Mã tài liệu Tên tài liệu Phiên
bản Ngày hiệu lực 010QT/TC/HDCV/ FPT Mơ tả q trình Lập và quản lý Kế
hoạch kinh doanh 1/0 09/10/2010
010901010QĐTC/F AF/FPT Quy định lập và quản lý hạn mức tồn kho công ty FPT 1/0 09/01/2001 0109010QĐTC/FA F/FPT
Quy định về lập và quản lý ngân sách
chi phí 1/0 09/01/2001
120905060QĐTC/F AF/FPT
Quy định Lập và quản lý ngân sách tài
sản cố định 1/0 09/12/2005 QD08020QĐTC/FA F/FPT Quy định về lập và quản lý hạn mức tín dụng 1/0 10/04/2008 2.3.2 Quy trình lập dự tốn
Quy trình lập dự tốn tại cơng ty cổ phần FPT được quy định tại Mô tả quá
trình lập và quản lý kế hoạch kinh doanh ban hành ngày 09 tháng 10 năm 2010 và
có hiệu lức áp dụng cho năm lập kế hoạch 2011. Các nội dung trong quy định này như sau:
• Hàng năm, căn cứ vào các dự báo của nền kinh tế, của thị trường, của
ngành, của lĩnh vực đang hoạt động; căn cứ trên định hướng chiến lược của Tập đồn; căn cứ vào tình hình của các dự án đầu tư, các hợp đồng kinh doanh; dựa trên các dữ liệu lịch sử kinh doanh, chi phí của từng đơn vị và tồn cơng ty trong năm cuối và của những năm trước; dựa trên các chính sách chế độ tài chính của FPT; dựa trên các nguồn lực hiện có như tình trạng vốn, nhân sự; Ban điều hành FPT xây dựng định hướng về lập kế hoạch cho năm tiếp theo vào trước tháng 11.
• Khi định hướng về lập kế hoạch được xây dựng xong sẽ được chuyển sang cho Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị (EXCO) thơng qua, và sau đó bản định hướng sẽ được gửi cho lãnh đạo của các đơn vị liên quan.
• Khi nhận được bản định hướng lập kế hoạch đã được thông qua, các trưởng
đơn vị phải lập các kế hoạch chi tiết trước ngày 25 tháng 11 hàng năm. Các kế hoạch chi tiết bao gồm:
Kế hoạch hoạt động: doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
Kế hoạch đầu tư: đầu tư tài sản cố định, đầu tư khác.
Kế hoạch khác: kế hoạch dòng tiền, bảng cân đối tài chính.
• Từ ngày 25 tháng 11 đến ngày 01 tháng 12 hàng năm, Ban điều hành và
ban kế hoạch FPT tổ chức cuộc họp với các trưởng đơn vị để xem xét và đóng góp ý kiến về kế hoạch của các đơn vị. Sau khi thống nhất các kế hoạch chi tiết, Ban điều hành xin ý kiến của Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị (EXCO) từ ngày 01 đến ngày 05 tháng 12.
• Từ ngày 05 đến ngày 15 tháng 12, Ban điều hành FPT tiến hành họp để
trao đổi, xem xét kế hoạch đã được Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị đóng góp ý kiến với từng lãnh đạo của các đơn vị. Sau đó, trưởng đơn vị hồn thiện các kế hoạch chi tiết phù hợp với đơn vị mình trên nền tảng sự đóng góp của Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị và trình lại cho Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị lần cuối từ ngày 15 đến 20 tháng 12. Trong trường hợp EXCO khơng đồng ý thì phải tổ chức lại cuộc họp trao đổi.
• Từ ngày 20 đến ngày 25 tháng 12, đơn vị thành viên phải tổ chức bảo vệ kế
hoạch của đơn vị mình trước Hội đồng quản trị của đơn vị thành viên mà trong đó đại diện của tập đoàn FPT sẽ nắm quyền phủ quyết; Ban điều hành tập đoàn FPT bảo vệ kế hoạch của tập đoàn trước Hội đồng quản trị của tập đồn FPT. Và các kế hoạch được chính thức phê duyệt từ các cấp lãnh đạo.
• Sau khi kế hoạch được phê duyệt, các trưởng đơn vị tổ chức và chịu trách nhiệm việc triển khai hoạt động, quản lý việc thực hiện kế hoạch của đơn vị. Ban điều hành các cấp tập đồn và đơn vị có trách nhiệm xây dựng hệ thống thơng tin quản lý việc thực hiện kế hoạch.
• Hàng tháng, khi kế hoạch được thực hiện, Ban kế hoạch và Phịng kế tốn
các cấp phải lập các báo cáo đánh giá về tình hình thực hiện kế hoạch gửi ban Tổng giám đốc các cấp và các đơn vị liên quan.
• Dựa trên các báo cáo của Ban kế hoạch và Phịng kế tốn, nếu có sự khác
biệt lớn giữa tình hình thực tế so với kế hoạch đặt ra lúc đầu hoặc có những hoạt động bất thường chưa được lập kế hoạch, trưởng đơn vị hoặc trưởng ban kế hoạch sẽ lập tờ trình về việc sửa đổi dự toán để đề nghị sửa đổi kế hoạch. Kế hoạch doanh thu được điều chỉnh sửa đổi hàng quý, khi thực hiện điều chỉnh kế hoạch doanh thu bắt buộc phải xem xét thực hiện điều chỉnh các kế hoạch chi phí, đầu tư tài sản cố định…Kế hoạch sửa đổi được gửi xin phê duyệt từ các cấp thẩm quyền (như xin phê duyệt kế hoạch ban đầu). Sau đó kế hoạch sửa đổi đã phê duyệt được gửi lên Ban Tổng giám đốc và Ban tài chính của tập đồn.
Tồn bộ q trình thực hiện chuẩn bị, lập và quản lý dự tốn tại FPT được mơ tả tổng quát tại sơ đồ 2.4:
Đầu vào Lập kế hoạch chi tiết từ đơn vị thành viên Định hướng lâp kế hoạch
Trao đổi, xem xét kế hoạch giữa các đơn vị
với BĐH FPT
Bảo vệ kế hoạch
Phê duyệt kế hoạch
Quản lý thực hiện kế
hoạch Sửa đổi kế hoạch
Kết thúc Yes Yes No No Sơ đồ 2.4: Q trình lập kế hoạch và dự tốn 2.3.3 Các mẫu biểu
Các mẫu biểu phục vụ cho việc lập dự toán được ban hành kèm theo các quy định về lập kế hoạch và dự toán đã nêu ở trên, qua khảo sát tác giả ghi nhận có những mẫu biễu, được liệt kê tại bảng 2.3, được sử dụng nhất quán trong quá trình lập kế hoạch và dự tốn tại cơng ty cổ phần FPT: