2.3.1. Mục đích khảo sát
Tổ chức cơng tác kế tốn là một khâu quan trọng trong tổ chức quản lý doanh nghiệp. Tổ chức cơng tác kế tốn vừa phải tuân thủ những qui định về pháp luật vừa phù hợp với đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp để cung cấp thơng tin kịp thời, thích hợp và đáng tin cậy. Vì vậy, việc khảo sát được thực hiện nhằm mục đích tìm hiểu trên thực tế các DNNVV tại Phú Yên tổ chức lựa chọn chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo, ứng dụng cơng nghệ thơng tin, phân tích tài chính,…như thế nào, từ đó đánh giá thực trạng và đưa ra mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp với thực trạng đó.
2.3.2. Đối tƣợng khảo sát
Việc khảo sát được tiến hành trên 50 doanh nghiệp nhỏ và vừa, trên địa bàn Phú n, với 23 doanh nghiệp thuộc loại hình cơng ty trách nhiệm hữu hạn, 18 công ty cổ phần và 9 doanh nghiệp tư nhân.
2.3.3. Phƣơng pháp khảo sát
Dựa vào cơ sở lý luận ở chương 1 để xây dựng bảng câu hỏi khảo sát bao gồm 82 câu hỏi. Bảng câu hỏi khảo sát được thực hiện thơng qua các hình thức: gửi đến các doanh nghiệp, phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại.
2.4. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở tỉnh Phú Yên hiện nay
2.4.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Bảng 2.4: Chứng từ sử dụng trong doanh nghiệp
Biểu mẫu chứng từ Số DN Tỷ trọng
Tự thiết kế 0 0% Theo hướng dẫn của Bộ tài chính 36 72%
Cả hai 14 28%
Theo Bảng 2.4, các DNNVV đều áp dụng mẫu chứng từ theo qui định. Với tỷ lệ 72% cho thấy phần lớn các doanh nghiệp chỉ sử dụng mẫu chứng từ do Bộ tài chính hướng dẫn. Tuy nhiên, các chứng từ này chưa đáp ứng được yêu cầu hoạt động, yêu cầu quản lý, một số doanh nghiệp tự thiết kế thêm chứng từ sử dụng bên cạnh các chứng từ hướng dẫn của Bộ tài chính.
Bảng 2.5: Các chỉ tiêu trên biểu mẫu chứng từ doanh nghiệp sử dụng
Các chỉ tiêu Số DN Tỷ trọng
Chỉ tiêu lao động tiền lương 50 100% Chỉ tiêu hàng tồn kho 50 100% Chỉ tiêu bán hàng 50 100% Chỉ tiêu tiền tệ 50 100% Chỉ tiêu tài sản cố định 50 100% Chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác 50 100%
Kết quả trên Bảng 2.5 cho thấy các doanh nghiệp được khảo sát đều áp dụng các chỉ tiêu của hệ thống biểu mẫu chứng từ do Bộ tài chính ban hành.
Bảng 2.6: Kiểm soát nội bộ đối với chứng từ
Kiểm soát nội bộ đối với chứng từ Số DN
Tỷ trọng
Chứng từ sử dụng tại doanh nghiệp được lãnh đạo phê duyệt chấp
nhận trước khi đưa vào sử dụng 50 100% Không phê duyệt lên các chứng từ trắng, mẫu in sẵn, sec trắng 47 94% Có mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên
kế toán, kế toán trưởng và chủ doanh nghiệp 20 40% Sổ đăng ký mẫu chữ ký được đánh số trang, đóng dấu giáp lai và
được lãnh đạo phê duyệt 17 34% Các liên trong cuốn chứng từ được đánh số trước liên tục 44 88% Tất cả các chứng từ được kiểm tra nội dung và xác minh tính pháp 50 100%
lý trước khi ghi sổ kế toán
Các chứng từ vi phạm chính sách, chế độ hoặc lập khơng đúng thủ
tục, nội dung và chữ số không rõ ràng bị từ chối thực hiện 50 100% Phân biệt được những chứng từ đã ghi sổ và những chứng từ chưa
ghi sổ kế toán 41 82%
Kết quả khảo sát thể hiện trên Bảng 2.6 cho thấy kiểm soát nội bộ đối với chứng từ được các doanh nghiệp thực hiện nhưng chưa tốt. Cụ thể như sau:
Có trường hợp doanh nghiệp phê duyệt lên các chứng từ trắng
Các doanh nghiệp ít chú trọng đến việc kiểm soát chữ ký mẫu, khoảng 40% các doanh nghiệp được khảo sát có mở sổ đăng ký mẫu chữ ký, trong số đó lại có trường hợp sổ này khơng được đóng dấu giáp lai.
