2.2.5 Hệ thống các quy định tài chính
Hệ thống các quy định tài chính tại FPT được phân cấp thành -3 tầng như sơ đồ 2.3:
Sơ đồ 2.3: Mơ tả hệ thống các quy định tài chính tại FPT
Trong đó:
• Ngun lý quản trị:
Công ty cấp 1
Công ty cấp 2
Bao gồm các nguyên tắc để điều hành và kiểm sốt doanh nghiệp
• Quy định quản trị:
Cụ thể hóa các nguyên tắc quản trị thành những quy định cụ thể trong
từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Thiết lập các nguyên tắc nhằm quản lý các hoạt động tài chính kế tốn,
đảm bảo các nguồn lực tài chính, đảm bảo tính tự chủ và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty
Là căn cứ để xây dựng các hướng dẫn chi tiết trong các sổ tay q trình
của Cơng ty
• Sổ tay q trình: Bao gồm:
Danh mục: 2 danh mục
Mơ tả các q trình: 14 mơ tả q trình
Quy định:
+ 15 quy định về tài chính
+ -1 quy chế quản lý công ty con
+ 1- quy định liên quan đến quản lý chi nhánh, VPĐD + 1- quy trình xử lý nghiệp vụ Oracle
Miêu tả công việc:12 Miêu tả
Hướng dẫn công việc: 4 hướng dẫn
Biểu mẫu: 39 mẫu biểu
Các mã số, tên, phiên bản và ngày hiệu lực của các văn bản này được đính kèm từ Phụ lục số 1 đến Phụ lục số 9 của luận văn này.
2.3 Khảo sát về hệ thống dự tốn tại cơng ty cổ phần FPT
2.3.1 Các quy định về dự toán
Quy định về lập kế hoạch và dự tốn tại cơng ty cổ phần FPT được quy định tại các văn bản được thể hiện như bảng 2.2:
Bảng 2.2: Các quy định về lập kế hoạch và dự toán
Mã tài liệu Tên tài liệu Phiên
bản Ngày hiệu lực 010QT/TC/HDCV/ FPT Mơ tả q trình Lập và quản lý Kế
hoạch kinh doanh 1/0 09/10/2010
010901010QĐTC/F AF/FPT Quy định lập và quản lý hạn mức tồn kho công ty FPT 1/0 09/01/2001 0109010QĐTC/FA F/FPT
Quy định về lập và quản lý ngân sách
chi phí 1/0 09/01/2001
120905060QĐTC/F AF/FPT
Quy định Lập và quản lý ngân sách tài
sản cố định 1/0 09/12/2005 QD08020QĐTC/FA F/FPT Quy định về lập và quản lý hạn mức tín dụng 1/0 10/04/2008 2.3.2 Quy trình lập dự tốn
Quy trình lập dự tốn tại cơng ty cổ phần FPT được quy định tại Mơ tả q
trình lập và quản lý kế hoạch kinh doanh ban hành ngày 09 tháng 10 năm 2010 và
có hiệu lức áp dụng cho năm lập kế hoạch 2011. Các nội dung trong quy định này như sau:
• Hàng năm, căn cứ vào các dự báo của nền kinh tế, của thị trường, của
ngành, của lĩnh vực đang hoạt động; căn cứ trên định hướng chiến lược của Tập đồn; căn cứ vào tình hình của các dự án đầu tư, các hợp đồng kinh doanh; dựa trên các dữ liệu lịch sử kinh doanh, chi phí của từng đơn vị và tồn cơng ty trong năm cuối và của những năm trước; dựa trên các chính sách chế độ tài chính của FPT; dựa trên các nguồn lực hiện có như tình trạng vốn, nhân sự; Ban điều hành FPT xây dựng định hướng về lập kế hoạch cho năm tiếp theo vào trước tháng 11.
• Khi định hướng về lập kế hoạch được xây dựng xong sẽ được chuyển sang cho Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị (EXCO) thơng qua, và sau đó bản định hướng sẽ được gửi cho lãnh đạo của các đơn vị liên quan.
• Khi nhận được bản định hướng lập kế hoạch đã được thông qua, các trưởng
đơn vị phải lập các kế hoạch chi tiết trước ngày 25 tháng 11 hàng năm. Các kế hoạch chi tiết bao gồm:
Kế hoạch hoạt động: doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
Kế hoạch đầu tư: đầu tư tài sản cố định, đầu tư khác.
Kế hoạch khác: kế hoạch dòng tiền, bảng cân đối tài chính.
