BỘ PHẬN CHUYÊN MÔN KỸ NĂNG MỀM
Kinh doanh Kỹ năng bán hàng, Phƣơng pháp
chốt hợp đồng Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng hoạch định
Kỹ năng đàm phán
Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng tƣ duy sáng tạo
Kỹ năng lãnh đạo
Marketing Kiến thức về trade marketing,
marketing trực tuyến Hành chính – nhân
sự
Kỹ năng tuyển dụng, Phát triển nhân lực
Kế toán Đào tạo nghiệp vụ kế toán
chuyên sâu, kế toán quản trị
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
Ngoài việc đào tạo chung cho toàn thể nhân viên, KTG cần chú trọng xây dựng đội ngũ nhân sự kế cận. Lãnh đạo mỗi bộ phận cần tìm ra ít nhất một nhân sự kế cận tiềm năng, có trách nhiệm đào tạo, phát triển họ một cách chuyên sâu về cả kỹ năng lãnh đạo và kiến thức chuyên môn, tạo điều kiện cho họ am hiểu hơn về công ty bằng cách cho họ tham gia những dự án tầm cỡ và quan trọng của cơng ty để họ có thể trao dồi kinh nghiệm làm việc.
Giải pháp 2: Tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia khóa đào tạo
và thúc đẩy nền văn hóa trau dồi, học hỏi trong cơng ty
Một số nhân viên có thể khơng nhận ra sự quan trọng và liên quan của khóa học đào tạo cho cơng việc hiện tại của họ, KTG nên giúp nhân viên hiểu đƣợc lợi ích ngay từ lúc đầu để họ cảm thấy cần thiết, bổ sung cho kiến thức cũng nhƣ cơ hội thăng tiến. Hãy truyền tải mong đợi của cơng ty cho tồn thể nhân viên về những địi hỏi chun mơn mới hay nhu cầu cơng việc mới.Công ty nên lựa chọn thời gian và địa điểm đảm bảo cho mọi ngƣời tiếp thu kiến thức và học tập một cách hiệu quả nhất. Thời gian nên đảm bảo không trùng với lịch công tác của nhân viên và phù hợp, thuận tiện cho họ. Đối với những khóa đào tạo lớn, nên thuê trung tâm hội nghị để đảm bảo đủ cơ sở vật chất. Sau khóa đào tạo, cơng ty có thể cấp Giấy chứng nhận cho nhân viên nhƣ một phần thƣởng tinh thần cho họ.
Giải pháp 3: Ứng dụng kiến thức đƣợc đào tạo vào thực tế làm việc
Mục đích quan trọng của việc đào tạo nhằm nâng cao chất lƣợng công việc. Công ty cần tạo điều kiện để nhân viên ứng dụng những kiến thức, kỹ năng đƣợc đào tạo vào thực tế công việc chẳng hạn nhƣ đối với bộ phận kế toán, để áp dụng phần mềm quản lý các khoản thu và chi, công ty cần lắp đặt sẵn và đổi mới toàn bộ hệ thống ứng dụng trên máy tính của họ để họ dễ dàng ứng dụng.
Giải pháp 4: Xây dựng kế hoạch phát triển sự nghiệp cho nhân viên
Ngay từ những ngày đầu làm việc, công ty nên vạch ra cho từng nhân viên một bảng kế hoạch phát triển bản thân, chỉ ra con đƣờng thăng tiến tại cơng ty cần những kỹ năng, thành tích, năng lực gì để đạt đƣợc. Từ đó, nhân viên có thể tự định hƣớng cho bản thân phấn đấu để nắm lấy cơ hội thăng tiến. Trong quá trình làm việc, cấp trên nên thƣờng xuyên thúc đẩy, phân tích cho nhân viên thấy đƣợc họ đã đạt đƣợc gì và thiếu sót những gì, tạo điều kiện để nhân viên trao dồi kiến thức, kỹ năng kinh nghiệm để có thể thăng tiến.
Giải pháp 5: Ƣu tiên tuyển dụng vị trí quản lý từ nguồn nội bộ
Tùy theo tính chất từng vị trí quản lý, bộ phận nhân sự nên xem xét nếu đƣợc thì sẽ ƣu tiên hàng đầu từ nguồn nội bộ: có thể thăng chức cho nhân viên hoặc luân chuyển quản lý. Cách làm này đƣợc xem là tối ƣu khi có thể đạt đƣợc nhiều mục đích: giảm thời gian tuyển dụng, giảm thời gian hịa nhập vào mơi trƣờng cơng ty, tạo động lực cho các nhân viên khác phấn đấu, tạo sự thỏa mãn và gắn kết với công ty của nhân viên đƣợc thăng tiến. Cụ thể, cần ƣu tiên khi nâng 1 cấp bậc cho những nhân viên đạt những tiêu chuẩn sau:
Nhân viên đạt loại xuất sắc liên tiếp 2 năm hoặc loại giỏi liên tiếp 3 năm.