Các liên chứng từ không được đánh số liên tục, các chứng từ đã ghi sổ kế toán và chưa ghi sổ kế tốn khơng phân biệt được.
Nhận xét: Qua kết quả khảo sát ở trên về hệ thống chứng từ cho thấy các doanh
nghiệp đều thực hiện đúng qui định về biểu mẫu chứng từ, một số doanh nghiệp thiết kế thêm chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp mình. Kiểm sốt nội bộ đối với chứng từ là một yếu tố quan trọng góp phần giúp tổ chức tốt cơng tác kế tốn nhưng chưa được các doanh nghiệp chú trọng.
2.4.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Bảng 2.7: Các vấn đề chung liên quan đến hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản Số DN Tỷ trọng
Đủ để tổ chức công tác kế toán 6/50 12% Cần bổ sung thêm một số tài khoản 44/50 88%
Loại tài khoản cần bổ sung Số DN Tỷ trọng
Tài khoản cấp 1 (3 chữ số) 0/50 0% Tài khoản cấp 2 (4 chữ số) 31/50 62% Tài khoản cấp 3 (5 chữ số) 13/50 26%
Về tổ chức hệ thống tài khoản qua Bảng 2.7 cho thấy một số ít doanh nghiệp chỉ sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ tài chính qui định. Đa phần DNNVV có nhu cầu mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 nhằm theo dõi các đối tượng kế toán chi tiết, đáp ứng yêu cầu quản lý đặt ra.
Bảng 2.8: Tính linh hoạt của hệ thống tài khoản
Tính linh hoạt của hệ thống tài khoản Số DN
Tỷ trọng
Vừa có thể bổ sung tài khoản mới, vừa có thể bỏ đi những tài
khoản không cần thiết 11/50 22% Không thể thêm hoặc bớt tài khoản nào 10/50 20% Có thể bổ sung thêm tài khoản nhưng khơng thể bỏ bớt tài khoản 29/50 58% Có thể bỏ bớt tài khoản nhưng không thể bổ sung thêm tài khoản 0/50 0% Hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp đang sử dụng chưa có tính linh hoạt cao (Bảng 2.8). Một số doanh nghiệp trả lời hệ thống tài khoản không thể thêm hoặc bớt tài khoản nào. Điều này sẽ gây khó khăn khi doanh nghiệp thay đổi qui mô hoạt động, cần mở thêm tài khoản để quản lý các đối tượng cần theo dõi chi tiết.
Bảng 2.9: Việc tích hợp của hệ thống tài khoản với hệ thống kế tốn quản trị
Tích hợp với hệ thống kế tốn quản trị Số DN Tỷ trọng
Có tích hợp với hệ thống kế tốn quản trị 17/50 34% Tài khoản có đối đa 5 chữ số 36/50 72% Tài khoản có tối đa 6 chữ số 8/50 16% Tài khoản có tối đa 7 chữ số 6/50 12% Tài khoản có tối đa 8 chữ số 0/50 0%
Kết quả trên Bảng 2.9 cho thấy phần lớn tài khoản kế toán doanh nghiệp đang sử dụng có tối đa là 5 chữ số, 34% các doanh nghiệp trả lời hệ thống tài khoản kế tốn có tích hợp với kế tốn quản trị. Điều này được giải thích chưa chú trọng cũng như nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của kế toán quản trị nên xây dựng hệ thống tài khoản chủ yếu để phản ánh các đối tượng kế toán phục vụ cho kế tốn tài chính.
