3.2 Nội dung hoàn thiện
3.2.5 Xây dựng kế hoạch ứng phó rủi ro
Doanh nghiệp sẽ phải xác định và lựa chọn cách thức đối phó với rủi ro: né tránh rủi ro, giảm thiểu rủi ro, chia sẻ rủi ro hay chấp nhận rủi ro. Rủi ro đến bất ngờ, ở bất kì tổ chức nào, vào bất cứ thời điểm nào. Vì thế doanh nghiệp cần xem xét mức độ ảnh hưởng của rủi ro để lựa chọn cách thức đối phó với rủi ro trong mối quan hệ lợi ích – chi phí và trong mối quan hệ toàn diện với tất cả các hoạt động của đơn vị. Bất kì biện pháp xử lý rủi ro nào cũng phải đảm bảo đem lại các kiểm soát hiệu quả.
Tác giả xin trình bày một số khả năng chống đỡ cho một vài rủi ro có thể xảy ra như sau:
- Nguồn nguyên vật liệu:
Đối với nguyên liệu gỗ nhập khẩu, để giảm giá cước vận chuyển, giữ giá cả và chất lượng gỗ ổn định, doanh nghiệp nên cùng liên kết mua số lượng lớn trên cùng chuyến hàng. Về rừng trồng, cần quy hoạch diện tích đất trồng rừng mang tính tập trung, tránh đầu tư phân tán; chọn giống cây trồng cho năng suất cao, chất lượng tốt, có đặc tính phù hợp với sản xuất công nghiệp, nhân rộng các cơ sở sản xuất giống bằng công nghệ nuôi cấy mô; thực hiện thâm canh theo đúng qui trình từ khâu chăm sóc, bón phân một cách hợp lí; cấp đất trồng rừng có quy hoạch cụ thể, thực hiện chăm sóc, bảo vệ rừng theo hướng bền vững để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần thiết về chứng chỉ rừng nhằm nâng cao giá trị gia tăng trong khâu tiêu thụ. Đồng thời, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới (thay thế xuất khẩu dăm gỗ - nguyên liệu giấy dưới dạng thô như hiện nay), đầu tư các nhà máy chế biến gỗ nhân tạo, ván MDF… Các doanh
nghiệp chế biến gỗ cùng với các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân tham gia đầu tư, trồng rừng nguyên liệu để có nguồn gỗ ổn định.
Doanh nghiệp nên kiến nghị Chính phủ hỗ trợ bằng cách ký kết với các nước có nguồn nguyên liệu dồi dào, cung cấp dài hạn cho Việt Nam nhằm cải thiện việc nhập khẩu bấp bênh tự phát từ mỗi doanh nghiệp, vừa tốn chi phí vừa giá cao do mua với khối lượng ít. Muốn thực hiện được điều này các doanh nghiệp phải liên kết hỗ trợ với nhau nhằm cung cấp thông tin về nhu cầu gỗ sử dụng và phải có cơ quan chức năng hay hiệp hội gỗ của tỉnh đứng ra tổng hợp lại, sau đó lên kế hoạch trình Chính phủ xét duyệt ký kết hợp đồng với nước nào có nguồn gỗ dồi dào, giá rẻ, ổn định lâu dài nhất.
Nâng cao tay nghề đội ngũ công nhân, nghiên cứu việc cưa xẻ gỗ, lắp ráp, hạn chế đến mức thấp nhất những hư hỏng trong sản xuất, tiết kiệm nguyên liệu gỗ trên từng m3 tinh gỗ (sử dụng máy cưa CNC), tận dụng phế liệu sản xuất ván ép, ván dăm. Đặc biệt tận dụng nguồn bột cưa để bán cho các cơ sở gạch ngói, cơ sở làm bột nhan.
- Nguồn vốn:
Các doanh nghiệp nên chú trọng tích lũy vốn, từng bước giảm dần tỷ trọng vốn vay trong tổng nguồn vốn. Mặt khác, doanh nghiệp nên kiến nghị với Nhà nước có chính sách ưu tiên về vốn để các ngân hàng thương mại có chính sách ưu đãi riêng về lãi suất cho vay đối với doanh nghiệp chế biến gỗ, nhất là vay đầu tư cơng nghệ, máy móc thiết bị sản xuất tiên tiến để nâng cao năng suất lao động.
