2.2 .1Doanh nghiệp hoạt động trồng lúa
3.2 Các giải pháp thực hiện
Chất lƣợng thông tin phụ thuộc vào các yếu tố nhân sự kế toán và nhà quản lý, hệ thống văn bản pháp quy và quản lý, giám sát của Nhà nƣớc. Dựa trên kết quả khảo sát và mục tiêu hoàn thiện, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp sản xuất nông nghiệp trên địa bàn tỉnh Tiền Giang nhƣ sau:
3.2.1 Xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với cơ cấu quản lý của doanh nghiệp
Doanh nghiệp nên chọn nhân sự kế tốn theo từng vị trí cơng tác phù hợp với đạo đức, chuyên môn nghề nghiệp cũng nhƣ xác định số lƣợng nhân sự kế toán phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí. Xác định phần hành kế tốn và bản mơ tả cơng việc cho từng phần hành bao gồm các nội dung về mục tiêu, trách nhiệm, công việc cụ thể và trách nhiệm lập báo cáo của từng phần hành.Phân chia trách nhiệm rõ ràng, cụ thể, tránh sự kiêm nhiệm, q tải trong cơng việc.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn có thể đƣợc cụ thể nhƣ sau:
- Đối với doanh nghiệp có quy mơ sản xuất nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh khơng nhiều: nên th kế tốn chuyên nghiệp bán thời gian bên ngồi, nên bố trí ngƣời làm cơng tác nhập, xuất, lƣu trữ chứng từ hồ sơ. Định kỳ hàng tuần, kế toán sẽ làm việc với doanh nghiệp để phân loại chứng từ, ghi sổ kế toán và cuối cùng là lập các báo cáo tài chính theo quy định. Nếu chi phí cho phép doanh nghiệp nên thuê 2 ngƣời làm kế toán, 1 là kế toán trƣởng chịu trách nhiệm tổng hợp, lập báo cáo tài chính và báo cáo phân tích theo yêu cầu, 1 kế tốn chi tiết đảm nhận các cơng việc của kế tốn vật tƣ, cơng cụ dụng cụ và TSCĐ.
- Đối với doanh nghiệp có quy mơ sản xuất vừa, nên bố trí nhân viên kế toán phù hợp để tránh kiêm nhiệm quá nhiều việc, gây quá tải trong công việc. Tuỳ vào khối lƣợng công việc của doanh nghiệp để lựa chọn mơ hình kế tốn, bộ máy kế tốn nên bao gồm 1 kế toán trƣởng, 1 kế toán tổng hợp
và kế toán chi tiết cho mỗi phần hành (kế tốn chi phí và tính giá thành, kế tốn vật tƣ, kế tốn cơng cụ dụng cụ kiêm kế tốn cơng nợ,…). Cần thiết phải xây dựng bản mô tả cơng việc cho từng phần hành kế tốn cụ thể, rõ ràng cho mỗi nhân viên kế toán. Kế toán trƣởng phải lập kế hoạch luân chuyển công việc giữa các nhân viên kế toán nhằm giúp nhân viên kế toán nâng cao tay nghề, có thể giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau tránh đƣợc tình trạng chậm trễ, ứ đọng cơng việc khi có biến động về nhân sự.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chú trọng đến vấn đề nâng cao trình độ chun mơn của nhân viên kế tốn bằng cách trang bị các tạp chí chuyên ngành, cử nhân viên tham gia các khoá huấn luyện ngắn hạn nhằm cập nhật những thay đổi của quy định, chế độ kế tốn. Hiện nay trình độ chun mơn kế tốn ở các doanh nghiệp sản xuất nơng nghiệp cịn nhiều hạn chế, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu phân tích báo cáo tài chính. Hơn nữa, nhận thức của trƣởng bộ phận kế toán về kế toán quản trị chƣa đầy đủ nên chƣa ứng dụng và thực hiện tổ chức kế tốn quản trị. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần khuyến khích trƣởng bộ phận kế tốn tham gia các khố học về phân tích báo cáo tài chính, về tổ chức kế toán quản trị.
