Mức độ hài lòng của ngƣời dùng Số DN Tỷ trọng
Phần mềm mang lại lợi ích cho cơng tác kế tốn 41/50 82% Hài lịng với phần mềm đang sử dụng 33/50 66%
Lý do không thay đổi phần mềm Số DN Tỷ trọng
Sợ tốn kém chi phí 5/50 10% Do tâm lý ngại thay đổi 1/50 2%
Cả hai 2/50 4%
Bảng 2.27 cho thấy các doanh nghiệp đều nhận thấy phần mềm mang lại lợi ích trong việc xử lý, cung cấp thông tin kế tốn. Tuy nhiên khơng phải tất cả các doanh nghiệp sử dụng phần mềm đều có câu trả lời hài lòng. Một số doanh nghiệp chưa hài lòng với phần mềm đang sử dụng nhưng không sẵn sàng cho việc thay đổi một phần mềm mới vì sợ tốn kém chi phí hoặc tâm lý ngại thay đổi cái cũ đã quen thuộc.
Nhận xét: Qua việc khảo sát về việc trang bị cơ sở vật chất cho cơng tác kế tốn
cho thấy các DNNVV cũng trang bị hệ thống máy tính, hỗ trợ cho cơng tác kế tốn bằng cơng cụ Excel hoặc phần mềm kế tốn. Tuy nhiên phần lớn các doanh nghiệp sử dụng các phần mềm mua sẵn tại Việt Nam, với giá cả vừa phải. Việc trang bị phần mềm để phục vụ cho cơng tác kế tốn nhằm cung cấp thông tin kịp thời, nhưng lại chưa nỗ lực thiết kế các thủ tục kiểm soát đối với phần mềm nhằm đảm bảo độ chính xác do thơng tin mang lại. Có nhiều trường hợp chưa thoả mãn với phần mềm nhưng không thay đổi cái mới vì tâm lý e ngại. Đây là vấn đề mà các doanh nghiệp cần sớm sửa đổi.
2.5. Đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở tỉnh Phú Yên trong thời gian qua
Thời gian gần đây số lượng DNNVV trên địa bàn tỉnh Phú Yên tăng nhanh ở các loại hình như Cơng ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty cổ phần, Doanh nghiệp tư
nhân, kinh doanh ở các lĩnh vực sản xuất công nghiệp, kinh doanh dịch vụ, xây dựng, chế biến nông – lâm – thuỷ sản,….Cùng với tình trạng chung của cả nước, DNNVV ở tỉnh cũng gặp một số khó khăn về huy động vốn, công nghệ, nhân lực, năng lực cạnh tranh,….
Nhà nước đã có nhiều biện pháp hỗ trợ DNNVV như ban hành Nghị định 56/2009/NĐ - CP về trợ giúp phát triển DNNVV, cùng với nhiều chương trình trợ giúp triển khai trên nhiều lĩnh vực như tài chính, mặt bằng sản xuất, xúc tiến, mở rộng thị trường, thông tin, tư vấn, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực,…Bên cạnh đó, tỉnh Phú n cũng có các chương trình trợ giúp như đẩy mạnh thương mại điện tử, hỗ trợ về vốn, mở các khoá đào tạo về quản trị doanh nghiệp,….
Tuy nhiên, DNNVV Phú Yên vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại kìm hãm sự phát triển, trong đó một số vấn đề về tổ chức cơng tác kế tốn. Ngun nhân của những tồn tại như sau:
Nguyên nhân khách quan
Chế độ kế toán cũng như các qui định về kế tốn khơng đồng bộ, thống nhất, chậm sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế dẫn đến sự lúng túng, khó khăn khi vận dụng. Luật Kế tốn cịn nhiều điểm khơng thích hợp nhưng chưa được thay đổi. Sự tồn tại của hai chế độ kế toán tạo ra sự chồng chéo khi các doanh nghiệp áp dụng.
Nguyên nhân chủ quan
Công tác quản lý cịn yếu do đó chưa chú trọng đến kế tốn quản trị, ít sử dụng thông tin từ kế tốn quản trị phục vụ cho cơng tác quản lý vì thế chỉ sử dụng các báo cáo đơn giản.
Các doanh nghiệp phần nào có quan tâm đến kiểm sốt nội bộ nhưng chưa thiết kế đầy đủ các thủ tục kiểm soát đảm bảo cho hệ thống hoạt động hiệu quả. Các thủ tục được thiết kế đơn giản, chưa kiểm sốt được những rủi ro có thể xảy ra cho cơng tác kế tốn. Kiểm sốt nội bộ tốt giúp hạn chế được gian lận, sai sót trong hoạt động sản xuất, kinh doanh nhất là trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn.
Việc phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chưa được quan tâm mà chỉ thực hiện ở mức độ đơn giản bởi các nhà quản lý chưa nhận thức được tầm quan trọng của kết quả từ phân tích cũng như ít sử dụng các thơng tin này.
Việc đầu tư trang thiết bị cho cơng tác kế tốn được thực hiện tương đối. Tuy nhiên các doanh nghiệp chưa kiểm soát tốt chất lượng, độ tin cậy cũng như tính kịp thời của thơng tin cung cấp.
Hơn lúc nào hết, việc cạnh tranh đang diễn ra khốc liệt trong thời buổi khủng hoảng kinh tế như hiện nay. Để có thể tồn tại, phát triển, nâng cao thương hiệu, khẳng định giá trị thì các doanh nghiệp cần thay đổi cách quản lý và vận dụng tốt các nội dung trong tổ chức cơng tác kế tốn nhằm phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu đảm bảo thơng tin kế tốn đáng tin cậy với các đối tượng sử dụng.
Trong những năm qua, với sự phát triển nhanh chóng cả về số lượng và chất lượng, DNNVV đã đóng góp đáng kể vào tăng trưởng kinh tế xã hội và nguồn thu ngân sách của tỉnh; đóng vai trị quan trọng trong việc huy động nguồn lực cho đầu tư phát triển và giải quyết các vấn đề xã hội như xố đói giảm nghèo, tạo việc làm,…đã góp phần trong q trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế của tỉnh theo hướng tăng dần tỷ trọng các ngành công nghiệp, dịch vụ, đồng thời thúc đẩy phát triển cơ cấu ngành sản xuất kinh doanh đa dạng, phong phú đáp ứng nhu cầu về hàng hoá tiêu dùng cho xã hội, sản xuất các sản phẩm hàng công nghiệp, thủ công mỹ nghệ xuất khẩu và duy trì phát huy ngành nghề truyền thống.
Những năm qua đã có nhiều chính sách từ Nhà nước và tỉnh Phú Yên hỗ trợ DNNVV. Việc tổ chức cơng tác kế tốn cũng đạt được nhiều kết quả nhất định. Bên cạnh đó, vẫn cịn tồn tại nhiều vướng mắc trong tổ chức công tác kế toán.
Đa số các DNNVV tỉnh nhà cịn gặp nhiều khó khăn về vốn, năng lực cạnh tranh, năng lực quản lý, sự hỗ trợ từ các chính sách của Nhà nước. Phần lớn các doanh nghiệp chưa tham gia giao dịch điện tử, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin ở mức thấp, việc đầu tư nâng cao trình độ cho nhân viên chưa được quan tâm đúng mức,……Tổ chức tốt cơng tác kế tốn sẽ góp phần giải quyết được những vấn đề đó.
Trên cơ sở lý luận chương 1 và tình hình thực tế qua khảo sát ở chương 2, tác giả đưa ra mơ hình và kiến nghị ở chương 3 nhằm tổ chức tốt cơng tác kế tốn tại các DNNVV ở tỉnh Phú Yên hiện nay.