- Thiết bị và công nghệ:
Các doanh nghiệp nên căn cứ vào nhu cầu sản xuất thực tế, dự báo nhu cầu sản xuất tương lai để quyết định đầu tư công nghệ cho phù hợp. Dựa vào khả năng tài chính của mình để đầu tư cơng nghệ thích hợp, tránh lãng phí hoặc đầu tư mất cân đối. Hiện nay các doanh nghiệp chế tạo máy tại Việt Nam cũng đã có uy tín, ở đây có thể tìm thấy những loại máy móc, thiết bị hiện đại, giá cả thường thấp hơn mặt hàng nhập khẩu cùng loại, thuận lợi trong bảo hành bảo trì, lắp đặt và chuyển giao công nghệ. Đầu tư, đổi mới công nghệ kết hợp với việc quản lý sản xuất tốt để đạt được kết quả tối ưu trong việc khai thác, sử dụng công nghệ.
Việc sử dụng thiết bị cần đảm bảo nguyên tắc đồng bộ tiên tiến, phù hợp với công nghệ lựa chọn, ít tiêu hao nhiên liệu, sử dụng thiết bị ít gây ơ nhiễm mơi trường, đảm bảo an tồn lao động và vệ sinh cơng nghiệp. Cụ thể, định hướng phát triển một số loại thiết bị như sau:
+ Các loại thiết bị xử lý nguyên liệu.
+ Các loại thiết bị sản xuất đồ mộc: ưu tiên các thiết bị PLC, CNC.
+ Các thiết bị sản xuất ván ghép thanh, ván MDF, ván dán, ván dăm: theo cơng nghệ mới, ít ơ nhiễm...
+ Các thiết bị sản xuất phụ kiện sử dụng trong sản xuất đồ mộc.
Bên cạnh việc hình thành các doanh nghiệp mới với trang thiết bị mới, hiện đại, hầu hết các doanh nghiệp chế biến gỗ phải thường xuyên duy tu nhà xưởng, đổi mới trang thiết bị để đáp ứng được yêu cầu sản xuất hiện tại và trong tương lai. Khi đầu tư trang thiết bị và công nghệ chế biến mới phải đảm bảo: tăng cường cơ giới hóa, tự động hóa để đảm bảo chất lượng sản phẩm; giảm cường độ lao động của công nhân, giảm sự phụ thuộc nguồn lao động trong chế biến gỗ; công nghệ sản xuất sạch hơn, bảo vệ được môi trường, sử dụng tối đa nguồn năng lượng sạch để tiết kiệm chi phí trong sản xuất.
Nhanh chóng tiếp thu và áp dụng các tiến bộ kỹ thuật về công nghệ chế biến gỗ vào sản xuất như công nghệ tạo vật liệu mới, công nghệ xử lý gỗ, công nghệ sử dụng các phế liệu dạng tơ sợi trong sản xuất nông lâm nghiệp.
- Nguồn nhân lực:
Ngành chế biến gỗ cần phải phối hợp chặt chẽ với các trường đại học, cao đẳng, đặc biệt với các trường công nhân kỹ thuật về đào tạo theo đơn đặt hàng nhằm cung cấp nguồn lao động có chuyên môn, nghiệp vụ đảm bảo sau khi ra trường lực lượng này có thể sử dụng ngay được. Thơng qua các chương trình liên kết, tạo điều kiện tốt nhất để sinh viên chuyên ngành về lâm sản được thực hành, thực tập tại các doanh nghiệp. Mặt khác, các doanh nghiệp cần hỗ trợ các cơ sở đào tạo trong việc nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học liên quan đến lĩnh vực chế biến gỗ.
công nhân.
Tạo môi trường làm việc mang tính chuyên nghiệp, tạo điều kiện cho lao động phát huy tài năng và cơ hội học tập kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
Hàng năm, doanh nghiệp cần phải trích lập quỹ đào tạo để tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, trình độ quản lý, trình độ ngoại ngữ, vi tính… Đề cử nhân viên quản lý tham gia các khóa học về nhận diện, đánh giá, kiểm sốt rủi ro để có sự hiểu biết về lĩnh vực này về áp dụng vào xây dựng chương trình kiểm sốt rủi ro phù hợp với đơn vị mình.
Các doanh nghiệp phải ký kết hợp đồng lao động dài hạn, thực hiện đầy đủ các chế độ bảo hiểm đối với lực lượng đã qua thời gian thử việc đạt yêu cầu. Đề ra các mức thi đua khen thưởng hợp lý (xếp loại tháng, quý, tăng ca để kịp tiến độ giao hàng,…), nhằm giúp người lao động yên tâm làm việc lâu dài tại doanh nghiệp.
