3.2 .Xây dựng kế tốn trách nhiệm tại cơng ty
3.2.3.1.1 .Dự tốn chi phí cho hoạt động xây lắp
Các trung tâm chi phí trong hoạt động này là các tổ, đội thi cơng trực tiếp. Vì vậy, đây là những trung tâm chi phí định mức, nhà quản lý cần xây dựng những báo cáo sau:
Định mức công việc: việc xây dựng định mức này tương tự với hướng dẫn quản lý chi phí xây dựng tại Thông tư 04-2010/TT-BXD, ngồi ra cơng ty có thể tham khảo các bộ định mức đã được ban hành. Tuy nhiên, khuyến khích cơng ty xây dựng định mức cho riêng mình bằng phương pháp thực nghiệm, thống kê trong q khứ vì đối với điều kiện thi cơng khác nhau, yêu cầu kỹ thuật khác nhau sẽ dẫn đến những định mức khác nhau, ngồi ra có những cơng việc đặc thù, yêu cầu kỹ thuật đặc biệt khơng có trong bộ định mức.
Dự tốn chi phí của tổ đội thi công xây lắp nên được lập như sau ( lưu ý không bao gồm chi phí chung và lợi nhuận định mức vì đó khơng phải là chi phí thực tế phát sinh tại bộ phận):
Bảng 3.1 bảng chiết tính định mức xây dựng cơng việc.
Mã số Thành phần hao
phí Đơn vị Định
mức Đơn giá Hệ
số Thành tiền
AF.61721 Công tác sản xuất lắp dựng cốt thép bê tông tại chỗ, cốt thép sàn mái, cao <=16 m, đường kính >10 mm tấn a.) Vật liệu 15.531.287,3 A33.2176 Que hàn kg 4,617 18.182, 1, 83.946,3 A24.612 Thép tròn >10mm kg 1.020, 14.909, 1, 15.207.180,
A24.705 Dây thép kg 14,28 16.818, 1, 240.161,
Cộng 15.531.287,3
b.) Nhân công 2.059.771,3
N24.6008 Nhân công 3,5/7 công 10,91 54.819, 1, 598.075,3
Nhân hệ số riêng 598.075,3 3,444 2.059.771,3
c.) Máy thi công 508.318,9
M24.7631 Máy cắt uốn ca 0,32 247.847, 1, 79.311, M24.7646 Máy hàn 23 KW ca 1,123 358.741, 1, 402.866,1 M24.7773 Vận thăng 0,8T ca 0,04 404.371, 1, 16.174,8 M999 Máy khác % 2, 4.983,5 9.967, Cộng 18.099.377,5 Chi phí trực tiếp khác (VL+NC+M) x 2,5% TT 2,5% 452.484,4 Cộng chi phí trực tiếp ( VL+NC+M+TT ) T 18.551.861,9 CHI PHÍ CHUNG ( T x 6,5% ) C 6,5% 1.205.871, THU NHẬP CHỊU THUẾ TÍNH TRƯỚC (T+C) x 5,5% TL 5,5% 1.086.675,3 Chi phí xây dựng trước thuế (T+C+TL) G 20.844.408, THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG ( G x 10% ) GTGT 0,1 2.084.440,8 Chi phí xây dựng sau thuế (G+GTGT) Gxdcpt 22.928.848,8 Chi phí xây dựng lán trại, nhà tạm ( Gxdcpt x 1% ) Gxdnt 0,01 229.288,5 TỔNG CỘNG ( Gxdcpt + Gxdnt ) Gxd 23.158.137,
Như vậy, ta có thể thấy hệ thống định mức trong xây dựng có thể tính được chi tiết đến từng cơng tác một, vì vậy rất dễ dàng trong việc lập dự tốn chi phí cho các tổ đội thi cơng:
Bảng 3.2 Dự tốn chi phí phát sinh cho các tổ đội thi công theo công việc. Đơn vị :
Tháng :
Đơn vị tính:
Hạng mục Khối lượng Đơn giá Thành tiền
Công tác sản xuất lắp dựng cốt thép bê tông tại chỗ, cốt thép sàn mái, cao <=16 m, đường kính >10 mm
1000 tấn 18.099.377,5 18.099.377.500
… Tổng
Bên cạnh đó, dự tốn chi phí cũng nên phân loại chi phí theo chức năng để phù hợp với yêu cầu quản lý:
Bảng 3.3 Dự tốn chi phí phát sinh cho các tổ đội thi công. Đơn vị :
Tháng :
Đơn vị tính:
Chi phí Khối lượng Đơn giá Thành tiền
Vật liệu - Que hàn - Thép trịn Nhân cơng Máy thi cơng - Máy cắt uốn
- Máy hàn 23KW
Tổng
3.2.3.1.2. Dự tốn chi phí cho hoạt động khai khống, sản xuất vật liệu xây dựng.
Đối với trung tâm chi phí này cần lập dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung.
