Chương 1 : Mơ hình Quản lý chất lượng tồn diện trong Quản lý thuế
3.3 Xây dựng mơ hình TQM trong quản lý thuế đối với các bộ phận chức
năng
Cơ quan thuế hiện có 04 chức năng chính đó là: Tun truyền – Hỗ trợ, Kiểm tra thuế, Kê khai - kế toán thuế và quản lý nợ – cưỡng chế nợ thuế.
Sau đây là ứng dụng mơ hình TQM đối với 04 chức năng chính (tương ứng với 04 đội) của Chi cục Thuế:
Hình 3.2: Mơ hình ứng dụng chu trình Deming (PDCA) của mơ hình TQM trong các đội chức năng của Chi cục Thuế quận Phú Nhuận.
Các đội chức năng sẽ tự kiểm tra chất lượng cơng việc của mình theo chu trình Deming (PDCA) như sau:
- Lập kế hoạch (Plan): Căn cứ theo các chỉ tiêu được giao, các chuyên đề thực hiện theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo, theo chương trình kế hoạch của ngành, của cơ quan đề ra trong năm, trong kỳ các đội tiến hành lập kế hoạch thực hiện theo từng vụ việc, kế hoạch theo từng tháng, từng quý và cả năm. Đây là khâu quan trọng nhất để giúp cho các đội hồn thành tốt cơng tác được giao và đây cũng là cơ sở và là mục tiêu phấn đấu của các cơng chức trong đội hồn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Đội Nghiệp vụ - Dự toán
Đội Kê khai – Kế toán thuế Đội Quản lý và
cƣỡng chế nợ Đội Kiểm tra thuế
A P
- Thực hiện (Do): Dựa trên cơ sở kế hoạch đã được đội đề ra các công chức trong đội theo sự phân công cụ thể sẽ thực thi nhiệm vụ được giao theo đường lối, chủ trương chính sách thuế đã được cụ thể hóa. Thực hiện đúng theo chính sách pháp luật, quy trình đã được ban hành cho từng bộ phận chức năng.
- Kiểm tra (Check): Các Đội trưởng của các đội có trách nhiệm kiểm tra hiệu quả (chất lượng) của việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao trong đội. Xem xét tiến độ thực hiện, quá trình thực hiện có vấn đề gì cịn vướng mắc để xin ý kiến chỉ đạo của Ban lãnh đạo, đánh giá năng lực cơng tác của từng cơng chức từ đó có sự điều chỉnh phù hợp theo khả năng từng người để thực thi nhiệm vụ chung của đội. Tổ chức các cuộc họp đội để lắng nghe các ý kiến đóng góp, phản ánh những khó khăn, vướng mắc cần tháo gỡ để từ đó có giải pháp hợp lý hơn và hiệu quả hơn.
- Hoạt động (Action): Hoạt động này nhằm mục đích điều chỉnh và khắc phục lại những sai sót trong q trình triển khai nhiệm vụ, đánh giá lại nhiệm vụ khả thi, dựa trên các số liệu thống kê để đánh giá hiệu quả đạt được trong quá trình thực thi nhiệm vụ từ đó xác định lại những mặt mạnh, những mặt yếu để có cơ sở đề ra các biện pháp hữu hiệu nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Và cứ như vậy sau khi thực hiện bước Hoạt động (Action) thì các đội lại tiếp tục thực hiện bước lập kế hoạch (Plan) theo chu trình Deming. Với chu trình này sẽ giúp cho các đội ngày càng thực hiện tốt hơn nhiệm vụ được giao và sẽ có nhiều sáng kiến cải tiến liên tục trong q trình cơng tác của bộ phận chức năng.
3.4 Mơ hình áp dụng TQM trong quản lý thuế đối với việc phối hợp giữa các bộ phận chức năng
rõ nét nhất là việc phối hợp giữa các đội chức năng không được thực hiện một cách chặt chẽ, đùn đẩy công việc và làm hạn chế hiệu quả của chính bộ phận chức năng đó nếu khơng có cơ chế phối hợp.
Nhận ra được vấn đề trên, Chi cục thuế cần phải quan tâm nhiều đến việc phối hợp giữa các bộ phận trong cơ quan thông qua quy chế phối hợp. Sau đây là mơ hình quy chế phối hợp giữa các bộ phận chức năng.
* Quy chế phối hợp giữa Đội Nghiệp vụ - Dự tốn với các Đội khác
Hình 3.3: về quy chế phối hợp
giữa Đội Nghiệp vụ - Dự toán với các Đội khác.
- Phối hợp với đội Quản lý và cưỡng chế nợ
+ Căn cứ số liệu nợ đọng để tham mưu Lãnh đạo trong việc đưa ra giải pháp giảm nợ đọng và xác định lại nguồn thu.
+ Là cơ sở để dự toán phân bổ chi tiêu thu ngân sách cho các đội.
+ Là cơ sở để tham mưu khi xét thi đua cho cá nhân và tập thể của Chi cục trong việc giảm nợ đọng thuế.
+ Tham gia góp ý quy trình cũng như hoạt động của đội Quản lý và cưỡng chế nợ.
- Phối hợp với đội Kiểm tra.
Đội Quản lý và cƣỡng chế nợ
Đội Kiểm tra thuế Đội Kê khai - Kế toán thuế
Đội Nghiệp vụ - Dự toán
A P
+ Hướng dẫn và giải quyết một số vướng mắc cho các đội Kiểm tra đối với nghiệp vụ thuế.
+ Tập huấn cho các cơng chức đội kiểm tra nói riêng và cơng chức Chi cục nói chung về chính sách thuế mới, những văn bản mới để cập nhật kịp thời phục vụ tốt trong công tác quản lý và kiểm tra.
+ Căn cứ vào đối tượng nộp thuế của từng đội đang quản lý mà phân bổ chỉ tiêu cho từng đội Kiểm tra.
+ Tham gia đóng góp ý kiến nhằm chấn chỉnh và khắc phục những sai phạm phát sinh trong quá trình kiểm tra.
+ Đề xuất Ban lãnh đạo chỉ đạo các đội Kiểm tra thực hiện theo một số chuyên đề qua đánh giá tình hình thực tế của các đối tượng nộp thuế.
- Phối hợp với đội Kê Khai – Kế toán thuế.
+ Đội nghiệp vụ - Dự toán phụ trách bộ phận “Một cửa” có trách nhiệm nhận và trả hồ sơ của người nộp thuế; như hồ sơ: Tờ khai tháng, tờ khai quý, báo cáo tài chính và báo cáo thuế năm, hồ sơ hồn thuế thì phải chuyển lên Đội Kê khai – Kế tốn thuế theo đúng thời gian đã được quy định tại quy chế phối hợp và giao đúng, đủ hồ sơ.
+ Dựa vào số liệu khai thác từ nguồn dữ liệu của đội Kê khai - Kế toán thuế để phân tích, tổng hợp và tham mưu cho Lãnh đạo
* Quy chế phối hợp giữa Đội Kê khai – kế tốn thuế với các Đội khác
Hình 3.4: về quy trình phối hợp
giữa Đội Kê khai – Kế toán thuế với các Đội khác.
- Phối hợp với đội Nghiệp vụ - Dự toán:
+ Cung cấp số liệu về thuế các đối tượng nộp thuế để đội Nghiệp vụ - Dự toán lên kế hoạch phân bổ dự toán thu ngân sách cho các đội và tham mưu cho Lãnh đạo một số vụ việc cụ thể.
+ Kết hợp với đội nghiệp vụ nhận các tờ khai thuế, hồ sơ thuế tránh lạc mất hồ sơ, nhập sót hồ sơ khai thuế. Kết hợp xử lý đối với hồ sơ thuế chậm nộp khi người nộp thuế nộp hồ sơ tại “Một cửa” chuyển lên đội Kê Khai – Kế toán thuế để xử phạt vi phạm hành chính.
- Phối hợp với đội Kiểm tra:
+ Kết hợp kiểm đếm với các đội Kiểm tra xác định tình trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp danh bạ để các đội kiểm tra đối chiếu tình trạng hoạt động của doanh nghiệp tránh quản lý sót đối tượng nộp thuế.
+ Nhập các số liệu khai báo về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (Báo cáo quyết toán thuế, báo cáo tài chính….) để các đội kiểm tra có dữ liệu để
Đội Nghiệp vụ - Dự toán Đội Kiểm tra
thuế Đội Quản lý và
cƣỡng chế nợ
Đội Kê khai - Kế tốn thuế
A P
phân tích rủi ro, và là cơ sở xác định hành vi khai man trốn thuế nếu doanh nghiệp không khai báo.
+ Cung cấp phiếu tình trạng thuế vụ giúp cho các đội Kiểm tra có cơ sở xác định số thuế doanh nghiệp thực nộp tránh việc thất thoát tiền thuế và mất tiền thuế nộp thừa của doanh nghiệp.
+ Thẩm định các hồ sơ kiểm tra trước hoàn thuế của các đội thực hiện qua quá trình kiểm tra.
- Phối hợp với đội Quản lý và cưỡng chế nợ:
+ Cung cấp cho đội Quản lý và cưỡng chế nợ số liệu về nợ đọng để làm cơ sở đốc thu nợ đọng và tính phạt theo đúng quy trình quy định.
