Bảng 3-5 :Bảng cân bằng điểm của bộ phận kế toán
2.1 Giới thiệu về công ty SADACO
2.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty:
Công Ty TNHH MTV Chun Doanh ơtơ Sài Gịn (SADACO) được thành lập
ngày 05 tháng 07 năm 2003 theo giấy phép kinh doanh số :411043000749 , là công ty 100% vốn nước ngồi, có trụ sở chính tại: số 900, Quốc lộ 1A, Phường Thạnh Xuân, Q.12,TP.Hồ Chí Minh. Vốn điều lệ: 1.200.000 USD tương đương
19.356.000.000 đồng Việt Nam. Người Đại diện hợp pháp là Tổng giám đốc người Indônêxia: ông Gunaevy Hssim Hayasasmita.
Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp các dịch vụ bảo trì, bảo hành, sửa chữa xe ôtô, xe tải (xe cơ giới) của hãng xe Mitsubishi (trừ ngành gia cơng cơ khí, xi mạ, tái chế các loại) và làm đại lý phân phối các loại xe ôtô, xe tải (xe cơ giới) lắp ráp tại Việt Nam của Công Ty TNHH Liên Doanh Sản Xuất Ơ Tơ Ngơi Sao (Vinastar)
Tổng số nhân viên đến cuối năm 2010 là 49 nhân viên. Website: www.sadaco.vn Quá trình hình thành và phát triển: Chính thức đi vào hoạt động từ ngày 4
tháng 9 năm 2003, với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn tay nghề cao và
luôn không ngừng học hỏi, SADACO đã thực sự khẳng định vị trí của mình là một trong những đại lý kinh doanh xe đạt hiệu quả nhất trong hệ thống đại lý chuyên
doanh xe Mitsubishi của Vinastar. Công ty luôn đạt những giải thưởng cao đáng
hãnh diện và tự hào trong nhiều năm liền:
o Giải nhất: “Đại lý bán hàng xuất sắc nhất toàn quốc năm 2005”
o Giải nhất: “ Đại lý xuất sắc nhất về quản lý khu vực phía Nam năm 2005” o Giải nhì: “Đại lý bán hàng xuất sắc nhì tồn quốc 2009”
o Giải nhất: “ Đại lý xuất sắc nhất đạt tiêu chuẩn MDS 2009” o Giải nhất: “Đại lý xuất sắc đạt tiêu chuẩn MDS 2010”
Sơ đồ tổ chức:
Sơ đồ 2-1: Sơ đồ tổ chức
2.1.2 Đặc điểm động kinh doanh của SADACO: Xem sơ đồ 2-2
35
Bộ phận kinh doanh: phụ trách việc bán xe.
Bộ phận tiếp thị: đăng báo quảng cáo, gửi thư cho khách hàng và cập nhật thông tin trên website.
Bộ phận quản lý xe tồn kho và quản lý bộ phận đăng ký xe.
Bộ phận bán hàng: tìm kiếm khách hàng, làm hồ sơ Vay ngân hàng cho khách hàng mua xe, xác định số lượng xe cần đặt hàng mỗi tháng, xét duyệt giá bán xe, tiền hoa hồng mơi giới và khuyến khích bán hàng cho nhân viên kinh doanh. Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về doanh thu và chi phí của bộ phận kinh doanh xe.
• Quy trình bán xe: Xem sơ đồ 2-3
Bước 1: Làm đơn đặt hàng và khách hàng đặt cọc 10%
Khi khách hàng yêu cầu mua xe. Nhân viên kinh doanh sẽ báo giá. Nếu khách hàng đồng ý. Nhân viên kinh doanh sẽ hỏi trợ lý phụ trách xe tồn kho để xem có xe hay khơng. Nếu có, anh ta sẽ làm đơn đặt hàng. Khách hàng xác nhận đơn đặt hàng và đặt cọc tiền mua xe. Nếu khách hàng có yêu cầu đặc biệt như hoa hồng môi giới, nhân viên kinh doanh phải hỏi ý kiến của trợ lý xét duyệt giá trước khi làm đơn
hàng.
Bước 2: Làm hợp đồng mua xe và khách hàng thanh tốn 30%
Nếu khách hàng mua xe trả góp thơng qua ngân hàng thì trợ lý ngân hàng sẽ hỗ trợ khách hàng làm hồ sơ vay. Trong vòng 14 ngày, nếu ngân hàng có thơng báo
đồng ý cho khách hàng vay thì nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành làm hợp đồng
mua bán xe. Nếu khách hàng mua xe trả thẳng thì tiến hành làm hợp đồng mua bán ngay.
