Bảng 3-5 :Bảng cân bằng điểm của bộ phận kế toán
2.2 Tổ chức thực hiện công tác kế toán quản trị
2.2.1 Sơ lược bộ máy kế toán
Sơ đồ tổ chức: Kế Toán Trưởng Kế tốn tổng hợp Kế Tốn Phịng KD Kế Tốn P.Dịch Vụ Thủ Quỹ
Sơ đồ 2-5: Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán bao gồm: Trưởng bộ phận kế toán chịu trách nhiệm điều
hành chung tồn bộ bộ phận kế tốn, kiểm tra các báo cáo ra bên ngồi cơng ty, 1 Phó bộ phận kế toán chịu trách nhiệm hỗ trợ, giúp việc, tư vấn cho kế toán trưởng, kiểm tra báo cáo quyết toán và phụ trách kế toán quản trị, 1 kế toán phụ trách phần hành kế toán xe hoi, hạch toán các giao dịch liên quan đến bộ phận kinh doanh như xuất hóa đơn xe, nhập kho xe và các chi phí của tồn cơng ty, hai kế toán phụ trách những hạch toán liên quan đến Phần Dịch Vụ Sau Bán Hàng như nhập kho vật tư, xuất hóa đơn vật tư, thu tiền, chi hoa hồng cho tài xế v.v….. Một thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý tiền, thực hiện các giao dịch với ngân hàng trong việc điều chuyển tiền đồng thời làm các cơng việc liên quan đến hành chính và nhân sự
39
2.2.2 Tổ chức cơng tác kế tốn quản trị: 2.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: 2.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Ngoài những chứng từ bắt buộc như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn tài chính thì có những chứng từ hướng dẫn do SADACO tự thiết kế thay đổi một số chỉ tiêu cho phù hợp với yêu cầu quản lý như: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy quyết toán tạm
ứng, Đề nghị mua hàng, đề nghị mua hàng, thẻ chấm công, lệnh bán hàng của bộ
phận Dịch vụ, Phiếu báo cáo thực hiện hợp đồng, giấy đề nghị thanh tốn
v.v…nhằm diễn giải thơng tin rõ ràng cho việc hạch toán kế toán.
2.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán được hành theo QĐ15/2006 . Trên cơ sở hệ thống tài khoản hiện hành, căn cứ vào yêu cầu quản lý chi tiết để xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết.
Phương pháp phân loại: phân loại theo chỉ tiêu quản lý chi tiết theo từng
phần kế toán cụ thể :
+ Tiền mặt tại được phân biệt theo loại tiền tệ của bộ phận dịch vụ, của bộ
phận kinh doanh và của toàn công ty.
+ Tiền ngân hàng được theo dõi theo từng loại tiền tệ của từng ngân hàng
+ Doanh thu theo từng loại xe và đời xe
+ Doanh thu phụ tùng mua từ nhà máy, phụ kiện mua ngồi, doanh thu cơng lao động của bộ phận dịch vụ
+ Giá vốn tương ứng theo doanh thu.
+ Nợ phải thu: theo nội dung phải thu của từng nhóm khách hàng như thu tiền bán xe của khách hàng mua xe, thu các hình thức hỗ trợ của nhà máy, tiền sửa chữa bảo trì của nhóm khách hàng dịch vụ v.v….
+ Tài sản cố định chi tiết theo từng loại tài sản của từng bộ phận .
+ Các chi phí bán hàng và chi phí quản lý được phân loại theo nội dung chi phí.
Phương pháp mã hóa như sau: Giả sử ký hiệu tài khoản là ABCD-EF
D là số thứ tự thể hiện tài khoản cấp 2, E là số thứ tự thể hiện tài khoản cấp 3, F thể hiện tài khoản cấp 4.
Ngồi ra, có một số trường hợp khác biệt, các tài khoản chi phí ( trừ tài khoản giá vốn) thì ký hiệu tài khoản như sau: ABCD-FE, trong đó FE thường số thứ tự, gồm 2 chữ số thể hiện tài khoản cấp 3.
