại có rất nhiều công ty xổ số tuy đã ấn hành ngày xổ trong tuần, doanh số phát hành theo quy định, mức chi hoa hồng đại lý ở mức cụ thể nhưng có những cơng ty vẫn phá rào, lách luật khơng tuân theo qui định, lôi kéo đại lý bán vé tỉnh mình, gây xáo trộn trong việc cạnh tranh.
Tỷ lệ tiêu thụ phụ thuộc rất lớn vào thời tiết, thời điểm trong năm, vào các dịp lễ tết.
Theo xu hướng thị trường tương lai, sự thay đổi của nhu cầu khách hàng, nhu cầu thị trường, đối tượng tiêu thụ cũng phân hóa rõ ràng, khơng thể cung cấp vé đến một khu vực, một địa điểm cụ thể nhất định.
Sự khủng hoảng, khó khăn trong nền kinh tế hiện tại, mọi người đắn đo trong việc quyết định mua vé làm giảm sức mua vé số.
Sự áp đặt từ cấp trên trong việc đầu tư vào một số lĩnh vực mà công ty không thể từ chối. Như đầu tư vào các công ty liên kết, liên doanh... vốn đầu tư
đổ vào rất nhiều nhưng cơng trình vẫn dang dở chưa hoàn thành, chậm hoặc khơng có khả năng sinh lãi. Làm giảm hiệu quả của dịng tiền đầu tư trong cơng ty.
2.5.2.3 Thực trạng về đối phó với rủi ro
Bảng 2.8: Thực trạng về đối phó với rủi ro
V. Đối phó với rủi ro Có Khơng Khơng biết
Cơng ty có xây dựng mục tiêu tồn cơng ty không?
- Mục tiêu dài hạn(Quy hoạch hoặc kế hoạch giai đoạn 5 năm hay 10 năm..)
66.6% 33.4%
- Mục tiêu hàng năm 83.3% 16.7%
Cơng ty có xây dựng mục tiêu cho từng phịng ban cụ thể khơng?
80% 20%
Mục tiêu của tồn cơng ty có:
- Mục tiêu hoạt động không? 83.3% 16.7%
- Mục tiêu về tài chính khơng? 80% 20%
- Mục tiêu tuân thủ không? 73.3% 26.7%
Cơng ty có thường xuyên nhận dạng và phân tích rủi ro trong hoạt động của mình khơng?
70% 30%
Cơng ty có xây dựng qui trình, cách thức đối phó với rủi ro hay khơng?
53.3% 10% 36.7%
Công ty áp dụng những cách thức nào dưới đây để đối phó với rủi ro:
a/ Né tránh rủi ro 33.3% 3.4% 66.7%
b/ Giảm bớt rủi ro 53.3% 46.7%
c/ Chuyển giao rủi ro 26.7% 73.3%
d/ Chấp nhận rủi ro 20% 80%
Công ty đánh giá rủi ro theo:
- Định tính 33.3% 3.4% 63.3%
- Định lượng 33.3% 3.4% 66.3%
Cơng ty có đề ra biện pháp nhằm làm giảm thiểu tác hại của các rủi ro?
73.3% 26.7%
Nguồn: Kết quả khảo sát tại Cty Xổ số Tiền Giang
Mỗi một cơ hội đầu tư luôn mang theo những rủi ro tiềm ẩn. Trong một số cơ hội đầu tư, một loại rủi ro nhất định có thể chiếm ưu thế hơn, và những rủi ro khác chỉ là thứ yếu. Hiểu đầy đủ về những loại rủi ro chính yếu là cần thiết để đầu tư có tính tốn và đưa ra những quyết định đầu tư nhanh nhạy. Đối phó với rủi ro là việc sử dụng các biện pháp, kỹ thuật, công cụ, chiến lược, các chương trình hoạt động để ngăn ngừa, né tránh hoặc giảm thiểu những tổn thất, những ảnh hưởng không mong đợi có thể xảy ra với cơng ty.
Các biện pháp có thể thực hiện để kiểm sốt rủi ro như: né tránh rủi ro, ngăn ngừa rủi ro, giảm thiểu rủi ro, chuyển giao rủi ro,….công ty đã triển khai các biện pháp có thể xảy ra trên các cuộc họp, phân tích nhằm giảm nhẹ rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
Thực tế khảo sát từ đơn vị, việc nhận diện, đánh giá và phân tích rủi ro khơng được chú trọng và thực hiện nên những hoạt động đối phó với rủi ro tại đơn vị tùy theo thực tế đã xảy ra.
