2.1.4 .1Chuẩn mực và hệ thống kế toán áp dụng
3.2 Giải pháp hồn thiện việc kiểm sốt chi phí tại VTTP:
3.2.4 Kiểm sốt chi phí thơng qua thiết lập các trung tâm chi phí:
3.2.4.1 Xây dựng các trung tâm chi phí:
VTTP là một đơn vị thuộc sở hữu nhà nước nên nó sẽ có những hạn chế mà hầu như các doanh nghiệp nhà nước đều mang trong mình đó là thiếu tính minh bạch trong việc phân quyền phân nhiệm, vì vậy doanh nghiệp cần phải tiến hành xác định các trung tâm chi phí. Các trung tâm chi phí được xác định dựa trên cơ cấu bộ máy tổ chức của doanh nghiệp, trong đó:
Trung tâm chi phí định mức sẽ bao gồm các đơn vị sau:
Trung tâm viễn thơng Sài Gịn, Trung tâm viễn thông Chợ Lớn, Trung tâm viễn thông Gia Định, Trung tâm viễn thơng Tân Bình, Trung tâm viễn thơng Bình Chánh, Trung tâm viễn thơng Thủ Đức, Trung tâm viễn thơng Hóc Mơn, Trung tâm viễn thông Củ Chi, Trung tâm viễn thơng Nam Sài Gịn.
Trung tâm chi phí dự tốn sẽ bao gồm các đơn vị và phòng ban sau:
Ban giám đốc, văn phịng Đảng và đồn thể, 7 phòng ban khối quản lý: phòng kế hoạch, phòng kinh doanh, phịng đầu tư, phịng kế tốn thống kê tài chính, phịng kiểm sốt nội bộ, phịng tổ chức cán bộ lao động, phòng mạng và dịch vụ; Trung tâm kinh doanh, Trung tâm cung ứng vật tư, Ban quản lý dự án Đông thành phố, Ban quản lý dự án Tây thành phố, Trung tâm công nghệ thông tin, Trung tâm bồi dưỡng kỹ thuật và nghiệp vụ, Trung tâm điều hành thơng tin, Văn phịng VTTP.
Kiểm sốt chi phí phải đi kèm với trách nhiệm của các nhà quản lý ở mỗi cấp bậc khác nhau, để có thể đánh giá năng lực, trách nhiệm của các nhà quản lý đến từng bộ phận, phịng ban, thậm chí đến từng cá nhân người lao động VTTP phải xây dựng hệ thống trung tâm trách nhiệm - trung tâm chi phí theo nhiều cấp bậc khác nhau từ trên xuống dưới.
Mơ hình thiết lập các trung tâm chi phí của VTTP được chia thành 4 cấp bậc.
- Trung tâm chi phí cấp1: bao gồm Ban giám đốc, Văn phòng đảng và đồn thể, các phịng ban chức năng khối quản lý.
- Trung tâm chi phí cấp 2: bao gồm các trung tâm chi phí của các đơn vị trực thuộc VTTP.
- Trung tâm chi phí cấp 3: bao gồm các bộ phận, phịng ban chức năng của trung tâm chi phí cấp 2.
- Trung tâm chi phí cấp 4: bao gồm các tổ, đội thuộc các bộ phận, phòng ban của trung tâm chi phí cấp 3.
Việc thiết lập các trung tâm chi phí theo các cấp bậc từ trên xuống dưới và giao trách nhiệm tương ứng sẽ tạo động lực cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, phịng ban nỗ lực phấn đấu hồn thành tốt mục tiêu đề ra.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ phân cấp các trung tâm chi phí
Văn phịng Đảng và đồn thể Phịng kinh doanh Phịng kế hoạch Phịng kế tốn thống kê tài chính Phịng đầu tư Phịng mạng và dịch vụ Phịng kiểm sốt nội bộ Phòng tổ chức cán bộ lao động Trung tâm kinh doanh Trung tâm công nghệ thông tin Trung tâm điều hành thơng tin Trường bồi dưỡng kỹ thuật nghiệp vụ Văn phịng Trung tâm cung ứng vật tư Ban quản lý dự án Đông TP Ban quản lý dự án Tây TP Các Trung tâm viễn thơng Phịng ban A Phịng ban B Phịng ban C … Phịng ban N Tổ A Tổ B Tổ C … Tổ N Ban giám đốc Tr ung tâm c hi phí c ấp 1 Tr ung tâm c hi phí c ấp 2 T rung t âm c hi phí cấp 3 T run t âm c hi phí c ấp 4
3.2.4.2Xây dựng hệ thống mã số chi phí gắn với mã số các trung tâm chi phí:
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi nhận, thống kê, theo dõi và kiểm sốt chi phí tại các trung tâm chi phí, VTTP cần tiến hành mã hóa hệ thống thơng tin chi phí cũng như các trung tâm chi phí.
