CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
3.2 Giải pháp nhằm thực hiện thành công các dự án đầu tư xây dựng tại BIDV
3.2.1 Nhóm giải pháp liên quan đến tiến độ thực hiện dự án
3.2.1.1 Đáp ứng đầy đủ tài chính để hồn thành dự án
Khâu thanh quyết toán vốn đầu tư có vị trí rất quan trọng trong hoạt
động xây dựng cơ bản. Nếu làm tốt khâu này sẽ đảm bảo việc thanh quyết toán được chặt chẽ, tránh thất thoát lãng phí, thanh tốn vốn kịp thời cho nhà
thầu, giúp nhà thầu có đủ vốn để thi cơng hồn thành cơng trình đưa vào sử
dụng đúng tiến độ được giao, một số giải pháp đưa ra như sau:
a. Đẩy mạnh phân cấp quản lý cho các Ban quản lý dự án trong cơng tác thanh tốn
Mặc dù đã có sự phân cấp ủy quyền trong lĩnh vực quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của Ban lãnh đạo BIDV cho Ban Quản lý dự án nhưng sự phân
toán theo hợp đồng thường rất lớn, tuy nhiên Giám đốc Ban Quản lý dự án chỉ
được phân cấp ký lệnh chuyển tiền tạm ứng, thanh toán theo điều khoản hợp đồng đã ký với hạn mức tối đa 01 tỷ đồng đối với từng lần thanh toán theo đúng điều khoản hợp đồng. Đối với giá trị tạm ứng, thanh toán lớn hơn 01 tỷ đồng phải lập tờ trình trình Tổng giám đốc phê duyệt, điều này làm kéo dài
thời gian thanh toán cho nhà thầu.
Để nâng cao vai trò và trách nhiệm của Ban Quản lý dự án trong khâu
thanh toán vốn đầu tư, đẩy nhanh tiến độ thanh toán cần phân cấp mạnh hơn nữa cho Giám đốc Ban Quản lý dự án trong việc thanh quyết toán cũng như giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, cụ thể phân cấp cho
Giám đốc Ban Quản lý dự án như sau:
Được toàn quyền xử lý các nội dung phát sinh trên công trường và
phê duyệt thiết kế, dự toán phát sinh mà khơng vượt tổng dự tốn được duyệt và có trách nhiệm báo cáo Ban lãnh đạo BIDV về kết quả thực hiện.
Được ký lệnh chuyển tiền tạm ứng, thanh quyết toán theo điều khoản
hợp đồng đã ký, không giới hạn hạn mức. Điều này sẽ tiết kiệm được thời gian trình Tổng giám đốc phê duyệt chuyển tiền cho nhà thầu đối với những
đợt thanh tốn có giá trị lớn hơn 01 tỷ đồng như hiện nay.
b. Hoàn thiện quy trình, thủ tục thực hiện thanh tốn vốn đầu tư
Ban quản lý dự án cần xây dựng và hồn thiện quy trình thực hiện thanh tốn vốn đầu tư, trong đó xác định rõ thời gian, quyền hạn và trách nhiệm các phòng nghiệp vụ trong Ban quản lý dự án. Tác giả luận văn đề xuất quy trình, thủ tục thực hiện thanh tốn vốn tại Ban quản lý dự án như sau:
Sau khi nhận hồ sơ đề nghị thanh toán của nhà thầu, cán bộ quản lý dự án kiểm tra, báo cáo Ban giám đốc về nội dung, chất lượng hồ sơ thanh
ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ của nhà thầu, cán bộ quản lý dự án dự thảo, trình Ban giám đốc ký văn bản yêu cầu nhà thầu bổ sung, hồn thiện hồ
sơ thanh tốn.
Sau khi nhận đủ hồ sơ của nhà thầu, trong thời gian tối đa 4 ngày làm việc, cán bộ quản lý dự án tổ chức kiểm tra, lập hồ sơ, trình Ban giám đốc
xem xét việc thanh tốn.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc, cán bộ quản lý dự án gửi hồ sơ kèm theo danh mục hồ sơ và lập biên bản bàn giao hồ sơ thanh toán cho cán bộ kế toán để thực hiện.
Sau khi ký biên bản giao nhận hồ sơ đề nghị thanh toán của cán bộ quản lý dự án, cán bộ kế toán kiểm tra thủ tục thanh toán (điều kiện thanh toán của hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, giá trị thu hồi tạm ứng, giá trị giữ lại, các khoản phạt (nếu có)), báo cáo, trình Giám đốc Ban quản lý dự án phê duyệt thanh tốn, đề nghị Văn phịng chuyển tiền cho nhà thầu trong thời gian tối đa 3 ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản giao nhận hồ sơ từ cán bộ quản lý dự án.
Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện thanh toán, trong thời gian tối đa 2 ngày làm việc, cán bộ kế toán phải gửi email đề nghị cán bộ quản lý dự
án bổ sung, hoàn thiện hồ sơ thanh tốn. Sau khi hồn chỉnh, bổ sung hồ sơ thanh toán, cán bộ quản lý dự án tiếp tục bàn giao hồ sơ cho cán bộ Kế toán
để thực hiện theo trình tự như khi gửi hồ sơ thanh tốn lần đầu.
Với quy trình thanh tốn nêu trên, thời gian thực hiện là 7 ngày làm việc, rút ngắn thời gian thanh toán đảm bảo đúng theo quy định của hợp đồng, đồng thời phân định rõ trách nhiệm trong công việc của từng cá nhân. Bên cạnh đó, Ban quản lý dự án cần quy định rõ thành phần hồ sơ thanh toán, số lượng hồ
sơ thanh toán, các biểu mẫu thanh toán để làm cơ sở cho các bên thực hiện
thống nhất và hiệu quả. c. Các giải pháp khác
Cơ chế hỗ trợ nhà thầu: Hiện nay, trong bối cảnh nhà thầu gặp rất nhiều khó khăn về nguồn vốn thi cơng do bị ảnh hưởng bởi chính sách kiềm chế lạm
phát, giảm đầu tư công. Nhà thầu gần như khơng có tiền để thi cơng, phụ thuộc gần như hồn toàn vào nguồn tiền thanh tốn của chủ đầu tư. Vì vậy, Ban quản lý dự án cần nghiên cứu áp dụng cơ chế tạm thanh toán 70% giá trị vật tư, thiết bị nhập về cơng trình để nhà thầu có vốn thi cơng. Bên cạnh đó, xem xét giảm tỷ lệ bảo lãnh thực hiện hợp đồng, điều chỉnh tăng số đợt thanh toán khối lượng cho nhà thầu để tránh tình trạng khối lượng thi cơng hồn thành quá nhiều nhưng lâu thanh toán. Giải pháp này giúp cho nhà thầu có vốn để thi cơng.
Kiểm sốt tiền thanh tốn: Khi thực hiện thanh toán chuyển tiền cho nhà thầu cần yêu cầu nhà thầu chứng minh mục đích sử dụng số tiền thanh tốn
cho đúng cơng trình đang thi cơng, tránh tình trạng nhà thầu sử dụng tiền cho
mục đích khác.
Cán bộ quản lý dự án và cán bộ kế toán thanh toán cần phối hợp nhịp nhàng với nhà thầu trong quá trình lập hồ sơ thanh toán để tránh mất thời gian chỉnh sửa hồ sơ. Nâng cao sự phối hợp, tương tác giữa chủ đầu tư và nhà thầu, tránh tình trạng nhũng nhiễu, gây khó dễ nhà thầu.
Dự trù kế hoạch vốn chính xác: Hiện nay, cơng tác dự trù kế hoạch vốn theo từng quý không sát với thực tế, dẫn đến tình trạng thiếu nguồn vốn phân bổ để thanh tốn tiền cho nhà thầu. Do đó, cần quản lý tốt khối lượng thực tế
Nâng cao chất lượng công tác thẩm tra, thẩm định thiết kế dự toán. Hợp
đồng với đơn vị tư vấn thiết kế nên xem xét bổ sung điều khoản phạt hợp
đồng do chất lượng lập hồ sơ dự toán kém, gây phát sinh nhiều khối lượng khi
thi công, ảnh hưởng đến cơng tác thanh tốn và tiến độ thi công của dự án.
3.2.1.2 Các yêu cầu của nhà thầu được tư vấn giám sát/chủ đầu tư cần được tiếp nhận và phản hồi nhanh chóng
a. Tăng cường làm việc với các bên liên quan
Hàng ngày, Ban quản lý dự án phải cập nhật tình hình cơng trường, thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất, xem xét cập nhật kế hoạch dự án và kế hoạch công việc, tổ chức các cuộc họp, tiếp nhận thông tin đến và thực hiện các nội dung chỉ đạo, thông tin cho cơng chúng và cơ quan báo chí... Vì vậy, tổ chức tốt và chia sẻ hợp lý nguồn thông tin là cách thức nâng cao khả năng vận hành của tổ chức và bảo đảm cho dự án được đánh giá một cách thực tế.