2.5.2.4 Hoạt động kiểm soát tại Cty Xổ số kiến thiết Tiền Giang 2.5.2.4.1 Hệ thống kế toán
Bảng 2.9: Hệ thống kế tốn
Hệ thống kế tốn Có Khơng Khơng biết
Cơng ty có ứng dụng cơng nghệ thơng tin để tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn, cụ thể là việc lập hệ thống báo cáo tài chính thủ cơng hay dựa vào phần mềm kế tốn.
93.3% 6.7%
Cơng ty có phân quyền cho cán bộ kiêm nhiệm 2 trong 4 chức năng: Xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản không?
80% 20%
Các nghiệp vụ kinh tế xảy ra có chứng từ phản
ánh đầy đủ khơng? 96.6% 3.4%
Các phòng nghiệp vụ có quy định về trình tự luân chuyển chứng từ không?
86.6% 13.4%
Công ty có xác định trách nhiệm của các cá nhân tham gia hoạt động trên chứng từ không? (Ký tên- trách nhiệm)
96.6% 3.4%
Cơng ty có hạn chế sự xâm nhập, truy cập vào tài sản và dữ liệu, thông tin không?
90% 6.6% 3.4%
Các phịng nghiệp vụ có kiểm tra đối chiếu giữa hai nguồn độc lập về nghiệp vụ không? (Số liệu thực tế và ghi chép trên sổ sách, phần mềm)
90% 10%
Chứng từ kế tốn có được ghi chép trung thực và chính xác ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ và được phê duyệt bởi người có trách nhiệm không?
93.3% 6.7%
Tất cả các dữ liệu (đã được duyệt hợp lệ) có
được xử lý chính xác khơng? 86.6% 13.4%
Các báo cáo tài chính có đảm bảo mục tiêu đầy
đủ, chính xác, hợp lệ khơng? 93.3% 6.7%
Cơng ty có sử dụng sơ đồ mô tả xử lý các nghiệp vụ kinh tế cụ thể không?
73.3% 26.7%
Cơng ty có hướng dẫn sử dụng và cách thức hạch toán đối với từng loại tài khoản không?
93.3% 6.7%
tiến hành đối chiếu thường xuyên không? Hồ sơ và sổ sách kế tốn có được tổ chức lưu trữ một cách hệ thống không?
100% Ban lãnh đạo cơng ty có u cầu lập các báo cáo
quản trị để phục vụ cơng tác quản lý ngồi các mẫu báo cáo tài chính qui định khơng?
86.6% 3.4% 10%
Nguồn: Kết quả khảo sát tại Cty Xổ số Tiền Giang
+ Sự phân cơng, phân nhiệm trong bộ máy kế tốn Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phịng Tài vụ Kế tốn thống kê:
- Kế toán trưởng:
Giúp giám đốc tổ chức, quản lý công tác hạch tốn kinh tế nói chung, hạch tốn kế tốn kế tốn nói riêng, quản lý tiền vốn, vật tư hàng hố, tài sản và các chỉ tiêu kinh doanh.
Hạch tốn kết quả tài chính theo từng tháng, từng quý và năm. Hàng năm tổ chức phân tích hoạt động kinh tế ít nhất một lần, thường xuyên phản ánh cho giám đốc về tình hình kết quả kinh doanh, tình hình sử dụng vốn, tình hình cơng nợ và thế chấp của đại lý.
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP Và TSCĐ Kế tốn Tiền mặt TGNH Thế chấp KQ Kế tốn cơng nợ Kế toán LĐTL- BHXH Vật tư CCDC Kế toán Bán hàng Chi phí Kế tốn chi trả số trúng thưởng
Chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ số liệu phản ánh trong quyết tốn tài chính tháng, q và năm.
- Kế toán tổng hợp và TSCĐ:
Giúp kế toán trưởng hướng dẫn kế toán phần hành thực hiện hạch toán kế toán theo chế độ hạch toán thống nhất của Nhà nước.
Hướng dẫn kế tốn phần hành ghi chép, tính tốn tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng nội dung bản chất hàng ngày vào nhật ký chứng từ.
Cuối tháng tổ chức kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán giữa các phần hành kế toán, đối chiếu số liệu giữa các nhật ký chứng từ có liên quan.
Căn cứ số liệu trong nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ chi phí, bảng tính khấu hao TSCĐ của các kế tốn phần hành, lập bảng cân đối số phát sinh, lập báo biểu kế toán, cùng với kế toán trưởng quyết toán kết quả kinh doanh.
Căn cứ vào số liệu phản ánh trong nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ chi phí, bảng tính khấu hao TSCĐ, bảng cân đối số phát sinh và kết quả kinh doanh phản ánh số liệu vào tài khoản.
