3.2 .Xây dựng kế tốn trách nhiệm tại cơng ty
3.2.3 .Hồn thiện dự tốn ngân sách cho từng trung tâm trách nhiệm
Lập dự tốn là cơng việc quan trọng trong việc đánh giá trách nhiệm quản lý bộ phận. Dự toán của từng trung tâm là căn cứ để nhà quản lý các cấp có thể kiểm sốt được hoạt động của từng bộ phận và có những biện pháp xử lý kịp thời nhằm đảm bảo việc thực hiện kế hoạch của bộ phận.
Quá trình lập dự toán được lập từ thấp đến cao, từ cấp cơ sở đến cấp tổng cơng ty, qua đó khuyến khích, kiểm tra, động viên nhà quản lý bộ phận trong quá trình hoạt động và đạt được sự thống nhất trong số liệu báo cáo.
Căn cứ vào các trung tâm trách nhiệm thiết lập trên, đặc điểm kinh doanh của Tổng công ty xây dựng số 1, hệ thống dự toán được thiết lập như sau:
3.2.3.1. Hoàn thiện dự tốn ngân sách cho trung tâm chi phí.
Mục tiêu của đánh giá trách nhiệm tại trung tâm chi phí là tối thiểu hố chi phí cho cơng ty. Để làm được việc đó, nhà quản lý bộ phận cần xây dựng và ban hành đầy đủ các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhân công, máy và hệ thống dự tốn chi phí cho các bộ phận riêng biệt như bộ phận thi công, bộ phận văn phịng nhằm kiểm sốt chi phí và phát hiện các yếu tố dẫn đến biến động.
Tổng công ty xây dựng số 1 hoạt động trong rất nhiều ngành nghề, tuy nhiên về căn bản, hoạt động phát sinh doanh thu chi phí chỉ gói gọn trong các hoạt động sau:
- Tư vấn thiết kế
- Khai khoáng, sản xuất vật liệu xây dựng
3.2.3.1.1. Dự tốn chi phí cho hoạt động xây lắp.
Các trung tâm chi phí trong hoạt động này là các tổ, đội thi cơng trực tiếp. Vì vậy, đây là những trung tâm chi phí định mức, nhà quản lý cần xây dựng những báo cáo sau:
Định mức công việc: việc xây dựng định mức này tương tự với hướng dẫn quản lý chi phí xây dựng tại Thông tư 04-2010/TT-BXD, ngồi ra cơng ty có thể tham khảo các bộ định mức đã được ban hành. Tuy nhiên, khuyến khích cơng ty xây dựng định mức cho riêng mình bằng phương pháp thực nghiệm, thống kê trong quá khứ vì đối với điều kiện thi công khác nhau, yêu cầu kỹ thuật khác nhau sẽ dẫn đến những định mức khác nhau, ngồi ra có những cơng việc đặc thù, yêu cầu kỹ thuật đặc biệt khơng có trong bộ định mức.
Dự tốn chi phí của tổ đội thi công xây lắp nên được lập như sau ( lưu ý không bao gồm chi phí chung và lợi nhuận định mức vì đó khơng phải là chi phí thực tế phát sinh tại bộ phận):
Bảng 3.1 bảng chiết tính định mức xây dựng cơng việc.
