3.2 Các đề xuất xây dựng dự tốn tại cơng ty cổ phần FPT theo định hướng xây
3.2.1 Cẩm nang dự toán
Là một tập hợp các hướng dẫn chi phối trách nhiệm của cá nhân, các qui trình, mẫu biểu, và chi tiết liên quan đến việc lập và sử dụng dữ liệu dự toán. Để đảm bảo chức năng kết nối thơng tin của dự tốn thì cẩm nang dự tốn cần được trình bày sao cho mọi người có thể tham khảo về thơng tin và quy trình dự tốn. Cẩm nang dự tốn khơng bao gồm các dự tốn thực tế cho kỳ dự tốn sắp tới, nó đơn thuần chỉ là một hướng dẫn về cách thức mà dự tốn hoạt động trong tổ chức đó.
Theo phân tích khảo sát tại Chương 2, mặc dù hệ thống các quy định về dự toán tại FPT khá đầy đủ tuy nhiên còn rời rạc và một số đã lạc hậu. Vì vậy, cơng ty
cần xây dựng một Cẩm nang dự toán để tập hợp hết các quy định thành một văn bản chung cho dễ tham chiếu và cũng cập nhật lại các nội dung quy định đã lạc hậu. Trên cơ sở các quy định có sẵn về dự tốn tại FPT, tác giả đề xuất hợp nhất thành 1 quy định duy nhất và gọi tên là “Cẩm nang hướng dẫn lập dự tốn” trong đó sẽ bao
gồm các nội dung của các Quy định về lập dự toán tại FPT đã được nêu tại Bảng
2.2: Các quy định về lập kế hoạch và dự tốn, trong đó lấy nội dung của Mơ tả quá
trình lập và quản lý kế hoạch kinh doanh làm nền tảng và bổ sung, cập nhật các nội dung của các quy định khác. Cụ thể nội dung của Cẩm nang hướng dẫn này bao gồm các phần sau:
• Phần 1: Mục tiêu của dự toán và các thuật ngữ
Trong phần này trình bày về các nội dung sau: Mục đích của lập và quản lý dự tốn và các thuật ngữ sử dụng trong q trình lập dự tốn. Cụ thể:
Mục đích của lập và quản lý dự toán cần nêu các nội dung:
+ Quy định chi tiết việc lập và quản lý các dự tốn trong tồn Tập đồn FPT (Chỉnh sửa từ Phần I của tài liệu 010QT/TC/HDCV/FPT về MTQT
Lập và quản lý Kế hoạch kinh doanh)
+ Hỗ trợ cho việc triển khai chiến lược của Công ty xuống các đơn vị thành viên, các bộ phận chức năng và các cá nhân có liên quan.
+ Phục vụ cho việc hoạch định các nguồn lực phục vụ kinh doanh. + Phục vụ cho việc kiểm soát các hoạt động kinh doanh bao gồm các nguồn lực, doanh thu, chi phí có liên quan đến các hoạt động của công ty.
Các thuật ngữ sử dụng bao gồm:
+ Các loại dự tốn: Dự tốn hoạt động, dự tốn tài chính, dự tốn đầu tư, dự tốn chi phí trực tiếp, dự tốn chi phí phải nộp cơng ty ...
+ Đơn vị lập dự tốn: Cơng ty thành viên, bộ phận chức năng…
+ Các thuật ngữ chuyên môn dùng trong quá trình lập dự tốn: định hướng chiến lược tập đoàn, dữ liệu đầu vào, hệ thống thông tin quản lý…
Hệ thống dự toán
Dự toán doanh thu Dự toán tồn kho –
giá vốn Dự tốn chi phí
Dự tốn phải thu – phải trả
Dự toán sản xuất Dự toán đầu tư – tài
sản
Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh
Dự toán bảng cân đối kế toán
Dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ Tổng
hợp
• Phần 2: Tổng quan về hệ thống dự tốn
Trong phần này trình bày về các nội dung liên quan đến các loại dự toán mà các đơn vị thành viên hoặc các bộ phận chức năng phải lập và mối quan hệ giữa các loại dự toán. Cụ thể các loại dự toán phải lập bao gồm:
+ Dự tốn hoạt động: doanh thu, chi phí, lợi nhuận + Dự toán đầu tư: Đầu tư tài sản cố định & đầu tư khác
+ Dự tốn tài chính: Kế hoạch dịng tiền, bảng cân đối tài chính Mối quan hệ giữa các loại dự tốn này được mơ tả qua sơ đồ sau:
• Phần 3: Chu trình và các kỹ thuật lập dự tốn
Trong phần này bao gồm các nội dung về chu trình lập dự tốn và các kỹ thuật lập dự toán cho từng loại dự toán. Các nội dung của các văn bản quy định về lập dự toán tại FPT đưa vào phần này bao gồm:
+ Quy định: 010QT/TC/HDCV/FPT về Mơ tả q trình lập và quản lý kế hoạch kinh doanh
Phần IV: Lưu đồ và hoạt động
Phần V: Quy định chi tiết
+ Quy định: 010901010QĐTC/FAF/FPT về lập và quản lý hạn mức tồn kho công ty FPT
Toàn bộ nội dung tuy nhiên cần cập nhật hạn mức tồn kho, vòng
quay tồn kho, ngày tồn kho bình quân cho từng loại hình cơng ty, từng giai đoạn khác nhau.
+ Quy định: 0109010QĐTC/FAF/FPT về lập và quản lý ngân sách chi phí
Toàn bộ nội dung
+ Quy định: 120905060QĐTC/FAF/FPT về lập và quản lý ngân sách tài sản cố định
Toàn bộ nội dung tuy nhiên cần cập nhật tiêu chuẩn giá trị tài sản cố
định tương ứng từng mức độ cấp bậc của nhân viên cho phù hợp từng giai đoạn.
+ Quy định: 08020QĐTC/FAF/FPT về lập và quản lý hạn mức tín dụng
Tồn bộ nội dung tuy nhiên cần cập nhật hạn mức tín dụng, vịng
quay phải thu, ngày cơng nợ phải thu bình qn cho từng loại hình cơng ty, từng giai đoạn khác nhau.
• Phần 4: Mẫu biểu và hệ thống tài khoản sử dụng
Trong phần này ngoài phần Biểu mẫu đã được ban hành trong các Quy định về lập dự toán đã nêu ở trên, trong mỗi năm khi có sự thay đổi về Biểu mẫu, cần cập nhật và hướng dẫn đầy đủ cho các đơn vị, các cá nhân chịu trách nhiệm lập dự tốn để có thể hiểu rõ và thực hiện cho đúng. Các
biểu mẫu cũng cần tham chiếu đến các hướng dẫn lập dự toán trong Phần 3 để việc tham chiếu được dễ dàng.
Bên cạnh đó cơng ty cần lập danh mục các tài khoản kế tốn tương ứng với các khoản chi phí để khi đưa số liệu vào hệ thống thông tin quản lý sẽ giúp cho việc kiểm tra thực hiện và đánh giá được chính xác. Biểu mẫu bảng như sau:
Khoản mục chi phí Tài khoản kế tốn Ghi chú
Chi phí lương Chi phí lương
Chi phí khấu hao Chi phí khấu hao
Chi phí quảng cáo,
khuyến mại Chi phí bán hàng
Chi phí điện, nước, điện thoại
Chi phí dịch vụ mua ngồi
…… …….
3.2.2 Lập dự tốn chi phí cho các bộ phận hành chính tại cơng ty cổ phần
FPT theo định hướng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động
Trong phần này tác giả trình bày nội dung hướng dẫn lập dự tốn chi phí dựa trên cơ sở hoạt động cho các bộ phận chức năng tại Văn phịng Cơng ty cổ phần FPT năm 2011 và lấy minh họa cho Bộ phận FAD để nhất quán và có thể so sánh với các dự tốn do cơng ty đã lập trong năm 2009 và 2010, chi tiết dự toán dựa trên cơ sở hoạt động của bộ phận FAD năm 2011 được trình bày chi tiết tại phụ lục số 16. Các bước tiến hành chi tiết như sau:
• Bước 1: Xác định chức năng của bộ phận
Bước này phải được thống nhất và định nghĩa trước trong Sơ đồ tổ chức của công ty. Theo quy định về chức năng nhiệm vụ các đơn vị đảm bảo, bộ phận FAD có các chức năng và nhiệm vụ sau:
Chức năng Mục đích Kết quả
Thư ký, trợ lý ban tổng giám đốc
- Thực hiện chức năng thư ký, trợ lý hỗ trợ Ban tổng giám đốc FPT -Tập trung danh sách đầu mối đối ngoại, lên danh sách các dịp thăm hỏi, lên ngân sách và theo dõi việc thực hiện ngân sách Hành chính quản trị FHO Thực hiện các việc hành chính mức FHO (Hà Nội và HCM). Thực hiện chắc năng thư ký ban Tổng giám đốc, quản lý tài sản, tiến hành mua sắm và các chi phí văn phịng mức FHO
Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng
Hiện diện tại địa phương, thực hiện các họat động đối ngoại, trách nhiệm xã hội tại Đà Nẵng.