3.2.2 Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin
3.2.2.1 Sử dụng hiệu quả tài nguyên của công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin giúp việc cập nhật thông tin trở nên dễ dàng, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin. Trang thiết bị cho hệ thống kế toán bao gồm hệ thống máy tính (máy chủ và máy trạm), thiết bị kết nối mạng, và các thiết bị ngoại vi khác nhƣ máy in, máy fax,… Để giúp cho cơng tác hạch tốn, nhập liệu đƣợc nhanh chóng và hiệu quả, doanh nghiệp nên có kế hoạch nâng cấp, bảo trì hệ thống trang thiết bị này, nếu cần thiết thì nên thanh lý và thay mới những máy móc nào đã quá lỗi thời, xử lý chậm trong quá trình sử dụng. Đối với doanh nghiệp lựa chọn mua mới trang thiết bị cho hệ thống kế toán, đầu tiên doanh nghiệp cần phải biết mình cần sử dụng những thiết bị gì để trang bị phù hợp, tránh mua thiết bị quá cũ kĩ dẫn
đến việc phải xử lý công việc thêm bằng tay hoặc máy xử lý quá chậm, đồng thời cũng nên tránh mua những thiết bị quá tối tân, chi phí cao nhƣng lại khơng cần thiết cho cơng việc.
Phần mềm kế tốn là cơng cụ đắc lực hỗ trợ cho ngƣời làm kế tốn trong q trình thu thập, ghi nhận, xử lý dữ liệu kế toán và cung cấp thơng tin kế tốn hữu ích theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tuỳ vào tình hình hoạt động và sự cân đối giữa chi phí và lợi ích, doanh nghiệp nên chọn cho mình một phần mềm kế toán phù hợp để giúp cho cơng tác kế tốn đạt hiệu quả cao. Đối với doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán nên tiến hành khảo sát, đánh giá lại phần mềm, so sánh giữa yêu cầu của doanh nghiệp với mức độ đáp ứng của phần mềm, tiến hành nâng cấp, yêu cầu điều chỉnh phần mềm. Đối với doanh nghiệp cài đặt mới phần mềm kế toán, nên đƣa ra những yêu cầu cụ thể cần có khi xử lý cơng việc, phải chuẩn bị các tài liệu kế tốn, các mẫu biểu thiết kế và các thơng tin chi tiết về hệ thống cũng nhƣ các chính sách kế tốn để trao đổi với nhà cung cấp trƣớc khi lựa chọn phần mềm. Cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, doanh nghiệp cần đầu tƣ vào việc đào tạo những ngƣời làm cơng tác kế tốn sao họ có thể sử dụng thành thạo các trang thiết bị, phần mềm kế toán, đảm bảo sự vận dụng là hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác đối với cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp.
3.2.2.2 Đảm bảo an tồn số liệu và tính bảo mật
Lƣu trữ và cập nhật số liệu thƣờng xuyên để tránh mất mát số liệu. Có hệ thống sao lƣu dự phòng.
Khi tiến hành sử dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp cần phân quyền truy cập căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của từng kế toán viên nhằm kiểm sốt đƣợc đối tƣợng sử dụng, an tồn dữ liệu, thông tin.
Hệ thống bảo vệ, tƣờng lửa phải đƣợc thiết lập tránh hacker xâm nhập vào hệ thống máy chủ của công ty để lấy dữ liệu.
3.2.3 Tổ chức khoa học quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Để cung cấp thông tin trung thực, chính xác và kịp thời, kế tốn phải thu thập đầy đủ các dữ liệu và phản ánh các đối tƣợng kế tốn. Quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin muốn đạt hiệu quả thì trƣớc hết doanh nghiệp cần xác định đầy đủ các đối tƣợng kế toán, các đối tƣợng quản lý chi tiết có liên quan và những dữ liệu thu thập của các đối tƣợng đó. Dựa vào cơ sở các u cầu thơng tin mà kế tốn phải cung cấp và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để xác định đối tƣợng kế toán. Việc xác định đối tƣợng kế toán là cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán cũng nhƣ vận dụng các phƣơng pháp kế tốn thích hợp trong q trình vận hành hệ thống kế tốn.
