2.2 Hệ thống tài chính tại cơng ty cổ phần FPT
2.2.3 Các hoạt động cơ bản của Quản lý tài chính
Xây dựng chính sách chế độ tài chính
Chính sách chế độ tài chính là tập hợp các quy định, quy chế liên quan đến hoạt động tài chính kế tốn của Cơng ty, quy định cụ thể các hoạt động tài chính, cho từng loại cơng việc, từng đơn vị, từng bộ phận, từng vùng công tác và từng cấp cán bộ.
Thực hiện các thủ tục kế tốn tài chính
Các hoạt động kế tốn, tài chính trong tồn FPT phải được thực hiện theo đúng quy định của Pháp luật và chuẩn mực kế tốn tài chính.
Lập các kế hoạch tài chính:
Định kỳ hàng năm, các trưởng bộ phận Cơng ty lập kế hoạch tài chính chi tiết gồm kế hoạch doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dịng tiền, đầu tư tài sản theo từng tháng và kế hoạch tài chính 3 năm tiếp theo và bảo vệ cùng với kế hoạch kinh doanh. Trưởng Ban FAF/ Trưởng phịng FAF tổng hợp kế hoạch tài chính tồn đơn vị và trình lãnh đạo cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Kế hoạch tài chính năm của Cơng ty phải hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 dương lịch của năm trước.
Đảm bảo nguồn vốn, phát hành cổ phiếu, trái phiếu:
Căn cứ vào kế hoạch tài chính được phê duyệt, Trưởng Ban FAF/Trưởng phòng FAF tổ chức/tham gia vào các hoạt động tài chính nhằm đảm bảo nguồn lực tài chính để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị: vay nợ ngân hàng và các đối tượng khác, phát hành cổ phiếu và phát hành trái phiếu.
Thẩm định và phê duyệt tài chính:
Ban/phịng Tài chính có trách nhiệm hỗ trợ xây dựng phương án tài chính và thẩm định tài chính cho các các đơn vị mới, hướng kinh doanh mới, dự án đầu tư, tham gia việc xem xét đối với các hợp đồng mua/cung cấp hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng mua bán, sát nhập công ty theo quy định.
Trách nhiệm thẩm định và phê duyệt tài chính được phân cấp theo các quy định ban hành phù hợp với tình hình cụ thể của Cơng ty trong từng thời kỳ.
Kiểm sốt tài chính:
Giám đốc tài chính Cơng ty có trách nhiệm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tồn Cơng ty về Tài chính, nhằm đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh được kiểm sốt chặt chẽ, minh bạch đồng thời phịng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh của Công ty, như rủi ro đầu tư, rủi ro bán hàng, rủi ro nhập hàng, rủi ro mua sắm, rủi ro hoạt động và các rủi ro khác.
Các hoạt động kiểm sốt tài chính được tiến hành trước, trong và sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo hoạt động của Công ty đúng Pháp luật và tuân thủ các quy định chung, các định mức, kế hoạch, dự tốn được phê duyệt của Cơng ty.
Đầu tư, mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động tài chính
khác:
Giám đốc tài chính/ Trưởng ban FAF tổ chức việc thực hiện/ đề xuất/ tham gia hoạt động tài chính sau: đầu tư vào các dự án, đầu tư tài chính - mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động đầu tư tài chính khác. Các hoạt động đầu tư, mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động tài chính khác phải thực hiện theo các chiến lược/kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Lập và xem xét Báo cáo nội bộ:
- Hàng tuần, Trưởng Ban FAF/Trưởng phòng FAF lập báo cáo theo
dõi kinh doanh tuần và trình bày tại các cuộc họp giao ban của Công ty căn cứ theo nhu cầu quản trị của Công ty.
- Định kỳ hàng tháng, Trưởng Ban FAF/Trưởng phòng FAF lập báo
cáo đánh giá hoạt động kinh doanh gửi Ban điều hành công ty. Các báo đánh giá tình hình kinh doanh của FPT phải được gửi trước ngày thứ Hai của tuần thứ 2 tháng tiếp theo.
- Định kỳ hàng quý, Ban điều hành Công ty lập báo cáo đánh giá hoạt
động kinh doanh gửi Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên/Chủ tịch Công ty. Các báo cáo đánh giá này được gửi muộn nhất vào ngày 20 tháng đầu quý sau.
- Định kỳ 6 tháng hoặc theo yêu cầu đột xuất của từng dự án, đơn vị
mới hoặc hướng kinh doanh mới, Trưởng Ban FAF/Trưởng phòng FAF lập báo cáo đánh giá hiệu quả của các dự án đầu tư này và trình Giám đốc Tài chính cơng ty xem xét.
- Giám đốc Tài chính Cơng ty FPT chịu trách nhiệm tổ chức việc xây
dựng hệ thống quy định để tổ chức thực hiện việc lập các báo cáo nội bộ trong tồn Tập đồn.
- Tổng Giám đốc cơng ty FPT quyết định và chủ trì các buổi xem xét
các báo cáo tài chính của tồn FPT. Thành phần các buổi xem xét này do Tổng Giám đốc công ty FPT quyết định. Giám đốc Tài chính cơng ty FPT, các Tổng Giám đốc công ty thành viên và Trưởng Ban FAF Công ty FPT là các thành viên bắt buộc của các cuộc họp này.
- Trong trường hợp đột xuất, Trưởng Ban FAF/Trưởng phòng FAF
lập và gửi các báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc Tài chính và Tổng Giám đốc trong thời hạn ấn định hoặc 3 ngày nếu không ấn định về thời gian kể từ khi được yêu cầu.
- Định kỳ và đột xuất theo u cầu, Kế tốn trưởng Cơng ty lập các báo cáo tài chính và gửi các cơ quan quản lý Nhà nước theo các quy định của Pháp luật Nhà nước, gửi các cổ động và nhà đầu tư được lựa chọn.
- Báo cáo Tài chính năm của Cơng ty phải được một cơng ty kiểm
tốn độc lập nằm trong danh sách được Đại Hội Đồng Cổ đông lựa chọn thực hiện kiểm toán.