Tài khoản tiền gửi ngân hàng có ký hiệu tài khoản như sau: ABCD-FEG, trong đó FEG là chữ số thể hiện tài khoản cấp 3.
2.2.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế tốn:
Hình thức sổ kế tốn áp dụng là Hình thức Nhật ký Chung, áp dụng kế toán máy_Phần mềm EFFECT, tuy nhiên theo quy định tại chế độ kế toán hành QĐ
15/2006 ngày 20/03/2006 thì đây là hình thức kế tốn máy. Trên phần mềm kế tốn có nhiều loại sổ khác nhau, trong đó có những sổ được mở theo quy định chung của nhà nước như sổ cái tài khoản, Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết v.v… và có những loại sổ được mở theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp như sổ chi tiết theo từng đối tượng quản lý chi tiết v.v…(Đối tượng quản lý chi tiết như khách hàng,
hàng hóa, kho hàng, bộ phận, hợp đồng vay, đơn hàng đều được mã hóa, thuận tiện cho việc thống kê, tra cứu dữ liệu)
2.2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị:
-Báo cáo về tình hình thực hiện: Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo khách hàng, Bảng tổng hợp 141 (tổng hợp các khoản tạm ứng theo từng người nhận tạm ứng), Bảng tổng hợp công nợ phải thu theo mã khách hàng, Bảng tổng hợp phải trả
(331), Báo cáo số lượng xe nhập trong tháng, Bảng cân đối hàng hóa v.v…
Báo cáo phân tích: Báo cáo so sánh doanh thu thực tế với doanh thu dự toán, Báo cáo lợi nhuận của bộ phận kinh doanh và bộ phận dịch vụ v.v….
41
2.2.3 Nội dung kế toán quản trị xét theo từng phương diện của BSC 2.2.3.1 Phương diện tài chính: 2.2.3.1 Phương diện tài chính:
Xét theo quá trình kế toán quản trị và trong mối quan hệ giữa kế toán
quản trị với chức năng quản lý, kế toán quản trị tại SADACO được tổ chức theo các nội dung sau:
2.2.3.1.1 Chuyển hóa các mục tiêu của công ty thành các chỉ tiêu kinh tế: các mục tiêu được thể hiện dưới dạng con số, chỉ tiêu kinh tế cụ các mục tiêu được thể hiện dưới dạng con số, chỉ tiêu kinh tế cụ thể.
Bảng 2-1: Các mục tiêu tài chính
Thước đo Chỉ số
Tỉ lệ lãi gộp của xe du lịch 3%
Tỉ lệ lãi gộp của xe tải 3.5%
Doanh thu của Bộ phận Dịch Vụ 1 tỉ/tháng
Tỉ suất lãi gộp 35%
Tỉ lệ lợi nhuận gộp của bộ phận dịch vụ/ chi phí quản lý bộ phận dịch vụ
Tối thiểu là 0%. Tỉ lệ lợi nhuận rịng (chưa trừ 50% chi
phí quản lý chung của tồn cơng ty phân bổ cho bộ phận dịch vụ/ Chi phí quản lý chung của tồn cơng ty phân bổ cho bộ phận dịch vụ
Tối thiểu là 0%.
2.2.3.1.2 Lập dự toán chung và dự toán chi tiết:
Dự toán tiêu thụ: Đầu mỗi năm, trưởng bộ phận họp với phó tổng giám đốc đưa ra kế hoạch bán hàng của mỗi tháng trong năm. Dựa theo số liệu bán hàng của các năm trước, bộ phận kinh doanh sẽ dự đoán số lượng xe bán ra hàng tháng của năm nay. Xem bảng 2-2. Trưởng bộ phận dịch vụ sẽ dự đoán doanh thu của mỗi tháng, bao gồm doanh thu phụ tùng mua từ nhà máy, doanh thu của các phụ kiện mua từ các nhà cung cấp khác, doanh thu đồng sơn và doanh thu công lao động. Xem bảng 2-3.
