CHƢƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ DỊCH VỤ THẨM ĐỊNH GIÁ TẠI SIAC
3.2.4 Nhóm giải pháp cho yếu tố Đáp ứng
(1) Cải tiến thủ tục và quy trình sử dụng dịch vụ
Nhiều khách hàng SIAC hiện tại vẫn phàn nàn về thủ tục giấy tờ còn rƣờm rà dẫn đến thời gian tiến hành thẩm định thực tế và do đó là thời gian cung cấp chứng thƣ cho khách hàng chậm. Do vậy, cần đơn giản hóa thủ tục, tự động hóa thao tác thực hiện để giảm thiểu thời gian giao dịch của khách hàng. Đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các giao dịch để tạo lịng tin nơi khách hàng. Xây dựng quy trình xử lý nghiệp vụ nhất qn, thơng suốt giữa các phịng nghiệp vụ để rút ngắn thời gian chờ đợi của khách
hàng.
Việc cải tiến theo hƣớng đơn giản hóa thủ tục và chứng từ nhằm mục đích tạo thuận lợi cho khách hàng trong giao dịch, đồng thời góp phần vào nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các SIAC, chẳng hạn nhƣ: Có thể thực hiện đánh giá sơ bộ cho khách hàng về giá trị của tài sản cần thẩm định, đối với các khách hàng thƣờng xuyên có thể thẩm định thực tế trƣớc sau đó bổ sung các giấy tờ cần thiết để đảm bảo thời gian, …
Từ quy trình xử lý thống nhất, các giấy tờ đơn giản nhƣng vẫn đảm bảo tính pháp lý sẽ giúp tốc độ xử lý nhanh và thủ tục giao dịch đơn giản, gọn nhẹ sẽ tạo tâm lý thoải mái và cũng cố niềm tin của khách hàng. Do vậy, SIAC có thể rà sốt lại các quy định còn bất cập, thủ tục mang tính hành chính cịn rƣờm rà để kịp thời điều chỉnh, đồng thời hiện đại hóa quy trình nghiệp vụ nội bộ, xây dựng tiêu chuẩn dịch vụ phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế, đƣa việc quản lý chất lƣợng trở thành công việc thƣờng xuyên.
(2) Chú trọng đến các tài liệu giới thiệu về dịch vụ của SIAC
Những tài liệu giới thiệu về dịch vụ SIAC là một kênh rất quan trọng trong việc cung cấp thơng tin đến khách hàng. Vì vậy cần chú ý đến hình thức, nội dung của các tài liệu nhƣ tờ rơi, sổ tay thông tin, website của SIAC. Cách cung cấp thông tin đến khách hàng cũng cần đƣợc mở rộng ngoài việc giới thiệu tờ rơi tại các quầy giao dịch thì gởi tặng thêm sổ tay thông tin tới khách hàng. Các tài liệu phải đƣợc in ấn rõ ràng, tóm tắt đầy đủ các thơng tin về sản phẩm dịch vụ SIAC hiện cung cấp và có hình thức đẹp. Tài liệu phải ln đƣợc cập nhật.