Dự tốn sản xuất: Dựa vào nhu cầu sản xuất trong kỳ, các nhà máy lập báo cáo dự toán sản xuất để xác định số lượng cần sản xuất trong kỳ. (Bảng 3.4 phụ lục 2)
Từ dự toán sản xuất và hệ thống định mức sản xuất, các nhà máy thiết lập dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp (Bảng 3.5 phụ lục 2), dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp(Bảng 3.6 phụ lục 2), và dự tốn chi phí sản xuất chung (Bảng 3.7 phụ lục 2).
Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được lập dựa vào thông tin sản lượng cần sản xuất và định mức sản xuất. Vì vậy việc xây dựng định mức nguyên vật liệu cho 1 sản phẩm hết sức cần thiết.
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp bao gồm lương nhân viên trực tiếp vận hành, bao gồm cả các khoản trích theo lương. Cũng giống như dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp cũng dựa trên định mức sản xuất, tuy nhiên đối với bậc nhân công khác nhau sẽ có đơn giá khác nhau ( ví dụ thợ bậc 3 sẽ có lương thấp hơn thợ bậc 4), nhà quản lý cần chú ý trong việc điều động, nâng cao chất lượng nhân viên để đạt được mục tiêu tối thiểu hố chi phí mà vẫn giữ được chất lượng sản phẩm.
Dự tốn chi phí sản xuất chung bao gồm biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung. Cần tách biệt 2 khoản chi phí này vì biến động biến phí sản xuất chung sẽ cung cấp thông tin cho việc đánh giá trách nhiệm quản lý.
3.2.3.1.3. Dự tốn chi phí cho khối văn phịng, bộ phận tư vấn.
Đối với đội ngũ tư vấn, Tổng cơng ty cần lập dự tốn riêng cho từng dự án, việc xây dựng định mức chi phí cần dựa trên thoả thuận với nhân viên chứ không nên sử dụng định mức của nhà nước (bảng 3.8 phụ lục 2).
Ngoài ra dự tốn chi phí bán hàng (bảng 3.9 phụ lục 2) và dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp (bảng 3.10 phụ lục 2) cũng cần được lập với mục tiêu kiểm
3.2.3.2. Hồn thiện dự tốn ngân sách cho trung tâm lợi nhuận.
Dự toán cho trung tâm lợi nhuận có thể được lập từ dự tốn doanh thu (bảng 3.11 phụ lục 2) và dự tốn chi phí.
Dự toán của trung tâm lợi nhuận được lập cho từng trung tâm trách nhiệm và được thiết kế theo từng cơng trình. Chịu trách nhiệm chính về các báo cáo này là giám đốc các công ty con. Căn cứ vào các cơng trình trúng thầu, khối lượng dự kiến các cơng trình, hạng mục cơng trình mà các đội thi cơng, xí nghiệp trong công ty đảm nhận, nhà quản lý lập dự tốn lợi nhuận bao gồm những doanh thu, chi phí có thể kiểm sốt. Với đặc thù ngành xây dựng, nơi mà doanh thu được xác định theo hợp đồng trong khi chi phí được xây dựng dựa trên nền tảng hệ thống định mức, toàn bộ doanh thu và chi phí phát sinh từ hoạt động thi công xây lắp đều có thể kiểm sốt được.
Ngoài ra, kiểm sốt chất lượng cơng trình như kiểm sốt các đội thi cơng tn thủ đúng thiết kế; kiểm sốt tiến độ thực hiện cũng cần được lưu ý. Báo cáo dự tốn trung tâm lợi nhuận được lập theo hình thức số dư đảm phí. Mẫu báo cáo dự tốn trung tâm lợi nhuận được thiết kế như sau:
Bảng 3.12 Dự toán của trung tâm lợi nhuận Đơn vị : Tháng : Đơn vị tính: TT CHỈ TIÊU CƠNG TRÌNH/SẢN PHẨM Tồn cơng ty A B C …
1 Doanh thu thuần
2 Biến phí sản xuất - Sản xuất - Bán hàng - QLDN 3 Số dư đảm phí 4 Định phí 5 Số dư bộ phận
6 Chi phí (định phí) quản lý chung của cơng ty phân bổ 7 Lợi nhuận trước thuế
Chỉ tiêu Chi phí (định phí) quản lý chung phân bổ cho các cơng trình là phần định phí mà cơng ty phải chi trả để duy trì hoạt động của bộ máy quản lý công ty như: tiền lương của cán bộ, chi phí khấu hao tài sản cố định văn phịng cơng ty …. Công thức phân bổ như sau:
Chi phí (định phí) quản lý chung phân bổ
cho cơng trình i
=
Tổng chi phí (định phí) quản lý chung
kế hoạch X
Doanh thu thuần kế hoạch của cơng trình i Tổng doanh thu thuần
kế hoạch
Đối với hoạt động tư vấn hoặc sản xuất nguyên vật liệu cũng dùng mẫu tương tự nhưng thay vì theo dõi theo cơng trình thì nên theo dõi theo mặt hàng và cơng trình tư vấn.