3.2.3.1 Hồn thiện chứng từ kế tốn
Chứng từ kế toán là nguồn thơng tin ban đầu đƣợc kế tốn sử dụng để lập ra những thơng tin có tính tổng hợp và hữu ích. chứng từ càng chi tiết, càng cụ thể sẽ giúp việc tập hợp số liệu kế tốn chi tiết cho từng đối tƣợng đƣợc chính xác hơn, từ đó giúp cơng việc xử lý thơng tin và lập báo cáo nhanh chóng và hiệu quả hơn. Các doanh nghiệp sản xuất nơng nghiệp có những đặc thù sản xuất riêng đƣợc trình bày trong chƣơng 1, sản phẩm có thể tiêu thụ ngay sau khi sản xuất, thời gian lƣu kho ngắn, có thể phục vụ cho cơng nghiệp chế biến. Chính vì vậy, bên cạnh các chứng từ bắt buộc thực hiện theo quy định, doanh nghiệp nên cụ thể hoá và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ đã đƣợc quy định để phục vụ cho việc thu thập thông tin quản trị nội bộ. Khi xây dựng chứng từ cần đảm bảo các yêu cầu sau để chứng từ khơng chỉ phục vụ cho mục đích kế tài chính mà cịn cho mục đích kế tốn quản trị:
- Chứng từ phải đƣợc phân loại, chi tiết cho từng hoạt động, từng bộ phận liên quan, từng trung tâm trách nhiệm quản lý
- Chứng từ phải đảm bảo tính so sánh, đối chiếu giữa thực tế phát sinh và định mức thực hiện,
- Có quy định cụ thể việc lập chứng từ và thời điểm lập chứng từ cho từng bộ phận cụ thể.
Đối với hàng hố là nơng sản, hải sản, thuỷ sản của ngƣời sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra, hàng hố từ các hộ gia đình, cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp nên chú ý lập bộ hồ sơ sau theo khoản 2.4 điều 6 Thông tƣ 78/2014/TT-BTC để tránh trƣờng hợp loại bỏ chi phí thực tế phát sinh:
- Hợp đồng mua bán
- Chứng từ thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản - Biên bản bàn giao hàng hoá
- Bảng kê hàng hố dịch vụ mua vào khơng có hố đơn mẫu 01/TNDN. Ở cột 9 – Ghi chú trong mẫu, doanh nghiệp nên hƣớng dẫn ngƣời lập bảng kê ghi rõ bộ phận sử dụng làm cơ sơ cho việc tập hợp chi phí chi tiết để tính giá thành sản phẩm.
Xây dựng quy trình ln chuyển chứng từ là việc làm cần thiết để đảm bảo tính kịp thời của việc ghi chép sổ kế tốn. Việc xây dựng quy trình ln chuyển chứng từ giúp chứng từ vận động qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý, tránh tình trạng trùng lắp, bỏ sót hoặc luân chuyển lịng vịng. Doanh nghiệp lập bản mơ tả quy trình các bƣớc cần thực hiện, trình bày đơn giản dễ hiểu để việc thực hiện đƣợc dễ dàng. Doanh nghiệp xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ qua các bƣớc sau:
1. Xác định hoạt động và bộ phận liên quan: căn cứ theo mỗi chu trình kinh doanh, doanh nghiệp xác định những hoạt động diễn ra trong mỗi chu trình, các bộ phận chức năng có liên quan đến những hoạt động kể trên.
2. Xác định đối tƣợng kế toán liên quan: Hàng hoá, nợ phải thu, nợ phải trả, doanh thu, giá vốn, thuế phải nộp, …
3. Liệt kê danh mục chứng từ cần sử dụng: tên chứng từ, nội dung dữ liệu thu thập, nơi lập, nơi xét duyệt, mục đích sử dụng.
4. Xây dựng quy trình luân chuyển: xác định trình tự chứng từ theo chu trình hoạt động kể trên, yêu cầu thời gian luân chuyển ở mỗi bộ phận.
5. Cụ thể hoá bằng lƣu đồ và hƣớng dẫn: bao gồm nội dung xử lý, trình tự xử lý, phƣơng thức xử lý, nội dung và phƣơng thức mang dữ liệu, bộ phận chức năng thực hiện, nơi lƣu trữ.
3.2.3.2 Doanh nghiệp vừa nên xây dựng tài khoản kế tốn theo hƣớng đảm bảo tích hợp đƣợc hệ thống kế tốn tài chính và kế tốn quản trị tích hợp đƣợc hệ thống kế tốn tài chính và kế toán quản trị
Doanh nghiệp nên xây dựng tài khoản kế toán theo hƣớng đảm bảo tích hợp đƣợc hệ thống kế tốn tài chính và kế toán quản trị trên cơ sở tuân thủ hệ thống tài khoản kế tốn theo quyết định của Bộ tài chính. Hệ thống tài khoản kế tốn đƣợc xây dựng trên nguyên tắc có khả năng tổng hợp và phân loại thơng tin, có khả năng áp dụng trên máy vi tính. Nhà quản lý doanh nghiệp cần tiên liệu và dự đoán tƣơng lai sẽ cần đến dữ liệu chi tiết mức nào, từ đó xây dựng hệ thống tài khoản phù hợp với mục tiêu quản lý của doanh nghiệp nhƣ chi tiết khoản mục phí, chi tiết vụ việc, chi tiết đến từng khách hàng, nhóm khách hàng, nhóm vật tƣ,… Đồng thời, tổ chức kết hợp giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị theo từng phần hành kế toán, kế toán viên làm phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị của phần hành đó; kế tốn trƣởng sẽ thực hiện nội dung quản trị chung để tổng hợp, lập và phân tích báo cáo kế tốn quản trị.