Mã số Thành phần hao
phí Đơn vị Định
mức Đơn giá Hệ
số Thành tiền
AF.61721 Công tác sản xuất lắp dựng cốt thép bê tông tại chỗ, cốt thép sàn mái, cao <=16 m, đường kính >10 mm tấn a.) Vật liệu 15.531.287,3 A33.2176 Que hàn kg 4,617 18.182, 1, 83.946,3 A24.612 Thép tròn >10mm kg 1.020, 14.909, 1, 15.207.180,
A24.705 Dây thép kg 14,28 16.818, 1, 240.161,
Cộng 15.531.287,3
b.) Nhân công 2.059.771,3
N24.6008 Nhân công 3,5/7 công 10,91 54.819, 1, 598.075,3
Nhân hệ số riêng 598.075,3 3,444 2.059.771,3
c.) Máy thi công 508.318,9
M24.7631 Máy cắt uốn ca 0,32 247.847, 1, 79.311, M24.7646 Máy hàn 23 KW ca 1,123 358.741, 1, 402.866,1 M24.7773 Vận thăng 0,8T ca 0,04 404.371, 1, 16.174,8 M999 Máy khác % 2, 4.983,5 9.967, Cộng 18.099.377,5 Chi phí trực tiếp khác (VL+NC+M) x 2,5% TT 2,5% 452.484,4 Cộng chi phí trực tiếp ( VL+NC+M+TT ) T 18.551.861,9 CHI PHÍ CHUNG ( T x 6,5% ) C 6,5% 1.205.871, THU NHẬP CHỊU THUẾ TÍNH TRƯỚC (T+C) x 5,5% TL 5,5% 1.086.675,3 Chi phí xây dựng trước thuế (T+C+TL) G 20.844.408, THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG ( G x 10% ) GTGT 0,1 2.084.440,8 Chi phí xây dựng sau thuế (G+GTGT) Gxdcpt 22.928.848,8 Chi phí xây dựng lán trại, nhà tạm ( Gxdcpt x 1% ) Gxdnt 0,01 229.288,5 TỔNG CỘNG ( Gxdcpt + Gxdnt ) Gxd 23.158.137,
Như vậy, ta có thể thấy hệ thống định mức trong xây dựng có thể tính được chi tiết đến từng cơng tác một, vì vậy rất dễ dàng trong việc lập dự tốn chi phí cho các tổ đội thi cơng:
Bảng 3.2 Dự tốn chi phí phát sinh cho các tổ đội thi công theo công việc. Đơn vị :
Tháng :
Đơn vị tính:
Hạng mục Khối lượng Đơn giá Thành tiền
Công tác sản xuất lắp dựng cốt thép bê tông tại chỗ, cốt thép sàn mái, cao <=16 m, đường kính >10 mm
1000 tấn 18.099.377,5 18.099.377.500
… Tổng
Bên cạnh đó, dự tốn chi phí cũng nên phân loại chi phí theo chức năng để phù hợp với yêu cầu quản lý:
Bảng 3.3 Dự tốn chi phí phát sinh cho các tổ đội thi công. Đơn vị :
Tháng :
Đơn vị tính:
Chi phí Khối lượng Đơn giá Thành tiền
Vật liệu - Que hàn - Thép trịn Nhân cơng Máy thi công - Máy cắt uốn
- Máy hàn 23KW
Tổng
3.2.3.1.2. Dự tốn chi phí cho hoạt động khai khoáng, sản xuất vật liệu xây dựng.
Đối với trung tâm chi phí này cần lập dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung.
Dự tốn sản xuất: Dựa vào nhu cầu sản xuất trong kỳ, các nhà máy lập báo cáo dự toán sản xuất để xác định số lượng cần sản xuất trong kỳ. (Bảng 3.4 phụ lục 2)
Từ dự toán sản xuất và hệ thống định mức sản xuất, các nhà máy thiết lập dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp (Bảng 3.5 phụ lục 2), dự tốn chi phí nhân công trực tiếp(Bảng 3.6 phụ lục 2), và dự tốn chi phí sản xuất chung (Bảng 3.7 phụ lục 2).
Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được lập dựa vào thông tin sản lượng cần sản xuất và định mức sản xuất. Vì vậy việc xây dựng định mức nguyên vật liệu cho 1 sản phẩm hết sức cần thiết.
