Môi trường làm việc

6. Kết cấu luận văn

2.2 Thực trạng công tác tạo động lực làm việc cho nhân viên tại Công ty

2.2.3 Môi trường làm việc

Văn phòng là nơi nhân viên trải qua trên 8 tiếng một ngày để làm việc. Vì mơi trường làm việc chắc chắn sẽ tác động đến thành quả công việc lẫn động lực làm việc của nhân viên tùy theo mức độ khác nhau, cho nên yếu tố môi trường luôn được nhân viên chú ý hầu như tại bất cứ nơi đâu. Môi trường làm việc bao gồm điều kiện làm việc, mối quan hệ với đồng nghiệp và lãnh đạo.

2.2.3.1 Cơ sở vật chất nơi làm việc

Về mặt cơ sở vật chất, trang thiết bị cung cấp cho nhân viên được đánh giá khá cao với điểm trung bình là 3.77. Văn phịng Shipco Việt Nam được thiết kế với kiến trúc khá hiện đại, các mặt bằng kính tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên, khơng những có lợi cho thị lực của người làm việc lâu trên máy tính mà cịn tạo sự thối mải vì gần gũi mơi trường tự nhiên bên ngồi, nhân viên có thể quan sát xung quanh và không phải chịu sự tù túng, bức bách của các bức tường như các tòa nhà khác. Văn phịng cịn được chú trọng trang trí với cây xanh, với chủ ý tạo vẻ đẹp và đem thiên nhiên vào nơi làm việc, tăng sự thư giãn cho mọi người.

Về mặt vệ sinh, công ty có th nhân viên lao cơng dọn dẹp và giúp lau chùi tất cả bàn ghế và rửa ly tách cho nhân viên sử dụng mỗi ngày cũng như bảo đảm sự sạch sẽ, ngăn nắp cho cả văn phòng. Phòng ốc luôn được chiếu sáng và giữ mát với đầy đủ máy điều hòa.

Nhân viên Shipco Việt Nam được trang bị đầy đủ máy tính, bàn tủ làm việc và có thể đặt hàng văn phịng phẩm tự do với bộ phận phụ trách. Ngồi máy tính, máy photocopy, máy fax, … phục vụ cho công việc văn phịng thì ban lãnh đạo khơng

quên trang bị đầy đủ thiết bị điện phục vụ cho nhu cầu của nhân viên như tủ lạnh, lò vi ba, máy nước nóng/lạnh…

Do tính chất của ngành giao nhận vận tải, nên nhân viên Shipco Việt Nam phải trải qua điều kiện làm việc khá đặc thù và có phần khắt khe. Họ phải thường xuyên túc trực ở lại công ty đến 9 giờ tối để chờ email và trả lời cho đại lý do chênh lệch múi giờ thế giới. Do đó, họ khơng chủ động được thời gian cá nhân sau giờ làm việc hành chính cho các mục đích riêng, mà phải phục thuộc rất nhiều vào cơng việc của mình. Các chứng từ, hóa đơn phải chuẩn xác về con số, thông tin và được gửi đi đúng giờ quy định của hãng tàu vì mỗi khi gửi chậm, cơng ty phải chịu tính phí. Hay khi các chứng từ gặp vấn đề sai sót, cả container sẽ bị rớt lại và trì hỗn, cơng ty không những phải đền bù mà còn phải chi trả tiền thuê bãi giữ hàng và ảnh hưởng uy tín đối với đối tác, khách hàng. Đó là chưa kể những quy định khác nhau của mỗi quốc gia về quy trình giao nhận cũng dẫn đến những chi phí khác nhau mà nếu nhân viên không lường trước được sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng về vật chất và uy tín cơng ty. Do vậy, con số, thông tin và giá cả thương lượng với khách hàng phải được tính tốn chính xác và sắp xếp khéo léo, chuyên nghiệp, mỗi sai sót xảy ra nhân viên sẽ hồn tồn chịu trách nhiệm về cơng việc của mình.

Không chỉ vậy, khi công ty triển khai mở rộng thị trường sang lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng nguyên container và giao nhận bằng đường hàng khơng thì khối lượng công việc ngày một nhiều và có khuynh hướng một người đảm nhận thêm nhiều việc khác nhau.

Theo bảng dữ liệu, nhân viên đánh giá sự quá tải trong công việc với điểm trung bình 2.7, thể hiện mức trung bình. Tuy nhiên, việc làm thêm giờ quá nhiều và áp lực công việc được đánh giá với mức 2.37 và 2.28, cho thấy nhân viên thể hiện sự khơng hài lịng về vấn đề này rất rõ ràng. Đây cũng là điểm mà Shipco Việt Nam hiện đang triển khai chưa tốt khi tạo động lực làm việc cho nhân viên và cần có những biện pháp khắc phục trong thời gian sắp tới.

2.2.3.2 Mối quan hệ giữa đồng nghiệp

Mối quan hệ với đồng nghiệp được đánh giá ở mức tương đối và bình thường. Yếu tố đồng nghiệp cởi mở, trung thực và giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm với nhau nhận được điểm số gần ngang nhau là 2.73 và 2.7. Riêng yếu tố phối hợp làm việc tốt nhận được điểm trung bình cao hơn là 2.86.

Thông thường, nhân viên giữa các phịng ban có sự tương tác qua lại trong cơng việc. Tùy vào vị trí khác nhau mà sự trao đổi nhiều hay ít. Tại Shipco Việt Nam, có những nhân viên của bộ phận này chưa hề giao tiếp với nhân viên của bộ phận khác, với lý do khơng có mối liên hệ trong công việc và chỉ làm việc theo đội nhóm của mình. Đồng thời, đa số mọi người đều bận rộn, cho nên điều kiện giao tiếp sẽ có phần hạn chế. Nhiều nhân viên chỉ có dịp trị chuyện và biết nhau qua những buổi ăn trưa tại bàn ăn. Thêm vào đó, cơng ty chưa có các chương trình teambuilding, vốn được xem là hoạt động tương tác ngoài công việc, giúp mọi người cùng thư giãn và chia sẻ với nhau nhiều hơn.

Bên cạnh đó, nhân viên giữa các phịng ban chưa có sự thơng cảm cho vị trí công việc của nhau. Cụ thể như bộ phận kinh doanh thường than phiền bộ phận hỗ trợ không hỗ trợ để nhân viên kinh doanh lấy được hàng và tăng doanh số. Ngược lại, bộ phận hỗ trợ thì cảm thấy nhân viên kinh doanh đưa ra những yêu cầu quá vô lý, không thể thực hiện được.

Các khâu trong bộ phận và giữa các phịng ban có sự nối tiếp nhau, là một chuỗi liên tiếp, đầu ra của nhân viên này là đầu vào của nhân viên tiếp theo. Tuy nhiên mỗi nhân viên hoàn thành xong nhiệm vụ của mình thì chuyển qua cho bước tiếp theo mà không quan tâm đến những đồng nghiệp chung bộ phận xem cần hỗ trợ gì khơng. Đã có xảy ra tình trạng là yêu cầu của đại lý nước ngoài được gửi cho một nhân viên, tuy nhiên trong thư có gửi kèm những nhân viên chung phòng khác, nhưng do suy nghĩ việc của người nào thì người đó phải làm việc với đại lý nên khi nhân viên đó đọc sót thư thì khơng ai nhắc lại và lờ đi. Sau đó đại lý nước ngoài phải chờ đợi hơn một tuần và đại lý than phiền rất nhiều về dịch vụ của cơng ty.

Ngồi ra khi có vấn đề xảy ra, các nhân viên chung phịng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau mà khơng có sự hỗ trợ để cùng giải quyết vấn đề.

Do đó, yếu tố về mối quan hệ với đồng nghiệp không được đánh giá cao và mức độ tạo động lực cũng ở mức trung bình. Số nhân viên rất khơng hài lịng và khơng hài lòng với yếu tố đồng nghiệp cởi mở và trung thực với nhau chiếm đến 45% so với 30% số nhân viên hài lòng và rất hài lòng bên cạnh 46% nhân viên cảm thấy rất khơng hài lịng và khơng hài lịng về khía cạnh đồng nghiệp thường giúp đỡ và chia sẻ kinh nghiệm với nhau so với 26% số nhân viên hài lòng và rất hài lòng.

2.2.3.3 Mối quan hệ với lãnh đạo

Về yếu tố lãnh đạo, kết quả khảo sát cho thấy nhân viên Shipco Việt Nam thể hiện sự hài lịng với điểm trung bình khá cao. Chi tiết hơn, các khía cạnh về Lãnh đạo trực tiếp bảo vệ quyền lợi hợp lý của nhân viên và Nhân viên nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn của lãnh đạo khi cần thiết nhận được điểm cao nhất với các con số lần lượt là 3.79 và 3.8. Điều này cho thấy nhân viên thực sự đánh giá cao về điều này. Tiếp theo đó, việc phản hồi từ lãnh đạo giúp nhân viên cải thiện hiệu suất công việc cũng nhận được sự đồng thuận cao với điểm trung bình 3.66 và bất cứ vấn đề gì tơi cũng có thể thảo luận được với lãnh đạo của mình đạt điểm trung bình 3.37. Đây là con số khá cao, thể hiện nhân viên có dành sự quan tâm, chú ý về điều này và yếu tố này đang triển khai khá tốt tại công ty.

Nhân viên nhận thấy lãnh đạo ln có thái độ cởi mở, gần gũi, đồng thời dễ dàng chia sẻ và trao đổi thoải mải để có thể phối hợp làm việc với nhau vui vẻ và hiệu quả hơn. Ngoài ra, lãnh đạo luôn quan tâm, hỏi han nhân viên khi thấy họ có tâm trạng khơng tích cực như uể oải, mệt mỏi, xuống tinh thần hay có biểu hiện buồn chán, lo lắng. Khi ấy, sau khi nắm được tình hình và nguyên do, cấp trên sẽ đứng ra giải quyết hoặc hỗ trợ trong phạm vi trách nhiệm và khả năng của mình. Nếu nhân viên nào cảm thấy đồng nghiệp không tôn trọng hay lạm quyền lấn lướt, đối xử khơng cơng bằng thì lãnh đạo sẽ lên tiếng và trao đổi giữa hai bên, nhằm giúp họ tìm ra tiếng nói chung, từ đó mới có thể hợp tác với nhau trong công việc. Trong buổi trao đổi, cấp trên sẽ tìm hiểu nguyên nhân và sẽ đưa ra giải pháp, nguyên tắc để xứ lý, buộc hai bên phải tôn trọng quyền lợi và trách nhiệm của nhau theo hướng hợp tình hợp lý nhất. Về các vấn đề khác như chuyện đột xuất cá nhân cần giải quyết, trưởng nhóm thơng cảm sắp xếp lịch cho nghỉ để lo việc riêng, trong

lúc đó sẽ phân bổ cơng việc cho người phù hợp. Ngoài ra, một điều rất quan trọng là sự thẳng thắn của quản lý khi nhận xét, góp ý cho nhân viên để họ biết nắm được tình hình và cải thiện khi cần thiết, đồng thời quản lý luôn tôn trọng cách làm việc và lắng nghe ý kiến của nhân viên, dù ý kiến đó chưa được chấp nhận đi chăng nữa. Đây là điều mà nhân viên mong chờ ở một quản lý của mình.

Mơi trường Shipco Việt Nam vốn mang tính khẩn trương và cao độ. Do mọi người đều sợ sai sót xảy ra nên ai cũng khá căng thẳng và tập trung. Tuy nhiên, khi có trục trặc xảy ra, quản lý thường phê bình họ trước mặt những nhân viên khác hoặc khiển trách ngay trong buổi họp với bộ phận khác khiến cho nhiều người cảm thấy tự ái và mất tự tin. Nguyên nhân là do phải chịu sức ép và áp lực quá lớn từ phía ban giám đốc và lãnh đạo còn thiếu những kỹ năng về đánh giá và nhận xét nhân viên, lãnh đạo thường khơng giữ được bình tĩnh và sự tế nhị cần thiết khi phê bình nhân viên. Do vậy, về yếu tố lãnh đạo luôn khéo léo, tế nhị khi phê bình nhận điểm số thấp là 2.49, cho thấy nhân viên khơng đồng tình và ủng hộ điều này. Lãnh đạo cần có sự thay đổi trong thái độ và cách phê bình nhân viên phải kín đáo và nhẹ nhàng hơn.

Nhìn chung, ban lãnh đạo Shipco Việt Nam có tạo điều kiện tương tác với nhân viên nhưng thiếu tế nhị trong việc phê bình, khiến nhân viên đơi lúc cảm thấy khó chịu và có khoảng cách với cấp trên.

2.2.4 Thương hiệu công ty

Từ dữ liệu, các con số cho cho thấy nhân viên thực sự hài lòng về yếu tố Thương hiệu của cơng ty với điểm trung bình là 4.05. Đây là tín hiệu tốt, ban lãnh đạo cần phát huy và đẩy mạnh lợi thế vốn có của mình.