• Từ ngày 25 tháng 11 đến ngày 01 tháng 12 hàng năm, Ban điều hành và
ban kế hoạch FPT tổ chức cuộc họp với các trưởng đơn vị để xem xét và đóng góp ý kiến về kế hoạch của các đơn vị. Sau khi thống nhất các kế hoạch chi tiết, Ban điều hành xin ý kiến của Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị (EXCO) từ ngày 01 đến ngày 05 tháng 12.
• Từ ngày 05 đến ngày 15 tháng 12, Ban điều hành FPT tiến hành họp để
trao đổi, xem xét kế hoạch đã được Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị đóng góp ý kiến với từng lãnh đạo của các đơn vị. Sau đó, trưởng đơn vị hoàn thiện các kế hoạch chi tiết phù hợp với đơn vị mình trên nền tảng sự đóng góp của Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị và trình lại cho Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị lần cuối từ ngày 15 đến 20 tháng 12. Trong trường hợp EXCO khơng đồng ý thì phải tổ chức lại cuộc họp trao đổi.
• Từ ngày 20 đến ngày 25 tháng 12, đơn vị thành viên phải tổ chức bảo vệ kế
hoạch của đơn vị mình trước Hội đồng quản trị của đơn vị thành viên mà trong đó đại diện của tập đoàn FPT sẽ nắm quyền phủ quyết; Ban điều hành tập đoàn FPT bảo vệ kế hoạch của tập đoàn trước Hội đồng quản trị của tập đồn FPT. Và các kế hoạch được chính thức phê duyệt từ các cấp lãnh đạo.
• Sau khi kế hoạch được phê duyệt, các trưởng đơn vị tổ chức và chịu trách nhiệm việc triển khai hoạt động, quản lý việc thực hiện kế hoạch của đơn vị. Ban điều hành các cấp tập đồn và đơn vị có trách nhiệm xây dựng hệ thống thơng tin quản lý việc thực hiện kế hoạch.
• Hàng tháng, khi kế hoạch được thực hiện, Ban kế hoạch và Phịng kế tốn
các cấp phải lập các báo cáo đánh giá về tình hình thực hiện kế hoạch gửi ban Tổng giám đốc các cấp và các đơn vị liên quan.
• Dựa trên các báo cáo của Ban kế hoạch và Phịng kế tốn, nếu có sự khác
biệt lớn giữa tình hình thực tế so với kế hoạch đặt ra lúc đầu hoặc có những hoạt động bất thường chưa được lập kế hoạch, trưởng đơn vị hoặc trưởng ban kế hoạch sẽ lập tờ trình về việc sửa đổi dự tốn để đề nghị sửa đổi kế hoạch. Kế hoạch doanh thu được điều chỉnh sửa đổi hàng quý, khi thực hiện điều chỉnh kế hoạch doanh thu bắt buộc phải xem xét thực hiện điều chỉnh các kế hoạch chi phí, đầu tư tài sản cố định…Kế hoạch sửa đổi được gửi xin phê duyệt từ các cấp thẩm quyền (như xin phê duyệt kế hoạch ban đầu). Sau đó kế hoạch sửa đổi đã phê duyệt được gửi lên Ban Tổng giám đốc và Ban tài chính của tập đồn.
Tồn bộ q trình thực hiện chuẩn bị, lập và quản lý dự tốn tại FPT được mơ tả tổng quát tại sơ đồ 2.4:
Đầu vào Lập kế hoạch chi tiết từ đơn vị thành viên Định hướng lâp kế hoạch
Trao đổi, xem xét kế hoạch giữa các đơn vị
với BĐH FPT
Bảo vệ kế hoạch
Phê duyệt kế hoạch
Quản lý thực hiện kế
hoạch Sửa đổi kế hoạch
Kết thúc Yes Yes No No Sơ đồ 2.4: Q trình lập kế hoạch và dự tốn 2.3.3 Các mẫu biểu
Các mẫu biểu phục vụ cho việc lập dự toán được ban hành kèm theo các quy định về lập kế hoạch và dự toán đã nêu ở trên, qua khảo sát tác giả ghi nhận có những mẫu biễu, được liệt kê tại bảng 2.3, được sử dụng nhất quán trong quá trình lập kế hoạch và dự tốn tại cơng ty cổ phần FPT:
Bảng 2.3: Các mẫu biểu lập dự toán
Mã tài liệu Tên tài liệu Phiên bản Ngày hiệu lực
01.10BM/TC/HDCV/FPT Mẫu Kế hoạch tài chính năm 1/0 09/10/2010
01.20BM/TC/HDCV/FPT Mẫu kế hoạch tài chính 3 năm 1/0 09/10/2010
02.20BM/TC/HDCV/FPT Kế hoạch dòng tiền bộ phận 1/1 09/10/2010
Chi tiết của các mẫu biểu này được mô tả trong Phụ lục số 10 đến Phụ lục số 12 kèm theo luận văn này.
