2.1.4.6 .Đánh giá chung về cơ cấu nguồn nhân lực
2.2. Phân tích thực trạng quản trị nguồn nhân lực của Cơng ty
2.2.2.3. Thực trạng cơng tác tuyển dụng, bố trí, đề bạt nhân viên
ở những vị trí cần bổ khuyết lổ hổng về nhân lực của cơng ty, gây nên tình trạng
thừa người khơng đủ trình độ và năng lực cần thiết nhưng lại thiếu người cĩ đủ trình
độ năng lực làm việc.
- Ba là, việc khơng xây dựng các bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn cơng việc cụ thể từng vị trí tại cơng ty, khĩ tạo ra cơ sở khoa học để đánh giá khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, đề bạt,… nhân viên. Do đĩ, việc đánh giá nhân viên chỉ
mang tính chất cảm tính và khơng cơng bằng.
2.2.2.3. Thực trạng cơng tác tuyển dụng, bố trí, đề bạt nhân viên Tuyển dụng: Tuyển dụng:
Khi cĩ nhu cầu tuyển dụng, Giám đốc cơng ty sẽ tìm hiểu tình hình thực tế tại bộ phận cần tuyển người. Với Cơng ty khi cĩ sự điều động nhân sự, thăng chức,
bổ sung số nghĩ việc, tuyển mới để tăng quy mơ hoạt động,… cơng ty chú trọng nguồn bên trong và bên ngồi và do Giám đốc cơng ty cân nhắc quyết định.
Bảng 2.6- Nguồn nhân lực của Cơng ty giai đoạn 2008-2013
Năm 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Tổng lao động 63 77 84 96 109 112
- Lao động gián tiếp 16 19 20 24 25 25
- Lao động trực tiếp 47 58 64 72 84 87
Số nghỉ việc 1 0 2 0 0
Tuyển mới 15 7 14 13 3
Số tăng thêm 14 7 12 13 3
Nguồn: Nội bộ- Phịng kế tốn Cơng ty TNHH XNK Vinh Sâm (03/2014)
Việc tuyển dụng dựa trên các tiêu chuẩn sau:
- Tùy theo từng vị trí cơng việc, địi hỏi ứng viên đã tốt nghiệp: Đại học, Cao
đẵng, Trung cấp, CNKT,… trở lên đúng hoặc gần với chuyên ngành cần tuyển;
- Cĩ khả năng nắm bắt cơng việc nhanh, chăm chỉ, ham học hỏi, chịu đựng áp lực cơng việc, cĩ kỹ năng làm việc độc lập và theo nhĩm.
- Cĩ tư cách đạo đức tốt, trung thực, biết nhẫn nại, khiêm tốn, hịa đồng với mọi người, cĩ tinh thần trách nhiệm cao và ý thức chấp hành kỷ luật tốt;
- Cĩ sức khỏe tốt, mong muốn làm việc lâu dài cho cơng ty; - Trình độ ngoại ngữ: Theo yêu cầu cơng việc cụ thể; - Trình độ tin học: Theo yêu cầu cơng việc cụ thể.
Do chưa thực hiện được việc phân tích cơng việc để lập bản mơ tả cơng việc
và bản tiêu chuẩn cơng việc cho các chức danh cơng ty, nên dẫn đến tình trạng nhân sự mới dù đáp ứng được một số yêu cầu về bằng cấp, trình độ chuyên mơn và kinh nghiệm nhưng phải mất một thời gian dài để quen với cơng việc.
Để bổ sung nguồn nhân lực khi cĩ sự đề bạt, thuyên chuyển cơng việc, nghỉ
việc, mở rộng quy mơ sản xuất kinh doanh, cơng ty chú trọng nguồn nội bộ và nguồn bên ngồi.
Nguồn nội bộ tại cơng ty: Áp dụng chủ yếu cho các chức danh cán bộ quản lý các bộ phận, các cán bộ chủ chốt tại Cơng ty, Giám đốc cơng ty tiến hành rà sĩat khả năng của các cán bộ được dự kiến, động viên thỏa thuận và ra quyết định bổ
nhiệm hoặc điều động, bố trí cơng việc. Trường hợp khơng cĩ người mới quyết định tuyển bên ngồi.
