6. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN
3.2.1.2. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THU HÚT NGUỒN
các chỉ số thực hiện công việc chủ yếu KPI.
Trung tâm IV cần chú trọng và duy trì thường xuyên việc đo lường, đánh giá kết quả quản trị NNL thông qua các chỉ số thực hiện cơng việc chủ yếu (KPI). Ngồi các chỉ số KPI đang sử dụng để đánh giá chức năng thu hút NNL, theo tác giả Trung tâm IV cần sử dụng thêm chỉ số KPI đánh giá chức năng thu hút NNL là:
KPI thời gian đáp ứng nhu cầu tuyển dụng: Là thời gian trung bình từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận cho đến khi nhận được nhân sự.
Chỉ số này vừa ràng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người, thúc đẩy họ trong quá trình thu hút, tìm kiếm và lựa chọn ứng viên, vừa là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch NNL, tránh để xảy ra tình trạng thừa, thiếu NNL.
3.2.2 Nhóm biện pháp hồn thiện chức năng đào tạo và phát triển NNL 3.2.2.1 Đào tạo nguồn nhân lực
Xác định nhu cầu đào tạo
Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo, đảm bảo cho đội ngũ nhân viên đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc hiện tại và trong tương lai, nâng cao hiệu quả đào tạo, trong điều kiện giới hạn về nguồn kinh phí. Việc xác định nhu cầu đào tạo, thiết kế nội dung, chương trình đào tạo phải xuất phát từ chính địi hỏi thực tiễn của công ty và cần được thực hiện theo các bước sau:
Một là, tổ chức kiểm tra, đánh giá về số lượng, chất lượng, trình độ, năng
lực, kết quả thực hiện cơng việc của tồn bộ số lao động hiện có. Trên cơ sở đó đối chiếu với kết quả hoạch định nguồn nhân lực trong dài hạn, các yêu cầu về số lượng, chất lượng nguồn nhân lực trong các năm tới theo mục tiêu, định hướng của Công ty để xác định nhu cầu đào tạo, phát triển nguồn nhân lực của Trung tâm, phù hợp với “Chiến lược nâng cao chất lượng NNL” trong Trung tâm.
Hai là, xác định thứ tự ưu tiên trong đào tạo: Do nguồn lực của Trung tâm
IV có giới hạn nên sau khi tổng hợp nhu cầu đào tạo trong toàn Trung tâm, trước khi lập kế hoạch đào tạo, P. TC - HC cần xem xét, cân nhắc để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong các chương trình đào tạo, theo mức độ quan trọng và khẩn cấp của nhu cầu đào tạo đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Cụ thể:
- Về chương trình đào tạo: Chú trọng các chương trình đào tạo chuyên sâu để
xây dựng đội ngũ chuyên gia giỏi, đào tạo tập trung cho công tác kinh doanh, phát triển NNL cho đội ngũ cán bộ quản lý trong Trung tâm IV như sau:
+ Đào tạo cao học: Trung tâm IV cần có các chính sách khuyến khích, hỗ trợ đội ngũ lao động có trình độ đại học đi học cao học trong và ngoài nước, để đạt mục tiêu phấn đấu đến năm 2020 có trên 15% số cán bộ quản lý và lao động gián tiếp có trình độ từ thạc sỹ trở lên.
+ Đào tạo chuyên sâu cho cả đội ngũ cán bộ chuyên môn và đội ngũ lao động các lĩnh vực ngành nghề mũi nhọn trong Trung tâm IV như kỹ thuật sửa chữa các thiết bị đầu cuối.
+ Đào tạo phát triển NNL đối với đội ngũ cán bộ quản lý: Đối với đội ngũ cán bộ quản lý, Trung tâm IV cần ưu tiên thực hiện chính sách đề bạt, thăng tiến nội bộ, vì thế Trung tâm IV cần chú trọng đặc biệt các chương trình đào tạo, phát triển quản trị của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý đang thực hiện tốt cơng việc hiện tại, có khả năng tiềm tàng phát triển nhưng cần bồi dưỡng, chuẩn bị thêm mới có thể đảm lãnh cương vị trách nhiệm mới.
+ Ngoài ra, đối với số lao động tuyển dụng mới, Trung tâm IV cần thực hiện việc trang bị cho họ các kiến thức về văn hoá doanh nghiệp, giúp nhân viên thật sự hiểu rõ và có cái nhìn thấu đáo hơn về Trung tâm IV mình làm việc; thực hiện các khoá đào tạo ngắn hạn về cơng việc và quy trình làm việc của vị trí mình sắp đảm nhận, giúp họ có thể dễ dàng nắm bắt cơng việc nhanh và làm việc có hiệu quả.