Song song với việc xây dựng tài khoản kế toán, nhà quản lý doanh nghiệp nên coi trọng việc xây dựng, khai thác hệ thống báo cáo nội bộ và thấy đƣợc ý nghĩa của báo cáo kế toán quản trị trên các mặt: cung cấp số liệu để phân tích thƣờng xuyên tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế theo từng mặt cụ thể, cung cấp thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch, dự toán cũng nhƣ đánh giá lựa chọn phƣơng án sản xuất tối ƣu. Báo cáo quản trị bao gồm các báo cáo tình hình thực hiện và báo cáo phân tích nhƣ: báo cáo về dự tốn doanh thu (theo khu vực, theo sản phẩm), dự toán giá vốn hàng bán, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn nhân cơng, dự tốn tồn kho, dự tốn chi phí, dự tốn tiền,…
Các báo cáo nội bộ - báo cáo quản trị khi đƣợc lập cần đảm bảo các yêu cầu sau: một là các chỉ tiêu phản ánh trong báo cáo nội bộ phải thống nhất với các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, các chỉ tiêu kế hoạch, dự tốn và phƣơng pháp tính để đảm bảo tính có thể so sánh đƣợc, điều này đƣợc đảm bảo thông qua sự thống nhất trong nội dung lập và phƣơng pháp lập, cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. Hai là, số liệu của các chỉ tiêu có liên quan phản ánh trên các báo cáo nội bộ phải thống nhất, đầy đủ, chính xác và trung thực. Ba là, xây dựng mẫu biểu phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, đơn giản, thuận tiện cho ngƣời sử dụng các báo cáo nội bộ này.
* Ví dụ xây dựng hệ thống tài khoản chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
sản xuất nơng nghiệp:
- Hệ thống tài khoản chi phí sản xuất phân loại theo biến phí và định phí: Mã tài khoản – mã loại chi phí – mã sản phẩm – mã phân xƣởng
Trong đó:
+ Mã tài khoản thể hiện tên loại chi phí (621, 622, 627) + Mã loại chi phí đƣợc ký hiệu 1 – Biến phí, 2 – Định phí
+ Mã sản phẩm có thể đƣợc ký hiệu bằng chữ hoặc bằng số (sản phẩm A – ký hiệu A hoặc 01)
+ Mã phân xƣởng có thể đƣợc ký hiệu bằng chữ hoặc bằng số (phân xƣởng X – ký hiệu là X hoặc X1).
Chi phí NVLTT và chi phí NCTT là biến phí nên khơng cần mã hố, chỉ cần mã hố cho chi phí sản xuất chung (621AX: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm A tại phân xƣởng X, 622AX: chi phí nhân cơng trực tiếp cho sản phẩm A tại phân xƣởng X, 6271AX: biến phí chi phí sản xuất chung cho sản phẩm A tại phân xƣởng X,…)
- Hệ thống tài khoản chi phí sản xuất phân loại theo chi tiết chi phí sản xuất chung
Mã tài khoản – mã loại tài khoản – mã sản phẩm – mã phân xƣởng Trong đó:
+ Mã tài khoản thể hiện tên loại chi phí (621, 622, 627)
+ Mã loại chi phí đƣợc ký hiệu 1 – chi phí nhân viên phân xƣởng, 2 – chi phí vật liệu, 3 – chi phí dụng cụ sản xuất, 4 – chi phí khấu hao tài sản cố định, 5 – chi phí dịch vụ mua ngồi, 6 – chi phí khác bằng tiền
+ Mã sản phẩm có thể đƣợc ký hiệu bằng chữ hoặc bằng số (sản phẩm A – ký hiệu A hoặc 01)
+ Mã phân xƣởng có thể đƣợc ký hiệu bằng chữ hoặc bằng số (phân xƣởng X –