Nhân viên đem lại thành tích nổi bật cho cơng ty do BGĐ phê duyệt.
Nhân viên có hơn 5 năm làm việc tại cơng ty trong đó ít nhất 3 năm đạt loại giỏi. Những nhân viên này sẽ đƣợc ƣu tiên tham gia vòng phỏng vấn với bộ phận nhân sự để xem xét trao cơ hội thăng tiến cho họ.
3.3.3 Giải pháp tạo động lực làm việc qua yếu tố quan hệ với cấp trên
Quan hệ với cấp trên là yếu tố quan trọng thứ ba tác động đến động lực làm việc của nhân viên văn phòng tại KTG. Đa số đối với mỗi nhân viên, cấp trên là ngƣời định hƣớng và truyền cảm hứng làm việc cho nhân viên. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và nhân viên là việc làm cần thiết đối với mọi công ty.
Giải pháp 1: Đào tạo về phong cách lãnh đạo cho cấp trên
Phong cách và kỹ năng quản lý của nhà quản trị tác động mạnh mẽ đến tinh thần và thái độ làm việc của nhân viên. Phong cách lãnh đạo phụ thuộc vào tính cách của nhà quản trị và tùy thuộc vào từng tình huống. Cần khuyến khích các nhà quản trị tại KTG sử dụng phong cách dân chủ, đối xử công bằng và quan tâm đến nhân viên, đó là mong muốn chung của đại đa số nhân viên KTG. Kiểu quản lý dân chủ đƣợc đặc trƣng bằng việc ngƣời quản lý biết phân chia quyền lực quản lý của mình, tranh thủ ý kiến cấp dƣới, đƣa họ tham gia vào việc khởi thảo các quyết định. Kiểu quản lý này còn tạo ra những điều kiện thuận lợi để cho những ngƣời cấp dƣới đƣợc phát huy sáng kiến, tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, đồng thời tạo ra bầu khơng khí tâm lý tích cực trong q trình quản lý.
Giải pháp 2: Khuyến khích cấp trên quan tâm đến công việc của nhân viên Sau khi giao việc cho nhân viên, cấp trên không nên để nhân viên tự làm hoàn toàn và chỉ xem xét, đánh giá kết quả cuối cùng. Trong quá trình thực hiện, cấp trên nên chủ động theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên để có những chỉ dẫn kịp thời. Thông qua hành động này, nhân viên sẽ cảm thấy đƣợc cấp trên quan tâm và đó cũng là cơ hội để nhân viên học hỏi kỹ năng làm việc của cấp trên. Ngồi ra, cấp trên có thể đánh giá đƣợc năng lực cũng nhƣ tiềm năng phát triển của nhân viên để trao cơ hội cho nhân viên phát huy đƣợc bản thân.
Giải pháp 3: Đào tạo cấp trên về kỹ năng giao tiếp với nhân viên
Kỹ năng giao tiếp với nhân viên rất quan trọng cho các nhà quản lý, giúp họ xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên để dễ dàng thực hiện các hoạt động
đƣợc phổ biến đến tồn bộ vị trí quản lý tại cơng ty, cần đảm bảo những nguyên tắc cơ bản nhƣ: tôn trọng nhân viên; tế nhị trong khi nhắc nhở nhân viên; cƣ xử nhã nhặn, lịch thiệp với nhân viên; đối xử công bằng với mọi nhân viên; tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng. Đặc biệt, trong vấn đề phê bình nhân viên, cấp trên cần khéo léo lựa chọn thời gian, địa điểm cũng nhƣ ngôn ngữ phê bình để khơng làm nhân viên tổn thƣơng. KTG cần mời chuyên gia dạy về văn hóa ứng xử với nhân viên và yêu cầu tất cả các cấp quản lý tại công ty tham gia.
Giải pháp 4: Tăng sự gắn kết giữa nhân viên và cấp trên
Phòng nhân sự nên tổ chức nhiều hoạt động có sự tham gia của cấp trên và nhân viên chẳng hạn nhƣ quy định cấp trên sẽ là trƣởng nhóm trong những trị chơi tập thể, cấp trên tham gia hội thao thi đấu cùng nhân viên... Khuyến khích cấp trên gần gũi hơn với nhân viên bên ngồi cơng việc. Ngồi ra, có thể quy định ngân sách mỗi tháng 100.000 đồng/ngƣời cho buổi ăn chung của phịng với điều kiện phải có mặt cấp trên, đây cũng là một cách tăng sự gắn kết giữa nhân viên với cấp trên.
