1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠNG TY TNHH KOMEGA-X
2.3. NỘI DUNG CỦA HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU TẠI CƠNG TY
2.3.1.Lựa chọn đối tác giao dịch.
Cơng ty Komega-x thực hiện hình thức xuất khẩu trực tiếp sang các thị trƣờng theo giấp phép kinh doanh do Tỉnh Khánh Hịa cấp. Hàng hĩa chủ yếu đƣợc xuất khẩu trực tiếp sang các thị trƣờng truyền thống nhƣ: Mỹ, Canada, Pháp, Nhật Bản, Hàn Quốc, New Zealand…
Do cơng ty là cơng ty con của cơng ty Komega Korea nên các hoạt động về tiếp cận thị trƣờng, ký kết hợp đồng đều do cơng ty mẹ đảm nhận. Sau khi hợp đồng đƣợc ký kết sẽ tiến hành chuyển về cho cơng ty con thực hiện.
Điều này ảnh hƣởng đến khả năng tiếp cận thị trƣờng, tiếp cận khách hàng của cơng ty bị hạn chế rất nhiều.
2.3.2. Đánh giá khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
Khi nhận đƣợc đơn đặt hàng, hợp đồng xuất khẩu hàng hĩa từ ngƣời mua hàng, cơng việc đầu tiên cần phải thực hiện là: kiểm tra lƣợng nguyên vật liệu cần sử dụng cho đơn hàng. Tiếp theo, dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tính tốn tổng khối lƣợng, chủng loại nguyên vật liệu cần sử dụng, kiểm tra trong kho về khả năng đáp ứng nguyên vật liệu. Nếu đủ thì tiến hành sản xuất. Nếu khơng đủ thì lên kế hoạch nhập khẩu; số lƣợng, chủng loại, thời gian nhập khẩu…để cĩ đủ nguyên liệu phục vụ cho sản xuất.
Tiến hành sản xuất thử đối với những sản phẩm mới hoặc theo hợp đồng sản xuất mẫu của bên nhập khẩu. Trong trƣờng hợp này thì số lƣợng sản xuất sẽ rất nhỏ từ 1 tới 10 cặp găng tay. Các sản phẩm mẫu này đƣợc gửi theo đƣờng bay tới ngƣời đặt hàng ( mọi chi phí do bên đặt hàng thanh tốn) . Nếu khách hàng khơng đồng ý với chất lƣợng của sản phẩm thì tiến hành đàm phán thêm. Nếu khách hàng chấp nhận và hài lịng với sản phẩm thì tiến hành đặt hàng với số lƣợng lớn.
2.3.3. Tổ chức thực hiện hợp đồng.
Khi khách hàng đồng ý đặt hàng, hợp đồng xuất khẩu đƣợc chuyển đến phịng xuất khẩu. Phịng xuất khẩu sẽ tiến hành thực hiện những cơng việc nhƣ sau: - Nhập nguyên vật liệu cho đơn hàng. Nếu trong kho nguyên liệu khơng đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất.
- Làm Pro Forma Invoice. Đây là bảng báo giá trƣớc khi xuất hàng sang cho đối tác, giá đƣợc báo theo đơn vị, chủng loại hàng hĩa. Thƣờng mức giá này đã đƣợc tính sẵn và đƣợc giám đốc cơng ty thơng qua, giá bán bao gồm cả chi phí và mang lại lợi nhuận cho cơng ty. Tuy nhiên cơng ty sử dụng chính sách giá linh hoạt; Với số lƣợng trên 1000 đơi găng tay thì giá sẽ thấp hơn so với số lƣợng dƣới 1000 đơi. Tùy theo đĩi tƣợng khách hàng, khách hàng truyền thống, khách hàng mới, khách hàng tiềm năng…mà áp dụng các mức giá khác nhau.
- Phịng xuất khẩu sẽ dựa trên hợp đồng hoặc đơn đặt hàng để làm Size Backdown. Đây là một bảng mẫu dạng chuẩn đƣợc quy định từ trƣớc của cơng ty; nêu rõ tên loại găng tay, màu sắc, số lƣợng, kích cỡ tƣơng ứng. Biểu mẫu này tiến hành đƣa xuống cho các phân xƣởng: xƣởng cắt, xƣởng may, xƣởng in. Tuy nhiên một điều lƣu ý là: mỗi Part thực hiện làm hàng cho mỗi nhĩm khách hàng riêng.
- Cung cấp các thơng tin liên quan cho phịng vật tƣ, từ đĩ phịng vật tƣ tiến hành đặt hàng hĩa: nhãn mác,label, phụ kiện kèm theo… cho các sản phẩm
- Làm thủ tục thơng quan xuất khẩu cho lơ hàng.
- Cung cấp các loại hĩa đơn, chứng từ theo hợp đồng xuất khẩu cho bên mua hàng để họ tiến hành thanh tốn.
- Theo dõi quá trình thanh tốn cuả ngƣời mua hàng.