Chƣơng 3:
XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở TỈNH PHÚ YÊN
3.1. Quan điểm về xây dựng mơ hình
3.1.1. Xây dựng mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn ở DNNVV phải phù hợp với mơi trƣờng kế tốn của DNNVV tại Việt Nam và của tỉnh Phú Yên trƣờng kế tốn của DNNVV tại Việt Nam và của tỉnh Phú Yên
Bất kỳ một doanh nghiệp hoạt động trong một môi trường nào muốn hoạt động tốt cần phải tổ chức cho phù hợp với những đặc điểm mơi trường đó qui định. Tổ chức cơng tác kế tốn trong DNNVV cần tuân thủ theo những qui định, chế độ hiện hành về kế toán đồng thời phải xét đến những đặc điểm của DNNVV ở Việt Nam nói chung là trình độ cơng nghệ lạc hậu, sức cạnh tranh yếu, nguồn nhân lực chưa đảm bảo chất lượng, khả năng quản trị doanh nghiệp chưa tốt,…
Đồng thời, việc xây dựng mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp với đặc điểm của môi trường của tỉnh nhà cũng không kém phần quan trọng. Đó là DNNVV chưa chú trọng đến cơng tác kế toán; việc ứng dụng thương mại điện tử chưa cao; chưa có nhiều dịch vụ tài chính, kế tốn hỗ trợ cho cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp. Mơ hình này nhằm mục đích tạo nguồn tài liệu cho Hội Doanh nghiệp Phú Yên có cơ sở hướng dẫn, tư vấn cho doanh nghiệp.
3.1.2. Xây dựng mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn phải hƣớng đến mục đích tăng độ tin cậy của thơng tin cung cấp cho các đối tƣợng sử dụng
Thông tin kế tốn bao gồm thơng tin kế tốn tài chính và thơng tin kế toán quản trị cung cấp cho nhiều đối tượng khác nhau ở bên trong và bên ngồi doanh nghiệp. Thơng tin hữu ích, đáng tin cậy tạo niềm tin cho các nhà đầu tư hiện tại tiếp tục đầu tư vào doanh nghiệp hoặc nhà đầu tư tương lai góp vốn; làm cơ sở vay vốn từ Ngân hàng; cổ đơng mua cổ phiếu. Thơng tin kế tốn cịn đóng vai trị nền tảng cho việc ra quyết định đúng đắn, kịp thời của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Do vậy, việc tổ chức kế toán trong DNNVV cần phải hướng đến độ tin cậy của thơng tin cung cấp. Vì thơng tin kế tốn càng đáng tin cậy thì càng hữu ích đối với các đối tượng sử dụng, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
3.1.3. Xây dựng mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn phải phù hợp với ngun tắc chi phí – lợi ích
chung về tổ chức công tác kế toán và khi áp dụng, các doanh nghiệp cần phải linh hoạt lựa chọn để đảm bảo lợi ích mang lại tương xứng với chi phí bỏ ra.
3.2. Các giải pháp cụ thể
Tác giả đưa ra các giải pháp nhằm xây dựng mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn hướng vào hai loại hình cụ thể là doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp vừa. Các giải pháp về nội dung trong tổ chức cơng tác kế tốn đã bao gồm những yếu tố hỗ trợ cho việc thiết lập bộ phận kế toán quản trị trong doanh nghiệp vừa. Đây là mơ hình dạng cơ bản, các doanh nghiệp cần linh hoạt khi áp dụng đảm bảo hiệu quả mang lại là cao nhất.
- Doanh nghiệp nhỏ: thơng tin kế tốn chủ yếu phục vụ cho chủ doanh nghiệp và yêu cầu của cơ quan thuế. Mục tiêu của doanh nghiệp hướng đến là lợi nhuận.
- Doanh nghiệp vừa: thông tin do kế toán cung cấp phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau, cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Mục tiêu chủ yếu của doanh nghiệp là lợi nhuận, bên cạnh đó là thu hút đầu tư, đầu tư tài chính trong dài hạn. Nhiều doanh nghiệp vừa phát triển mạnh, trong tương lai gần trở thành doanh nghiệp qui mô lớn, niêm yết trên thị trường chứng khoán.
3.2.1. Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn dành cho doanh nghiệp nhỏ
a) Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn:
Tuyển dụng 1 nhân viên kế tốn với trình độ trung cấp, cao đẳng là có thể đảm nhận tốt công việc. Doanh nghiệp cũng có thể thuê người làm kế tốn có chứng chỉ hành nghề hoặc th cơng ty cung cấp dịch vụ kế tốn.
