Trong chương này, dựa trên sự kết hợp giữa các nội dung lý thuyết đã trình bày trong chương 1 và kết quả khảo sát thực trạng lập dự tốn chi phí tại Cơng ty cổ phần FPT ở chương 2, tác giả sẽ trình bày các kiến nghị và giải pháp nhằm xây dựng và hồn thiện hệ thống dự tốn dựa trên cơ sở hoạt động tại Công ty cổ phần FPT với các quan điểm như sau:
3.1.1 Tăng cường áp dụng công nghệ
Công nghệ, đặc biệt là cơng nghệ tin học, đã góp phần làm thay đổi hồn tồn quá trình xử lý dữ liệu trong kế tốn từ xử lý thủ cơng trước đây trở thành tự động hóa, bên cạnh đó nhờ sức mạnh cơng nghệ đã mang thông tin đi xa, nhanh và rộng hơn. Vì vậy yếu tố cơng nghệ là một trong các giải pháp sẽ mang lại tính đột phá và khả thi cho các kiến nghị, giải pháp có liên quan đến sự nhanh chóng, thuận tiện và phức tạp của quá trình truyền đạt thông tin. Đặc biệt trong môi trường là doanh nghiệp công nghệ nên khả năng triển khai và ứng dụng công nghệ trong quản lý tại Công ty cổ phần FPT là rất khả thi. Do đó khi triển khai hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động tại Công ty cổ phần FPT phải đồng bộ với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tập hợp, quản lý và phân tích các dữ liệu và thơng tin của dự tốn.
3.1.2 Phù hợp với trình độ quản lý
Từ năm 2010, Cơng ty cổ phần FPT đã đầu tư cho cấp quản lý của công ty được theo học các môn học thuộc chương trình Mini MBA được thiết kế riêng cho Cơng ty cổ phần FPT bao gồm việc kết hợp lý thuyết và thực tế tại Công ty cổ phần FPT được chia sẻ bởi chính các nhà quản lý của cơng ty. Do đó, hầu hết các thế hệ,
cấp quản lý tại Công ty cổ phần FPT đều tiếp cận được với những khái niệm, mơ hình và cơng cụ quản lý tiên tiến. Do đó, việc áp dụng dự toán dựa trên cơ sở hoạt động là bước kế tiếp trong việc thực hiện quản lý dựa trên cơ sở hoạt động, và thực tế đã áp dụng ABC trong phân bổ chi phí bộ phận.
3.1.3 Quan hệ chi phí - lợi ích
Mặc dù dự tốn có vai trị rất quan trọng trong hoạt động quản lý tại các tổ chức, tuy nhiên một hệ thống dự tốn hồn hảo đơi khi sẽ tốn nhiều công sức, thời gian để triển khai và có thể khơng mang lại lợi ích tương xứng với các chi phí đã bỏ ra. Vì vậy, tùy theo từng giai đoạn phát triển của tổ chức và nhu cầu quản lý, việc xây dựng và triển khai hệ thống dự tốn ln phải đảm bảo tương xứng mối quan hệ chi phí – lợi ích. Trong giai đoạn hiện tại do ảnh hưởng của suy thối kinh tế nên chi phí đầu tư để triển khai đồng bộ và trên diện rộng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động đến tất cả các đơn vị thành viên trong Công ty cổ phần FPT là không khả thi, nên khi đề xuất giải pháp về xây dựng và hoàn thiện hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động chỉ nên thí điểm tại văn phịng Công ty cổ phần FPT và chỉ thí điểm cho các bộ phận chức năng khơng kinh doanh.
3.2 Các đề xuất xây dựng dự toán tại công ty cổ phần FPT theo định hướng
xây dựng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động.
3.2.1 Cẩm nang dự toán
Là một tập hợp các hướng dẫn chi phối trách nhiệm của cá nhân, các qui trình, mẫu biểu, và chi tiết liên quan đến việc lập và sử dụng dữ liệu dự toán. Để đảm bảo chức năng kết nối thơng tin của dự tốn thì cẩm nang dự tốn cần được trình bày sao cho mọi người có thể tham khảo về thơng tin và quy trình dự tốn. Cẩm nang dự tốn khơng bao gồm các dự tốn thực tế cho kỳ dự tốn sắp tới, nó đơn thuần chỉ là một hướng dẫn về cách thức mà dự toán hoạt động trong tổ chức đó.