- Về đối tượng đào tạo: Ưu tiên đào tạo với các đối tượng phù hợp với chính
sách phát triển nguồn nhân lực của Trung tâm IV trong dài hạn, những người có kết
quả thực hiện cơng việc tốt, có nhu cầu, có kiến thức và khả năng nhận thức tốt, muốn gắn bó lâu dài với Trung tâm.
Thực hiện quá trình đào tạo
Một là, xác định các hình thức đào tạo theo 2 hình thức đào tạo như sau :
+ Hình thức đào tạo do Trung tâm IV tổ chức: Đây là hình thức đào tạo chủ yếu tại Trung tâm trong các năm qua. Các chương trình đào tạo do Trung tâm IV tổ chức cần tập trung vào các chương trình đào tạo ưu tiên và các đối tượng đào tạo ưu tiên đã nêu trên.
+ Hình thức động viên, khuyến khích nhân viên tự đào tạo: Trung tâm IV cần có chính sách động viên, khuyến khích nhân viên tự học tập nâng cao trình độ bản thân và có cơ hội thăng tiến như sau:
Xác định cụ thể cho đội ngũ nhân viên về định hướng phát triển nguồn nhân lực trong Trung tâm, để việc tự đào tạo thực sự đáp ứng với nhu cầu bổ sung nguồn nhân lực của Trung tâm IV về chuyên ngành, bằng cấp, chứng chỉ.
Chủ động sắp xếp thời gian cho nhân viên có nhu cầu đi học ở các trường
chuyên nghiệp, tu nghiệp nước ngồi. Hỗ trợ kinh phí học tập và ưu tiên bố trí, sắp xếp cơng việc sau học tập đối với các trường hợp đào tạo đúng định hướng Trung tâm, tốt nghiệp khá, giỏi.
Hai là, xác định số lượng người đào tạo và chi phí đào tạo
Qua khảo sát ý kiến các lãnh đạo Trung tâm, trưởng các đơn vị, dự báo nhu cầu NNL Trung tâm IV đến năm 2020 (Bảng 3.1) và kết quả thực hiện công tác đào tạo tại Trung tâm IV trong các năm qua, tác giả đề xuất bảng kế hoạch đào tạo của Trung tâm IV giai đoạn 2015 - 2020, với các chương trình đào tạo ưu tiên như sau:
Bảng 3.1: Kế hoạch đào tạo cho người lao động T
T
Loại
đào tạo Số người/năm 2015 2016 2017 2018 2019 2020 1 Dài
hạn
Số người đào tạo
cao học 45 55 65 75 85 95
2 Ngắn hạn
Đào tạo quản trị
cho cán bộ 40 60 65 70 80 85 Đào tạo các kỹ
năng chuyên sâu 50 55 65 70 80 100 Đào tạo vận hành
thiết bị mới 25 35 50 80 100 110 Tham quan học tập
ngoài nước 15 20 25 35 40 50
- Đào tạo lao động tuyển dụng mới: Xem bảng 3.2 sau:
Tổng kinh phí đào tạo cho người mới tuyển vào triệu đồng cho tất cả các năm từ 2015 - 2020. Qua tham khảo các chuyên gia P. TC – HC Trung tâm, chi phí đào tạo trên là phù hợp và tương đương với chi phí đào tạo ngắn hạn trong các năm 2012 - 2014.
Bảng 3.2: Đề xuất chi phí đào tạo cho lao động tuyển dụng mới Stt Năm 2015 2016 2017 2018 2019 2020
1 Số lượng 34 50 65 74 82 90 2 Tổng kinh phí (triệu
đồng/người) 1.5 1.6 1.8 2.0 2.1 2.3
Ba là, xây dựng quy trình đào tạo: Quá trình đào tạo trong Trung tâm IV cần tuân thủ theo quy trình sau đây: Xem hình 3.2.
Bước Lưu đồ thực hiện Người thực hiện
1
Trong Trung tâm IV Ngoài Trung tâm
2 Trưởng các bộ phận 3 Trưởng các bộ phận 4 Trưởng phòng TC-HC 5 Giám đốc 6 Trưởng phòng TC-HC Ban đào tạo
7
Trưởng phòng TC - HC Ban đào tạo
Trưởng phòng TC-HC Ban đào tạo, các trường, Trung tâm IV đào tạo
8
Trưởng phòng TC- HC Ban đào tạo
Trưởng các bộ phận, học viên
9 Ban đào tạo
Hình 3.2: Sơ đồ quy trình đào tạo đề xuất BĐ
Xác định nhu cầu đào tạo
Phiếu yêu cầu đào tạo
Lập KH đào tạo
Tổ chức đào tạo Xem xét phê duyệt
Lập chương
trình đào tạo Chọn đối tác ký HĐ
Thực hiện Thực hiện Đánh giá sau đào tạo Lưu hồ sơ Đánh giá sau đào tạo
3.2.2.2 . Đánh giá hiệu quả đào tạo
Hiện tại công tác đánh giá hiệu quả sau đào tạo của Trung tâm IV chưa được thực hiện. Việc đánh giá này là đặc biệt cần thiết để biết công tác đào tạo đáp ứng được như thế nào với các mục tiêu đề ra, hiệu quả thu được sau đào tạo có tương xứng với chi phí đầu tư hay khơng, để tránh lãng phí trong đào tạo và đưa ra được các điều chỉnh thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả cho các chương trình đào tạo sau.
Công tác đánh giá sau đào tạo tại Trung tâm IV cần được thực hiện như sau: - Bước 1: Đánh giá kết quả học tập của học viên sau khi kết thúc khóa đào tạo, để biết học viên đã tiếp thu, học hỏi được gì sau khóa đào tạo và chất lượng chương trình đào tạo. Đối với học viên, đánh giá kết quả học tập thông qua bằng cấp, chứng chỉ hoặc bài kiểm tra kết thúc khoá học. Đối với chương trình đào tạo, thực hiện đánh giá qua kết quả học tập của học viên và phiếu điều tra về đánh giá của học viên đối với chương trình đào tạo với các tiêu chí: Chất lượng khóa đào tạo, cách thức tổ chức khóa học có ý nghĩa thực tiễn của chương trình đào tạo đối với công việc của học viên, chất lượng giảng viên, thời gian, địa điểm, tài liệu học tập. bằng cách cho điểm từng tiêu chí, kém 1 điểm, yếu 2 điểm, trung bình 3 điểm, khá 4 điểm, tốt 5 điểm.
- Bước 2: Đánh giá kết quả thực hiện công việc của học viên sau khi thực hiện các chương trình đào tạo. Sau thời gian đào tạo từ 2 - 3 tháng, tuỳ chương trình đào tạo, đối tượng được cử đi đào tạo phải lập báo cáo về số lượng, chất lượng công việc thực hiện được sau đào tạo so với trước khi đào tạo. Báo cáo phải được xác nhận của Trưởng bộ phận trực tiếp và gửi về P. TC – HC để tổng hợp, đánh giá về hiệu quả chương trình đào tạo trong thực tế. Nếu nhận thấy việc đào tạo không đạt được tiến bộ trong công việc, P. TC – HC kết hợp với Trưởng bộ phận của người được đào tạo phải tìm các nguyên nhân để khắc phục: Nội dung đào tạo không đạt chất lượng, người được đào tạo khơng tiếp thu tốt trong q trình đào tạo, hay bố trí cơng việc khơng phù hợp với khả năng, kiến thức được đào tạo,... để cải tiến chương trình đào tạo.
- Bước 3: Đánh giá định lượng hiệu quả đào tạo thông qua việc so sánh, phân tích tổng hợp chi phí và tổng lợi ích do đào tạo mang lại. Do việc lượng hố các lợi ích bằng tiền do đào tạo mang lại là việc rất khó, nhất là đối với các khoá đào tạo và nâng cao năng lực quản trị. Trung tâm IV cần thực hiện đánh giá về hiệu quả đào tạo thông qua việc so sánh giữa trước và sau khi đào tạo các tiêu chí cụ thể: Năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, doanh thu, lợi nhuận, mức độ hài lòng của khách hàng,...
3.2.2.3. Đánh giá kết quả thực hiện chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thông qua các chỉ số thực hiện công việc chủ yếu KPI thông qua các chỉ số thực hiện công việc chủ yếu KPI
Ngoài các chỉ số KPI đang sử dụng để đánh giá chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, tác giả đề xuất sử dụng thêm chỉ số KPI đánh giá hiệu quả đào tạo trong Trung tâm IV như sau: KPI kết quả đào tạo = Tỷ lệ nhân viên áp dụng được kiến thức đã đào tạo/ tổng số nhân viên được đào tạo.