+ Phối hợp rà soát và điều chỉnh nợ đọng phát sinh trong quá trình nhập liệu, lịch sử từ những năm trước để lại chưa được đối chiếu (nợ ảo).
* Quy chế phối hợp giữa Đội Quản lý - cƣỡng chế nợ và các Đội khác.
Hình 3.5: về quy trình phối hợp
giữa đội Quản lý và cưỡng chế nợ với các Đội khác.
- Phối hợp với đội Nghiệp vụ - Dự toán.
+ Kết hợp với đội Nghiệp vụ - Dự tốn tham mưu cho lãnh đạo cách tính tỷ lệ nợ đọng và giao chỉ tiêu giảm nợ đọng từng năm cho từng công chức quản lý
Đội Nghiệp vụ - Dự toán Đội Kiểm tra
thuế Đội Kê khai - Kế toán thuế
Đội Quản lý và cƣỡng chế nợ
A P
- Phối hợp với đội Kiểm tra.
+ Phối hợp với đội Kiểm tra xác định từng loại nợ như: Nợ bất khả thu (nợ của những doanh nghiệp đã khơng cịn kinh doanh (bỏ trốn), những doanh nghiệp phá sản không cịn khả năng tài chính….), nợ khó thu, nợ chờ xử lý (nợ của những doanh nghiệp đang khiếu nại tại cơ quan Thuế hoặc Tòa án), nợ khả thu (những khoản nợ doanh nghiệp chưa nộp nhưng hoàn toàn có khả năng nộp). Trên cơ sở đó phân loại và tiến hành đốc thu nợ đọng và phạt chậm nộp theo quy trình.
+ Phối hợp các đội Kiểm tra xác định lại số nợ thực tế so với số nợ được ghi nhận tại tình trạng thuế vụ được theo dõi tại đội Kê khai – Kế toán thuế.
+ Hỗ trợ các đội Kiểm tra ra thông báo nộp thuế.
+ Xác định lại tình trạng nợ đọng của người nộp thuế để các đội Kiểm tra tiến hành xem xét yêu cầu hoàn thuế của các doanh nghiệp.
- Phối hợp với đội Kê khai – Kế toán thuế.
+ Đối chiếu và xác định lại nợ đọng khi có phán ánh về số tiền nợ thuế trên thông báo nộp thuế của đối tượng nợ thuế.
+ Kết hợp với đội Kê khai xác định số tiền nợ thuế dưới 90 ngày của các đối tượng nợ thuế chuyển cho các đội Kiểm tra tiến hành đốc thu nợ đọng.
Hình 3.6: về quy trình phối hợp giữa đội Kiểm tra với các Đội khác.
- Phối hợp với đội Nghiệp vụ - Dự toán.
+ Mời và động viên các doanh nghiệp đến tham dự các buổi tập huấn do Chi cục thuế hoặc Cục thuế tổ chức.
+ Hỗ trợ đội Nghiệp vụ - Dự toán lọc danh sách các doanh nghiệp làm ăn thành đạt có số nộp ngân sách nhà nước cao để động viên khen thưởng kịp thời.
- Phối hợp với đội Quản lý và cưỡng chế nợ.
+ Rà soát, đối chiếu danh sách nợ hàng tháng của đội Quản lý và cưỡng chế nợ chuyển sang và tiến hành đốc thu đối với nợ thuế dưới 90 ngày.
+ Đề nghị đội Quản lý và cưỡng chế nợ dùng các biện pháp cưỡng chế như: đề nghị doanh nghiệp khơng phát hành hóa đơn, phong tỏa tài khoản của doanh nghiệp, dừng việc xuất cảnh….
- Phối hợp với đội Kê khai – Kế toán thuế.
+ Kiểm tra và đối chiếu các số liệu về tình trạng thuế, số liệu về kê khai thuế, quyết toán thuế, số liệu ghi nhận sau kiểm tra.
+ Đối chiếu tình trạng quản lý đối tượng nộp thuế được thể hiện trên danh bạ (của Đội kê khai) và số đối tượng quản lý thực tế tại đội kiểm tra.
Đội Nghiệp vụ - Dự toán Đội Quản lý và
cƣỡng chế nợ Đội Kê khai - Kế toán thuế
Đội Kiểm tra thuế
A P
+ Phối hợp đối chiếu và xử lý các đối tượng nộp thuế không nộp hồ sơ thuế theo quy định (ấn định thuế, truy thu và xử phạt hành vi khai man trốn thuế nếu chậm nộp hồ sơ quá 90 ngày).
* Quy chế phối hợp khác.