Tập hợp lực lượng, tổ chức các sự kiện căn hóa thể thao, các ngày lễ chung của FPT tại Đà Nẵng
Xây dựng và duy trì các mối quan hệ đối ngoại tại Đà Nẵng.
Tổ chức các hoạt động văn hóa thể thao cho các đơn vị trong tập đoàn
Văn phòng đại diện tại Cần Thơ
Hiện diện tại địa phương, thực hiện các họat động đối ngoại, trách nhiệm xã hội tại Cần Thơ.
Tập hợp lực lượng, tổ chức các sự kiện căn hóa thể thao, các ngày lễ chung của FPT tại Cần Thơ
Xây dựng và duy trì các mối quan hệ đối ngoại tại Cần Thơ.
Tổ chức các hoạt động văn hóa thể thao cho các đơn vị trong tập đồn Quản lý tịa nhà FPT
Cầu Giấy
Giám sát quản lý và khai thác tòa nhà FPT
Có lãi (thu nhiều hơn chi) Quản lý tịa nhà 153
Nguyễn Đình Chiểu, Hồ Chí Minh
Giám sát quản lý và khai thác tòa nhà 153 NĐC
Như vậy, bộ phận FAD có 06 chức năng nhiệm vụ chính phải thực hiện, đối với một số chức năng có gắn liền với các kết quả phải thực hiện được hay những tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả của các chức năng nhiệm vụ, điểm này cho thấy đây là mơ hình của kế tốn trách nhiệm quản lý đã được xây dựng và áp dụng tại FPT.
• Bước 2: Xác định các hoạt động liên quan đến các chức năng của bộ
phận
Tại bước này xác định các hoạt động liên quan đến từng chức năng đã được phân định ở trên để tương ứng sẽ xác định nguồn lực trực tiếp cho từng hoạt động và chi phí phát sinh của từng hoạt động đó. Ví dụ: liên quan đến chức năng Thư ký, trợ lý ban tổng giám đốc có các hoạt động như sau:
Th phịng họp giao ban Tập đồn
Họp tổng kết, sơ kết
Họp bất thường
Họp ME (Management Escape) FHO
Tổ chức Giao lưu lãnh đạo 13/9
Tất niên sau bảo vệ kế hoạch kinh doanh
Gặp mặt đầu xuân
Công tác
Tiếp khách
Chi phí hành chính khác
Bảo vệ hoạt động kinh doanh
Th phịng họp
Hậu cần
• Bước 3: Phân bổ nguồn lực và xác định các chi phí liên quan đến các
hoạt động
Bao gồm phân bổ nhân sự và tài sản sử dụng cho các chức năng và hoạt động, ví dụ: cho chức năng Thư ký, trợ lý ban tổng giám đốc thì số người bao gồm 8 người trong đó có 1 quản lý nhóm thư ký, trợ lý và 7 thư ký trợ lý cho Ban tổng giám đốc và Hội đồng quản trị tham gia điều hành bao gồm 13 người. Số nhân sự này chỉ chuyên công tác thư ký, trợ lý và khi tính vào nguồn lực thực hiện chức năng và các hoạt động Thư ký, trợ lý thì các khoản chi phí nhân viên, khấu hao máy móc tương ứng của các nhân viên này cũng được tính vào phần dự tốn chi phí cho chức năng Thư lý, trợ lý.