Tỷ lệ này cho biết trong số những nhân viên đã được đào tạo có bao nhiêu người làm công việc đúng với nội dung được đào tạo, đồng thời trong báo cáo đánh giá kết quả đào tạo, cần biết nhân viên đã ứng dụng đào tạo như thế nào vào công việc. Điều này cho phép đánh giá được việc đào tạo đã hợp lý chưa về số lượng, đối tượng đào tạo, để có thể điều chỉnh hoạt động đào tạo một cách hợp lý, hiệu quả.
3.2.3. Giải pháp hồn thiện chức năng duy trì nguồn nhân lực
3.2.3.1 Hoàn thiện đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên
Căn cứ vào kết quả khảo sát ở Chương 2, tác giả đề xuất giải pháp với Trung tâm:
- Thực hiện chế độ dân chủ trong đánh giá cán bộ, cho phép nhân viên phản hồi và đối thoại với lãnh đạo trực tiếp trong việc xác định kết quả đánh giá.
- Sử dụng phương pháp đánh giá mức thang điểm dựa trên đặc tính liên quan đến công việc và liên quan đến cá nhân, tác giả đề xuất 18 tiêu chuẩn đánh giá nhân
viên theo bảng 3.3.
Bảng 3.3: Tiêu chuẩn đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên
STT Tiêu chuẩn đánh giá
Điểm
Nhận xét Nhân viên tự đánh giá Cấp trên trực tiếp đánh giá
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 Khối lượng công việc X X
2 Chất lượng công việc X X
3 Tính đáng tin cậy X X 4 Sáng kiến X X 5 Tính thích nghi X X 6 Tính phối hợp X X 7 Tham vọng X X 8 Cá tính X X 9 Sức khỏe đảm bảo X X 10 Trung thành X X 11 Sở thích X X 12 Nhân cách X X 13 Dám nhận trách nhiệm X X 14 Chuyên cần X X 15 Cẩn thận, chính xác X X 16 Hợp tác, phối hợp X X 17 Thông minh X X
18 Tinh thần tiết kiệm X X Tổng số điểm 2 12 5 4 14
Mỗi tiêu chuẩn được đánh giá với mức độ quan trọng từ thấp đến cao và chia thành 5 mức độ: yếu kém, trung bình, khá, tốt và xuất sắc. Số điểm cho tương ứng với mỗi mức độ là:
- Xuất sắc: 5 điểm, đạt được thành tích nổi bật, vượt yêu cầu công việc, được đánh giá cao.
- Tốt: 4 điểm, đáp ứng yêu cầu công việc của cấp trên. - Khá: 3 điểm, đáp ứng yêu cầu công việc của cấp trên.
- Trung bình: 2 điểm, hồn thành cơng việc ở mức u cầu tối thiểu.
- Yếu kém: 1 điểm, không đáp ứng được yêu cầu công việc.
- Tổng số điểm tối đa cho 18 tiêu chuẩn là 100 điểm, trong đó 2 yếu tố đầu tiên quan trọng nhất được tính hệ số 2. Kết quả đánh giá nhằm xác định hệ số hồn thành cơng việc cho mỗi nhân viên như sau:
Bảng 3.4: Bảng tiêu chuẩn xếp loại nhân viên Điểm Xếp loại Hệ số Điểm Xếp loại Hệ số Từ 95-100 Xuất sắc 1.2 Từ 85-94 Hoàn thành tốt 1.0 Từ 75-84 Hoàn thành 0.9 Từ 60-74 Trung bình 0.8 Dưới 60 Yếu kém 0.7
Trong đó, cột hệ số làm cơ sở cho việc trả lương, thưởng theo tình hình phân bổ quỹ lương thực tế tại Trung tâm.
Trên thực tế, kết quả đánh giá hồn thành cơng việc của nhân viên phụ thuộc chủ yếu vào sự cảm nhận chủ quan của người lãnh đạo trực tiếp, do đó việc trả lương cho nhân viên có cơng bằng hay không phụ thuộc và sự công tâm của người lãnh đạo.
Bảng tiêu chuẩn đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên cũng giúp cho lãnh đạo nắm được suy nghĩ, nhận thức của nhân viên về công việc thông qua phần tự đánh giá của bản thân họ. Từ đó, lãnh đạo có định hướng tốt trong việc xử lý mối quan hệ với nhân viên.
Cần tham khảo ý kiến của tất cả các nhân viên trong Trung tâm IV trước