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp bao gồm lương nhân viên trực tiếp vận hành, bao gồm cả các khoản trích theo lương. Cũng giống như dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp cũng dựa trên định mức sản xuất, tuy nhiên đối với bậc nhân cơng khác nhau sẽ có đơn giá khác nhau ( ví dụ thợ bậc 3 sẽ có lương thấp hơn thợ bậc 4), nhà quản lý cần chú ý trong việc điều động, nâng cao chất lượng nhân viên để đạt được mục tiêu tối thiểu hố chi phí mà vẫn giữ được chất lượng sản phẩm.
Dự tốn chi phí sản xuất chung bao gồm biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung. Cần tách biệt 2 khoản chi phí này vì biến động biến phí sản xuất chung sẽ cung cấp thơng tin cho việc đánh giá trách nhiệm quản lý.
3.2.3.1.3. Dự tốn chi phí cho khối văn phịng, bộ phận tư vấn.
Đối với đội ngũ tư vấn, Tổng cơng ty cần lập dự tốn riêng cho từng dự án, việc xây dựng định mức chi phí cần dựa trên thoả thuận với nhân viên chứ không nên sử dụng định mức của nhà nước (bảng 3.8 phụ lục 2).
Ngoài ra dự tốn chi phí bán hàng (bảng 3.9 phụ lục 2) và dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp (bảng 3.10 phụ lục 2) cũng cần được lập với mục tiêu kiểm
3.2.3.2. Hồn thiện dự tốn ngân sách cho trung tâm lợi nhuận.
Dự toán cho trung tâm lợi nhuận có thể được lập từ dự tốn doanh thu (bảng 3.11 phụ lục 2) và dự tốn chi phí.
Dự tốn của trung tâm lợi nhuận được lập cho từng trung tâm trách nhiệm và được thiết kế theo từng cơng trình. Chịu trách nhiệm chính về các báo cáo này là giám đốc các công ty con. Căn cứ vào các cơng trình trúng thầu, khối lượng dự kiến các cơng trình, hạng mục cơng trình mà các đội thi cơng, xí nghiệp trong công ty đảm nhận, nhà quản lý lập dự tốn lợi nhuận bao gồm những doanh thu, chi phí có thể kiểm sốt. Với đặc thù ngành xây dựng, nơi mà doanh thu được xác định theo hợp đồng trong khi chi phí được xây dựng dựa trên nền tảng hệ thống định mức, toàn bộ doanh thu và chi phí phát sinh từ hoạt động thi cơng xây lắp đều có thể kiểm sốt được.
Ngoài ra, kiểm sốt chất lượng cơng trình như kiểm sốt các đội thi công tuân thủ đúng thiết kế; kiểm soát tiến độ thực hiện cũng cần được lưu ý. Báo cáo dự toán trung tâm lợi nhuận được lập theo hình thức số dư đảm phí. Mẫu báo cáo dự toán trung tâm lợi nhuận được thiết kế như sau:
Bảng 3.12 Dự toán của trung tâm lợi nhuận Đơn vị : Tháng : Đơn vị tính: TT CHỈ TIÊU CƠNG TRÌNH/SẢN PHẨM Tồn cơng ty A B C …
1 Doanh thu thuần
2 Biến phí sản xuất - Sản xuất - Bán hàng - QLDN 3 Số dư đảm phí 4 Định phí 5 Số dư bộ phận
6 Chi phí (định phí) quản lý chung của công ty phân bổ 7 Lợi nhuận trước thuế
Chỉ tiêu Chi phí (định phí) quản lý chung phân bổ cho các cơng trình là phần định phí mà cơng ty phải chi trả để duy trì hoạt động của bộ máy quản lý công ty như: tiền lương của cán bộ, chi phí khấu hao tài sản cố định văn phịng cơng ty …. Công thức phân bổ như sau:
Chi phí (định phí) quản lý chung phân bổ
cho cơng trình i
=
Tổng chi phí (định phí) quản lý chung
kế hoạch X
Doanh thu thuần kế hoạch của cơng trình i Tổng doanh thu thuần
kế hoạch
Đối với hoạt động tư vấn hoặc sản xuất nguyên vật liệu cũng dùng mẫu tương tự nhưng thay vì theo dõi theo cơng trình thì nên theo dõi theo mặt hàng và cơng trình tư vấn.