Bảng 2.10: Vận dụng các phương pháp kế toán
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho Số DN Tỷ trọng
Theo giá gốc 48/50 96% Theo giá trị thuần có thể thực hiện 2/50 4% Theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện 0/50 0% Theo giá trị hợp lý 0/50 0%
Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho Số DN Tỷ trọng
Thực tế đích danh 5/50 10% Nhập trước, xuất trước (FIFO) 31/50 62% Nhập sau, xuất trước (LIFO) 0/50 0% Bình quân gia quyền 14/50 28%
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho Số DN Tỷ trọng
Kê khai thường xuyên 46/50 92% Kiểm kê định kỳ 4/50 8%
Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định Số DN Tỷ trọng
Khấu hao theo đường thẳng 48/50 96% Khấu hao theo số dư giảm dần 1/50 2% Khấu hao theo số lượng sản phẩm 1/50 2%
Thời gian sử dụng của tài sản cố định Số DN Tỷ trọng
Dựa trên Quyết định 206/2003/QĐ-BTC 44/50 88% DN tự thiết lập 0/50 0%
Cả hai 6/50 12%
Ghi nhận chi phí đi vay Số DN Tỷ trọng
Ghi nhận vào chi phí tài chính 50/50 100%
Vốn hố 0/50 0%
Các doanh nghiệp trong mẫu khảo sát phần lớn lựa chọn phương pháp kế toán đơn giản (thể hiện trên Bảng 2.10). Điều này có ưu điểm là việc tính tốn nhanh, đơn giản, ít sai sót tuy nhiên số liệu kế tốn ít chính xác. Chẳng hạn, 96% các doanh
tốn đơn giản nhưng sẽ khơng thu hồi vốn kịp do khơng tính hết được hao mịn vơ hình của tài sản cố định.
Bảng 2.11: Ghi nhận doanh thu
Ghi nhận doanh thu Số
DN
Tỷ trọng
Khi doanh nghiệp phát hành hoá đơn 32/50 64% Khi hàng hoá đã được chuyển giao cho người mua 3/50 6% Khi khách hàng đồng ý thanh toán tiền hàng 2/50 4% Khi doanh nghiệp thu được tiền hàng 10/50 20% Khi doanh nghiệp xác định được các chi phí liên quan đến giao
dịch bán hàng
0/50 0% Cả năm yếu tố trên 3/50 6% Về việc ghi nhận doanh thu, kết quả các doanh nghiệp trả lời trên Bảng 2.11 cho thấy 64% các doanh nghiệp ghi nhận doanh thu khi phát hành hoá đơn và 20% doanh nghiệp thực hiện ghi nhận khi thu được tiền hàng. Điều này được các doanh nghiệp thực hiện là để tránh chênh lệch giữa doanh thu kế tốn và doanh thu tính thuế. Việc ghi nhận doanh thu khi thu được tiền hàng được giải thích là để hạn chế việc điều chỉnh giảm doanh thu khi khách hàng đổi hoặc trả lại hàng. Tuy nhiên điều này đã vi phạm nguyên tắc cơ sở dồn tích.
Nhận xét: Qua kết quả khảo sát về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cho thấy hệ
thống tài khoản do Bộ tài chính qui định khơng đủ để tổ chức cơng tác kế tốn, các doanh nghiệp có nhu cầu bổ sung thêm các tài khoản. DNNVV xây dựng hệ thống tài khoản cho đơn vị mình chưa có tính linh hoạt cao, chưa thể làm cơ sở cho kế toán quản trị.
2.4.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Bảng 2.12: Các vấn đề chung liên quan đến hệ thống sổ kế tốn
Hình thức kế tốn Số DN Tỷ trọng
Nhật ký chung 23/50 46% Nhật ký – Sổ cái 9/50 18%
Nhật ký chứng từ 0/50 0% Chứng từ ghi sổ 18/50 36%
Hệ thống sổ kế toán Số DN Tỷ trọng
Theo quy định của Bộ tài chính 38/50 76% Theo quy định của cơ quan thuế 5/50 10% Theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp 7/50 14%
Hệ thống sổ kế toán do BTC quy định Số DN Tỷ trọng Đủ để DN tổ chức cơng tác kế tốn 3/50 6% Cần bổ sung thêm một số sổ 47/50 94% Ý kiến khác 0/50 0% Loại sổ cần bổ sung Số DN Tỷ trọng Sổ kế toán tổng hợp 2/50 4% Sổ kế toán chi tiết 40/50 80% Cả hai 5/50 10%
Các vấn đề liên quan đến hệ thống sổ kế toán thể hiện qua Bảng 2.12 cho thấy đa số các doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế tốn Nhật ký chung và hình thức Chứng từ ghi sổ, khoảng 18% các doanh nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký – Sổ cái, khơng có doanh nghiệp nào trong mẫu khảo sát lựa chọn hình thức Nhật ký chứng từ. Doanh nghiệp có nhu cầu mở thêm các sổ kế tốn chi tiết và tổng hợp, việc xây dựng sổ kế toán chủ yếu dựa trên qui định của Bộ tài chính, một số ít trường hợp dựa theo qui định của cơ quan thuế hoặc theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
Bảng 2.13: Các vấn đề liên quan đến ghi chép, bảo quản sổ kế toán
Các vấn đề liên quan đến ghi chép, bảo quản sổ kế toán Số DN
Tỷ trọng
Lập biên bản bàn giao khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi
sổ 35/50 70%
Biên bản này được người có thẩm quyền ký xác nhận 27/50 54%
DN trọng
Theo quy định 49/50 98%
Tự thực hiện 1/50 2%
Khác 0/50 0%
Kết quả khảo sát trên Bảng 2.13 cho thấy các doanh nghiệp chưa thực sự chú trọng khâu kiểm soát nội bộ đối với sổ kế toán. Khoảng 70% các doanh nghiệp có lập biên bản bàn giao sổ kế tốn khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, tuy nhiên biên bản này đơi khi khơng có chữ ký của kế toán trưởng hoặc giám đốc. Việc khoá sổ, sửa chữa trên sổ được các doanh nghiệp thực hiện theo qui định nhưng cũng có trường hợp là tự thực hiện.