Theo phân tích khảo sát tại Chương 2, mặc dù hệ thống các quy định về dự toán tại FPT khá đầy đủ tuy nhiên còn rời rạc và một số đã lạc hậu. Vì vậy, cơng ty
cần xây dựng một Cẩm nang dự toán để tập hợp hết các quy định thành một văn bản chung cho dễ tham chiếu và cũng cập nhật lại các nội dung quy định đã lạc hậu. Trên cơ sở các quy định có sẵn về dự tốn tại FPT, tác giả đề xuất hợp nhất thành 1 quy định duy nhất và gọi tên là “Cẩm nang hướng dẫn lập dự tốn” trong đó sẽ bao
gồm các nội dung của các Quy định về lập dự toán tại FPT đã được nêu tại Bảng
2.2: Các quy định về lập kế hoạch và dự tốn, trong đó lấy nội dung của Mơ tả q
trình lập và quản lý kế hoạch kinh doanh làm nền tảng và bổ sung, cập nhật các nội dung của các quy định khác. Cụ thể nội dung của Cẩm nang hướng dẫn này bao gồm các phần sau:
• Phần 1: Mục tiêu của dự toán và các thuật ngữ
Trong phần này trình bày về các nội dung sau: Mục đích của lập và quản lý dự tốn và các thuật ngữ sử dụng trong q trình lập dự tốn. Cụ thể:
Mục đích của lập và quản lý dự toán cần nêu các nội dung:
+ Quy định chi tiết việc lập và quản lý các dự tốn trong tồn Tập đồn FPT (Chỉnh sửa từ Phần I của tài liệu 010QT/TC/HDCV/FPT về MTQT
Lập và quản lý Kế hoạch kinh doanh)
+ Hỗ trợ cho việc triển khai chiến lược của Công ty xuống các đơn vị thành viên, các bộ phận chức năng và các cá nhân có liên quan.
+ Phục vụ cho việc hoạch định các nguồn lực phục vụ kinh doanh. + Phục vụ cho việc kiểm soát các hoạt động kinh doanh bao gồm các nguồn lực, doanh thu, chi phí có liên quan đến các hoạt động của công ty.
Các thuật ngữ sử dụng bao gồm:
+ Các loại dự toán: Dự toán hoạt động, dự tốn tài chính, dự tốn đầu tư, dự tốn chi phí trực tiếp, dự tốn chi phí phải nộp cơng ty ...
+ Đơn vị lập dự tốn: Cơng ty thành viên, bộ phận chức năng…
+ Các thuật ngữ chuyên môn dùng trong quá trình lập dự tốn: định hướng chiến lược tập đoàn, dữ liệu đầu vào, hệ thống thông tin quản lý…
Hệ thống dự toán
Dự toán doanh thu Dự toán tồn kho –
giá vốn Dự tốn chi phí
Dự tốn phải thu – phải trả
Dự toán sản xuất Dự toán đầu tư – tài
sản
Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh
Dự toán bảng cân đối kế toán
Dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ Tổng
hợp
• Phần 2: Tổng quan về hệ thống dự toán
Trong phần này trình bày về các nội dung liên quan đến các loại dự toán mà các đơn vị thành viên hoặc các bộ phận chức năng phải lập và mối quan hệ giữa các loại dự toán. Cụ thể các loại dự toán phải lập bao gồm:
+ Dự tốn hoạt động: doanh thu, chi phí, lợi nhuận + Dự toán đầu tư: Đầu tư tài sản cố định & đầu tư khác
+ Dự tốn tài chính: Kế hoạch dịng tiền, bảng cân đối tài chính Mối quan hệ giữa các loại dự tốn này được mơ tả qua sơ đồ sau:
• Phần 3: Chu trình và các kỹ thuật lập dự toán
Trong phần này bao gồm các nội dung về chu trình lập dự tốn và các kỹ thuật lập dự toán cho từng loại dự toán. Các nội dung của các văn bản quy định về lập dự toán tại FPT đưa vào phần này bao gồm:
+ Quy định: 010QT/TC/HDCV/FPT về Mơ tả q trình lập và quản lý kế hoạch kinh doanh
Phần IV: Lưu đồ và hoạt động
Phần V: Quy định chi tiết
+ Quy định: 010901010QĐTC/FAF/FPT về lập và quản lý hạn mức tồn kho cơng ty FPT
Tồn bộ nội dung tuy nhiên cần cập nhật hạn mức tồn kho, vòng
quay tồn kho, ngày tồn kho bình quân cho từng loại hình cơng ty, từng giai đoạn khác nhau.