3.2.3.3. Hồn thiện dự tốn ngân sách cho trung tâm đầu tư.
Dự toán trung tâm đầu tư được lập tại cấp cao nhất của Tổng công ty. Báo cáo dự toán được lập với mục đích đánh giá hiệu quả hoạt động của các công ty thành viên và hiệu quả của những dự án mà Tổng công ty đầu tư. Chịu trách nhiệm chính về các báo cáo này là Tổng giám đốc. Báo cáo được lập định kỳ hàng năm. Ví dụ báo cáo dự toán của trung tâm đầu tư như sau:
Bảng 3.13 Dự toán của trung tâm đầu tư đối với dự án tự đầu tư Đơn vị :
Tháng :
Đơn vị tính:
TT CHỈ TIÊU DỰ TOÁN
1 Doanh thu thuần
2 Lợi nhuận trước thuế
4 Lợi nhuận sau thuế
5 Vốn đầu tư
6 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) 7 Tỷ suất chi phí vốn
8 Thu nhập giữ lại (RI)
9 EVA
Bảng 3.14 Dự toán của trung tâm đầu tư đối với hoạt động đầu tư vào công ty khác.
Đơn vị : Tháng :
Đơn vị tính:
TT Chỉ tiêu Công ty A Công ty B … Tổng
cộng
1 Vốn đầu tư … …
2 Tỷ lệ vốn góp cổ phần
3 Lợi nhuận chia cổ phần
4 Cổ tức được hưởng (2x3)
5 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (4/1)
3.2.4. Xây dựng báo cáo trách nhiệm cho các trung tâm trách nhiệm.
Với đặc thù của hoạt động xây lắp hiện nay, toàn bộ đơn giá, chi phí phải tuân theo định mức thiết kế. Vì vậy về cơ bản, tồn bộ chi phí nhân cơng, ngun vật liệu trực tiếp, chi phí máy thi cơng đều là biến phí. Ngồi ra các chi phí sản xuất chung khác được tính trên tỷ lệ phần trăm chi phí nên cũng là biến phí.
Trên thực tế, khi các cơng ty xây lắp nhận thầu được cơng trình, cơng ty tổ chức giao khốn cơng trình lại cho các đội thi cơng, do đó các chi phí phát sinh
trong q trình thi cơng cơng trình đều là chi phí có thể kiểm sốt được bởi tổ trưởng, đội trưởng đội thi công.
3.2.4.1. Báo cáo trách nhiệm cho trung tâm chi phí.
Báo cáo trách nhiệm của các tổ đội trực tiếp thi công và của ban quản lý dự án nên được lập như sau:
Bảng 3.15 Báo cáo trách nhiệm tổ đội thi cơng. Đơn vị : Tháng : Đơn vị tính: Cơng trình Khoản mục
Khối lượng Đơn giá Thành tiền
Thực tế toán Dự Chênh lệch Thực tế toán Dự Chênh lệch Thực tế toán Dự Chênh lệch CT 1 NVL NVL có thể KS NVL khơng thể KS NC Có thể KS Khơng thể KS Máy Có thể KS Khơng thể KS Tổng
Trong q trình ban quản lý dự án giao lại cho các tổ đội thi cơng sẽ khơng bao gồm chi phí chung, vì chi phí này chủ yếu là các chi phí phụ, chi phí quản lý, trong q trình đánh giá trách nhiệm bộ phận khơng nên đưa chi phí này vào, lợi nhuận tính trước và thuế cũng vậy. Ngồi ra các chi phí khác như chi phí vật liệu, nhân cơng, máy thi cơng đều là chi phí có thể kiểm sốt được nên tổ trưởng thi cơng chịu trách nhiệm về mọi biến động chi phí phát sinh. Tuy nhiên, nhà quản lý cấp bộ phận không chịu trách nhiệm về các yếu tố mà họ khơng thể kiểm sốt được, ví dụ như lương nhân viên thuộc biên chế cấp trên, giá nguyên vật liệu do cấp trên mua
hay máy thi cơng sử dụng của cấp trên, vì vậy cần phân biệt rõ khoản mục giá nào mà nhà quản lý bộ phận có thể kiểm sốt được, khoản mục nào khơng. Khi đánh giá trách nhiệm bộ phận, trong trường hợp khoản mục mà giá của nó khơng thuộc quyền ra quyết định của nhà quản lý bộ phận, thay vì sử dụng giá thực tế, ta nên sử dụng giá dự toán, khi đó chênh lệch do yếu tố giá bằng khơng. Ngồi ra các bộ phận cũng nên chi tiết ra các khoản chi phí NVL, NC, M trọng yếu, qua đó đánh giá trách nhiệm quản lý được chính xác hơn.