2.3.4 Khảo sát quá trình lập dự tốn chi phí tại FPT
2.3.4.1 Văn bản hướng dẫn
Nội dung hướng dẫn lập dự toán chi phí được quy định chi tiết tại Quyết định
số 0109010QĐTC/FAF/FPT ngày 09/01/2001, Quy định về lập và quản lý ngân
sách chi phí. Nội dung chi tiết Quy định này như sau:
a. Phương pháp lập
• Dự tốn chi phí được lập cho từng năm tài chính (Từ 1/1 đến 31/12). Dự
tốn chi phí được lập cho từng bộ phận và được lập cho từng năm. Dự tốn chi phí hàng năm bằng tổng dự toán của từng khoản mục chi phí. Các khoản mục chi phí trong Dự tốn chi phí được thống nhất chung trong tồn cơng ty.
• Dự tốn chi phí của các bộ phận kinh doanh bao gồm:
Dự tốn chi phí trực tiếp: Bao gồm các khoản chi phí bộ phận tự chi và
các khoản chi phí chi hộ.
Dự tốn chi phí phải nộp Cơng ty: Là khoản chi phí các bộ phận kinh
doanh phải đóng góp để bù đắp chi phí của các bộ phận chức năng và được xác định từ đầu năm trong Kế hoạch kinh doanh hàng năm
• Dự tốn chi phí của các bộ phận chức năng:
Tối đa bằng Dự tốn chi phí phải nộp Công ty của các bộ phận kinh
doanh.
• Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm lập Dự tốn chi phí cho bộ phận
mình phụ trách căn cứ vào số liệu chi phí thực tế trong quá khứ và Kế hoạch kinh doanh trong kỳ Dự tốn.
• Trưởng phịng Tài chính Kế tốn có trách nhiệm cung cấp các số liệu và
thông tin cần thiết về chi phí thực tế trong quá khứ cho các bộ phận để làm căn cứ cho việc lập Dự tốn chi phí.
• Dự tốn chi phí của các bộ phận phải được nộp cho Phó Tổng Giám đốc
phụ trách Tài chính và Trưởng phịng Tài chính Kế tốn chậm nhất là vào tuần thứ hai của năm tài chính tiếp theo.
• Trưởng phịng Tài chính Kế tốn có trách nhiệm đóng góp ý kiến cho Phó Tổng Giám Đốc phụ trách Tài chính và Trưởng các bộ phận về Dự tốn chi phí của các bộ phận ngay sau khi nhận được bản Dự toán dự tốn nhưng khơng muộn hơn thời gian Ban Tổng Giám Đốc xem xét kế hoạch kinh doanh của bộ phận.
• Dự tốn Dự tốn chi phí của mỗi bộ phận phải được Trưởng bộ phận trình
bày và được bảo vệ trước Ban Tổng Giám Đốc cùng với bảo vệ Kế hoạch kinh doanh của bộ phận đó theo lịch bảo vệ kế hoạch kinh doanh của công ty (Tuần thứ 3 tháng 1 của năm Tài chính). Dự tốn chi phí sau khi bảo vệ sẽ được Ban Tổng Giám Đốc phê duyệt sẽ trở thành Dự tốn chi phí chính thức và là chỉ tiêu kế hoạch bắt buộc các bộ phận phải thực hiện trong suốt năm tài chính.
• Trưởng phịng Tài chính Kế tốn có trách nhiệm tham gia phản biện Dự
tốn chi phí của các bộ phận trong buổi bảo vệ Dự tốn chi phí của các bộ phận và tổng hợp Dự tốn chi phí đã được phê duyệt của tất cả các bộ phận thành Dự toán chi phí của tồn Cơng ty.
b. Quản lý thực hiện Dự tốn chi phí
• Dự tốn chi phí được quản lý theo mức tổng Dự tốn chi phí: Có thể được
bù trừ giữa các khoản mục chi phí trong tổng số Dự tốn được duyệt nếu có xác nhận của Trưởng phịng Tài chính Kế tốn. Các khoản chi phí do Nhà nước khống chế như chi phí bảo hành, chi phí lương, chi phí tiếp khách quà biếu, chi hoa hồng môi giới, quảng cáo, khuyến mại không được bù trừ cho các khoản mục chi phí khác.