Bảng 2-2: Dự toán số lượng tiêu thụ bộ phận kinh doanh:
Loại xe Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 …
Canter 4.7 X Y Z
Bảng 2-3: Dự toán tiêu thụ của bộ phận dịch vụ
Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 …
Doanh thu công lao động Doanh thu đồng sơn
Doanh thu phụ kiện, nhớt Doanh thu phụ tùng
Dự toán hàng tồn kho: Cập nhật dữ liệu tồn kho và dự đoán số lượng xe cần đặt hàng. Đối với đơn hàng hàng tháng, nhà máy Vinastar thường giao hàng sau một
tháng. Đối với đơn hàng khẩn cấp, nhà máy giao xe ngay sau khi SADACO thanh toán. Rủi ro của đơn hàng khẩn cấp là nhà máy có thể khơng có hàng sẵn. Xem
43
Bảng 2-4: Dự toán hàng tồn kho xe
Chi tiêu Loại xe Tháng 1 Tháng 2 …
Canter 4.7 Số lượng đặt hàng khẩn cấp Canter 6.5 Canter 4.7 Số lượng đặt hàng hàng tháng Canter 6.5 Canter 4.7 Số lượng xe được giao trong tháng
Canter 6.5 Canter 4.7 Số lượng xe bán ra Canter 6.5 Canter 4.7 Số lượng xe tồn kho Canter 6.5
Dự tốn chi phí: Dự tốn chi phí bảo trì và sửa chữa các máy móc, thiết bị Dự tốn dịng tiền: Mỗi tháng, trên cơ sở dự toán tiêu thụ và dự toán hàng tồn kho, bộ phận kế toán sẽ lập dự tốn dịng tiền cho 04 tháng liên tiếp.
Dự toán tiền của bộ phận kinh doanh được lập như sau: ( xem bảng 2-5)
+ Các khoản tiền thu về bao gồm doanh thu của bộ phận kinh doanh. Giá bán xe là giá tối thiểu của nhà máy Vinastar quy định, tỉ lệ lãi gộp của bộ phận
kinh doanh là 3%. Căn cứ vào đơn đặt hàng. Kế toán sẽ lập dự đoán lượng
tiền thu trong mỗi tuần của những khách hàng đã ký hợp đồng và lập báo cáo riêng dự đoán lượng tiền thu về của những khách hàng tiềm năng trong mỗi tuần của 04 tháng liên tiếp.
+ Các khoản chi ra sẽ bao gồm: Tiền mua xe, hoa hồng bán xe, khuyến khích bán hàng, bảo hiểm xe nhập kho, trả nợ ngân hàng để lấy hồ sơ xe thế chấp và lãi vay (tối đa bằng mức lãi suất vay hiện tại trong một tháng nhân với
tổng dư nợ.), phí tiếp khách, phí quảng cáo (ví dụ: tối đa 50 triệu theo số liệu thực tế ) và chi phí khuyến mãi theo chương trình khuyến mại . Sau đó, kế
tốn quản trị làm báo cáo dòng tiền tổng hợp trong 04 tháng của bộ phận kinh doanh.
Bảng 2-5: Bảng dự toán tiền của bộ phận kinh doanh: Tháng Dòng tiền thu về
1 2 3 4
1.Tiền thu được của các khách hàng đã ký hợp đồng 2.Tiền thu được của các khách hàng tiềm năng
3.Tiền thu khác
Tổng cộng Dòng tiền chi ra
1.Tiền mua xe
2.Bảo hiểm xe nhập kho 3.Hoa hồng mơi giới 4.Chi phí khuyến mại 5.Trả nợ ngân hàng 6.Lãi vay
7.Khuyến khích bán hàng 8.Chi phí khác
Tổng cộng
Dự tốn tiền của bộ phận dịch vụ được như sau: (Xem bảng 2-6)
+ Các khoản thu về: gồm doanh thu phụ tùng, phụ kiện đồng sơn và
công lao động
+ Các khoản chi gồm: chi tiền mua phụ tùng , phụ kiện và chi chí gia cơng bên ngồi.