Mã số các khoản mục chi phí được phân loại theo nội dung kinh tế được kí hiệu là TT, ứng với chi phí trực tiếp là 12 khoản mục chi phí được kí hiệu từ 1 đến 12. Ví dụ: mã số của chi phí tiếp tân khánh tiết là: TT10.
Mã số chi phí trực tiếp:
Chi phí khấu hao Mã số TT1 Chi phí lao động Mã số TT2 Chi phí thiết bị đầu cuối Mã số TT3 Chi phí thuê thu cước Mã số TT4 Chi phí hoa hồng, chăm sóc, Mã số TT5 phát triển bán hàng
Chi phí thuê hạ tầng Mã số TT6 Chi phí điện, nước, nhiên liệu Mã số TT7 Chi phí nguyên vật liệu Mã số TT8 Chi phí thường xuyên Mã số TT9 Chi phí tiếp tân khách tiết Mã số TT10 Chi phí khuyến mãi và Mã số TT11 chăm sóc khách hàng
Chi phí quảng cáo, Mã số TT12 tiếp thị và truyền thông
Mã số các trung tâm chi phí được chia theo 4 cấp, ứng với mỗi cấp sẽ gắn mã chi tiết của từng bộ phận, phòng ban liên quan.
Trung tâm chi phí cấp 1: Mã số 01x (x là mã số chi tiết của các phịng ban thuộc trung tâm chi phí cấp 1). Ví dụ: 01 P3 là phịng kế hoạch VTTP
Trung tâm chi phí cấp 2: Mã số 02a (a là mã số chi tiết của các đơn vị trực thuộc VTTP). Ví dụ: 02 7 là Ban quản lý dự án Đơng
Trung tâm chi phí cấp 3: Mã số 02ab (b là mã chi tiết của các bộ phận , phịng ban thuộc trung tâm chi phí cấp 3). Ví dụ: 02 4 P5 là phịng kế tốn thống kê tài chính của Trung tâm kinh doanh.
Trung tâm chi phí cấp 4: Mã số 02abc (c là mã chi tiết của các tổ, đội thuộc trung tâm chi phí cấp 4). Ví dụ: 02 4 P5 VT là tổ vật tư thuộc phịng kế tốn thống kê tài chính của Trung tâm kinh doanh.
Các mã số chi tiết của x, a, b, c có thể trùng với nhau, tuy nhiên khi kết hợp chúng lại với nhau sẽ cho ra các mã chi phí thuộc các trung tâm chi phí khác nhau.
Mã chi tiết của các đơn vị trực thuộc VTTP (A) :
Văn phòng VTTP Mã số 1 Trung tâm bồi dưỡng Mã số 2 kỹ thuật nghiệp vụ
Trung tâm điều hành thông tin Mã số 3 Trung tâm kinh doanh Mã số 4 Trung tâm công nghệ thông tin Mã số 5 Trung tâm cung ứng vật tư Mã số 6 Ban quản lý dự án Đông Mã số 7 Ban quản lý dự án Tây Mã số 8 Trung tâm viễn thơng Sài Gịn Mã số 9 Trung tâm viễn thông Chợ Lớn Mã số 10 Trung tâm viễn thông Gia Định Mã số 11 Trung tâm viễn thơng Tân Bình Mã số 12 Trung tâm viễn thơng Bình Chánh Mã số 13 Trung tâm viễn thông Thủ Đức Mã số 14 Trung tâm viễn thơng Hóc Mơn Mã số 15 Trung tâm viễn thông Củ Chi Mã số 16 Trung tâm viễn thơng Nam Sài Gịn Mã số 17
Mã chi tiết của các bộ phận, phòng ban chức năng (X): Ban giám đốc Mã số P1 Văn phịng Đảng và đồn thể Mã số P2 Phòng kế hoạch Mã số P3 Phòng kinh doanh Mã số P4 Phịng kế tốn thống kê tài chính Mã số P5 Phòng đầu tư Mã số P6 Phòng mạng và dịch vụ Mã số P7 Phòng kiểm soát nội bộ Mã số P8 Phòng tổ chức cán bộ lao động Mã số P9 Phòng hành chánh tổng hợp Mã số P10
Mã số chi tiết của các tổ, đội (C) – cụ thể đối với Trung tâm kinh doanh:
Tổ vật tư Mã số VT Tổ tổng hợp Mã số TH Tổ đối soát Mã số DS Tổ chuyên quản Mã số CQ Phòng bán hàng khu vực Sài Gòn Mã số BSG Phòng bán hàng khu vực Chợ Lớn Mã số BCL Phòng bán hàng khu vực Gia Định Mã số BGD Phịng bán hàng khu vực Tân Bình Mã số BTB Phòng bán hàng khu vực Bình Chánh Mã số BBC Phòng bán hàng khu vực Thủ Đức Mã số BTD Phòng bán hàng khu vực Hóc Mơn Mã số BHM Phòng bán hàng khu vực Củ Chi Mã số BCC Phòng bán hàng khu vực Nam Sài Gòn Mã số BNS
3.2.4.3 Nhận diện và phân loại chi phí để đánh giá trách nhiệm quản lý:
Việc phân loại chi phí sản xuất kinh doanh thành chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được sẽ giúp cho các nhà quản lý VTTP tập trung sự quản lý của mình vào những khoản mục chi phí mà họ có thể kiểm sốt được đồng thời cũng tạo thuận lợi trong việc đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý trong công tác quản lý, kiểm sốt chi phí tại đơn vị mình.
