3.2 Các giải pháp cụ thể
3.2.1 Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn dành cho doanh nghiệp nhỏ
a) Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn:
Tuyển dụng 1 nhân viên kế tốn với trình độ trung cấp, cao đẳng là có thể đảm nhận tốt công việc. Doanh nghiệp cũng có thể thuê người làm kế tốn có chứng chỉ hành nghề hoặc th cơng ty cung cấp dịch vụ kế tốn.
Xây dựng bảng mô tả cơng việc cho nhân viên kế tốn, gồm các nội dung về: mục đích cơng việc, các trách nhiệm chính, kết quả cơng việc cần đạt được, trách nhiệm quản lý, yêu cầu đối với người thực hiện,….(Phụ lục 3a)
Mơ hình tổ chức như sau:
Hoặc:
Trang bị sách, báo, tạp chí về kế tốn; cử nhân viên tham gia các khóa học ngắn hạn do các trường đại học, cao đẳng trong tỉnh tổ chức nhằm cập nhật những thay đổi của qui định, chế độ kế toán.
b) Giải pháp về chứng từ kế toán
Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán được qui định khá đầy đủ theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC, bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Các doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý để xây dựng một hệ thống chứng từ phù hợp cho mình.
Lập danh mục chứng từ sử dụng:
+ Về lao động tiền lương: Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương; Giấy đi đường;
Hợp đồng giao khoán; Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
+ Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ; Biên
bản kiểm kê vật tư cơng cụ sản phẩm hàng hóa; Bảng kê mua hàng. + Bán hàng: Bảng kê bán hàng
+ Tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán; Biên bản kiểm kê quỹ.
+ Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Phịng ban Kế tốn Phịng ban Phịng ban Kế tốn trưởng Phịng ban Giám đốc Kế tốn
thu mua hàng hóa mua vào khơng có hóa đơn.
Tuyệt đối tuân thủ các qui định về chứng từ kế tốn; khơng phê duyệt lên các chứng từ trắng, mẫu in sẵn, sec trắng; đánh số trước liên tục lên các liên chứng từ.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng: mua tại cục thuế.
c) Giải pháp về hệ thống tài khoản kế toán
Lập danh mục tài khoản cho doanh nghiệp mới thành lập. (Phụ lục 6b)
Khi hoạt động ổn định, doanh nghiệp có thể linh hoạt bổ sung thêm các tài khoản cần thiết.
d) Giải pháp về hệ thống sổ sách, báo cáo kế tốn
Về lựa chọn hình thức kế tốn: Sử dụng hình thức Nhật ký – Sổ cái.
Sổ sách kế toán: Nhật ký – Sổ cái; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi Ngân hàng; Sổ TSCĐ; Thẻ kho; Sổ theo dõi thuế GTGT; Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại; Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm.
Báo cáo tài chính: + Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả kinh doanh
e) Giải pháp về phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp
Mục tiêu của doanh nghiệp là lợi nhuận, doanh nghiệp phải đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận là doanh thu và chi phí. Do vậy, cần phân tích biến động lợi nhuận qua các năm, các kỳ, đánh giá nguyên nhân gây ra; phân tích biến động về doanh thu, chi phí gây ra sự biến động về lợi nhuận trong kỳ.
f) Giải pháp về trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Số liệu kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ được xử lý bằng phương pháp thủ công. Một số doanh nghiệp qui mô nhỏ đứng trước ngưỡng lựa chọn là nên tiếp tục làm kế tốn thủ cơng hay sử dụng phần mềm. Với thực tế đó, tác giả xin nêu ra giải pháp như sau:
Mua sắm máy vi tính; sử dụng phần mềm Excel, Access xử lý số liệu kế toán hoặc trang bị phần mềm kế toán tùy vào số lượng nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp mình.
Trước khi mua phần mềm, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm dựa vào các tiêu chí: giao diện phần mềm, phù hợp với qui mơ doanh nghiệp, khả năng kiểm sốt của phần mềm,
giá phí, tài liệu hướng dẫn. (Phụ lục 10)
Sau khi đưa phần mềm vào sử dụng, cần có biện pháp bảo vệ an tồn dữ liệu, thơng tin từ phần mềm; hạn chế, ngăn ngừa việc số liệu bị đánh cắp, chỉnh sửa.
3.2.2. Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn dành cho doanh nghiệp vừa
a) Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn
Chất lượng thơng tin cũng như hiệu quả của cơng tác kế tốn phụ thuộc rất lớn vào nghệ thuật tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức tốt bộ máy kế tốn khơng những có ý nghĩa thiết thực đối với doanh nghiệp mà còn cần thiết đối với hoạt động quản lý của Nhà nước.
Tuyển dụng nhân viên đảm nhận cơng tác kế tốn đúng trình độ chun mơn, chuyên ngành kế toán; đáp ứng tốt yêu cầu về ngoại ngữ, tin học.
Số lượng nhân viên kế tốn cần có là từ 3 người trở lên, phân cơng 1 người làm kế tốn quản trị. Tuyển dụng, bố trí người làm kế tốn trưởng phải hội đủ các tiêu chuẩn qui định đối với kế toán trưởng trong Luật Kế tốn. Trường hợp chưa bố trí được người làm kế tốn trưởng thì phải cử người phụ trách kế tốn hoặc thuê người làm kế toán trưởng. Nếu thuê người làm kế toán trưởng, doanh nghiệp nên ký hợp đồng với cá nhân có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc doanh nghiệp dịch vụ kế toán. Kế tốn trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành tồn bộ cơng tác hạch tốn trong doanh nghiệp. Kế tốn trưởng khơng chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Thực hiện tốt vai trị kế tốn trưởng chính là làm cho bộ máy phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện các chức năng vốn có của kế tốn.
Xác định các phần hành kế tốn và xây dựng bảng mơ tả cơng việc cho từng phần hành. Nội dung bảng mô tả cơng việc trình bày về các nội dung:
+ Mục tiêu của phần hành kế toán
Phịng ban Phịng kế tốn
Phịng ban
Giám đốc
Kế tốn trưởng Kế tốn quản trị Kế tốn tài chính
+ Trách nhiệm lập báo cáo
(Mẫu bảng mô tả công việc – Phụ lục 3b)
Thơng thường, bộ máy kế tốn trong doanh nghiệp tổ chức thành các phần hành sau: - Phần hành kế toán lao động – tiền lương
- Phần hành kế toán vật tư – tài sản cố định
- Phần hành kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm - Phần hành kế toán thanh toán
- Phần hành kế toán tổng hợp
Cử nhân viên kế toán tham gia tập huấn, tham gia các khoá học ngắn hạn; xây dựng chế độ hỗ trợ kinh phí (tiền ăn ở, đi lại, học phí, cơng tác phí,…) cho nhân viên theo học hoặc dự hội thảo chuyên đề ở các thành phố lớn như Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Nha Trang,…; tham dự hội thảo chuyên đề của Hội Doanh nghiệp trẻ, CLB Doanh nhân nữ, Hội Doanh nghiệp Phú Yên; đăng ký thành viên trên các website để được cập nhật các văn bản về kế tốn, về chính sách thuế.
Phân chia trách nhiệm rõ ràng, cụ thể; tránh sự kiêm nhiệm cho nhiều vị trí cơng việc. Nhất là trong điều kiện tin học hố cơng tác kế tốn đòi hỏi phải qui định quyền hạn, trách nhiệm của mỗi nhân viên trong việc thu thập, xử lý số liệu và xem báo cáo.
Luân chuyển nhân viên ở các vị trí nhằm tạo sự mới mẻ, kích thích tinh thần làm việc, tránh kiểu làm việc theo lối mòn.