45
Bảng 2-7: Dự toán tiền của bộ phận dịch vụ
Dòng tiền thu vào Tháng1 Tháng2 Tháng3 Tháng 4
1.Doanh thu phụ tùng
2.Doanh thu phụ kiện và nhớt 3.Doanh thu đồng sơn
4.Doanh thu công lao động
Tổng cộng Dòng tiền chi ra
1.Chi tiền mua phụ tùng 2.Chi tiền mua phụ kiện
3.Chi phí gia cơng bên ngồi
Tổng cộng
Đối với tồn cơng ty:
Kết hợp các dự báo dòng tiền của từng bộ phận và bổ sung những chi phí chung như chi phí thuê mặt bằng, lương cho toàn nhân viên, và các chi phí hành chính khác như phí thuê căn hộ cho sếp phó tổng giám đốc, phí bảo hiểm, phí bảo vệ, phí vệ sinh, văn bộ phận phẩm. Nếu dịng tiền thuần bị âm thì tiến hành vay tiền ở ngân hàng. (Xem bảng 2-8)
Bảng 2-8: Dự toán tiền của tồn cơng ty
Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 A. Số dư đầu kỳ
B. Dòng tiền thu về
1.Tiền thu từ bộ phận kinh doanh 2.Tiền thu từ bộ phận dịch vụ 3.Tiền vay từ nước ngồi 4.Khác
Tổng cộng
C. Dịng tiền chi ra
1.Chi từ bộ phận kinh doanh 2. Chi từ bộ phận dịch vụ 3. Trả nợ nước ngoài
4. Trả nợ vay ngân hàng ước tính 5.Chi tiền mặt bằng
6. Chi phí hành chính 7.Chi tiền thuế 8. Chi lương 9. Khác
Tổng cộng D. Số dư cuối kỳ
E. Ước tính vay ngân hàng F. Số dư sau khi vay ngân hàng
2.2.3.2.3 Thu thập thông tin về kết quả thực hiện các mục tiêu và thể hiện chúng dưới hình thức các báo cáo quản trị
-Báo cáo so sánh số lượng bán xe thực tế với kế hoạch của bộ phận kinh doanh. giám đốc SADACO không quan tâm nhiều đến giá vốn xe mua từ nhà cung cấp duy nhất Vinastar.( Xem bảng 2-9)
47
Bảng 2-9_So sánh số lượng xe bán ra của bộ phận kinh doanh
Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4
Số lượng dự đoán Số lượng thực tế Chênh lệch
-Báo cáo so sánh doanh thu thực tế với kế hoạch của bộ phận dịch vụ: Xem bảng 2-
10
-Báo cáo về lợi nhuận của bộ phận dịch vụ. Tính tỉ lệ lãi gộp thực tế và khả năng bù
đắp chi phí bán hàng và chi phí quản lý của bộ phận dịch vụ rồi so sánh với mức
quy định. Chi phí quản lý của bộ phận dịch vụ (local admin expenses): Lương, phí thuê mặt bằng, phí dịch vụ bảo vệ, và tiêu dùng chung như : Chi phí ăn trưa của
nhân viên, chi phí điện, nước, văn bộ phận phẩm và xăng, chi phí khuyến mãi. Chi phí quản lý chung bao gồm chi phí Lương của giám đốc, lương của nhân viên bộ phận kế tốn, phí bảo hiểm, và các chi phí chung khác như: phí kiểm tốn, phí chuyển thư, xăng, phí ngân hàng. Xem bảng 2-11
-Báo cáo phân tích lợi nhuận theo từng khách hàng mua xe, tính tốn và so sánh tỉ lệ lãi gộp thực tế với kế hoạch. Xem bảng 2-13