VTTP có thể phân loại các khoản mục chi phí hiện nay thành 2 nhóm như sau:
Chi phí kiểm sốt được:
- Chi phí khấu hao: liên quan đến các tài sản mà VTTP đang nắm giữ - Chi phí lao động: liên quan đến quỹ tiền lương cũng như chính sách trả
lương của VTTP.
- Chi phí thuê hạ tầng: liên quan đến các hợp đồng mà VTTP đã kí kết với các đối tác
- Chi phí quảng cáo và truyền thơng: liên quan đến các chính sách phát triển của VTTP
Đây là những khoản chi phí liên quan đến nguồn lực và chính sách của VTTP, nên VTTP nói chung và các đơn vị trực thuộc VTTP nói riêng hồn tồn có thể kiểm sốt được những chi phí này sẽ phát sinh khi nào và phát sinh bao nhiêu. Chính vì vậy khi có sự biến động lớn giữa dự toán và thực tế phát sinh của những chi phí trên thì VTTP có thể xác định được các biến động trên liên quan đến đơn vị nào thông qua các trung tâm chi phí và đánh giá trách nhiệm cũng như khả năng quản lý của các nhà quản lý liên quan.
Chi phí khơng kiểm sốt được:
- Chi phí thiết bị đầu cuối - Chi phí thuê thu cước
- Chi phí hoa hồng phát triển thuê bao - Chi phí điện nước nhiên liệu
- Chi phí thường xuyên
- Chi phí khuyến mại và chăm sóc khách hàng - Chi phí tiếp tân khách tiết
Trong đó chi phí thiết bị đầu cuối, chi phí ngun vật liệu, chi phí thuê thu cước, chi phí hoa hồng phát triển th bao, chi phí khuyến mại và chăm sóc khách hàng liên quan và phụ thuộc vào số lượng khách hàng hiện hữu và khách hàng phát triển mới.
Cùng với chi phí điện nước nhiên liệu, đây là những chi phí mà VTTP và các đơn vị trực thuộc VTTP khơng thể nhận biết được khi nào thì chúng sẽ phát sinh và phát sinh bao nhiêu nên khi có sự chênh lệch lớn giữa dự tốn và thực tế phát sinh liên quan đến những chi phí trên thì VTTP sẽ đánh giá trách nhiệm cũng như năng lực của những nhà quản lý đơn vị có liên quan như sau:
Nếu như các nhà quản lý có thể thuyết minh được nguyên nhân dẫn đến chênh lệch thì họ vẫn được đánh giá cao về năng lực quản lý vì mặc dù khơng dự báo được chính xác các chi phí trên sẽ phát sinh như thế nào nhưng các nhà quản lý đơn vị có thể nhận biết và xác định được chi phí nào xảy ra đột biến và nghiệp vụ kinh tế thực tế nào phát sinh dẫn đến sự đột biến đó, điều này chứng tỏ họ vẫn có thể kiểm sốt được tình hình chi phí phát sinh tại đơn vị mình, ngược lại nếu các nhà quản lý không thuyết minh được nguyên nhân dẫn đến đột biến thì họ sẽ bị đánh giá thấp về năng lực quản lý của mình.
Riêng đối chi phí thường xuyên, đây là khoản mục chi phí vừa kiểm sốt được lại vừa khơng kiểm sốt được. Trong đó:
- Chi phí bảo trì bảo dưỡng là chi phí phát sinh định kỳ, có kế hoạch từ trước nên đây là chi phí doanh nghiệp có thể kiểm sốt được; chi phí di dời, khắc phục sự cố là chi phí khơng kiểm sốt được.