Nhận xét: DNNVV thực hiện tốt các qui định về hệ thống sổ kế toán, chưa quan
tâm nhiều đến yếu tố kiểm soát đối với sổ kế toán. Hệ thống sổ kế tốn do Bộ tài chính qui định chưa đủ cho các DNNVV tổ chức cơng tác kế tốn tuy nhiên đó là cơ sở để các doanh nghiệp tự xây dựng cho mình các sổ kế tốn phù hợp với yêu cầu hoạt động, yêu cầu quản lý tại doanh nghiệp.
2.4.4. Tổ chức cung cấp thơng tin qua hệ thống báo cáo kế tốn
Bảng 2.14: Các vấn đề liên quan đến báo cáo trong doanh nghiệp
Loại báo cáo Số DN Tỷ trọng
Bảng cân đối kế toán 50/50 100% Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 50/50 100% Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 22/50 44% Bảng thuyết minh báo cáo tài chính 23/50 46% Bảng cân đối tài khoản 27/50 54%
Bảng 2.14 cho thấy toàn bộ các doanh nghiệp được khảo sát đều lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, đa số đều lập Bảng thuyết minh báo cáo tài chính và Bảng cân đối tài khoản nhưng số doanh nghiệp lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ chỉ chiếm 58% trong mẫu khảo sát. Doanh nghiệp trả lời lý do là Chế độ kế tốn chỉ khuyến khích mà khơng bắt buộc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ đối với DNNVV.
Bảng 2.15: Báo cáo kế toán quản trị
Báo cáo quản trị Số DN Tỷ trọng
Có lập báo cáo quản trị 38/50 76%
Kỳ lập báo cáo quản trị Số DN Tỷ trọng
Hàng tuần 1/50 2% Hàng tháng 11/50 22% Hàng quí 21/50 42%
Khác 5/50 10%
Tầm quan trọng của báo cáo quản trị
đối với hoạt động quản lý Số DN Tỷ trọng
Rất quan trọng 25/50 50% Bình thường 18/50 36% Khơng quan trọng 7/50 14%
Bảng 2.15 cho thấy ngồi việc cung cấp thơng tin kế tốn tài chính, các DNNVV cịn lập các báo cáo kế toán quản trị để phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. Chủ yếu là mỗi quí hoặc mỗi tháng lập báo cáo kế toán quản trị một lần, nhiều doanh nghiệp khẳng định rằng báo cáo này ít hoặc khơng quan trọng trong cơng tác kế tốn tại đơn vị của họ.
Bảng 2.16: Kiểm soát nội bộ đối với việc cung cấp thơng tin
Kiểm sốt nội bộ đối với việc cung cấp thông tin Số DN
Tỷ trọng
Hệ thống báo cáo kế tốn đảm bảo thơng tin được cung cấp kịp thời, chính xác
37/50 74% Có xây dựng chương trình, kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông
tin, số liệu
30/50 60% Có lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp
cận của người khơng có thẩm quyền
Bảng 2.16 cho thấy các DNNVV có quan tâm đến kiểm soát nội bộ đối với việc cung cấp thông tin. Thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý và các yêu cầu từ bên ngoài nhưng chỉ 74% các