-Báo cáo về chi phí hành chính như hình 2-12. Chi phí chung phân bổ chưa hợp lý: chẳng hạn, chi phí khấu hao của các tài sản được chia đôi, mỗi bộ phận gánh
chịu 50%, không phân biệt tài sản nào dùng ở bộ phận nào. Chi phí thuê mặt bằng
cũng được chia đôi mà không chia theo diện tích sử dụng. Lương của bộ phận kế
tốn, hành chính cũng được phân bổ đều cho hai bộ phận trong khi đã phân biệt rõ từng kế toán viên phụ trách các công việc liên quan trực tiếp đến bộ phận đó. Lương của ban giám đốc ở nước ngồi khơng điều hành trực tiếp cũng được chia đơi cho
từng bộ phận. Chi phí căn teen cũng được hạch tốn chia đơi mà khơng chia theo số nhân sự của từng bộ phận.v.v…
-Bên cạnh đó cũng có báo cáo kiểm tra tình hình nợ phải thu của khách hàng, để
đốc thúc những khách hàng nào cịn nợ. Kiểm sốt tình hình xe tồn kho bằng cách
liệt kê và tính số ngày lưu kho của từng xe. Tính số dư hàng tồn kho phụ tùng rồi so sánh với các tháng trước để kiểm soát đánh giá hiệu quả của việc đặt hàng
Bảng 2-10_So sánh doanh thu thực tế với kế hoạch của bộ phận dịch vụ:
Tháng 1 2 3 4
Số lệnh bán hàng Số lượng thợ máy Doanh thu công lao động Doanh thu phụ tùng
Doanh thu nhớt và phụ kiện Doanh thu đồng sơn
Tổng cộng
Doanh thu/ số thợ máy Doanh thu thực
tế
Doanh thu/ số lệnh bán hàng Số lệnh bán hàng
Số lượng thợ máy Doanh thu công lao động Doanh thu phụ tùng
Doanh thu nhớt và phụ kiện Doanh thu đồng sơn
Tổng cộng
Doanh thu/ số thợ máy Doanh thu dự
đoán
Doanh thu/ số lệnh bán hàng Số lệnh bán hàng
Số lượng thợ máy Doanh thu công lao động Doanh thu phụ tùng
Doanh thu nhớt và phụ kiện Doanh thu đồng sơn
Tổng cộng
Doanh thu/ số thợ máy Chênh lệch
49
Bảng 2-11_Lợi nhuận bộ phận dịch vụ
STT Chi tiêu Số tiền
Doanh thu thực tế Doanh thu nội bộ (*) Tổng
Giá vốn Lợi nhuận gộp
Chi phí bán hàng của bộ phận dịch vụ Chi phí quản lý của bộ phận dịch vụ Lợi nhuận ròng của bộ phận dịch vụ Chi phí quản lý chung phân bổ Tỉ lệ lợi nhuận gộp
Tỉ lệ lợi nhuận gộp/chi phí quản lý của bộ phận dịch vụ Tỉ lệ lợi nhuận ròng của bộ phận dịch vụ/chi phí quản lý chung
(*):là doanh thu công lắp đặt phụ kiện cho bộ phận kinh doanh. Theo giấy đề nghị lắp đặt phụ kiện của bộ phận kinh doanh, doanh thu lắp đặt phụ kiện được theo số giờ lắp đặt, định mức một giờ là 100.000 (đồng) Xem phụ lục 2-1
Bảng 2-12_Chi phí hành chính Tỉ lệ phân bổ STT Chỉ tiêu Số tiền P.KD P.DV P.KinhDoanh P. Dịch Vụ
1 Lương của kế toán 50% 50%
2 Lương của giám đốc 70% 30%
3 Tiền thuê mặt bằng 50% 50%