Giống với tổ đội thi công trực tiếp, các BQLDA cũng sử dụng nguyên tắc và mẫu trên.
Đối với hoạt động thi cơng xây dựng cơng trình, việc quản lý tốt chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của nhà thầu. Vì tất cả những chi phí này đều được đề cập tới trong Hợp đồng xây dựng, chủ đầu tư sẽ trả cho nhà thầu theo đúng thoả thuận trong hợp đồng, cịn nhà thầu sẽ phát sinh chi phí theo thực tế phát sinh. Trong hầu hết các trường hợp, dự toán mà chủ đầu tư đưa ra trùng khớp với công việc mà nhà thầu sẽ thi cơng. Vì vậy việc áp dụng những biện pháp thi công mới nhưng vẫn đảm bảo chất lượng với giá thành rẻ hơn sẽ khuyến khích nhà thầu liên tục đổi mới. Việc quản lý chi phí xây dựng này bằng cách phân tích chênh lệch mang lại ý nghĩa vơ cùng quan trọng.
Vì mọi cơng việc đều có định mức lập thành dự tốn nên tồn bộ chi phí trên là biến phí:
Mức chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí dự tốn
Biến động về sản lượng = (Sản lượng thực tế - Sản lượng dự toán )x Giá dự toán
Biến động về giá = Sản lượng thực tế x ( Giá thực tế - Giá dự toán)
o Chênh lệch về lượng: nếu chênh lệch tốt thì đó có thể là thành quả của q trình thi cơng hiệu quả, hao hụt ít ( định mức dự toán đã bao gồm hao hụt), ngược lại chênh lệch xấu có thể do bảo quản nvl khơng tốt, thi công hao hụt nhiều, làm sai thiết kế, kém chất lượng dẫn đến việc phải làm lại…
o Chênh lệch về giá: chênh lệch phát sinh do giá nguyên vật liệu đầu vào thay đổi. Nếu hợp đồng nhà thầu ký với chủ đầu tư là hợp đồng trọn gói hoặc đơn giá cố định thì chênh lệch này ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi nhận được hợp đồng, các nhà thầu luôn muốn thực hiện sớm nhất để tránh những biến động về giá, việc chậm trễ trong thi cơng có thể là ngun nhân dẫn đến chênh lệch xấu. Ngược lại nếu hợp đồng ký kết là hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh thì nhà quản lý khơng cần quan tâm nhiều đến vấn đề này
- Đối với chênh lệch chi phí nhân cơng trực tiếp
o Chênh lệch về lượng: chênh lệch tốt có thể là kết quả của năng suất lao động cao, ít sai sót.
o Chênh lệch về giá: do nhà nước điều chỉnh đơn giá nhân công hoặc giá nhân công của thị trường biến đổi. Nếu chênh lệch do nhà nước thì nhà quản lý