Để quản lý tốt cách thức chia sẻ thơng tin, ngồi các chế độ thông tin
hiện nay như báo cáo, họp hội, điện thoại, kiểm tra trực tiếp, các đơn vị tham gia dự án, bao gồm: chủ đầu tư, Ban quản lý dự án, tư vấn giám sát và các nhà thầu phải xây dựng một địa chỉ email của riêng đơn vị mình trong đó cần phân cơng người theo dõi, cập nhật thường xuyên các thông tin liên quan đến
dự án để làm đầu mối tiếp nhận và trao đổi thông tin đến các đơn vị liên quan hàng ngày.
Ban quản lý dự án đóng vai trị trung tâm, cập nhật mọi thông tin trên
công trường để điều phối một cách nhịp nhàng, linh hoạt nhằm đảm bảo sự
vận hành thông suốt, liên tục giữa các đơn vị liên quan. Giám đốc Ban quản lý dự án là đầu mối tiếp nhận và xử lý các thông tin từ các cán bộ kỹ thuật báo cáo hoặc tham mưu để điều hành mọi hoạt động diễn ra trên công trường. Trong dự án chỉ có chủ đầu tư và Ban quản lý dự án được phát ngôn và cung
cấp thông tin của dự án để đảm bảo các thông tin của dự án được cung cấp
cho các phương tiện thơng tin đại chúng một cách chính xác và chính thống. Ngồi ra, để việc trao đổi thông tin, khai thác thông tin được nhanh
chóng, cập nhật và tiết kiệm thời gian, đề xuất thực hiện dự án ứng dụng mobi web trong việc tiếp cận thông tin. Cơ sở thông tin cần thiết được mã hóa và cập nhật định kỳ và cung cấp cho các cán bộ quản lý dự án tiếp cận khi cần thiết thông qua ứng dụng trên thiết bị đầu cuối là smart phone. Đây là một cách tiếp cận mới, được ứng dụng tại Đức.
Để bảo đảm cho quyền lợi của các bên có liên quan nhằm thúc đẩy tiến
trình thực hiện dự án, Ban quản lý dự án cần xác định đầy đủ tất cả các đầu mối có liên quan, xác định chức trách và nhiệm vụ cũng như quyền lợi của họ và khả năng cộng tác vì mục đích của dự án và nếu có thể, xây dựng các quy chế làm việc hay các quy tắc ràng buộc chung đối với các cơng việc có liên hệ. Trước khi thực hiện công tác thỏa thuận, cán bộ thực hiện phải tìm hiểu qui chế làm việc của đơn vị cần thỏa thuận, từ đó có thể đề ra quy trình cụ thể cho quá trình thỏa thuận và thực hiện theo quy trình đó. Sau khi phát hành văn bản thỏa thuận, cán bộ thực hiện phải thường xuyên liên hệ cán bộ xử lý của đơn vị cần thỏa thuận nhằm giải thích những vướng mắc nếu có.
Đối với công tác xin cấp phép:
- Trước khi thực hiện cơng việc, cán bộ thực hiện phải tìm hiểu quy chế làm việc của đơn vị cấp phép và thực hiện đúng theo yêu cầu của đơn vị đó.
- Sau khi nộp hồ sơ xin cấp phép, cán bộ thực hiện phải thường xuyên liên hệ cán bộ xử lý của đơn vị cấp phép nhằm giải thích những thắc mắc nếu có.
- Các đơn vị xây dựng quy trình thực hiện cơng tác giải phóng mặt bằng
và đảm bảo tất cả các cán bộ liên quan biết chức trách và tích cực tham gia.
- Sau khi có quyết định phê duyệt dự án, Ban quản lý dự án phối hợp với
đơn vị thiết kế, Sở quy hoạch kiến trúc (hoặc Sở xây dựng) tiến hành lập ranh
giới quy hoạch cụ thể và trình người quyết định đầu tư phê duyệt.
- Sau khi đã được bàn giao ranh giới cụ thể tại thực địa, Ban quản lý dự án hợp đồng với đơn vị chuyên thực hiện công tác đền bù giải tỏa, giải phóng mặt bằng và cử cán bộ cùng tham gia. Yêu cầu đơn vị đó có kế hoạch cụ thể cho q trình thực hiện cơng tác đền bù giải tỏa và giải phóng mặt bằng.