Lịch sử hình thành và phát triển của Scan Group được ghi dấu qua những chặng đường với nhiều thành công và bước tiến đầy triển vọng. Kế thừa những thành tựu của Scan Group, Shipco Việt Nam từng bước tạo dựng con đường riêng của mình, đầu tiên là thu gom hàng lẻ và đã có thế mạnh nhất định trên thị trường cũng như uy tín đối với khách hàng, đối tác. Shipco là thành viên đồng sáng lập tổ chức World Wide Allian - Hiệp hội các trung gian cung cấp dịch vụ vận chuyển không sở hữu tàu hàng đầu trên thế giới và AirCargoGroup, một tổ chức toàn cầu trung gian giao

dịch cước vận tải hàng không, hiện tổ chức này đang có sự tham gia những gã khổng lồ kí kết hợp đồng cung cấp các dịch vụ vận chuyển cho những cơng ty tồn cầu như Adidas, Nike, Intel, Schenker, DHL…Trên những thành tựu đã đạt được của thương hiệu Shipco tại những thị trường lớn như Mỹ, Châu Âu và khu vực Châu Á, Shipco Việt Nam đã tiếp nối sự thành cơng đó và phát triển thương hiệu là nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, thu gom hàng lẻ hàng đầu Việt Nam. Những đối tác hiện nay của Shipco Việt Nam là những công ty toàn cầu như Toll, DHL, Hellmann, Kuehne Nagel,…

- Những lợi thế Shipco Việt Nam đạt được:

+ Gầy dựng được thương hiệu và uy tín trên thị trường thu gom hàng lẻ. + Cung cấp dịch vụ chất lượng.

+ Quen thuộc với nhiều khách hàng/ đối tác lớn quốc tế. - Những thứ thách mới:

+ Chinh phục thị trường vận tải hàng nguyên container và đường hàng không. + Phải tạo được chỗ đứng trong thị trường đang bão hòa.

+ Cạnh tranh với nhiều thương hiệu mạnh khác trong cùng lĩnh vực như Vanguard, Melody, ATA, ....

+ Đối với lĩnh vực mới, giao nhận hàng nguyên container, đối tượng khách hàng tiềm năng là những công ty sản xuất. Mục tiêu cần chú trọng quảng bá hình ảnh thương hiệu cơng ty đến với những khách hàng trục tiếp này.

Trong yếu tố Thương hiệu, tiêu chí Nhân viên vui mừng nhận thấy khách hàng/ đối tác đánh giá cao về công ty được cho điểm số cao nhất với 4.1 điểm. Thực tế khi nhân viên Shipco Việt Nam làm việc với khách hàng và đối tác, họ nhận được những phản hồi và sự hợp tác tích cực, điều này cho thấy nhân viên làm việc tại Shipco Việt Nam cảm nhận được thương hiệu, uy tín của cơng ty và được đông đảo khách hàng tin chọn ra sao.

Việc cơng ty có thương hiệu gắn liền với lịch sử và thành công nhất định luôn được nhân viên biết đến và xem đó là lợi thế vì họ hiểu mình đang hợp tác làm việc và góp phần đưa ra sản phẩm/dịch vụ đó đến với khách hàng. Do đó, tiêu chí cơng ty ln tạo ra sản phẩm/ dịch vụ có chất lượng cao cũng nhận được điểm số 3.92,

thể hiện sự hài lòng của nhân viên về điều này.

Khi nhận thức được vị thế và thương hiệu của công ty, nhân viên tự tin khi mình là một trong số các thành viên và được làm việc trong môi trường năng động. Tiêu chí tơi tự hào là cán bộ công nhân viên của cơng ty theo đó cũng nhận được sự hưởng ứng tương tự với con số khá cao là 4.13.

Tóm tắt chương 2

Chương 2 đã giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển của Shipco Việt Nam, bao gồm cơ cấu tổ chức, tình hình kinh doanh, định hướng và chiến lược phát triển, đặc biệt là hệ thống nhân sự, vốn được Shipco Việt Nam xem là nguồn tài nguyên mang tính quyết định. Sau đó, tác giả đã tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng 4 nhóm yếu tố ảnh hưởng đến động lực làm việc của nhân viên tại Shipco Việt Nam đã được đúc kết từ chương 1, trong đó tập hợp các yếu tố khiến nhân viên chưa hài lòng và hài lòng và đưa ra thứ tự ưu tiên cần giải quyết, đồng thời phát huy những điểm tích cực được nhiều nhân viên ủng hộ để nâng cao sự hài lòng của nhân viên hơn nữa. Ngoài ra, việc đưa ra những nguyên nhân khiến công tác tạo động lực tại Shipco Việt Nam chưa hiệu quả cịn giúp ích cho việc xây dựng các giải pháp nâng cao động lực làm việc nhân viên Shipco Việt Nam. Những nguyên nhân chủ yếu khiến công tác tạo động lực cho nhân viên tại Công ty Shipco Việt Nam chưa đạt hiệu quả và thứ tự ưu tiên để xây dựng giải pháp được tóm tắt tại Bảng 2.8