Nguồn tuyển dụng bên ngồi: Áp dụng chủ yếu cho chức danh các nhân viên thừa hành. Để đáp ứng cho nhu cầu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Cơng ty thơng báo trên truyền hình và báo địa phương để ứng viên biết và nộp đơn, ngồi ra cơng ty cịn phối hợp với các trường đào tạo nghề tại khu vực để tuyển nhân viên
kỹ thuật và cơng nhân kỹ thuật.
Bảng 2.7- Các hình thức tuyển dụng ứng viên từ nguồn bên ngồi
Hình thức tuyển dụng 2009 2010 2011 2012 2013 Người Tỷ lệ (%) Người Tỷ lệ (%) Người Tỷ lệ (%) Người Tỷ lệ (%) Người Tỷ lệ (%) Quảng cáo
tivi, báo đài
7 46,66 5 71,43 6 42,86 7 53,84 2 66,67 Nhân viên cơng ty giới thiệu 4 26,67 2 28,57 3 21,43 3 23,08 1 33,33 Từ các trường 4 26,67 0 0,00 5 35,71 3 23,08 0 0,00 Tổng cộng 15 100 7 100 14 100 13 100 3 100
Nguồn: Nội bộ- Phịng kế tốn Cơng ty TNHH XNK Vinh Sâm (03/2014)
Về chất lượng lao động tuyển dụng: Các cán bộ chủ chốt từ doanh nghiệp tư
nhân chuyển sang chưa cĩ kinh nghiệm làm việc trong mơ hình cơng ty, chưa cĩ năng lực và kiến thức vững vàng trong việc hoạch định, một số tuyển mới khi thành
lập doanh nghiệp. Đa số các lao động khi mới được tuyển dụng đều cĩ tuổi đời cịn trẻ, kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu cịn thiếu, chỉ quen với việc thực hiện nhiệm vụ tác nghiệp. Do đĩ chất lượng tuyển dụng chưa đạt yêu cầu, hụt hẫng đội
ngũ quản lý cĩ khả năng hoạch định chiến lược, xây dựng hệ thống quản lý, cán bộ nghiệp vụ chuyên mơn cĩ kinh nghiệm và kiến thức vững vàng.
Đối với quá trình tuyển dụng, Cơng ty thực hiện theo quy trình sau:
Hình 2.2- Sơ đồ quy trình tuyển dụng tại cơng ty TNHH XNK Vinh Sâm.
Nguồn: Nội bộ- Phịng kế tốn Cơng ty TNHH XNK Vinh Sâm (03/2014)
Đưa ra yêu cầu tuyển dụng Thơng báo tuyển dụng Thu nhận và
sơ loại hồ sơ
tuyển dụng Tổ chức kiểm tra và phỏng vấn Ra quyết định thử việc và tuyển dụng
- Đưa ra yêu cầu tuyển dụng: Giám đốc cơng ty sau khi thơng qua đề xuất
của các bộ phận, trực tiếp hoặc cần thiết tham khảo cán bộ quản lý cĩ liên quan để trực tiếp đưa ra yêu cầu tuyển dụng.
- Thơng báo tuyển dụng: Cán bộ quản lý hợp đồng lao động căn cứ yêu cầu
tuyển dụng lập thơng báo tuyển dụng trình Giám đốc duyệt rồi gởi đài truyền hình,
báo địa phương hoặc cơ quan liên quan đăng thơng tin quảng cáo tuyển dụng. Nội
dung thơng báo tuyển dụng gồm: Các yêu cầu, điều kiện tuyển dụng, hồ sơ, thời hạn
nhận hồ sơ.
Trong các năm qua số tuyển dụng tập trung vào các nguồn sau: Qua các kênh đài báo, cán bộ nhân viên giới thiệu, các trường nghề ở địa phương, từ nguồn luân
chuyển điều động nội bộ cơng ty.
- Thu nhận và sơ loại hồ sơ tuyển dụng: Cán bộ quản lý hợp đồng lao động
cĩ nhiệm vụ tiếp nhận và kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ tuyển dụng, loại những hồ sơ khơng đạt yêu cầu. Về hình thức hồ sơ phải đầy đủ các giấy tờ và bằng cấp theo yêu cầu, Về nội dung hồ sơ phải thể hiện được trình độ chuyên mơn, cũng như kỹ năng, kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thơng qua đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, các bằng cấp và chứng chỉ chuyên mơn liên quan.
- Tổ chức kiểm tra phỏng vấn: Sau khi thu nhận và xử lý sơ tuyển hồ sơ
xin việc. Cán bộ quản lý hợp đồng lao động, lập danh sách kèm hồ sơ gởi Giám đốc
xem xét. Giám đốc rà sốt chốt danh sách phỏng vấn cuối cùng, chốt thời gian,
thơng báo cho cán bộ quản lý hợp đồng lao động mời ứng viến đến dự phỏng vấn.
Giám đốc cơng ty trực tiếp phỏng vấn và quyết định tuyển dụng, khi cần thiết
mời cán bộ cĩ liên quan tham gia, thường:
+ Tìm hiểu những điểm cịn nghi ngờ, chưa rõ trong hồ sơ xin việc; + Tìm hiểu hiểu biết của ứng viên về cơng ty và vị trí tuyển dụng;
+ Khai thác những kinh nghiệm của ứng viên cĩ liên quan đến vị trí tuyển
dụng, q trình đào tạo liên quan trước đĩ và những mối quan tâm đến cơng việc
+ Khi cần thiết, yêu cầu cán bộ cĩ liên quan hỏi kiểm tra kiến thức chuyên
mơn và đưa ra các tình huống yêu cầu ứng viên giải quyết.
- Ra quyết định tuyển dụng: Sau khi kiểm tra phỏng vấn, Giám đốc duyệt danh sách ứng viên được chọn, thơng báo và ra quyết định tuyển các ứng viên được chọn. Trong quyết định cĩ nêu rõ: Chức vụ, nơi làm việc, lương bổng, thời gian thử việc (thường là 3 tháng). Khi cĩ quyết định tuyển dụng, ứng viên tiến hành thử việc
và được hưởng 80% lương của vị trí cơng việc. Ứng viên được trưởng bộ phận giao
việc và đánh giá thử việc và được trưởng bộ phận giới thiệu sơ lược về cơng ty, nội
quy lao động,.. Khi hết thời gian thử việc, nếu được đánh giá đạt yêu cầu, người lao động được ký hợp đồng lao động chính thức được hưởng 100% lương theo vị trí, được tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định.
Nhìn chung cơng tác tuyển dụng của cơng ty thực hiện một cách cơ bản, hầu
như đáp ứng kịp thời về nhu cầu trước mắt cho các vị trí cơng việc tại các bộ phận
của cơng ty, tồn bộ nhân viên tuyển dụng đều qua giai đoạn thử việc, đạt yêu cầu
đều được ký hợp đồng lao động và hưởng các chế độ theo quy định của pháp luật và
cơng ty. Quy trình tuyển dụng của cơng ty tuy chưa được hồn thiện nhưng đã cĩ đầy đủ một số bước cơ bản phục vụ cho cơng tác tuyển dụng.