Ngoài những quy chế phối hợp trên Chi cục thuế cịn phải có những quy chế phối hợp với cơ quan Cơng an, Hải quan, Ngân hàng để kết hợp xác minh thơng tin, điều tra một số vụ việc vượt ngồi thẩm quyền của cơ quan thuế.
3.5 Quá trình thực hiện
Việc áp dụng mơ hình TQM trong công tác quản lý thuế được thực hiện ngay trong từng đội và sau đó là tổng thể trong toàn cơ quan. Cụ thể như sau:
3.5.1 Đối với các đội
Được áp dụng xuyên suốt trong quá trình thực thi nhiệm vụ của đội, kế hoạch đề ra theo từng vụ việc cụ thể được phân công và kết quả đánh giá mức độ hoàn thành cũng theo từng nhiệm vụ được giao cụ thể cho từng cơng chức thuế trong đội.
Q trình thực hiện gồm các bước như sau:
(1) Đầu năm đội nhận chỉ tiêu thu ngân sách từ Ban lãnh đạo giao để thực hiện trong năm, ngồi ra cịn có các chỉ tiêu về cơng tác kiểm tra, giảm nợ đọng, thực hiện một số công tác theo chuyên đề như kê khai qua mạng, tập huấn, báo cáo….. theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo và trực tiếp từ Lãnh đạo phụ trách.
(2) Căn cứ theo chỉ tiêu, vụ việc được Lãnh đạo giao cho đội thực hiện thì đội trưởng có trách nhiệm lên kế hoạch phân cơng cơng việc cụ thể cho các công chức trong đội và gắn trách nhiệm cho từng công chức. Đội sẽ tổ chức cuộc họp thông báo cho các công chức được biết được thể hiện qua Biên bản họp đội và mỗi công chức đều phải ký vào Biên bản này. Biên bản được gởi cho Lãnh đạo
phụ trách và lưu tại đội để làm cơ sở đánh giá quá trình thực thi nhiệm vụ của từng cơng chức.
(3) Công chức tiến hành thực thi nhiệm vụ; tại đội cũng có sổ cơng tác ghi nhận cơng việc làm hàng ngày và kết quả công việc của từng công chức. Mỗi cơng chức có trách nhiệm thực thi công việc theo đúng những quy định của ngành, nội quy cơ quan; có trách nhiệm báo cáo trung thực, đầy đủ và kịp thời những vướng mắc khó khăn trong qua trình thực thi cơng vụ về đội đề xin ý kiến chỉ đạo.
(4) Lãnh đạo đội (đội trưởng, đội phó) có trách nhiệm quản lý đội, giải quyết một số vướng mắc theo quyền hạn và trách nhiệm của đội. Sâu sát, theo dõi và đánh giá quá trình thực thi nhiệm vụ của các công chức trong đội để ghi nhận và điều chỉnh kịp thời những vấn đề chưa hợp lý, tìm ra các giải pháp để giúp cho các cơng chức trong đội hồn thành tốt nhiệm vụ được giao. Thường xuyên họp đội (01lần/tuần) để triển khai nhiệm vụ mới theo chỉ đạo và nắm bắt tình hình thực hiện cơng việc; nhắc nhỡ và đơn đốc và thảo luận về chính sách thuế mới. Hàng quý, năm đều họp đội để tổng kết thi đua đánh giá những ưu khuyết điểm của từng công chức, tuyên dương những công chức có thành tích cao và bình xét thi đua (thể hiện quả bảng chấm điểm thi đua và biên bản họp bình xét thi đua). Một số vấn đề cịn vướng mắc khó khăn đội sẽ xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp từ Ban lãnh đạo.
Tóm lại: đội đã thực hiện đúng theo chu trình Deming trong việc áp dụng mơ hình TQM trong cơng tác quản lý đội.
3.5.2 Đối với quản lý chung (Lãnh đạo)
rất quan trọng là kim chỉ nam cho toàn bộ vấn đề, có ý kiến chỉ đạo thiết thực để tháo gỡ những khó khăn nhằm hồn thành nhiệm vụ được giao. Nhờ vào đó các đội mới thực thi tốt nhiệm vụ của mình. Quá trình thực hiện gồm các bước sau:
(1) Ban Lãnh đạo chỉ đạo, định hướng các công việc cần thực hiện. Từng bước trực tiếp chỉ đạo tháo gỡ những khó khăn trong quá trình thực hiện. Việc chỉ đạo được cụ thể hóa bằng văn bản rút ra từ những kết luận và chỉ đạo của Lãnh đạo.
(2) Các đội thực hiện nhiệm vụ được giao, phản ánh trung thực, chính xác,