Bộ máy kế toán bao gồm: Trưởng bộ phận kế toán chịu trách nhiệm điều
hành chung tồn bộ bộ phận kế tốn, kiểm tra các báo cáo ra bên ngồi cơng ty, 1 Phó bộ phận kế toán chịu trách nhiệm hỗ trợ, giúp việc, tư vấn cho kế toán trưởng, kiểm tra báo cáo quyết toán và phụ trách kế toán quản trị, 1 kế toán phụ trách phần hành kế toán xe hoi, hạch toán các giao dịch liên quan đến bộ phận kinh doanh như xuất hóa đơn xe, nhập kho xe và các chi phí của tồn cơng ty, hai kế tốn phụ trách những hạch toán liên quan đến Phần Dịch Vụ Sau Bán Hàng như nhập kho vật tư, xuất hóa đơn vật tư, thu tiền, chi hoa hồng cho tài xế v.v….. Một thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý tiền, thực hiện các giao dịch với ngân hàng trong việc điều chuyển tiền đồng thời làm các cơng việc liên quan đến hành chính và nhân sự
39
2.2.2 Tổ chức cơng tác kế tốn quản trị: 2.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: 2.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn:
Ngồi những chứng từ bắt buộc như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn tài chính thì có những chứng từ hướng dẫn do SADACO tự thiết kế thay đổi một số chỉ tiêu cho phù hợp với yêu cầu quản lý như: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy quyết toán tạm
ứng, Đề nghị mua hàng, đề nghị mua hàng, thẻ chấm công, lệnh bán hàng của bộ
phận Dịch vụ, Phiếu báo cáo thực hiện hợp đồng, giấy đề nghị thanh tốn
v.v…nhằm diễn giải thơng tin rõ ràng cho việc hạch toán kế toán.
2.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán được hành theo QĐ15/2006 . Trên cơ sở hệ thống tài khoản hiện hành, căn cứ vào yêu cầu quản lý chi tiết để xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết.
Phương pháp phân loại: phân loại theo chỉ tiêu quản lý chi tiết theo từng
phần kế toán cụ thể :
+ Tiền mặt tại được phân biệt theo loại tiền tệ của bộ phận dịch vụ, của bộ
phận kinh doanh và của toàn công ty.
+ Tiền ngân hàng được theo dõi theo từng loại tiền tệ của từng ngân hàng
+ Doanh thu theo từng loại xe và đời xe
+ Doanh thu phụ tùng mua từ nhà máy, phụ kiện mua ngồi, doanh thu cơng lao động của bộ phận dịch vụ
+ Giá vốn tương ứng theo doanh thu.
+ Nợ phải thu: theo nội dung phải thu của từng nhóm khách hàng như thu tiền bán xe của khách hàng mua xe, thu các hình thức hỗ trợ của nhà máy, tiền sửa chữa bảo trì của nhóm khách hàng dịch vụ v.v….
+ Tài sản cố định chi tiết theo từng loại tài sản của từng bộ phận .
+ Các chi phí bán hàng và chi phí quản lý được phân loại theo nội dung chi phí.
Phương pháp mã hóa như sau: Giả sử ký hiệu tài khoản là ABCD-EF
D là số thứ tự thể hiện tài khoản cấp 2, E là số thứ tự thể hiện tài khoản cấp 3, F thể hiện tài khoản cấp 4.
Ngồi ra, có một số trường hợp khác biệt, các tài khoản chi phí ( trừ tài khoản giá vốn) thì ký hiệu tài khoản như sau: ABCD-FE, trong đó FE thường số thứ tự, gồm 2 chữ số thể hiện tài khoản cấp 3.
Tài khoản tiền gửi ngân hàng có ký hiệu tài khoản như sau: ABCD-FEG, trong đó FEG là chữ số thể hiện tài khoản cấp 3.
2.2.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế tốn:
Hình thức sổ kế tốn áp dụng là Hình thức Nhật ký Chung, áp dụng kế toán máy_Phần mềm EFFECT, tuy nhiên theo quy định tại chế độ kế toán hành QĐ
15/2006 ngày 20/03/2006 thì đây là hình thức kế tốn máy. Trên phần mềm kế tốn có nhiều loại sổ khác nhau, trong đó có những sổ được mở theo quy định chung của nhà nước như sổ cái tài khoản, Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết v.v… và có những loại sổ được mở theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp như sổ chi tiết theo từng đối tượng quản lý chi tiết v.v…(Đối tượng quản lý chi tiết như khách hàng,
hàng hóa, kho hàng, bộ phận, hợp đồng vay, đơn hàng đều được mã hóa, thuận tiện cho việc thống kê, tra cứu dữ liệu)
2.2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị:
-Báo cáo về tình hình thực hiện: Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo khách hàng, Bảng tổng hợp 141 (tổng hợp các khoản tạm ứng theo từng người nhận tạm ứng), Bảng tổng hợp công nợ phải thu theo mã khách hàng, Bảng tổng hợp phải trả
(331), Báo cáo số lượng xe nhập trong tháng, Bảng cân đối hàng hóa v.v…
Báo cáo phân tích: Báo cáo so sánh doanh thu thực tế với doanh thu dự toán, Báo cáo lợi nhuận của bộ phận kinh doanh và bộ phận dịch vụ v.v….
41
2.2.3 Nội dung kế toán quản trị xét theo từng phương diện của BSC 2.2.3.1 Phương diện tài chính: 2.2.3.1 Phương diện tài chính:
Xét theo q trình kế tốn quản trị và trong mối quan hệ giữa kế toán
quản trị với chức năng quản lý, kế toán quản trị tại SADACO được tổ chức theo các nội dung sau:
2.2.3.1.1 Chuyển hóa các mục tiêu của công ty thành các chỉ tiêu kinh tế: các mục tiêu được thể hiện dưới dạng con số, chỉ tiêu kinh tế cụ các mục tiêu được thể hiện dưới dạng con số, chỉ tiêu kinh tế cụ thể.