+ Quy định: 0109010QĐTC/FAF/FPT về lập và quản lý ngân sách chi phí
Tồn bộ nội dung
+ Quy định: 120905060QĐTC/FAF/FPT về lập và quản lý ngân sách tài sản cố định
Toàn bộ nội dung tuy nhiên cần cập nhật tiêu chuẩn giá trị tài sản cố
định tương ứng từng mức độ cấp bậc của nhân viên cho phù hợp từng giai đoạn.
+ Quy định: 08020QĐTC/FAF/FPT về lập và quản lý hạn mức tín dụng
Toàn bộ nội dung tuy nhiên cần cập nhật hạn mức tín dụng, vịng
quay phải thu, ngày cơng nợ phải thu bình qn cho từng loại hình cơng ty, từng giai đoạn khác nhau.
• Phần 4: Mẫu biểu và hệ thống tài khoản sử dụng
Trong phần này ngoài phần Biểu mẫu đã được ban hành trong các Quy định về lập dự toán đã nêu ở trên, trong mỗi năm khi có sự thay đổi về Biểu mẫu, cần cập nhật và hướng dẫn đầy đủ cho các đơn vị, các cá nhân chịu trách nhiệm lập dự tốn để có thể hiểu rõ và thực hiện cho đúng. Các
biểu mẫu cũng cần tham chiếu đến các hướng dẫn lập dự toán trong Phần 3 để việc tham chiếu được dễ dàng.
Bên cạnh đó cơng ty cần lập danh mục các tài khoản kế toán tương ứng với các khoản chi phí để khi đưa số liệu vào hệ thống thông tin quản lý sẽ giúp cho việc kiểm tra thực hiện và đánh giá được chính xác. Biểu mẫu bảng như sau:
Khoản mục chi phí Tài khoản kế tốn Ghi chú
Chi phí lương Chi phí lương
Chi phí khấu hao Chi phí khấu hao
Chi phí quảng cáo,
khuyến mại Chi phí bán hàng
Chi phí điện, nước, điện thoại
Chi phí dịch vụ mua ngoài
…… …….
3.2.2 Lập dự tốn chi phí cho các bộ phận hành chính tại cơng ty cổ phần
FPT theo định hướng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động
Trong phần này tác giả trình bày nội dung hướng dẫn lập dự tốn chi phí dựa trên cơ sở hoạt động cho các bộ phận chức năng tại Văn phịng Cơng ty cổ phần FPT năm 2011 và lấy minh họa cho Bộ phận FAD để nhất quán và có thể so sánh với các dự tốn do cơng ty đã lập trong năm 2009 và 2010, chi tiết dự toán dựa trên cơ sở hoạt động của bộ phận FAD năm 2011 được trình bày chi tiết tại phụ lục số 16. Các bước tiến hành chi tiết như sau:
• Bước 1: Xác định chức năng của bộ phận
Bước này phải được thống nhất và định nghĩa trước trong Sơ đồ tổ chức của công ty. Theo quy định về chức năng nhiệm vụ các đơn vị đảm bảo, bộ phận FAD có các chức năng và nhiệm vụ sau:
Chức năng Mục đích Kết quả
Thư ký, trợ lý ban tổng giám đốc
- Thực hiện chức năng thư ký, trợ lý hỗ trợ Ban tổng giám đốc FPT -Tập trung danh sách đầu mối đối ngoại, lên danh sách các dịp thăm hỏi, lên ngân sách và theo dõi việc thực hiện ngân sách Hành chính quản trị FHO Thực hiện các việc hành chính mức FHO (Hà Nội và HCM). Thực hiện chắc năng thư ký ban Tổng giám đốc, quản lý tài sản, tiến hành mua sắm và các chi phí văn phòng mức FHO
Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng
Hiện diện tại địa phương, thực hiện các họat động đối ngoại, trách nhiệm xã hội tại Đà Nẵng.
Tập hợp lực lượng, tổ chức các sự kiện căn hóa thể thao, các ngày lễ chung của FPT tại Đà Nẵng
Xây dựng và duy trì các mối quan hệ đối ngoại tại Đà Nẵng.
Tổ chức các hoạt động văn hóa thể thao cho các đơn vị trong tập đồn
Văn phịng đại diện tại Cần Thơ
Hiện diện tại địa phương, thực hiện các họat động đối ngoại, trách nhiệm xã hội tại Cần Thơ.