Bên cạnh đĩ cơng ty chưa quan tâm đến các nội dung cốt lõi quan trọng nhất của thu hút nguồn nhân lực, đĩ là cơng tác hoạch định nguồn nhân lực, cơng tác phân tích cơng việc, dẫn đến thiếu chính sách thu hút nguồn lao động giỏi cĩ chất
lượng cao trên thị trường để bổ sung vào bộ máy để hồn thiện hệ thống quản lý, làm tăng năng lực quản lý, điều hành, duy trì sự phát triển bền vững của cơng ty. Đồng thời Giám đốc cơng ty cịn ơm đồm cơng việc, cơng ty chưa xây dựng hệ
thống tổ chức và quản lý nhân sự bài bản, các khâu đưa ra yêu cầu tuyển dụng, tổ chức kiểm tra và phỏng vấn, ra quyết định tuyển dụng chủ yếu do Giám đốc thực
hiện nên dể quá tải cơng việc, đánh giá nhân sự khơng chính xác và khơng hiệu quả. Cơng ty cũng chưa thực hiện đánh giá hiệu quả hoạt động tuyển dụng. Để cĩ cơ sở đề ra giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tuyển dụng trong thời gian tới, tác giả
đánh giá hiệu quả hoạt động tuyển dụng theo các chỉ số thực hiện cơng việc chủ yếu
(KPI- Key Performance Indicators), gọi tắt là KPI tuyển dụng (Bảng 2.8)
Bảng 2.8- KPI tuyển dụng Chỉ số ĐVT 2009 2010 2011 2012 2013 Chỉ số ĐVT 2009 2010 2011 2012 2013 Tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu/ tổng số hồ sơ nộp % 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 Tỷ lệ ứng viên được tuyển/tổng hồ sơ đạt yêu cầu % 19,23 12,50 20,59 20,31 5,17 Chi phí tuyển dụng bình quân cho một
ứng viên được tuyển.
Đồng/ ứng viên 412.667 582.857 413.571 450.769 890.000 Tỷ lệ ứng viên được ký hợp đồng chính thức/ tổng số nhu cầu tuyển % 100 100 100 100 100 Tỷ lệ nghỉ việc trong nhân viên mới tuyển (trong vịng 1 năm)
% 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Nguồn: Trích phụ lục 7- KPI về tuyển dụng
Nhận xét: Chất lượng hồ sơ xin ứng tuyển các năm đều đạt yêu cầu theo quy
định. Tỷ lệ ứng viên được tuyển so với tổng hồ sơ đạt yêu cầu cĩ năm cĩ sự chênh
lệch lớn là do biến động khơng đều về số hồ sơ nộp và chỉ tiêu tuyển dụng hàng
năm. Các năm con số này đều nhỏ hơn 21%, đặc biệt năm 2013 là 5,17% như vậy Cơng ty cĩ cơ hội lựa chọn ứng viên tốt hơn. Tỷ lệ ứng viên được ký hợp đồng
chính thức so với tổng số nhu cầu tuyển dụng qua các năm đều đạt mức tối đa 100%, như vậy cơng tác tuyển dụng đáp ứng đủ yêu cầu tuyển dụng. Chi phí tuyển
dụng bình quân một ứng viên là ở mức vừa phải và chi phí chủ yếu nằm ở kinh phí
quảng cáo tuyển dụng, tuy hình thức quảng cáo tuyển dụng lại đáp ứng nhanh nhu cầu tuyển dụng đối với cơng ty nhưng khĩ lơi kéo được các cán bộ quản lý giỏi, cán bộ chuyên mơn cĩ trình độ chuyên mơn và kinh nghiệm chuyên sâu mà cơng ty cịn thiếu.
Từ phân tích trên đây cĩ thể đánh giá rằng hoạt động tuyển dụng trong giai
đoạn 2009-2013 đã đáp ứng nhu cầu tuyển dụng.
Qua các năm đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng ty đã tuyển dụng và bố trí được đội ngũ nhân viên thừa hành được đào tạo cơ bản tại các trường nghề hoặc đào tạo qua thực tiển cơng việc sản xuất. Tuy nhiên việc sắp xếp, bố trí, phân
cơng, đề bạt chưa thật sự dựa vào phân tích cơng việc để xác định đúng chức năng,
nhiệm vụ cũng như yêu cầu cơng việc để bố trí đúng chuyên mơn và năng lực cơng tác mà chủ yếu dựa vào thâm niên và kinh nghiệm, việc đề bạt chỉ là điều động sắp
xếp nội bộ, nên xảy ra tình trạng thiếu hụt cán bộ quản lý giỏi và cán bộ chuyên mơn cĩ kinh nghiệm, cĩ tầm nhìn để xây dựng hệ thống quản lý vững mạnh và hồn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Điều này dẫn đến trong cơ cấu tổ chức tại một số bộ phận việc bố trí, phân
cơng vẫn chưa hợp lý, cĩ vị trí cơng việc phịng ban này thừa, cĩ vị trí phịng ban này thiếu, cĩ cơng việc chuyên sâu nhân viên phịng ban này khơng thực hiện được, phải phân cơng nhân viên phịng ban khác thực hiện, trong khi chế độ đãi ngộ như nhau, gây tâm lý ức chế, ảnh hưởng đến động lực của một số nhân viên cĩ nhiệt huyết và tạo sự ỷ lại của một số nhân viên khác khơng chủ động học hỏi vươn lên.