- Kế toán Tiền mặt - TGNH, Thế chấp - Ký quỹ:
Tiền mặt – TGNH: Phản ánh tình hình thu chi và quỹ tiền mặt, tiền
gởi ngân hàng của Công ty. Phản ánh các khoản nợ và tình hình thanh tốn nợ của các bên liên quan, các khoản tiền vay.
Thế chấp – Ký quỹ: Phản ánh các khoản tiền mà Công ty nhận ký
quỹ, ký cược của các đại lý bán vé số nhằm đảm bảo việc cho nợ đại lý bán vé số. Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại chứng khoán đầu tư ngắn hạn, dài hạn từ các nguồn hình thành (quỹ đầu tư phát triển, quỹ đầu tư xây dựng cơ bản, quỹ dự trữ).
- Kế tốn cơng nợ:
Phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu hồi với khách hàng về tiền bán vé số và các khoản khác.
- Kế toán lao động tiền lương – BHXH - BHYT, vật tư – công cụ dụng cụ:
Kế toán lao động tiền lương – BHXH: Phản ánh tình hình thanh
tốn các khoản phải trả cho công nhân viên Công ty về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc thu nhập của công nhân viên.
Kế tốn vật tư – cơng cụ dụng cụ: Phản ánh tình hình biến động
vật tư, công cụ dụng cụ trong Công ty, thường xuyên kiểm kê, giám sát việc bảo quản, quản lý vật tư công cụ dụng cụ ở các bộ phận nhằm kịp thời phát hiện, ngăn ngừa những tổn thất có thể xảy ra.
- Kế tốn bán hàng- chi phí:
Phản ánh tình hình xuất nhập, tồn hàng hoá (vé số), thường xuyên kiểm kê, giám sát việc bảo quản hàng hoá ở kho, kịp thời phát hiện ngăn ngừa những tổn thất có thể xảy ra.
Xác định nghiệp vụ bán hàng nhằm đáng giá đúng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Phản ánh chi phí kinh doanh của Cơng ty bao gồm chi phí trả thưởng vé số, chi phí liên quan trực tiếp đến việc phát hành vé số và chi phí quản lý kinh doanh vé số
- Kế toán chi trả số trúng thưởng:
Chi trả tiền vé trúng giải cho khách hàng (người trúng số), chi tạm ứng tiền vé trúng cho đại lý, thanh toán tiền tạm ứng và thu hồi tiền vé sai của đại lý, thu thuế thu nhập thay Cục Thuế.
Kế toán chi trả giải trúng lập hoá đơn chi trả vé trúng giải và hoá đơn thu thuế thu nhập (nếu có) cho khách hàng, đề nghị giám đốc ký duyệt chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục chi trả vé trúng giải và thu thuế thu nhập (nếu có) theo lệnh chi, thu (nếu có) của giám đốc với khách hàng.
Kế toán chi trả vé trúng lập phiếu tạm ứng tiến vé trúng và hóa đơn thu thuế thu nhập (nếu có) cho đại lý, đề nghị giám đốc duyệt chuyển cho kế tốn cơng nợ để trừ nợ tiền bán vé.
Kế toán chi trả vé trúng lập chứng từ thu hồi tiền vé sai ở địa lý, đề nghị giám đốc duyệt thu chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục thu tiền vé sai của đại lý.
Kết quả khảo sát cơng tác tổ chức kế tốn tại đơn vị đảm bảo được tính khơng kiêm nhiệm, xây dựng các phần hành độc lập, tránh được tình trạng chồng chéo hay phải phụ trách quá nhiều việc khiến hiệu quả công việc thấp.
2.5.2.4.2 Hệ thống máy tính
Bảng 2.10: Hệ thống máy tính
Hệ thống máy tính Có Khơng Khơng biết
Hệ thống có buộc khai báo User, password
trước khi đăng nhập sử dụng không? 83,4% 16,6% Có phân loại đối tượng sử dụng hệ thống
không? 76,7% 3,3% 20%
Hệ thống có thiết lập nhật ký tự động theo dõi
quá trình sử dụng của từng User khơng? 50% 6,6% 43,4% Có hạn chế việc tiếp cận trực tiếp hệ thống xử lý
với các đối tượng bên ngồi khơng? (thơng qua bảo vệ ngồi, khóa địa điểm, crack mã …)
60% 6,7% 33,3%
Có phân quyền xem, thêm, sửa, xóa đối với từng User theo chức năng quản lý và thực hiện riêng không?
46,6% 10% 43,4%
Hệ thống có sử dụng dữ liệu mặc định và dữ
liệu tự động không? 43,3% 10% 46,6%