- Chi phí th ngồi, bảo hiểm tài sản, dự phịng giảm giá hàng tồn kho là chi phí kiểm sốt được, các chi phí thường xun cịn lại khác là chi phí khơng kiểm sốt được.
Như vậy đối với chi phí bảo trì bảo dưỡng, chi phí th ngồi, chi phí bảo hiểm tài sản, chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho thuộc khoản mục chi phí thường xuyên sẽ được đánh giá giống như nhóm các khoản mục chi phí kiểm sốt được cịn các chi phí cịn lại của chi phí thường xun sẽ được đánh giá như nhóm các khoản mục chi phí khơng kiểm sốt được.
3.2.5 Các giải pháp hỗ trợ
3.2.5.1 Thường xuyên nhận diện và kiểm soát chi phí ẩn trong q trình kinh doanh dịch vụ
Chi phí ẩn (Shadow costs of production) là các chi phí phát sinh do lỗi trong hệ thống của các hoạt động từ đầu vào, sản xuất, đến đầu ra. Ví dụ như sản phẩm hỏng, hàng bán bị trả lại, hủy dịch vụ, hàng tồn kho, thất thốt tài sản, dự tốn sai…
Chi phí ẩn rất khó để doanh nghiệp có thể nhận biết được và nó sẽ làm tăng giá thành sản phẩm, giảm uy tín của doanh nghiệp từ đó dẫn đến giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường. Vì vậy doanh nghiệp cần phải cố gắng kiểm sốt cả chi phí ẩn bằng cách đổi mới cơng nghệ, cải tiến quy trình đầu vào và đầu ra, thường xun rà sốt lại quy trình làm việc để loại bỏ các bước dư thừa gây lãng phí nguồn lực, giảm hệ số tồn kho bằng cách đẩy nhanh việc thanh lý các tài sản, công cụ dụng cụ, sản phẩm hỏng, phế phẩm…
3.2.5.2 Xây dựng nhận thức đúng đắn về kiểm sốt chi phí cho các nhà quản trị các cấp và nhân viên, tạo sự tham gia hợp tác toàn doanh nghiệp trị các cấp và nhân viên, tạo sự tham gia hợp tác toàn doanh nghiệp
Để kiểm sốt được chi phí khơng phải là việc mà một cá nhân hay một nhà quản lý nào đó có thể làm được mà phải cần toàn thể nhân viên và các nhà quản lý VTTP cùng tham gia thực hiện, vì vậy để nâng cao hiệu quả của q trình kiểm sốt chi phí tại doanh nghiệp VTTP cần phải cải thiện và nâng cao năng lực của nhân viên cũng như các nhà quản lý, giảm sai phạm trong q trình kiểm sốt chi phí bằng cách thực hiện các chương trình, kế hoạch đào tạo thường xuyên và định kì cho nhân viên và các nhà quản lý các cấp để cho họ hiểu rõ và hiểu đúng về vấn đề kiểm sốt chi phí tại VTTP, hỗ trợ kinh phí để khuyến khích nhân viên cùng nhà quản trị các cấp tự học hỏi nâng cao trình độ của mình.
TỔNG KẾT CHƯƠNG 3
Dựa vào kết quả khảo sát thực trạng hệ thống kiểm sốt chi phí trong chương 2 tác giả đã đưa ra được các giải pháp giúp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm sốt chi phí của VTTP.
Tác giả đã đưa ra các giải pháp giúp hoàn thiện việc xây dựng định mức chi phí, lập dự tốn, phân tích biến động chi phí. Tác giả cũng đã xây dựng được các trung tâm chi phí, thiết lập hệ thống mã số chi phí gắn liền với mã số trung tâm chi phí, nhận diện và phân loại chi phí thành chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được để đánh giá trách nhiệm quản lý. Ngoài ra tác giả cũng đưa ra 2 giải pháp hỗ trợ việc kiểm sốt chi phí tại VTTP đó là thường xuyên nhận diện và kiểm sốt chi phí ẩn trong q trình kinh doanh dịch vụ và xây dựng nhận thức đúng đắn về kiểm sốt chi phí cho các nhà quản trị các cấp và nhân viên, tạo sự tham gia hợp tác toàn doanh nghiệp.
Với việc thực hiện các giải pháp nêu trên VTTP sẽ khắc phục được những những yếu điểm cịn tồn tại, qua đó hạn chế được sự rời rạc trong hệ thống kiểm sốt chi phí , nâng cao hiêu quả hiệu động, tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
KẾT LUẬN
Trong những năm qua thị trường viễn thơng trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng có tốc độ phát triển vượt bậc, hàng loạt các sản phẩm, dịch vụ