• Tất cả các bộ phận không được quyền chi khi đã hết Dự tốn chi phí và
Kiểm sốt Tài chính có trách nhiệm đảm bảo rằng khơng có một khoản chi phí nào của các bộ phận được chi ra khi đã hết Dự tốn chi phí. Kiểm sốt Tài chính có trách nhiệm thơng báo cho các Trưởng bộ phận khi Dự tốn chi phí của các bộ phận chỉ cịn 10%.
• Dự tốn chi phí của các năm là độc lập. Dự tốn chi phí hàng năm nếu khơng chi hết khơng được kết chuyển sang năm sau.
• Trong tổng Dự tốn chi phí, Trưởng các bộ phận được tồn quyền quyết
định chi phí tại bộ phận mình trên cơ sở tiết kiệm chi phí tối đa.
• Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám Đốc về việc
thực hiện Dự tốn chi phí của bộ phận mình.
c. Sửa đổi Dự tốn chi phí:
• Dự tốn chi phí của các bộ phận có thể được sửa đổi trên sơ sở: Tình hình
kinh doanh thực tế của các bộ phận và đề nghị của Trưởng các bộ phận.
• Dự tốn chi phí bất thường có thể được cấp bổ sung cho các bộ phận trong
các trường hợp đặc biệt để phục vụ việc thực hiện các dự án đột xuất quan trọng trên cơ sở đề nghị của các Trưởng bộ phận.
• Đề nghị xin cấp Dự tốn chi phí bất thường phải nêu rõ giá trị tổng Dự
tốn bất thường, giải trình các khoản mục chi phí xin cấp bất thường và ngày dự kiến sửa đổi Dự toán hoặc Dự toán bất thường có hiệu lực áp dụng. Đề nghị này phải được gửi cho Phó Tổng Giám đốc phụ trách Tài chính và Kiểm sốt Tài chính muộn nhất là 02 ngày trước ngày dự kiến xin cấp Dự tốn bất thường có hiệu lực áp dụng.
• Mọi đề nghị xin cấp Dự tốn chi phí bất thường bổ sung, sửa đổi Dự tốn
chỉ có giá trị khi được sự phê duyệt của Phó Tổng Giám Đốc phụ trách Tài chính.
• Theo thực tế tình hình kinh doanh của các bộ phận và của tồn Cơng ty
hoặc theo đề nghị của Trưởng phịng Tài chính Kế tốn, Phó Tổng Giám Đốc phụ trách Tài chính có thể ra quyết định cắt giảm Dự tốn chi phí các bộ phận và yêu cầu các bộ phận áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí đối với tổng chi phí hay từng khoản mục chi phí cụ thể.
d. Báo cáo thực hiện dự tốn chi phí:
• Kiểm sốt Tài chính Kế tốn có trách nhiệm thường xun theo dõi tình
tình hình thực hiện Dự tốn chi phí và báo cáo hàng tuần trên Hệ thống thơng tin tài chính FIFA, MIS của Cơng ty.
• Trưởng phịng Tài chính Kế tốn có trách nhiệm hàng tháng thơng báo và
dự báo tình hình thực hiện dự tốn chi phí của các bộ phận và của tồn Cơng ty cho Ban Tổng Giám Đốc và Trưởng các bộ phận.
• Các khoản mục chi phí khơng được phép bù trừ cho các khoản mục khác,
bao gồm: chi phí lương; chi phí đấu thầu, nghiên cứu thị trường; cơng tác phí, vé máy bay, tầu xe; các khoản chi phí do Nhà nước khống chế như chi phí bảo hành, chi phí tiếp khách quà biếu, chi hoa hồng mơi giới, quảng cáo, khuyến mại.
• Các khoản mục chi phí cịn lại: có thể được bù trừ giữa các khoản mục chi
phí trong tổng số Dự tốn được duyệt nếu có xác nhận của Trưởng Ban/Phịng kế hoạch Tài chính.
• Sửa đổi dự tốn chi phí trong trường hợp vượt chỉ tiêu doanh thu và lợi
nhuận kế hoạch:
Đối với các chi phí bán hàng trực tiếp liên quan đến doanh thu được tự
động điều chỉnh tăng khi doanh thu và lợi nhuận tăng, đảm bảo tỷ lệ tăng không vượt quá tỷ lệ tăng lợi nhuận của kỳ và lũy kế. Trường hợp này Trưởng bộ phận FAF có trách nhiệm lập điều chỉnh lại dự tốn vào cuối kỳ tháng gần nhất.
Đối với các chi phí cịn lại cần được xem xét phê duyệt theo trình tự