Bên cạnh việc lập dự phòng các rủi ro theo chuẩn mực kế toán, các doanh nghiệp nên tham gia các dịch vụ bảo hiểm để chuyển giao rủi ro cho các đối tượng bên ngồi là các cơng ty bảo hiểm. Việc sử dụng bảo hiểm cho những rủi ro trọng yếu không những giúp doanh nghiệp sau những tổn thất bất ngờ mà còn tạo thói quen kinh doanh phù hợp với thơng lệ quốc tế. Tuy nhiên, để các loại hình về bảo hiểm tổn thất phù hợp cho các đơn vị tham gia thì doanh nghiệp nên kiến nghị Nhà nước đa dạng hóa các loại hình bảo hiểm. Dịch vụ bảo hiểm tổn thất ở Việt Nam hiện nay chỉ mới phát triển cho bảo hiểm tổn thất tài sản hữu hình, cần phát triển thêm các dịch vụ bảo hiểm tổn thất khác. Một mặt để tạo thói quen sử dụng bảo hiểm để ứng phó với rủi ro cho các doanh nghiệp chế biến gỗ, mặt khác tạo vị thế cho các doanh nghiệp trên thị trường thế giới.
3.2.6 Hoạt động kiểm soát
Các doanh nghiệp cần nâng cao nhận thức về vai trò của KSRR và xây dựng những nguyên tắc để thực hiện các thủ tục kiểm sốt hợp lý. Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt phải được thực hiện trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp chứ không đơn thuần ở từng bộ phận riêng lẻ, lấy ngăn chặn, phòng ngừa rủi ro là chính. Doanh nghiệp cần phân chia trách nhiệm hợp lý, tổ chức một cơ cấu nhân sự cho việc kiểm
tra và giám sát các hoạt động của đơn vị và phối hợp với bộ phận KSNB, kiểm toán nội bộ để tăng cường các biện pháp thực thi hiệu quả.
Với quy mô nhỏ, phạm vi hoạt động giới hạn, chủ sở hữu doanh nghiệp có thể đồng thời đảm nhận một số vai trị trong chính sách quản trị rủi ro như: vừa là người xác định chiến lược quản trị rủi ro của doanh nghiệp, vừa triển khai các nội dung quản trị rủi ro hằng ngày, gắn kết việc nhận thức và tuyên truyền về quản lý rủi ro trong toàn doanh nghiệp. Để tạo cơ chế đánh giá khách quan cơng tác quản trị rủi ro có được thực thi đúng chiến lược đề ra khơng, chủ doanh nghiệp có thể thuê các tổ chức tư vấn, kiểm toán tiến hành kiểm tra, đánh giá theo định kỳ.
Kế tốn là một chức năng quan trọng trong cơng ty. Mặc dù hệ thống kế tốn khơng giống với hệ thống quản trị rủi ro, nhưng hai hệ thống này không được mâu thuẫn nhau. Hệ thống kế toán định kỳ cung cấp số liệu cho kiểm tốn nhưng khơng vì thế mà chúng có thể thay thế cho quản trị rủi ro. Cơng tác kiểm tốn cũng chỉ xác định rằng số liệu các sổ sách tài chính có phù hợp với chính sách do kế tốn thiết lập hay khơng. Kiểm tốn là một tiến trình thực hiện theo định kỳ, trong quản trị rủi ro là một chiến lược liên tục. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần thiết bổ sung chức năng của bộ phận kế hoạch - nguyên vật liệu: chức năng thực hiện phòng ngừa rủi ro về biến động giá gỗ nguyên liệu, bổ sung chức năng cho bộ phận tài chính: chức năng kiểm sốt rủi ro về tỷ giá và lãi suất, chức năng cho bộ phận kế toán: kế tốn phịng ngừa và kiểm sốt rủi ro.
3.2.7 Thơng tin và truyền thông
Doanh nghiệp nên chủ động cập nhật thông tin về rủi ro một cách kịp thời và chính xác để nhận dạng, phân tích và đối phó với rủi ro một cách chủ động và linh hoạt.
Ngồi ra doanh nghiệp cũng đa dạng hóa và cải thiện kênh thông tin để thông tin về các rủi ro và biện pháp ứng phó được truyền thơng đến các bộ phận chức năng và tồn thể doanh nghiệp. Các kênh thông tin là phương tiện để các cấp quản lý truyền đạt mong muốn xuống các cấp dưới và thu nhận các ý kiến phản hồi. Kênh thơng tin đối với các đối tượng bên ngồi giúp các đối tượng liên quan hiểu đúng rủi ro mà đơn
vị đang phải đối mặt và xử lý, mặt khác cũng là phương tiện để đánh giá đúng các rủi ro phát sinh từ đối tượng bên ngồi.