Tập hợp lực lượng, tổ chức các sự kiện căn hóa thể thao, các ngày lễ chung của FPT tại Cần Thơ
Xây dựng và duy trì các mối quan hệ đối ngoại tại Cần Thơ.
Tổ chức các hoạt động văn hóa thể thao cho các đơn vị trong tập đồn Quản lý tịa nhà FPT
Cầu Giấy
Giám sát quản lý và khai thác tịa nhà FPT
Có lãi (thu nhiều hơn chi) Quản lý tòa nhà 153
Nguyễn Đình Chiểu, Hồ Chí Minh
Giám sát quản lý và khai thác tòa nhà 153 NĐC
Như vậy, bộ phận FAD có 06 chức năng nhiệm vụ chính phải thực hiện, đối với một số chức năng có gắn liền với các kết quả phải thực hiện được hay những tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả của các chức năng nhiệm vụ, điểm này cho thấy đây là mơ hình của kế tốn trách nhiệm quản lý đã được xây dựng và áp dụng tại FPT.
• Bước 2: Xác định các hoạt động liên quan đến các chức năng của bộ
phận
Tại bước này xác định các hoạt động liên quan đến từng chức năng đã được phân định ở trên để tương ứng sẽ xác định nguồn lực trực tiếp cho từng hoạt động và chi phí phát sinh của từng hoạt động đó. Ví dụ: liên quan đến chức năng Thư ký, trợ lý ban tổng giám đốc có các hoạt động như sau:
Th phịng họp giao ban Tập đồn
Họp tổng kết, sơ kết
Họp bất thường
Họp ME (Management Escape) FHO
Tổ chức Giao lưu lãnh đạo 13/9
Tất niên sau bảo vệ kế hoạch kinh doanh
Gặp mặt đầu xuân
Công tác
Tiếp khách
Chi phí hành chính khác
Bảo vệ hoạt động kinh doanh
Thuê phòng họp
Hậu cần
• Bước 3: Phân bổ nguồn lực và xác định các chi phí liên quan đến các
hoạt động
Bao gồm phân bổ nhân sự và tài sản sử dụng cho các chức năng và hoạt động, ví dụ: cho chức năng Thư ký, trợ lý ban tổng giám đốc thì số người bao gồm 8 người trong đó có 1 quản lý nhóm thư ký, trợ lý và 7 thư ký trợ lý cho Ban tổng giám đốc và Hội đồng quản trị tham gia điều hành bao gồm 13 người. Số nhân sự này chỉ chuyên công tác thư ký, trợ lý và khi tính vào nguồn lực thực hiện chức năng và các hoạt động Thư ký, trợ lý thì các khoản chi phí nhân viên, khấu hao máy móc tương ứng của các nhân viên này cũng được tính vào phần dự tốn chi phí cho chức năng Thư lý, trợ lý.
Xác định các chi phí liên quan đến các hoạt động:
Liên quan đến các hoạt động trên cần xác định các chi phí tương ứng, ví dụ: hoạt động th phịng họp giao ban Tập đồn liên quan đến chi phí th phịng họp qua truyền hình để họp trực tuyến hai miền Nam, Bắc; liên quan đến hoạt động Họp tổng kết, sơ kết sẽ có chi phí th hội trường, âm thanh, ánh sáng, in ấn tài liệu…để tổ chức các cuộc họp tổng kết năm, sơ kết quý, 6 tháng …
Ở bước này để có thể xác định hết các chi phí có liên quan nhất là các hoạt động bao gồm nhiều chi phí thì bộ phận nên lập bảng:
Stt Hoạt động Chi phí liên quan Khoản mục chi phí
kế tốn
01 Th phịng họp
giao ban tập đồn
Chi phí th phịng họp hội
nghị từ xa qua truyền hình Chi phí quản lý
02 Họp tổng kết năm
- Thuê phòng họp - Thuê âm thanh - In ấn tài liệu
Chi phí quản lý
03 ……
• Bước 4: Định lượng các nguồn lực và chi phí
Ở bước này trước hết cần xác định tần suất của các hoạt động, các khoản chi phí phát sinh cho một năm và theo khoảng thời gian dự kiến sẽ phát
sinh. Đối với các hoạt động lớn hoặc mới thì thực hiện việc xây dựng dự toán theo dạng dự án, ví dụ cơng việc quản lý tịa nhà trụ sở tại Cầu Giấy,