Sau khi có hợp đồng mua bán xe thì khách hàng thanh toán thêm 30% giá trị
hợp đồng.
Bước 3: Kiểm tra xe và lắp đặt các phụ kiện.
Đối với xe du lịch cần gắn thêm phụ kiện như cản sau , bệ bước v.v…được quy định rõ trong hợp đồng thì xe được đưa xuống xưởng dịch vụ để tiến hành gắn các
phụ kiện
Đối với xe tải cần đóng thùng thì sẽ đưa xe qua cơ sở đóng thùng .
Bước 4: -Sau khi hoàn tất việc gắn phụ kiện, thì trợ lý tồn kho sẽ đề nghị bộ phận kế tốn xuất hóa đơn và tiến hàng đăng ký xe.
Bước 5: Sau khi đăng ký, khách hàng tiến hành kiểm tra xe rồi thanh tốn phần cịn lại và nhận xe.
Sơ đồ 2-3_Quy trình bán xe đơn giản
Bộ phận dịch vụ: Phụ trách việc kinh doanh phụ tùng ô tô và cung ứng dịch vụ sửa chữa, bảo hành và bảo trì xe ơ tơ
Bộ phận chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ theo dõi và báo cáo sự phàn nàn của khách hàng. Bộ phận tư vấn sửa chữa. Bộ phận sửa chữa và Bộ phận quản lý và đặt hàng phụ tùng. Trưởng phòng dịch vụ chịu trách nhiệm doanh thu và chi phí của bộ phận dịch vụ
● Quy trình bán hàng của xưởng : (Xem sơ đồ 2-4)
Bước 1. Tiếp nhận khách hàng: Cố Vấn Dịch Vụ sẽ làm việc với khách hàng khi khách hàng đem xe đến sửa chữa hoặc đến mua phụ tùng, tiến hành lập bảng báo
giá cho khách hàng, sau đó mở Lệnh Bán Hàng-(RO). Cả khách hàng và cố vấn
Dịch Vụ đều ký phải tên lên RO xác nhận đồng ý sửa chữa theo RO và mỗi bên giữ một bản.
37
Bước 2: Phân công việc cho thợ máy: Cố vấn dịch vụ đưa RO va phiếu Xuất
Kho (PXK) cho quản đốc phân xưởng . Quản đốc sẽ phân việc cho thợ máy.
Bước 3: Xuất kho phụ tùng
Thợ máy sẽ ký nhận RO sau đó đem RO và PXK đến gặp thủ kho để nhận
phụ tùng. Thủ kho phát phụ tùng và ghi số thực tế phát ra trên PXK và ký vào đó. Thủ kho lưu lại một liên phiếu xuất kho để dễ dàng đối chiếu rồi trả các chứng từ
còn lại cho thợ máy. Nếu số phụ tùng xuất kho thực tế không giống trên RO ( hàng mất hay kém chất lượng) thì thợ máy phải thông báo với Quản đốc để quản đốc
thông báo cho cố vấn dịch vụ điểu chỉnh RO.
Bước 4: Tiến hành sửa chữa
- Thợ máy tách một liên RO gắn trên xe của khách hàng để theo dõi nhưng việc cần làm. Thợ máy chuyển những liên còn lại của RO và PXK cho kế tốn. Thợ máy tiến hành bấm thẻ chấm cơng khi bắt đầu sửa xe. Với mỗi mục làm xong, thợ dùng viết đánh dấu trên RO.
- Sau khi hòan tất việc sửa xe, thợ bấm thẻ một lần nữa, quản đốc phân xưởng là xe đã sửa xong. Quản đốc Xưởng sẽ kiểm tra một lần cuối cùng, ký
tên trên RO liên xanh và lưu. Sau đó, quản đốc thơng báo cho cố vấn dịch vụ mời khách hàng lên thanh toán tiền.
Bước 5: Thu tiền và viết hóa đơn và giấy ra cổng cho khách hàng.
Sơ đồ 2-4_Quy trình bán hàng ở xưởng dịch vụ
Bộ phận kế tốn hành chính: phụ trách các vấn đề hành chính: như mua hoa
tươi, vệ sinh văn bộ phận, ăn uống cho nhân viên và khách hàng trong giờ nghỉ trưa v.v…. và các vấn đề nhân sự như tính lương, soạn thảo hợp đồng lao động. Các
phần việc liên quan đến kế toán được trình bày rõ hơn trong mục 2.2