Xác định các chi phí liên quan đến các hoạt động:
Liên quan đến các hoạt động trên cần xác định các chi phí tương ứng, ví dụ: hoạt động thuê phịng họp giao ban Tập đồn liên quan đến chi phí th phịng họp qua truyền hình để họp trực tuyến hai miền Nam, Bắc; liên quan đến hoạt động Họp tổng kết, sơ kết sẽ có chi phí th hội trường, âm thanh, ánh sáng, in ấn tài liệu…để tổ chức các cuộc họp tổng kết năm, sơ kết quý, 6 tháng …
Ở bước này để có thể xác định hết các chi phí có liên quan nhất là các hoạt động bao gồm nhiều chi phí thì bộ phận nên lập bảng:
Stt Hoạt động Chi phí liên quan Khoản mục chi phí
kế tốn
01 Th phịng họp
giao ban tập đồn
Chi phí th phịng họp hội
nghị từ xa qua truyền hình Chi phí quản lý
02 Họp tổng kết năm
- Thuê phòng họp - Thuê âm thanh - In ấn tài liệu
Chi phí quản lý
03 ……
• Bước 4: Định lượng các nguồn lực và chi phí
Ở bước này trước hết cần xác định tần suất của các hoạt động, các khoản chi phí phát sinh cho một năm và theo khoảng thời gian dự kiến sẽ phát
sinh. Đối với các hoạt động lớn hoặc mới thì thực hiện việc xây dựng dự tốn theo dạng dự án, ví dụ cơng việc quản lý tòa nhà trụ sở tại Cầu Giấy, Hà Nội hoặc tại Nguyễn Đình Chiểu, Hồ Chí Minh… thì tách riêng thành các dự án riêng và việc lập dự toán cho các dự án này cũng sẽ chi tiết thành trong dự án này có bao nhiêu hoạt động, các chi phí phát sinh tương ứng các hoạt động đó…
Để định lượng nguồn lực trước hết cần tính tốn nhân lực và tài sản để thực hiện các chức năng và công việc của bộ phận đảm nhận. Về nhân sự trước hết cần thực hiện mẫu dự toán theo từng nhân viên với chi tiết các khoản lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên (Xem Phụ lục 13). Tương ứng với từng nhân viên sẽ gán mức đóng góp của họ cho các cơng việc thuộc các chức năng, hoạt động của bộ phận đảm nhận để từ đó có thể phân bổ chi phí nhân viên vào từng chức năng, hoạt động của bộ phận (Xem phụ lục
14). Ví dụ: một nhân viên A của bộ phận FAD có tổng chi phí nhân viên
năm là 110 triệu và nhân viên này được phân bổ tham gia hai chức năng của bộ phận là thư ký và quản lý tòa nhà Nguyễn Đình Chiểu với tỷ lệ tham gia đóng góp vào hai chức năng là 50%. Như vậy, khi tính dự tốn cho chức năng thư ký thì sẽ xuất hiện chi phí nhân sự thực hiện các hoạt động trong chức năng này là 55 triệu/ 1 năm và khi tính dự tốn cho chức năng quản lý tịa nhà Nguyễn Đình Chiểu thì cũng sẽ xuất hiện chi phí nhân sự thực hiện quản lý tịa nhà này là 55 triệu/ 1 năm.
Về dự toán các tài sản sử dụng thì sẽ dựa trên số người mới tuyển và từng dự án cụ thể có liên quan đến các tài sản cho các dự án đó. Tiêu chuẩn tài sản mua sắm theo 1 nhân viên mới là 13 triệu đồng/ 1 nhân viên, còn các tài sản theo dự án thì sẽ tham chiếu đến giá trung bình của các nhà cung cấp tại thời điểm lập dự toán.
Đối với các khoản chi phí phát sinh theo các hoạt động thì dựa vào số liệu quá khứ thực hiện về số lần và mức chi để điều chỉnh theo mức trượt giá (mức này sẽ do FAF thống nhất với Ban giám đốc đưa ra trước khi các bộ
phận tiến hành lập dự tốn). Các khoản chi phí phát sinh mới khơng có dữ liệu q khứ thì được tính dựa trên:
Tham khảo giá nhà cung cấp tại thời điểm lập dự toán, bộ phận lập
dự toán phải lấy được báo giá các sản phẩm, dịch vụ từ các nhà cung cấp để có được mức chi hợp lý.
Ước lượng dựa trên khối lượng công việc, mức tiêu hao… của từng
hoạt động hoặc tham chiếu đến các bộ phận chuyên gia ví dụ mua sắm máy tính, mực in, cước internet… thì tham chiếu giá với bộ phận Hệ thống thơng tin, tham chiếu chi phí quảng cáo trên báo thì tham chiếu đến bộ phận Truyền thơng…Ngồi ra, trong hệ thống các công ty thuộc tập đồn có nhiều cơng ty cung cấp các sản phẩm, dịch vụ tương đương thì sẽ ưu tiên tham khảo giá và sử dụng sản phẩm, dịch vụ từ các cơng ty trong cùng hệ thống.
• Bước 5: Trình bày
Sau khi định lượng các nguồn lực và chi phí, để hình thành nên dự tốn thì cần phải có các mẫu biểu để trình bày. Qua quan sát và để ứng dụng được phương pháp lập dự tốn theo hoạt động thì 1 khn mẫu chuẩn để lập dự