Để tìm hiểu thái độ của người lao động về phân cơng cơng việc, tác giả khảo
sát và nhận kết quả (trích từ phụ lục 06) ở bảng 2.9:
Bảng 2.9- Kết quả khảo sát về sự phân cơng cơng việc.
Stt Các tiêu chí Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn N
1 Cơng việc cho phép Anh/Chị sử dụng tốt các
năng lực cá nhân
3,1364 0,73544 110
2 Cơng việc phù hợp với trình độ chuyên mơn 2,9727 0,65608 110
3 Cơng việc của Anh/Chị cĩ nhiều thách thức 3,0909 0,49854 110
4 Anh/Chị được phân cơng cơng việc hợp lý 3,0636 0,41258 110
Nguồn: Kết quả tự khảo sát và tính tốn của tác giả
Nhận xét: Đối với câu hỏi Cơng việc cho phép Anh/Chị sử dụng tốt các năng
lực cá nhân, mức đánh giá ở mức độ trên trung bình một ít (3,1364), điều này cho thấy cơng ty bố trí sử dụng tốt năng lực CBNV chỉ ở mức tạm được, câu hỏi Cơng việc của Anh/Chị cĩ nhiều thách thức (3,0909) và Anh/Chị được phân cơng cơng
việc hợp lý (3,0636) ở mức trung bình, câu hỏi Cơng việc phù hợp với trình độ chuyên mơn (2,9727) dưới trung bình một ít cũng đã thể hiện phần nào thực trạng đã trình bày ở trên mà tác giả đã nêu qua trao đổi phỏng vấn đối với cán bộ quản lý
và một số cán bộ nhân viên khác, địi hỏi cơng ty phải chú trọng hồn thiện việc phân cơng, bố trí cơng việc trong thời gian tới.
Vấn đề thăng tiến trong cơng việc đặt ra cho các nhân viên là rất thấp, như đã nêu việc đề bạt khơng qua phân tích, đánh giá, theo dõi cĩ hệ thống, mà chủ yếu dựa vào thâm niên và kinh nghiệm, hạn chế cơ hội cho cán bộ trẻ cĩ năng lực hoặc bổ sung cán bộ giỏi từ nguồn bên ngồi.
Kết quả khảo sát thái độ của người lao động về điều kiện, cơ hội thăng tiến (trích từ phụ lục 06) thể hiện ở bảng 2.10:
Bảng 2.10-Kết quả khảo sát về điều kiện, cơ hội thăng tiến.
Stt Các tiêu chí Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn N
1 Anh/Chị hiểu và nắm rõ điều kiện thăng tiến 2,4182 0,62636 110
2 Anh /Chị cĩ nhiều cơ hội thăng tiến trong cơng việc
2,4727 0,71304 110
3 Cơng ty tạo cho Anh/Chị nhiều cơ hội phát triển cá nhân
2,5273 0,71304 110
4 Anh/Chị được khích lệ trong cơng việc 2,4545 0,63998 110
Nguồn: Kết quả tự khảo sát và tính tốn của tác giả
Nhận xét: Đối với câu hỏi Anh/Chị hiểu và nắm rõ điều kiện thăng tiến mức
đánh giá ở mức độ dưới trung bình (2,4182), cho thấy cán bộ nhân viên đánh giá