Xây dựng kế hoạch cơng tác cho phịng kế toán: nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các phần hành được trôi chảy, qua đó kiểm tra được tiến độ thực hiện và điều chỉnh, phối hợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cường năng suất và hiệu quả cho bộ máy kế toán.
b) Giải pháp về chứng từ kế toán
Lựa chọn và liệt kê danh mục chứng từ sử dụng tại doanh nghiệp từ danh mục chứng từ của chế độ kế tốn, trong đó phải tn thủ đúng mẫu qui định đối với các chứng từ bắt buộc,….Từ các chứng từ hướng dẫn, doanh nghiệp bổ sung các yếu tố cần thiết hoặc bỏ bớt các yếu tố không cần thiết nhằm phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp mình. Hoặc tự thiết kế thêm các chứng từ khơng có trong danh mục của chế độ kế tốn.
Lập danh mục chứng từ sử dụng:
toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Bảng thanh tốn tiền th ngồi, Giấy đi đường, Hợp đồng giao khoán, Biên bản thanh lý hợp đồng giao khốn, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
+ Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa; Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ; Biên bản kiểm kê vật tư công cụ sản phẩm hàng hóa; Bảng kê mua hàng; Bảng phân bổ nguyên liệu vật liệu, công cụ, dụng cụ.
+ Bán hàng: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi; Thẻ quầy hàng
+ Tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy
đề nghị thanh toán; Biên lai thu tiền; Biên bản kiểm kê quỹ; Bảng kê chi tiền.
+ Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản bàn giao
TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành; Biên bản kiểm kê TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
+ Các chứng từ khác: Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH; Danh sách người nghỉ
hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản; Hóa đơn giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng thơng thường; Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý; Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào khơng có hóa đơn.
+ Các chứng từ bổ sung: Lệnh sản xuất, Phiếu sử dụng nguyên vật liệu, Bảng kê khối lượng, Quyết định điều động lao động, Biên bản điều tra tình hình sản xuất. (Phụ lục 4)
Xây dựng qui trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý cho từng loại chứng từ, rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ qua các khâu để tăng tốc độ thông tin; tránh sự chồng chéo, bỏ sót thơng tin; kiểm tra hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Xây dựng qui trình luân chuyển chứng từ theo chu trình kế tốn:
- Xác định chu trình kinh doanh: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình tài chính.
- Xác định các bộ phận, phịng ban tham gia vào từng chu trình. - Lập sơ đồ hoặc lưu đồ luân chuyển chứng từ qua các bộ phận. ( Mẫu sơ đồ lưu chuyển chứng từ - Phụ lục 5)
Đánh số trước liên tục lên các liên chứng từ, cần phân biệt chứng từ đã ghi sổ và chưa ghi sổ nhằm tránh nhầm lẫn việc ghi sổ nhiều lần cho một nghiệp vụ hoặc bỏ sót nghiệp vụ
ký của thủ quỹ, thủ kho, nhân viên kế toán.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng: doanh nghiệp đặt in tại các nhà máy in được cho phép. Trường hợp doanh nghiệp tự in hóa đơn, cần thiết kế mẫu biểu kèm theo các yếu tố bảo mật nhằm chống làm giả chứng từ.
Từng bước sử dụng chứng từ điện tử trong cơng tác kế tốn, khi đã đưa vào sử dụng cần được vận dụng đúng Luật kế toán năm 2003 về lập, ký chứng từ, luân chuyển chứng từ; đồng thời đảm bảo tính hiệu quả để giảm bớt cơng việc cho kế tốn.
Kiểm tra chứng từ: cần thực hiện nghiêm túc để tránh các sai phạm về hình thức và nội dung chứng từ như tẩy xóa, thiếu chữ ký, số tiền tính tốn chưa khớp đúng,…..