Giải pháp 5: Tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi ở cấp trên
Một cách tạo động lực cho nhân viên là để cấp trên vừa là “ngƣời bạn” vừa là “ngƣời thầy” của nhân viên khiến họ nể phục cấp trên của mình, cả về chun mơn, năng lực lãnh đạo và tƣ cách đạo đức. Cấp trên nên dành thêm thời gian để tiếp xúc với nhân viên, chia sẻ và truyền kinh nghiệm cho họ hoặc đơn giản chỉ là để nhân viên có cơ hội thấy đƣợc cách làm việc, giải quyết vấn đề của cấp trên để họ tự học hỏi. Vào những cuộc họp chung của cơng ty, có thể dành ra 15-20 phút cuối để lãnh đạo chia sẻ cảm nghĩ, bài học và truyền lửa cho nhân viên. Đây cũng là một giải pháp khá đơn giản nhƣng mang lại hiệu quả khá cao trong việc tạo sự giao lƣu giữa cấp trên và nhân viên.
Giải pháp 6: Hòa nhập cấp trên mới về công ty với môi trƣờng công ty
Đối với những vị trí quản lý đƣợc tuyển từ bên ngồi, chƣa có thời gian tiếp xúc với văn hóa cơng ty, nên có buổi trao đổi trƣớc về cách ứng xử giữa cấp trên và
nhân viên cũng nhƣ môi trƣờng làm việc tại công ty, truyền thông cho họ sự hiểu biết tổng quan về những nhân viên cấp dƣới trực tiếp giúp họ dễ dàng hòa nhập và làm việc với các nhân viên.
3.3.4 Giải pháp tạo động lực làm việc qua yếu tố môi trƣờng làm việc
Môi trƣờng làm việc là yếu tố quan trọng thứ tƣ tác động đến động lực làm việc của nhân viên văn phòng tại KTG. Xây dựng môi trƣờng làm việc vừa chuyên nghiệp vừa gần gũi sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái trong suốt thời gian làm việc cả ngày dài tại công ty.
Giải pháp 1: Xây dựng môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp
Mơi trƣờng làm việc chun nghiệp chính là động lực để nhân viên phấn đấu hịa nhập, từ đó phát triển bản thân, tạo thói quen làm việc tốt. Điều cốt lõi đầu tiên là phát triển từ mơ hình kinh doanh lành mạnh, xây dựng tinh thần làm việc tích cực. Những điều này cần đƣợc truyền thông đến tất cả nhân viên. Cần thay đổi những hạn chế trong cách làm việc truyền thống nhƣ giờ giấc chƣa đảm bảo, cách ứng xử cịn xuề xịa trong cơng việc.
Chuyên nghiệp xuất phát từ tác phong làm việc và ứng xử của nhân viên. Tác phong làm việc có tính lan tỏa rất lớn. Lãnh đạo chủ chốt, trƣởng phòng, trƣởng bộ phận cần làm gƣơng, nhắc nhở nhân viên cƣ xử lịch thiệp, tránh sự bỏ qua lâu dần sẽ hình thành thói quen khơng tốt. Văn phong trong giấy tờ đến email, điện thoại về cơng việc cần có chuẩn mực nhất định về hình thức.
Quy trình làm việc tại công ty đã đƣợc xây dựng bài bản và khoa học. Tuy nhiên, việc tuân thủ của nhân viên chƣa đƣợc kiểm soát chặt chẽ. Mỗi phòng ban cần phổ biến cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới. Trƣởng phòng nên nắm rõ những quy trình này để quản lý nhân viên của mình. Đối với những nhân viên làm sai, trƣởng phịng cần có biện pháp nhắc nhở, nếu sai quá ba lần sẽ có hình phạt cảnh cáo để làm gƣơng cho những nhân viên khác.
Máy móc, thiết bị phục vụ cơng việc cần đƣợc trang bị đầy đủ, thƣờng xuyên kiểm tra và bảo hành nhằm đảm bảo sự vận hành hiệu quả nhất. Hệ thống máy tính cho nhân viên cần đƣợc cập nhật những chƣơng trình mới nhất, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin để tăng hiệu suất làm việc.
Sự chuyên nghiệp còn thể hiện cả trong góc nhìn hình thức: Nên có quy định rõ về đồng phục cho nhân viên (Nam: áo sơ mi, quần tây dài tối màu; Nữ: không đƣợc mặc áo không tay và váy ngắn trên đầu gối). Ngồi ra, có thể sử dụng đồng phục cơng sở chung cho nhân viên vào một ngày cố định trong tuần hay mặc trong những cuộc họp chung. Tính chun nghiệp ngồi tốt lên từ đồng phục còn cả chỗ làm việc đƣợc sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ, khoa học.