Xây dựng bảng mô tả cơng việc cho nhân viên kế tốn, gồm các nội dung về: mục đích cơng việc, các trách nhiệm chính, kết quả cơng việc cần đạt được, trách nhiệm quản lý, yêu cầu đối với người thực hiện,….(Phụ lục 3a)
Mơ hình tổ chức như sau:
Hoặc:
Trang bị sách, báo, tạp chí về kế tốn; cử nhân viên tham gia các khóa học ngắn hạn do các trường đại học, cao đẳng trong tỉnh tổ chức nhằm cập nhật những thay đổi của qui định, chế độ kế toán.
b) Giải pháp về chứng từ kế toán
Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán được qui định khá đầy đủ theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC, bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Các doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý để xây dựng một hệ thống chứng từ phù hợp cho mình.
Lập danh mục chứng từ sử dụng:
+ Về lao động tiền lương: Bảng chấm cơng; Bảng thanh tốn tiền lương; Giấy đi đường;
Hợp đồng giao khoán; Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
+ Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ; Biên
bản kiểm kê vật tư cơng cụ sản phẩm hàng hóa; Bảng kê mua hàng. + Bán hàng: Bảng kê bán hàng
+ Tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán; Biên bản kiểm kê quỹ.
+ Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Phịng ban Kế tốn Phịng ban Phịng ban Kế tốn trưởng Phịng ban Giám đốc Kế tốn
thu mua hàng hóa mua vào khơng có hóa đơn.
Tuyệt đối tuân thủ các qui định về chứng từ kế tốn; khơng phê duyệt lên các chứng từ trắng, mẫu in sẵn, sec trắng; đánh số trước liên tục lên các liên chứng từ.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng: mua tại cục thuế.
c) Giải pháp về hệ thống tài khoản kế toán
Lập danh mục tài khoản cho doanh nghiệp mới thành lập. (Phụ lục 6b)
Khi hoạt động ổn định, doanh nghiệp có thể linh hoạt bổ sung thêm các tài khoản cần thiết.
d) Giải pháp về hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán
Về lựa chọn hình thức kế tốn: Sử dụng hình thức Nhật ký – Sổ cái.
Sổ sách kế toán: Nhật ký – Sổ cái; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi Ngân hàng; Sổ TSCĐ; Thẻ kho; Sổ theo dõi thuế GTGT; Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại; Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm.
Báo cáo tài chính: + Bảng cân đối kế tốn
+ Báo cáo kết quả kinh doanh
e) Giải pháp về phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp
Mục tiêu của doanh nghiệp là lợi nhuận, doanh nghiệp phải đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận là doanh thu và chi phí. Do vậy, cần phân tích biến động lợi nhuận qua các năm, các kỳ, đánh giá nguyên nhân gây ra; phân tích biến động về doanh thu, chi phí gây ra sự biến động về lợi nhuận trong kỳ.
f) Giải pháp về trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin
Số liệu kế tốn tại các doanh nghiệp nhỏ được xử lý bằng phương pháp thủ công. Một số doanh nghiệp qui mô nhỏ đứng trước ngưỡng lựa chọn là nên tiếp tục làm kế tốn thủ cơng hay sử dụng phần mềm. Với thực tế đó, tác giả xin nêu ra giải pháp như sau:
Mua sắm máy vi tính; sử dụng phần mềm Excel, Access xử lý số liệu kế toán hoặc trang bị phần mềm kế toán tùy vào số lượng nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp mình.
Trước khi mua phần mềm, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm dựa vào các tiêu chí: giao diện phần mềm, phù hợp với qui mô doanh nghiệp, khả năng kiểm sốt của phần mềm,
giá phí, tài liệu hướng dẫn. (Phụ lục 10)
Sau khi đưa phần mềm vào sử dụng, cần có biện pháp bảo vệ an tồn dữ liệu, thơng tin từ phần mềm; hạn chế, ngăn ngừa việc số liệu bị đánh cắp, chỉnh sửa.
3.2.2. Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn dành cho doanh nghiệp vừa
a) Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn
Chất lượng thơng tin cũng như hiệu quả của cơng tác kế tốn phụ thuộc rất lớn vào nghệ thuật tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức tốt bộ máy kế tốn khơng những có ý nghĩa thiết thực đối với doanh nghiệp mà còn cần thiết đối với hoạt động quản lý của Nhà nước.
Tuyển dụng nhân viên đảm nhận cơng tác kế tốn đúng trình độ chun mơn, chuyên ngành kế toán; đáp ứng tốt yêu cầu về ngoại ngữ, tin học.