- Cán bộ được phân công nhiệm vụ phải cập nhật các thông tin, quy định về đền bù giải tỏa để cùng tham gia, đôn đốc cơng tác giải phóng mặt bằng
đồng thời thường xuyên báo cáo với Giám đốc Ban quản lý dự án về tiến độ
giải phóng mặt bằng theo kế hoạch đã đề ra, về những vướng mắc nếu có. Ban Quản lý dự án vừa giữ vai trị điều phối, vừa giám sát để làm sao có sự kết nối nhịp nhàng giữa đơn vị tư vấn, nhà thầu thi công và các sở ban ngành liên quan của địa phương để kịp tiến độ công việc mà Ban quản lý dự
án đặt ra. Thành công của dự án cần có sự nỗ lực hợp tác từ nhiều phía. Trong đó tăng cường mối quan hệ, sự phối hợp với chủ đầu tư, các Sở, ban ngành liên quan, nhà thầu tư vấn, nhà thầu thi công, địa phương khi triển khai thực hiện dự án.
b. Tăng cường trao đổi thông tin
Việc trao đổi thông tin và cung cấp thông tin, số liệu tin cậy cho đơn vị
tư vấn và nhà thầu thi cơng có ảnh hưởng rất lớn đối với hiệu quả công việc.
Sự chậm trễ cung cấp thông tin nhiều khi rất nghiêm trọng, thiệt hại về vật chất và ảnh hưởng đến tiến độ của dự án mà phía chủ đầu tư gánh chịu khi đó là khơng thể tránh khỏi. Vì vậy, các số liệu, thơng tin phải được chuẩn bị kỹ
lưỡng và đầy đủ để cung cấp cho đơn vị tư vấn và nhà thầu thi công ngay khi
bắt đầu công việc. Ban Quản lý dự án phải xác định được rằng việc cung cấp
đầy đủ thông tin là vấn đề rất quan trọng, nó giúp các bên nắm bắt được các vấn đề cơ bản của dự án và giúp cho tư vấn chuẩn bị tốt hơn các đề xuất. Trách nhiệm của cả hai phía là phải xét xem nguồn thơng tin được đưa ra sử dụng có chính xác và đủ độ tin cậy khơng. Điều này địi hỏi cả hai bên phải chỉ định rõ ràng những cá nhân nào chịu trách nhiệm duy trì liên lạc.
Ban quản lý dự án cũng cần phải giúp đơn vị tư vấn và nhà thầu thi công nắm được những hạng mục quan trọng trong dự án cũng như dự kiến được những tình huống khó khăn có thể gặp phải trong quá trình thực hiện dự án. Mục đích của vấn đề này giúp cho đơn vị tư vấn và nhà thầu thi công hiểu kỹ các hạng mục dự án, các khó khăn và thuận lợi của dự án. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc chuẩn bị tốt các đề xuất kỹ thuật và việc am hiểu về
đề cương nhiệm vụ, môi trường thực hiện công việc…
Bên cạnh đó, Ban quản lý dự án cần có cơ chế giám sát việc thực thi quy trình xử lý văn bản trao đổi thông tin giữa các bên liên quan. Đối với tình trạng cán bộ quản lý dự án chậm xử lý văn bản, hồ sơ, nhũng nhiễu, gây khó dễ đơn vị tư vấn và nhà thầu thi cơng thì cần có hình thức khiển tránh, nặng
hơn nữa là hình thức kiểm điểm.
Về tiến độ thực hiện dự án: Ban quản lý dự án cần quan tâm hơn nữa đến bảng tiến độ thi cơng cơng trình vì đây là cơng cụ để quản lý tiến độ thực hiện dự án. Yêu cầu nhà thầu phối hợp với đơn vị tư vấn giám sát lập bảng tiến độ thi công chi tiết, rõ ràng và khả thi ứng với biện pháp thi công cơng trình,
tránh trường hợp lập bảng tiến độ để đối phó. Bảng tiến độ cần phải được
thiết lập bởi phần mềm quản lý dự án Microsoft Project thay thế cho phần mềm Microsoft Excel. Đây là một phần mềm cho phép người dùng cập nhật,
lập các bảng báo cáo một cách dễ dàng trong bất cứ thời điểm nào của một dự án, nó cung cấp khả năng giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án, như thay đổi thời gian thực hiện cơng tác nào đó, thay đổi điều kiện ràng buộc công tác, phân bố lại tài nguyên...