Giải pháp 2: Phát triển sự giao tiếp nội bộ thông qua hoạt động tập thể Những mối quan hệ trong công sở là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hƣởng đến tâm lý và nỗ lực của nhân viên. Tổ chức các hoạt động tập thể để tăng sự kết nối giữa các thành viên giữa các phòng ban.
Chuyến du lịch hằng năm của công ty nên tổ chức dài hơn, nên 3 ngày thay vì 2 ngày, để đủ thời gian vừa giúp nhân viên thƣ giãn, vừa có thể tham gia các hoạt động tập thể.
Vào mỗi tuần nên tổ chức “Ngày thứ sáu vui vẻ” bằng một tiệc nhẹ trái cây khoảng 15 – 30 phút, chi phí thực hiện khơng nhiều, nhƣng là cơ hội cho mọi ngƣời trò chuyện, gắn kết với nhau.
Hằng năm, vào dịp trung thu, công ty nên tổ chức “Đêm hội trăng rằm”, với sự tham gia của con em nhân viên, là cơ hội để công ty thể hiện sự quan tâm đến cả ngƣời thân nhân viên cũng nhƣ tạo bầu khơng khí gần gũi giữa mọi ngƣời bên ngồi cơng việc.
Mỗi năm vào dịp sinh nhật KTG, công ty thƣờng tổ chức Hội thao chào mừng, tuy nhiên đa số là sự tham gia của nam, cơng ty cần khuyến khích và mở rộng nhiều bộ mơn dành cho nữ (bóng đá nữ, cầu lơng, bóng bàn…) để thu hút đơng đảo chị em tham gia.
Giải pháp 3: Cải thiện kỹ năng làm việc đội nhóm
Để có sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc, nhân viên cần đƣợc trao dồi nhiều kỹ năng làm việc đội nhóm. Nhƣ trình bày ở phần đào tạo, thỉnh thoảng phần nhân sự nên tổ chức những buổi kỹ năng mềm về tăng kết quả làm việc tập thể. Mỗi bộ phận nên chia theo từng nhóm nhỏ, tùy từng dự án có thể luân phiên thay đổi thành viên, để mọi ngƣời có thể hiểu nhau hơn cũng nhƣ thêm nhiều kinh nghiệm làm việc đội nhóm. Ở nhóm nên có sự đánh giá kết qua cho từng thành viên, có cơ chế thƣởng phạt rõ ràng và sự phân công hợp lý. Luôn để mọi nhân viên hiểu tinh thần làm việc tại KTG là sự đoàn kết, vui vẻ và tƣơng trợ nhau.
Giải pháp 4: Linh động thời gian làm việc
Xu hƣớng hiện nay các công ty chú trọng kết quả công việc hơn là thời gian phải có mặt tại cơng sở. Cơng ty hiện làm việc từ thứ hai đến thứ sáu trong tuần và sáng thứ bảy. Thực tế có một số bộ phận sáng thứ 7 thƣờng rãnh rỗi nhƣng phải có mặt tại cơng ty. Có thể xem xét đối với những nhân viên khi đã hoàn thành xong cơng việc, có sự chấp nhận của cấp trên sẽ khơng cần có mặt vào ngày thứ bảy. Tuy nhiên cần có những quy định chặt chẽ và cơng khai để tránh những trƣờng hợp ganh tỵ giữa các nhân viên. Đối với những nhân viên có gặp phải vấn đề cá nhân làm ảnh hƣởng đến thời gian đi làm, cần xem xét, tạo điều kiện về mặt thời gian cho họ để họ có thể vừa hồn thành cơng việc vừa chu tồn đƣợc việc cá nhân.
3.3.5 Giải pháp tạo động lực làm việc qua yếu tố đặc điểm công việc
Đặc điểm công việc là yếu tố quan trọng thứ tƣ tác động đến động lực làm việc của NVVP tại KTG. Ngày nay, công việc khơng chỉ để con ngƣời có thu nhập, mà đó là thể hiện đƣợc đam mê, nhiệt huyết. Vì vậy thiết kế cơng việc hấp dẫn sẽ giúp nhân viên thêm hào hứng với cơng việc của mình.
Giải pháp 1: Phân chia cơng việc theo tiêu chí “Đúng ngƣời, đúng việc”
Trƣớc tiên cần để nhân viên hiểu rõ những yêu cầu và mục tiêu của công việc. Để đảm bảo công việc phù hợp với nhân viên, ngay từ khâu tuyển dụng ban