Bảo quản và lưu trữ chứng từ: chứng từ kế toán sau khi đã sử dụng xong được đóng tập, đưa vào lưu trữ, bảo quản theo chế độ qui định. Chứng từ cần được bảo quản cẩn thận, có kho chứa, tránh ẩm mốc, mối mọt; sắp xếp gọn gàng, khoa học theo thứ tự về thời gian và nội dung kinh tế chẳng hạn phân chứng từ tiền, vật tư, tài sản cố định, các khoản thanh tốn,….nhằm đảm bảo dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
c) Giải pháp về hệ thống tài khoản kế toán
Việc hồn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn cần đảm bảo phản ánh, kiểm tra, giám sát được tất cả các loại đối tượng kế toán thuộc hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của công tác kế tốn nhằm cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời phục vụ tốt cho công tác quản lý, điều hành. Xây dựng hệ thống tài khoản linh hoạt, vừa có thể bổ sung tài khoản mới, vừa có thể bỏ bớt các tài khoản khơng cần thiết.
Để thực hiện được điều đó, trước tiên cần phân tích kỹ các yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết lập tài khoản sử dụng tại doanh nghiệp:
+ Hệ thống tài khoản kế toán theo qui định
+ Đối tượng kế toán: nợ phải thu, nợ phải trả, tài sản cố định,…
+ Đối tượng quản lý chi tiết: nguyên liệu, khách hàng, nhân viên, kho hàng,… + Đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. (Danh mục tài khoản – Phụ lục 6a)
Xây dựng hệ thống tài khoản tích hợp với kế tốn quản trị. Mở thêm các tài khoản chi tiết (cấp 2,3,4) đáp ứng yêu cầu quản lý.
doanh nghiệp sản xuất thì mở các tài khoản chi tiết như sau:
Số hiệu TK Tên tài khoản Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 Cấp 4
154 Chi phí SXKDDD
1541 Chi phí SXKDDD – SP 1 1542 Chi phí SXKDDD – SP 2
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5112 Doanh thu bán TP 51121 Doanh thu bán TP– SP1 511211 DT bán TP – SP1 – Bán buôn 511212 DT bán TP – SP1 – Bán lẻ 51122 Doanh thu bán TP – SP2 511221 DT bán TP – SP2 – Bán buôn 511222 DT bán TP – SP2 – Bán lẻ 632 Giá vốn hàng bán 6321 Giá vốn hàng bán – SP1 6322 Giá vốn hàng bán – SP2 911 Xác định KQKD 9111 Xác định KQKD – SP1 9112 Xác định KQKD – SP2
d) Giải pháp về sổ sách, báo cáo kế tốn
Về lựa chọn hình thức kế toán: Hiện nay các doanh nghiệp vừa đều đã trang bị phần mềm cho cơng tác kế tốn do đó nên sử dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung vì đây là hình thức được sử dụng phổ biến ở các nước trên thế giới, hơn nữa hình thức này được áp dụng để xây dựng phần mềm kế toán.
Sổ sách kế toán:
- Lựa chọn, xác định sổ sách phù hợp sử dụng trong hoạt động tại doanh nghiệp về số lượng, kết cấu sổ, trình tự ghi chép, quan hệ đối chiếu kiểm tra giữa các loại sổ, tính tốn các chỉ tiêu: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký thu tiền, Sổ Nhật ký chi tiền, Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký bán hàng, Sổ Cái, Bảng cân đối số phát sinh, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ tài sản cố định,…..
- Thiết kế các mẫu sổ chi tiết đáp ứng yêu cầu quản lý căn cứ trên những đặc điểm của doanh nghiệp: Sổ chi tiết bán hàng, Sổ thanh toán với người mua, Sổ thanh toán với người bán,…. (Phụ lục 7)
đổi nhân viên kế toán, chỉnh sửa số liệu.
Báo cáo kế toán:
Các doanh nghiệp vừa nên xây dựng hệ thống báo cáo bao gồm cả báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Cần phải thấy được ý nghĩa của báo cáo kế toán quản trị về các mặt: cung cấp số liệu để phân tích thường xun tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế theo từng mặt cụ thể; cung cấp các thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch, dự toán cũng như đánh giá lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu. Từ đó coi trọng việc xây dựng và khai thác lợi ích từ