Hệ thống thơng tin hữu hiệu sẽ giúp đơn vị nhìn nhận hết rủi ro, từ đó có thể xây dựng cách thức quản lý hiệu quả. Để các kênh thơng tin hữu ích cho các cấp quản lý, cần đa dạng và cải thiện theo hướng sau:
+ Kết quả của hoạt động nhận diện hay đánh giá rủi ro cần được truyền thông trong toàn tổ chức theo cả hai hướng từ Ban quản lý cấp cao truyền thông rộng rãi xuống các bộ phận chức năng có liên quan và ngược lại để triển khai thành những hành động thích hợp.
+ Đa dạng hóa cách thức truyền thơng trong nội bộ đơn vị. Ngoài những cách thức truyền thống như trao đổi trực tiếp, họp giao ban, thông báo ở các bản tin hoặc văn bản… các doanh nghiệp cần xây dựng thêm cách thức truyền thông mới để người nhận có thể nhận được thơng tin kịp thời hơn như xây dựng mạng thông tin điện tử nội bộ, gửi email, thăm dò nội bộ qua mạng…
+ Thông tin phải được cập nhật kịp thời. Thơng tin chỉ hữu ích cho người quản lý trong việc nhận dạng và đánh giá rủi ro khi được cung cấp kịp thời. Vì vậy, các thông tin phản hồi hoặc các thơng tin thu nhận được từ bên ngồi phải được cung cấp cho nhà quản lý theo cách thức nhanh nhất có thể. Chỉ có như vậy thì nhà quản lý mới có thể đưa ra những cách thức đối phó hữu hiệu và hiệu quả với rủi ro cũng như tận dụng các cơ hội phát sinh đối với đơn vị.
Các doanh nghiệp liên kết với nhau xây dựng kênh thông tin mở để hỗ trợ, phối hợp hoạt động. Hình thành các diễn đàn để giao lưu, học hỏi tham quan rút kinh nghiệm lẫn nhau về tổ chức sản xuất, trao đổi cởi mở với nhau về kỹ xảo ngành nghề nhằm xây dựng mối liên hệ chặt chẽ, tương tác hiệu quả giữa các doanh nghiệp, tạo nên một cộng đồng có quyền lợi chính đáng trong việc đàm phán cung ứng với các nhà cung cấp nguyên, phụ liệu, dịch vụ; để giảm việc chèo kéo, giảm việc để khách hàng đang lợi dụng doanh nghiệp nào giá thấp thì mời chào đưa đơn hàng, giảm việc lấy mẫu doanh nghiệp A sang làm với doanh nghiệp B. Nếu xây dựng được kênh thơng tin này thì có thể hỗ trợ nhau về các nhà cung cấp, để khi các doanh nghiệp mua nhiều,
thường xuyên, ổn định ở một vài nhà cung cấp chuyên nghiệp thì sẽ có giá tốt và chất lượng hàng được kiểm sốt, giao hàng đúng lịch vì nguồn ngun liệu gỗ có rất nhiều rủi ro.
3.2.8 Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống theo thời gian. Hệ thống nhận diện và KSRR dù được thiết kế tốt nhưng vẫn phải được kiểm tra, giám sát vì nếu khơng kiểm tra, giám sát thì sẽ mất dần tính hữu hiệu. Giám sát để xác định hệ thống kiểm sốt rủi ro có vận hành như đúng thiết kế khơng và có cần phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị khơng.
Doanh nghiệp cần nhận thấy vai trị, sự cần thiết, lợi ích của các bộ phận hỗ trợ như KSNB, kiểm toán nội bộ, và tầm quan trọng của KSRR trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm, năng lực cạnh tranh, vị thế của doanh nghiệp. Ngồi ra, phải có bên thứ ba độc lập là kiểm toán nội bộ tham gia vào quá trình giám sát này để đảm bảo đúng chất lượng và kịp thời của hệ thống kiểm soát rủi ro.
Doanh nghiệp chế biến gỗ nên giám sát theo nguyên lý ‘‘đẩy ngược”. Bộ phận sau đánh giá chất lượng của bộ phận trước bằng báo cáo. Lãnh đạo phải đánh giá báo cáo để kịp thời tổ chức khắc phục, chuẩn hóa lại cơng đoạn bị sự cố.
Giám sát không lạm dụng vào: chế tài hành chính - khẩu hiệu hơ hào - lịng tin chủ quan của cá nhân. Các nhà máy chế biến gỗ tỉnh Bình Định đang quản lý theo lối hành chính, giáo dục. Đây là phương pháp truyền thống, rất cổ điển, và đang bị các doanh nghiệp lạm dụng. Giám sát chặt có hiệu quả tức thời nhưng không bền vững. Các doanh nghiệp nên vận dụng hệ thống giám sát theo ngun lý kiểm sốt ngược, có